第二章基本OA的主要功能-WORD.ppt

第二章基本OA的主要功能 电子表格数据库管理电子日程管理电子公文管理 Office200X包括6大组件 字处理软件Word200X电子表格Excel200X关系数据库Access200X文稿演示软件PowerPoint200X桌面信息管理程序Outlook200X网页制作工具FrontPage200X 1 文字处理 需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处理和输出 1 1文字处理规范 办公公文制作实例 1 公文P14 16 公文种类公文格式公文用纸公文用字公文写作 实例 利用公文向导制作公文 许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导 所谓模板 是指其中定义了标题格式 背景图案 表格项 甚至某些通用文字的一类文件 所谓向导 是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件 实例 任务要求与制作效果如下 省为了加快信息化建设步伐 促进电子政务的发展 现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站 网页 的评比活动 省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知 以正式文件形式下发到相关部门 根据上面的行文规范 该通知的内容以及格式要求应该如后图所示 1 启动word 文件 新建命令项 2 选择 报告 选项卡 单击 公文向导 图标 再单击 确定 按钮 出现后图所示的 公文向导 对话框 3 单击 下一步 按钮 向导提示要求选择公文格式 在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图 本例选择 流行格式 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分 公文的书写 字体字号 用纸规格和样式 公文从外观结构看 一般由文头 正文 文尾三部分组成 公文用纸一般为单页16开型 长260毫米 宽184毫米 图文区尺寸 即版心 为 长233毫米 宽大49毫米 也可以采用国标标准A4型 长297毫米 宽210毫米 图文区尺寸为 长270毫米 宽175毫米 布告 通告 公告的用纸视情况确定 4 单击 下一步 按钮 要求选择公文的大小 本例选择 A4 5 单击 下一步 按钮 这时向导提示要求输入标题 如图所示 按照本通知的内容和行文规范 分别在 收文机关名称 框中输入 各设区市政府 省直有关部门 发文机关名称 框中输入 省信息产业厅 发文标题 框中输入 关于开展政务信息公众网站 页 展评的通知 发文编号 中输入 信发 2003 2号 P156 单击 下一步 按钮 向导提示输入公文的内容 如图2 35所示 按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可 其实 该内容也可以在公文生成后再进行输入 P15 7 单击 下一步 根据需要填上公文的附件和注释 如图所示 8 单击 下一步 按钮 提示输入其它信息 如图所示 输入主题词和发文日期 如果需要还可以输入抄送机关 单击 下一步 按钮 在出现的对话框中单击 完成 按钮 公式格式设置完毕 做好的通知效果如前所示 如果需要 还可以按照后面讲解的方法进行内容编辑和格式编排 全部工作完成后进行打印预览 效果满意就可以打印分发该通知 注意公文用字的规则P15 2 科技论文用纸版心内容 3 合同 合约 协议书用纸版心内容 自行创建常用办公文档模板 会议记录 模板制作 单击常用工具栏上的 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中 输入文件名 会议记录模板 在 保存类型 下拉列表框中选择 文档模板 此时 保存位置 自动变为系统模板所在文件夹 如图所示 单击 保存 命令按钮 完成 会议记录模板 的制作过程 1 2文字处理技术简史 手工时代机械化时代自动化时代 1 3文字处理系统的基本功能 文件存储基本编辑简单排版输入校验输出提供入口 出口对象的嵌入与链接多样化的辅助功能 1 4字处理系统实例 WordforWindows 文档的输入与编辑 文档的操作流程 创建或打开文档 输入文档 文字 数字 图形 表格等 编辑文档 选定 删除 复制 移动 查找 替换等 排版 字符 段落 分栏 图文混排等 存盘 保存 另存为 打印输出 字处理软件Word2003 不仅可以进行文字处理 还可以将文本 图像 表格 图表混排在同一文件中 Word2003窗口的基本组成 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 文本区 标尺 插入点 拆分块 滚动条 绘图工具栏 状态栏 视图按钮 控制菜单栏 浏览对象选择 任务要求是 大学由于发展需要 有关院系急需招聘领导人员 现在学校组织部需制作一份 招聘启事 对外公布 以便招募人才 本节 招聘启事 的制作效果如后图所示 是用Word完成的 制作时需要注意 1 标题要使用特殊字体并且字号较大 以使其效果明显 2 各类人员前面要设置项目符号 以使其条目清晰 3 联系方式前插入一个形象的图片 以使其生动活泼 4 在结束处插入相关艺术字 以提高启事的感召力 5 文档格式要正确 页面设置要合适 最好将内容恰巧调整至一张页面大小 以制作一个 招聘启事 文档为例 1 文档的新建a 窗口外首次Word时自动创建 文档1 开始 我的电脑 资源管理器 桌面快捷方式 右击窗口空白 新建 Word文档b 窗口内文件 新建新建工具钮 2 文档的打开a 窗口外双击文档图标右击文档图标 打开开始 文档 单击文件名 最近使用过的文档 开始 查找 输入文件名 全名 双击列表栏中文档 b 窗口内 文件 打开 输入地址 文件名 打开 单击工具栏中打开钮 输入地址 文件名 打开 文件 单击最近使用的文件列表中的文件名 选择 3 文字输入 设置输入方法 键盘上的Ctrl Shift组合键 利用鼠标从任务栏上的 输入法指示器 中选择将插入点定位 然后在插入点处输入内容 注意 各行结尾处不要按回车 一个段落结束才按此键不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中 段落缩进的设置双击状态栏的改写钮或按Insert键 可以切换插入或改写状态 插入状态时 文本向右移动 改写状态时 自动替换文本 插入内容块 插入普通文本在 插入 模式下 输入文字即可插入自动图文集自动图文集可将复杂的表格或者商业信函等常用文本或图形创建为 自动图文集 词条 插入特殊字符插入时间和日期 例如 插入符号可以在文档中插入各种符号 包括基本拉丁语 数字 广义符号 箭头等等 插入公式 打开如图所示的对话框 选择 Microsoft公式3 0 单击确定 进入公式编辑器状态 同时打开 公式工具栏 如图为启事内容单纯录入后的效果 4 文档编辑 1 文本块选择 P22文本块选择 2 撤消与恢复 撤消操作的方法是 选择命令 或者单击常用工具栏上的 撤消 按钮 不过 最简单的方法还是使用快捷键Ctrl Z 恢复操作的方法是 选择命令 或者单击常用工具栏上的 恢复 按钮 不过 最简单的方法还是使用快捷键Ctrl Y或者单独按F4 编辑 撤消 菜单 菜单 编辑 恢复 3 文稿的删除 移动和复制 1 删除操作2 移动操作3 复制操作 知识点 粘贴与选择性粘贴 粘贴与选择性粘贴 在Word软件的 编辑 菜单下 除 粘贴 菜单项外 还有个 选择性粘贴 菜单项 单击会弹出如图2 4所示对话框 只要选择 无格式文本 就可以只要文字而不带原来的格式 4 查找与替换 1 查找 Ctrl F 用于显示当前编辑的文档中所有与查找内容相符的信息2 替换 Ctrl H 将查找到的内容替换为新的信息 可以在高级选项中限制查找和替换的范围 关于文档修改的其他作法 1 更改大小写2 替换文本内容3 使用 自动更正 功能 5 文档格式化 按照版面的要求对文档进行格式化 即要对字形 字体 字号 行列间距 段落格式 分页 样式 篇眉 脚注 边界 装订线等做相应的修饰 Word在文档的格式化方面提供了许多的功能 基本上能够满足排版的要求 1 字符格式 在word中 缺省设置通常是常规 宋体和5号设置步骤略 2 段落处理 段落处理就是对选定的段落进行格式编排 这里包括 文字对齐方式 缩进 行距调整 段落间距 制表位 底纹 项目符号和编号方式等 文字对齐 左对齐 右对齐 居中和两端对齐段落缩进 1 单击命令2 使用工具栏按钮3 使用标尺 水平标尺 格式 中的 段落 行距的设置 项目符号和编号添加项目符号删除项目符号添加编号删除编号 设置多级符号边框和底纹设置边框设置底纹插入图片与艺术字 插入菜单 图片 剪贴画图片 艺术字 格式菜单 格式菜单 格式刷的使用 可实现快速复制格式功能 1 使用格式刷复制格式操作步骤如下 1 选取用来复制格式的文本2 单击或双击 常用工具栏 上的 格式刷 按钮 鼠标指针变成涂刷形状 单击可进行一次格式复制 双击可进行多次复制 3 选取要进行格式编排的文本 选取完毕后 复制格式工作也随之进行4 复制工作全部完成后 单击 格式刷 按钮或者按ESC键 本实例中字体与段落格式设置的具体操作略 可按照以下要求进行 1 对于标题为了使其突出 醒目 可以设置字体为 华文彩云 字号为二号并且加粗 段落居中 设置段后距为 1行 2 对于应聘人员职位的两行 设置字体为 黑体 颜色为红色 字号为小四号并且加粗 段落首行缩进2个字符 设置段前距为 0 5行 3 对于应聘人员职位下面的具体条件行 设置字体为 楷体 字号默认值 段落首行缩进2个字符 4 对联系方式部分 字体不用做任何设置 只是段前距设置为 0 5行 即可 5 最后的单位和署名 采用为小四号字 段落右对齐且段前距设置为 1行 按照以上的字体和段落格式设置过之后 招聘启事 的效果如图 3 页面格式 文档视图方式是指Word文档在计算机屏幕上的显示方式 不同的试图方式之间可以相互切换 主要有4种视图方式 1 普通视图 图片 页眉 页脚 页号以及页边距等都显示不出来 2 Web版式视图 文本将自动折行以适应窗口的大小3 页面视图 可以查看和实际打印效果相一致的文档可以看到用户添加进去的所有的文字 图片 表格等4 大纲视图 用户可以折叠文档 只查看标题 或者展开文档 看正个文档 自动分页与手动分页 自动分页手动分页 硬分页 按Ctrl Enter或插入 分隔符 分页符 硬分页符作为字符来处理删除硬分页符 按Del 页边界及其设置文件 页面设置 页边距 添加页眉页脚 视图菜单 6 文档的联机校对 文本录入完成后 为了减少人工校对的难度 可以先进行联机校对 利用Word 工具 拼写和语法 功能都能发现一些很明显的单词 短语 文字或语法错误 只要设置正确 Word还可以在录入时自动进行校对 在应用Word编辑含有英文的文档 如果出现单词拼写错误 则英文单词下面自动加上红色波浪线 如果有语法错误 则英文句子被自动加上绿色波浪线 对于中文 也有这个功能但是没有英文那么准确 工具 自动更正 功能 用于对用户输入的字词错误进行自动更正 7 输出与打印文档 设置页面可以将文档打印在标准尺寸的纸张 例如16开 32开 或信封 国际标准尺寸的纸张 或者打印机可以接受的自定义尺寸的纸张上 也可以将几页文档打印在一张纸上 还可以选择适合整篇文档或所选内容的打印方向 一 页面设置步骤 单击菜单项 选取项 弹出对话框 选取不同的选项卡 页边距选项卡 纸型选项卡 纸张来源选项卡 纵向 将纸张垂直放置 高大于宽 横向 将纸张水平放置 宽大于高 版式选项卡 文档网格选项卡 二 打印 1 打印预览单击工具栏中的 打印预览 按钮 或者单击 文件 打印预览 项 屏幕立即出现打印预览窗口 2 设置纸张大小和页面方向 单击菜单项 选取项 打开窗口 选取选项卡 3 打印文档 1 打印文档的方法 单击工具栏按钮 直接被打印文档 单击菜单项 单击项 出对话框 单击 2 打印对话框的设置 文件的缩放打印 Word2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能 可根据不同的纸型缩放文档 所以可不必调整边距或换行符 Word会在新纸型上居中放置调整比例后的页面 它并未改变文档的设置 这些缩放比例的变化只在打印时起作用 调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印 在一张纸上打印一篇两页或多页的文档 在栏中输入要打印的份数 选择复选框 则在多份打印时 会一份一份打印 否则会打印完所有第一页再打印所有的第二页 直到完成 在中选择 打印当前光标所在页的内容 打印文档所有页的内容 打印指定页码范围内文档的内容 输入页码的规则是 a 非连续页之间用英文状态的 号 b 连续页之间用英文状态的 号 如果需要 单击下拉箭头 然后单击所需的打印机 可以设置打印选项 附加信息 双面打印选项等 3 暂停和终止打印暂停打印 打开 打印机 窗口 双击当前默认的打印机图标 在打开的打印机窗口中 选中正在打印的文件 单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 暂停打印 在弹出的快捷菜单中选择 取消打印 则可取消打印文档 如果使用的是后台打印 只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业 此外 单击任务栏上的打印机图标 在出现的 打印机 对话框中选择 清除打印作业 选项 也可立即取消打印作业 不过即使打印状态信息在屏幕上消失了 打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容 这是因为许多打印机都有自己的缓冲区 复杂文档处理 课题论文的编排与制作 1 利用大纲视图输入论文各级标题大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示 在大纲视图中 可以查看文档的结构 通过鼠标拖动来移动 复制和重新组织文本 视图方式可以通过 视图 菜单进行选取 它们之间的切换也可以利用Word屏幕左下角视图切换区中的有关按钮进行 下面利用大纲视图输入论文各级标题 操作步骤如下 1 大纲视图 此时屏幕文本区上面将添加一个 大纲视图工具栏 2 在大纲视图模式中输入论文各级标题3 利用 大纲视图工具栏 的升降级按钮 三者功能由左到右依次为提升 降级 将为正文 上下移动按钮 左边为上移 右边为下移 各级标题进行升降级处理调整顺序结构 2 设置多级标题编号 对于此处的课题论文 1级标题为一 二 格式 2级标题为 一 二 格式 3级标题为1 2 格式 4级标题为 1 2 格式 部分内容已经到5级标题 为 格式 设置多级标题编号的操作步骤如下 1 选中所有级别的标题文字内容 2 项目符号和编号 对话框中选择 多级符号 选项卡 3 单击一个与所需要格式类似的编号格式 然后单击 自定义按钮 4 在弹出的 自定义多级符号列表 对话框中 单击选中 级别 框中的 1 项 准备为标题1设置编号格式 5 为标题1的编号样式选择为 一 二 三 项 确保其后的 起始编号 框中为 1 并在 编号格式 框中 在编号后边加上顿号 将 对齐位置 设置为 0 缩进位置 设置为 0 75 3 使用 样式 统一设置文档格式 1 直接套用样式选定需要套用样式的文本内容 然后从格式工具栏上的 样式 字体左侧的 正文 处 列表中选择需要设置的样式 单击即可将选取内容设置为预先设置的样式效果 2 新建样式 格式 菜单中的 样式 命令 弹出的对话框中列出了系统中的各种设置好的样式 可选择设置好的进行修改 也可单击 新建 按钮进行创建 单击 新建 按钮 则弹出对话框 在其中可以自行设置样式 其中 在 名称 框里输入准备创建的样式名字 样式类型 中选择是段落样式还是字体样式 单击下面的 格式 去进行具体样式内容的设置 例如可以设置 论文标题 样式格式为 中文黑体 小二号 居中 段前 后1行距离 设置好后 按 确定 按钮即可完成 论文标题 样式的设置 格式 菜单中的 样式 命令 3 注释的设置 注释是为了对文档的个别术语做进一步的说明和解释 注释由两部分组成 注释引用标记和注释正文 一般分为脚注和尾注 脚注出现在每页的底部 尾注出现在文档的末尾 二者只有在页面视图下显示 普通视图窗口为两半即正文和脚注编辑窗口 插入 菜单的 脚注和尾注 4 目次的制作Word可以自动搜索文档中的标题 并建立一个非常规范的目录 操作时不仅快速方便 而且目录可以随着内容的变化自动更新 制作目录的操作步骤如下 1 选择 插入 索引和目录 命令 在打开的 索引和目录 对话框中 单击选择 目录 选项卡 2 确定无误后 根据需要可以选择是否要页码 页码是否右对齐 并可以设置制表符前导符号 目录格式以及目录层次 没有特殊要求 以上设置一般使用默认值即可 然后单击 确定 按钮系统会自动插入目录的内容 其中 灰色的底纹效果表示目录是以 域 的形式插入的 底纹在打