哈佛管理培训之计划管理PPT课件.ppt

2020 3 20 第九讲计划及其制定 主讲 郑锦荣副教授上海海洋大学经济管理学院 2020 3 20 可编辑 回顾 目标及其确定 明确目标是做好管理工作的基础 目标导向是管理工作的基本原则之一 目标是组织宗旨的具体化 具有差异性 多元性 层次性和时间性 认识自我是制订目标的基础 实践和反思是认识自我的基本方法 作为管理者 要了解目标制订过程 掌握组织目标制订原则 并充分发挥目标的作用 2020 3 20 可编辑 我也常常会有宏伟的目标 但为什么总是实现不了 根据管理理论 没有良好的计划和执行力 目标就难以变成现实 如何实现既定的目标 2020 3 20 可编辑 目标落实和实现过程 总体目标 年度计划 组织结构 部门职能 部门月度计划 月度计划 部门年度计划 岗位职责 岗位月度工作计划 各岗位工作 各部门工作 达成的组织目标 组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图 首先在于有一个具体清晰的计划 2020 3 20 可编辑 本讲主要内容 一 计划及其重要性二 计划的制订和审定三 个人计划实践 时间管理 2020 3 20 可编辑 一 计划及其重要性 计划工作 确定必要的行动方针 以期在未来的发展中能够实现目标的过程 计划工作包括调查研究 预测未来 设置目标 制订计划 贯彻落实 监督检查和修正等内容 2020 3 20 可编辑 1 计划的概念计划是关于组织未来的蓝图 是对组织在未来一段时间内的目标和实现目标途径的策划与安排 计划 1 1计划的概念 2020 3 20 可编辑 哈罗德 孔茨认为 计划工作是一座桥梁 它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来 以克服这一天堑 无论是在名次意义上还是动词意义上 计划内容包括 5W1H 做什么 目标和内容为什么 原因谁去做 人员何地做 地点何时做 时间怎么做 方式和手段 1 1计划的概念 2020 3 20 可编辑 2 计划的内容和要素 要素前提目标目的战略责任时间表范围预算应变措施 内容预测 假设 实施条件最终结果 工作要求理由 意义 重要性基本方法 主要战术人选 奖惩措施起止时间 进度安排组织层次或地理范围费用 代价最坏情况计划 所在回答的问题计划在何种情况下有效做什么为什么要做如何做谁做 做得好坏的结果何时做涉及哪些部门或何地需要投入多少资源万一 怎么办 计划是对未来活动的事先预测 安排和应变处理 一项完整的计划应该包括哪些内容 2020 3 20 可编辑 第1种 计划关系到组织的发展大计 和中 基层管理者无关 第2种 计划是计划部门的事 和其他管理人员无关 第3种 当环境不断变化时 计划也要不断调整 因此计划的意义不大 第4种 计划是一种约束 会降低组织的灵活性 计划工作的几种典型误解 1 2关于计划的典型误解 2020 3 20 可编辑 1 3计划的表现形式 计划的主要表现形式 目标对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述 重点在于明确将来应该干什么 最终要达到什么目的 战略说明为实现目标将来应该怎样干 着重叙述实现目标的途径 围绕目标形成框架式行动准则 用于指导各部门工作 政策处理各种问题的一般规定 为落实战略 应制定相应政策 它是人们进行决策时思考和行动的指南 因而也是计划 规章制度为切实落实政策 就必须制订一些强制性的行为准则 规章制度规定了过去 现在和将来必须遵守的各种规则和程序 预算用数字来表示活动的投入与产出的数量 时间 方向等 是一种数字化的计划 预算是组织中主要的计划表现形式 规划为达到目标所制订的包括目标 战略 政策 实行步骤 资源预算等在内的综合性蓝图 由规划可派生出具体的进度计划 2020 3 20 可编辑 1 4计划的类型 2020 3 20 可编辑 1 正式计划与非正式计划按计划的表现形式 计划可以划分为正式计划与非正式计划 计划的类型 按计划的表现形式 正式计划 非正式计划 1 4计划的类型 2020 3 20 可编辑 非正式计划 不以书面文件形式来表现的计划 在非正式计划中 没什么被表述为书面文件 但这并不意味者当事人就一定没有制定出行动的目标和方案 没有正式计划并不简单等同于无计划 非正式计划不容易在组织中进行交流和扩散 计划的内容也往往比较粗略且缺乏连续性 在规模比较大 管理工作较规范的组织中 就经常需要编制正式的计划 非正式计划 2020 3 20 可编辑 正式计划 以书面文件形式加以表现的计划 正式计划的制定则是一个包括了环境分析 目标确定 方案选择以及计划文件编制这一系列工作步骤的完整的过程 该过程的结果往往会形成组织的一套计划书 计划书要详细 明确并明文地规定组织的目标是什么 实现这些目标需要什么样的全局战略 并开发出一个全面的分阶段和分层次的计划体系 以综合和协调不同时期和不同部门的活动 正式计划的制定过程也是以决策为核心内容的 换句话说 任何计划的制定都离不开作出决策 决策是计划的先期工作 计划则是决策的逻辑延续 但是 正式计划制定工作的范围和内容远较决策所包含的广泛 深入而且具体 正式计划 2020 3 20 可编辑 2 战略计划与战术计划根据对企业经营影响范围和影响程度的不同 计划可以划分为战略计划和战术计划 1 4计划的类型 2020 3 20 可编辑 战略计划是关于企业活动总体目标和战略方案的计划 战略计划的基本特点是 计划所包含的时间跨度长 涉及范围宽广 计划内容抽象 概括 不要求直接的可操作性 不具有既定的目标框架作为计划的着眼点和依据 计划方案往往是一次性的 很少能在将来得到再次或重复的使用 计划的前提条件多是不确定的 计划执行结果也往往带有高程度的不确定性 战略计划 2020 3 20 可编辑 战术计划是有关组织活动具体如何运作的计划 对企业来说 就是指各项业务活动开展的作业计划 战术计划主要用来规定企业经营目标如何实现的具体实施方案和细节 战术计划的主要特点是 计划所涉及的时间跨度比较短 覆盖的范围也较窄 计划内容具体 明确 并通常要求具有可操作性 计划的任务主要是规定如何在已知条件下实现根据企业总体目标分解而提出的具体行动目标 这样计划制定的依据就比较明确 战术计划的风险程度也远较战略计划低 战术计划 2020 3 20 可编辑 战略计划的目的是确保企业 做正确的事 因此侧重于确定企业要做什么事 What 以及 为什么 Why 要做这事 战术计划旨在追求 正确地做事 主要侧重于规定需由 何人 Who 在 何时 When 何地 Where 通过 何种办法 How 以及使用 多少资源 Howmuch 来做这事 战略计划与战术计划的关系 隆中策 2020 3 20 可编辑 3 业务计划 财务计划和人事计划从职能空间分析 可以将计划分为业务计划 财务计划及人事计划 计划的类型 按计划所涉及职能 人事计划 业务计划 财务计划 1 4计划的类型 2020 3 20 可编辑 4 程序性计划和非程序性计划根据程序化的程度 计划可以分为程序性计划和非程序性计划 计划的类型 按计划程序化程度 非程序化计划 程序化计划 1 4计划的类型 2020 3 20 可编辑 调研题我们平时有多少人有做书面计划的习惯 我们做书面计划或不做书面计划的理由是什么 这些理由成立吗 为什么 2020 3 20 可编辑 计划制订情况调研结果 2020 3 20 可编辑 理由 为什么不做计划 变化太快 干扰多 计划完成不了 有计划太约束不自由做计划太花时间 要求不高 没必要 别人已计划好了 个人惰性 有变化才需要做计划 没完成才知道有问题 计划可以增强条理性 不做计划不知如何利用时间 可约束自己 克服惰性计划用没有用 怎么做 做了才知道 2020 3 20 可编辑 理由 为什么要做计划 功能明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任明确衡量方法 作用集中资源排除干扰减少不确定性提高效率增强压力 提高积极性体会成就和人生价值 2020 3 20 可编辑 结论 需要做计划 必要时应做书面计划 我们谁也不知将来会怎样 但明天肯定会与今天不同 计划并不能保证你成功 但能让你为将来作好准备 计划是一种生存策略 它可以让你获得更多的成功机会 2020 3 20 可编辑 1 5计划工作的重要性 在一个组织中 计划工作是管理的首要职能 其他工作都只有在确定了目标 制订了计划以后才能开展 并围绕着计划的变化而变化 但在我国的管理实践中 计划工作普遍不受重视 致使各项工作缺乏明确的目标 工作效率低下 短期行为严重 结果不确定程度较大 2020 3 20 可编辑 1 计划工作的意义 2020 3 20 可编辑 2 有效地计划是一切成功的秘诀 梳理 通过清楚地确定目标和如何实现这些目标 可为行动提供一幅路线图或行动图 从而减少不确定性和模糊性 并对有限资源作出合理的分配 压力 通过清楚地说明任务与目标之间的关系 可制订出指导日常决策的原则 并培养计划执行者的主人翁精神和责任心 效率 由于目标 任务 责任明确 可使各项工作得以较快和较顺利地实施 并提高经营效率 效益 借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难 使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现 2020 3 20 可编辑 1 6计划与决策的关系 有人认为 计划是一个较为宽泛的概念 作为管理的首要工作 计划是一个包括环境分析 目标确定 方案选择的过程 决策只是这一过程中某一阶段的工作内容 持这种观点的学者很多 法约尔就是其中之一 而以西蒙为代表的决策理论学派强调管理就是决策 决策是管理的核心 贯穿于整个管理过程 因此 决策不仅包容了计划 而且包容了整个管理 甚至本身就是管理 决策与计划是既相互区别 又相互联系 从相互区别的角度来看 这两项工作需要解决的问题不同 决策是关于组织活动方向 内容以及方式的选择 而计划是对组织内部不同部门和成员在该时期内从事活动的具体内容和要求 从相互联系的角度来看 第一 决策是计划的前提 计划是决策的逻辑延续 第二 在实际工作中 决策与计划是相互渗透的 有时甚至是不可分割的交织在一起的 2020 3 20 可编辑 二 计划的制订 目标必须转化为各项工作 如果只是将其作为一种 意愿 的表达 那么这些目标便形同废纸 而要转化为工作 就必须是具体的 清晰的和可测量的 是一项 限期 完成的一项特定的责任指派 2020 3 20 可编辑 2 1计划制订过程 如何确定进度 如何合理配置资源 如何落实责任 2020 3 20 可编辑 2 2计划制订方法 1 网络计划技术 网络图由箭线 节点 虚箭线和路线组成 2020 3 20 可编辑 2 2计划制订方法 2 甘特图 2020 3 20 可编辑 2 2计划制订方法 3 滚动计划法 环境的变化 环境的变化 环境的变化 滚动计划法 Rollingplantechnique 将短期计划 中期计划和长期计划有机地结合 2020 3 20 可编辑 2 2计划制订方法 4 情景计划法 情景计划又称权变计划 是管理者对未来的情况进行多重预测并分析如何有效应对各种可能出现的情况 从而得到的一系列如何应对不同情形的行动方案 2020 3 20 可编辑 2 3计划的审定 计划的审定可由上级审定 同事审定 也可由群众讨论评价 可根据计划评审的要求将问题列成一张清单 作为检核表据此审定 2020 3 20 可编辑 2 4企业计划编制的基本程序 企业中 计划工作的过程大致包括以下五个阶段 计划工作的基本程序 2020 3 20 可编辑 三 时间管理 时间的特性时间是一项不可或缺的资源 做任何事情都需要时间的投入 时间是最稀缺的资源 时间的供给 丝毫没有弹性 而且根本无法贮存 时间是一项非常特殊的资源 租不到 借不到 买不到 不可再生 没有替代品 有效的管理者与其他人最大的区别 就是他们非常珍惜自己的时间 2020 3 20 可编辑 3 1响应时间和自由时间 响应时间 用于响应其他人提出的各种请求 要求和问题的不可控时间 自由时间 管理者可以自行控制的时间 时间管理的重点在于 如何用好自由时间 2020 3 20 可编辑 3 2重要性和紧迫性 2020 3 20 可编辑 3 3时间安排方法 重要不重要 不紧迫紧迫 2020 3 20 可编辑 3 4时间管理方法 列出目标清单 即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标 将这些目标按其重要程度排序 首先要做的应该是重要的事情 列出实现目标所需进行的活动 即明确为了实现上述目标 应开展哪些活动 对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序 按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列 按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录 在前一天下班前或前一天晚上 将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单 并制订相应的时间表 按工作时间表开展工作 在工作中 要严格按时间表进行 尽可能地按时完成 每天结束工作时 要回顾一下当天的时间运用情况 并安排第二天的活动 通过不断地总结经验 管理者会不断地提高工作效率 2020 3 20 可编辑 总结 先思考 再行动 计划职能是管理的首要职能 计划可指明方向 有助于有限资源的合理配置 能使我们防患于未然 同时有助于提高效率 调动积极性 并为控制提供标准 计划是对未来活动所作的事前预测 安排和应变处理 一项完整的计划包含 前提 目标 目的 战略途径 人选 进度安排 涉及范围 资源预算 应变措施 时间是一种不可再生的资源 通过对时间的计划 将有助于管理者有效地利用有限的时间资