普华永道-星星日报报业集团SAP 项目大纲.PPT

SAP 第2 0版 2001年7月 目录 页码内容1项目大纲简介4项目实施目标8项目实施策略和范围18项目实施方法论19项目计划和阶段里程碑26项目阶段交付成果27项目组织架构和角色31项目范围控制管理32项目问题管理33项目复杂度管理34项目风险控制37项目计划和跟踪38项目质量控制39项目知识转移40文件签署 项目大纲简介 总览星星日报决定在集团范围内实施SAP企业管理系统 选择ABC咨询公司进行该项目实施 本项目大纲作为双方共同制定的文件 将包括 项目目标的定义 实施策略的制定 项目组织结构和项目组成员责任的确认 以及项目工作的计划 为保证项目实施达到预期的目标 该文件的签署将赋予ABC咨询公司顾问小组相应的权责 展开实施工作 工作约定工作约定书是星星日报报业集团和ABC咨询公司双方签署的具有合同效应的文件 有关项目实施范围和责任的争议 工作约定书将作为法定文件 具体内容参见附属文件 工作约定书 项目目标建立集团财务管理系统的核心模型和主要功能集成报纸的印刷与发行供应链集成广告的制作与刊登的供应链实现如上两个供应链同财务系统的紧密 实时集成项目获益减少无价值的数据重复输入 确保数据的唯一性完善的应收和应付帐款管理丰富的成本信息提高对费用的控制缩短财务结帐周期提高固定资产管理水平财务职能将由财务会计提高为财务控制功能 项目实施策略 在系统建设方面 星星日报需要一个集成的信息管理平台 项目实施策略 第一阶段 在星星日报已有系统的基础上 实施以财务系统为主的SAP系统 与已有系统进行整合 实现SAP系统与业务运作系统无缝的集成 建立集财务预算 核算 控制与资金运作一体的 国际先进的财务管理系统 引进财务运作最佳模式 并运用mySAP comWorkplace对已有系统进行全面整合 第二阶段 基于第一阶段建立的系统基础上 实施人力资源 HR 客户关系管理系统 CRM 供应端电子商务 进而建立一整套企业整体发展战略规划支持系统 第三阶段 在第二阶段实施期间或之后 可以开始计划在星星日报报业集团内的其他业务实体推广或扩展 比如 系列报 外报 和星星日报连锁店等等 项目范围 星星日报集团管理系统一期工程项目范围可以通过如下九个方面进行定义 组织架构范围业务流程范围SAP功能范围接口开发范围报表 单据开发范围数据转换范围技术平台范围功能增强范围培训范围 组织架构范围 本项目所涉及的组织结构范围 法律架构包括 星星日报报业集团 虚拟公司 星星日报社星州报刊发行公司假定 星星日报报业集团 仅指虚拟公司本身 而不包括集团下属的其他独立核算法律实体 以上列举的法律实体除外 在项目执行过程中 星星日报报业集团不会对有关法律架构做重大调整 若因此而引起项目延期或项目范围改变 ABC咨询公司将同星星日报一道评估对ABC咨询公司项目范围的影响 业务流程范围 业务流程 企业合并总帐 业务流程 总帐应收应付固定资产项目会计成本中心会计利润中心会计生产成本核算内部定单会计 重大费用控制 现金管理贷款管理投资管理北大方正广告管理系统同SAP的集成北大方正发行管理系统同SAP的集成对外承接印刷服务设备备品备件采购流程设备备品备件库存管理设备维护生产材料采购流程生产采购库存管理 业务流程 总帐应收应付固定资产成本中心会计利润中心会计内部定单会计 重大费用控制 北大方正发行管理系统 系列报 同SAP的集成 说明 在项目的业务蓝图阶段 ABC咨询公司财务管理专家将提交星星日报财务管理诊断报告 SAP实施顾问将在对星星日报管理现状分析的基础上 结合ABC咨询公司财务专家财务管理诊断的建议 对业务流程范围做出详细定义 如新设计的业务流程框架有重大调整 我们将同星星日报讨论对ABC咨询公司顾问工作范围的影响 有关报纸发行 目前仅包括SAP与北大方正发行系统的接口 如果在项目实施过程中确定发行系统无法满足业务需求 而需要采用SAP的实现发行功能 评估结果 1 功能实现仅使用SAP SD的标准功能 ABC咨询公司承诺不需要另行收费 2 需对SD模块作功能增强 或采用行业解决方案 需要另行商定项目范围和收费 LO 后勤PM 工厂维护PM EQM设备标的管理PM PRM预防性计划管理PM WOC设备维护管理SD 销售与分销MM 物料管理MM PUR采购管理MM IM库存管理特别说明 FI GL已提供了常用的对财务信息进行分类的手段 如品种 成本中心 利润中心等等 FI SPL特殊分类帐是SAP为满足客户对财务信息进行灵活分类的需要而设计的 根据我们的经验 报业有可能需要此模块 现在尚未确定星星日报是否需要 在业务蓝图设计过程中 我们将评估星星日报是否需要此模块 若需要 ABC咨询公司承诺不对此模块额外收费 项目实施的功能范围应本着星星日报和星州市报刊发行公司的业务需求为基础在本条款所列SAP功能模块下进行开发应用 具体功能范围请参见 星星日报项目组培训范围 SAP功能范围 本项目第一期计划实施的SAPR 3的模块 AC 财务FI财务会计FI GL总帐FI AR应收帐款FI AP应付帐款FI BL银行会计FI AM固定资产FI SPL特殊分类总帐 FI FM基金管理AC PS PA项目会计EC企业控制EC CS法定合并EC PCA集团利润中心会计CO管理会计CO CCA成本中心会计CO IO内部定单会计CO PCA利润中心会计CO PC生产成本核算CO PA利润分析TR金库管理TR CM现金管理TR CBM现金预算管理TR LM贷款管理IM投资管理 接口开发范围 根据项目总体方案 SAP必须同北大方正广告管理系统和发行管理系统建立必要的接口 以实现业务系统同财务系统的无缝集成 其中包括 SAP同北大方正广告管理系统的接口每天所有现金收付广告的刊登 回款 撤版 漏登等交易经分类汇总后在SAP总帐系统中自动记帐 假定发票打印继续使用北大方正 每天所有信用广告的刊登 撤版 漏登等交易经分类汇总后在SAP总帐系统中自动记帐 假定发票和回款直接在SAP中完成 SAP同北大方正发行管理系统的接口每天所有的现款发行收入分发行站 分报纸种类在SAP总帐系统中自动记帐所有 先读报 后付款 客户的拿报金额 回款 冲销在SAP应收帐款系统中自动记帐具体的接口方案将由ABC咨询公司 星星日报双方在项目执行过程中 共同编制接口功能说明书 该说明书经双方签字确认后才进入下一步开发实施工作 假设 有关北大方正知识由星星日报负责配合北大方正系统在项目实施期间不进行升级北大方正系统的可靠性由北大方正和星星日报负责星星日报及时组织对接口程序进行测试 验收 报表 单据开发范围 本项目将尽量采用SAP系统提供的标准报表和单据 ABC咨询公司仅负责开发法定报表 包括 星星日报资产负债表星星日报损益表星星日报现金流量表集团合并资产负债表集团合并损益表其它报表的开发形式 原则上ABC咨询公司提供培训 由星星日报技术人员自行开发 若有高难度开发需求需要ABC咨询公司提供协助 双方另行商定 数据转换范围 下页列示了需要导入SAP系统的主要数据 由星星日报负责按项目进度要求完成数据清理准备 保证其完整性与准确性 ABC咨询公司顾问将主要在数据格式和数据转换工具 如Access ABAP和CATT 方面提供技术支持 并协助数据导入 我们假定已结清交易数据无需导入SAP系统 在为星星日报准备SAP系统演示的过程中 ABC咨询公司顾问已积累了部分经验 这些经验将有助于大大加快星星日报数据转换的进度和准确性 数据转换范围 续 需要导入星星日报SAP系统的主要数据 客户主数据价格主数据供应商主数据采购信息主数据来源清单定额总帐科目成本中心成本要素活动类型活动价格WBS和项目主数据银行主数据设备主数据功能位置物料主数据 包括成品 材料 备件 库存余额帐户余额 总帐 客户 供应商等等 未清采购定单 技术平台范围 技术平台范围待定 ABC咨询公司将协助星星日报使用mySAP comWorkplace对整个系统进行整合 实现所有用户通过Internet浏览器访问SAP ABC咨询公司将协助星星日报进行硬件选型与配置 无论星星日报选择下面任何一种技术平台 ABC咨询公司均将提供适合的BASIS顾问进行支持 数据库管理系统 Oracle Informix DB2或SQLServer操作系统 Unix或NT 功能增强范围 在项目执行过程中 原则上我们将不对SAP标准软件包的程序和技术表格进行修改 若万一发现SAP系统功能同星星日报关键需求有重大差距 我们将另外商定 培训范围 项目组课堂培训 ABC咨询公司可以现场提供标准SAP产品培训 培训形式主要是由项目组顾问担任教员 根据星星日报项目范围编制特定的教材 课堂培训对象为星星日报项目组成员 培训教室 所需设备由星星日报安排 ABC咨询公司不按参加学员人数收费 但为保证上机练习效果 每班学员建议不要超过15人 培训课程如下页所示 详细课程内容请参见附录 项目组知识转移 除课堂培训外 ABC咨询公司将负责完成向项目组核心成员的知识转移 主要手段包括 项目过程中组织业务流程 重大问题研讨班按ascendantSAP要求制作文档组织各种系统测试 包括单元测试 集成测试 压力测试等为保证知识转移效果 我们要求星星日报项目组成员组成将相对稳定 对最终用户和星星日报管理层的培训将由星星日报对应小组成员负责 培训范围 续 项目组课堂培训课程 模块mySAP comR 3纵览FI财务会计FI SL特殊分类帐CO CCA成本中心会计CO IO内部定单CO PCA利润中心会计EC CS企业合并TR CM现金管理TR LO贷款管理TR IM投资管理PS PA项目会计SD销售与分销PM设备管理MM物料管理ABAP开发Basis 日报所选OS DBMS mySAP comWorkplace共计 天数1511111111235555140 注 详细课程表请参见附录 培训课程将同时进行 业务蓝图 项目准备 项目 阶段 主题 0 项目评估 6 后续支持 变革管理 业务利益实现 系统实现 最后准备 上线及支持 1 2 3 4 5 业务流程 项目及程序管理 项目风险管理 终端用户培训与支持 Ascendant实施方法论 我们的方法论由以下几个阶段组成 项目计划和阶段成果 我们将使用ABC咨询公司特有的ascendantSAP方法论开展本项目 在项目项目准备阶段成果业务蓝图阶段成果系统实现阶段成果最终准备阶段成果上线与支持阶段成果 项目总体计划 2001年 现状分析 业务蓝图 系统安装 硬件软件安装 北大方正接口需求定义 接口开发 接口测试 系统实现 系统测试 数据清理与准备 用户培训 数据转换 标准操作流程 相关管理制度更新 项目总结 建立技术支持队伍 项目开始准备 财务管理框架定义 上线 培训 系统管理 技术支持 1 项目准备 2 业务蓝图 3 系统实现 4 最终准备 5 上线与支持 项目组培训 05月15日 07月10日 07月10日 09月07日 09月07日 11月12日 11月12日 12月28日 12月28日 02月06日 项目管理 2002年 阶段描述 项目活动与阶段成果 项目启动 建立项目管理框架 初步确定项目范围 在这一阶段 项目小组 ABC和星星日报 的人选将被最终确立 并共同确认项目的工作计划 召开有双方高层参予的项目启动大会 明确本项目对实现公司远景目标的重要性 从而引起全公司对本项目的重视 以及公司各层次对项目的支持 1 项目初始计划 项目大纲 项目组织 项目范围 项目策略2 项目管理流程 项目管理标准和流程 系统架构策略3 项目启动大会 项目演示报告4 技术需求计划5 项目组SAP管理概念培训 1 项目准备 项目准备阶段成果 阶段描述 项目活动与阶段成果 提交项目范围所定义的所有关键的业务流程设计 在这一阶段 项目小组将对星星日报各项相关业务流程进行详细的调研 并与公司各级相关领导进行交流 明确提高业务管理水平的目标及用SAP系统实现的基本蓝图 同时 将开展一系列的业务流程现状分析及应用SAP系统后可能的流程改变和提高的业务现场研讨会 最终确认将要用SAP系统处理的业务流程的设计蓝图 启动所有辅助工作 包括 数据转换 接口开发 培训 测试和质量控制 1 组织项目指导委员会会议和项目组例会 2 开发系统环境 IT技术设计框架4 定义商业组织架构 组织结构定义 组织变革计划5 业务流程定义 企业标准 包括财务管理诊断建议 业务蓝图 业务控制文档 业务流程清单 系统开发需求 包括北大方正接口功能说明书 2 业务蓝图 业务蓝图阶段成果 阶段描述 项目活动与阶段成果 根据业务蓝图阶段设计的流程配置和开发一套可行的解决的方案 完成单元测试 组织原型审核会议和同业务部门的沟通会议 使他们为变革做好准备 完成接口 数据转换 报表和单据所需的开发工作 在这一阶段 项目小组将把上阶段设计的业务流程蓝图在SAP系统中实现 在SAP系统中进行设置 并对各涉及SAP系统的业务流程进行测试 ABC咨询公司顾问小组将和星星日报项目小组紧密合作 在使用SAP实现新业务流程的同时 将SAP的相关知识转移到星星日报项目小组 1 组织项目指导委员会会议和项目组例会2 基本配置 基本配置计划 基本配置 IMG 3 系统管理 系统操作手册 系统测试计划和流程 生产支持计划4 最终配置和确认 最终配置计划 最终配置 IMG 业务流程程序5 开发北大方正接口 报表 转换和其它程序 系统实现阶段成果 6 建立授权概念 授权参数文件7 最终集成测试 最终集成测试计划 最终集成测试案例 3 系统实现 阶段描述 项目活动与阶段成果 保证系统运作就绪 包括集成测试 数据转换 最终用户测试 切换活动和利益实现 在这一阶段 项目小组对安排用户对将要实际应用的系统流程进行详细的集成的测试 并对最终操作用户进行操作培训 我们建议最终用户培训由星星日报项目小组来进行 ABC咨询公司小组对培训进行帮助和指导 这将使星星日报小组能更快成长 有能力在将来独立地对公司新员工开展培训 1 最终用户培训2 生产系统管理3 详细切换计划 帮助热线流程 上线评估报告 经审批的切换计划 应急计划 切换检查表4 切换至生产环境 最终准备阶段成果 4 最终准备 阶段描述 项目活动与阶段成果 管理新上线系统的早期运行 完成从项目环境向实际生产环境的转换 在这个阶段 系统正式上线 项目小组 主要是星星日报关键用户 负责现场运行支持 1 生产支持 经校验的业务流程结果2 项目总结 上线与支持阶段成果 5 上线与支持 准备阶段项目交付成果 项目组织结构 项目指导委员会星星日报筹划指导委员会负责提供星星日报的长期目标和意图 负责为项目提供管理方面的输入 批准项目的每个步骤 包括审查认可每个步骤所提交的成果 帮助解决项目小组自己难以解决的问题 在整个公司范围里为项目提供支持 需要耗费的时间是每月2至4小时 筹划指导委员会由3到4个高级管理人组成 需要定期开会 每月一次 讨论SAP实施进展并签署成果报告 星星日报项目经理星星日报将提供两个项目经理 该项目经理在项目实施期间全部时间都投入在该项目上 星星日报项目经理将对项目的结果负责及并与ABC咨询公司的项目经理一道对各项目小组提供周密的指导 他们也负责维护项目计划 提供解决问题的流程方法并向项目筹划委员会报告项目状态 总的说来 星星日报项目经理将为项目的实施提供总体管理 同时也在各项目小组之间的协调方面起积极作用 星星日报关键用户关键用户应由各个业务部门的骨干人员担任 采购 设备 仓库 广告 发行 印刷销售 财务 控制 财务 资产管理 财务总帐等等 这些用户需要全职为项目工作 并被授权作出决定 他们将涉及项目的每项工作中 业务流程定义 测试 数据转换 培训 最终用户最终用户将在项目实施第4阶段参加最终用户培训 并测试通过后上岗 部分时间 MIS功能小组MIS功能小组将保证SAP启用后的日常功能维护 我们需要保证顾问和MIS人员之间的知识转移从第一天就要开始 每个业务小组至少要有一个MIS成员全职参与工作 财务 销售 设备维护 物料管理 星星日报项目组织的角色 1 星星日报项目组织的角色 2 系统管理员 数据库管理员和网络管理员星星日报应提供一个系统和数据库管理员 一个操作系统和网络管理员 ABC咨询公司将帮助星星日报管理员履行其职责 职责包括定义数据库安全 维护和管理操作系统和数据库 必要时调整系统 定期执行系统备份 制作文档 做系统崩溃后的恢复计划 参与建立问题档案并解决问题 他们也要负责建立SAP安全定义 维护SAP授权 提供网络安全定义 维护网络 为用户培训准备培训设施 除此以外 应有一个信息系统人员专职从事基本的工作 备份 建立客户安装 配置打印机等等 ABAP开发小组星星日报将组成一个专职的开发小组 负责撰写报表和单据功能说明书 编写程序 以及所有程序测试 传输等等 ABC咨询公司项目组织的角色 ABC咨询公司项目经理ABC咨询公司项目经理的作用是协助星星日报项目经理并管理ABC咨询公司提供的顾问资源 其它责任包括确定界限 制定项目计划和培训计划 参加筹划指导委会的会议 请求ABC咨询公司额外的资源等等 ABC咨询公司顾问小组ABC咨询公司的顾问们将全部是持证的SAP顾问 具备履行其责任的相关SAP和业务流程知识和经验 负责指导关键用户进行业务流程定义 测试 数据转换 培训 将全职参加项目实施工作 ABC咨询公司技术小组协助星星日报管理员履行系统管理职责 包括 定义数据库安全 维护和管理操作系统和数据库 必要时调整系统 定期执行系统备份 制作文档 制定系统崩溃后的恢复计划 参与建立问题档案并解决问题 ABC咨询公司开发小组设计SAP与北大方正系统之间数据批处理接口结构 撰写功能说明书 设计数据导入批处理程序 编写程序 负责所有ABAP程序测试 传输等等 实施范围控制管理 本项目的实施范围已在本文件的第3章节作了明确的定义 项目的开展将会被严格地控制在已达成实施范围之内 这一点必须确认为原则 任何超出此范围之外的开发将对项目直接造成危害 假如在项目开展之后 有修改实施范围的请求 必须严格按照以下程序执行 任何实施范围的修改 双方需指派负责人对修改的内容及造成的影响进行认真和全面的调查和研究 并以文本的形式提交调查结果 双方项目经理将对所带来的影响进行评估 评估范围包括项目计划的变动 存在的风险 人员和资金资源要求 并最终决定批准还是拒绝 在项目进行期间 高层管理层的对项目支持的承诺和时间的投入是至关重要的 因为有一些出现的变动只有高层管理层才有相应的责权进行决策 这些变动及时处理将会对项目进展的起到非常重要推动作用 反之 处理的延误将对项目造成严重的负面影响 也将对项目小组的信心和工作热情造成负面影响 多次的延误将会对项目成败造成影响 问题管理 任何与实施范围无关的焦点问题会在项目进行过程中出现 例如业务流程的改动 同样焦点问题的提出和解决也将得到控制 假如在项目开展之后 有焦点问题出现 必须严格按照以下程序执行 顾问和用户将文本的形式记录所出现的焦点问题 并提出相应的解决方案 双方项目经理每周跟踪焦点问题的进展状况 并予以评估以作出决策 防止项目的进展受到阻碍 项目复杂度管理 由于星星日报用户将首次使用大型ERP系统 并且在多个实体同时实施 用户数量较多且人员素质相对薄弱 所以系统实施将力求简化 将复杂度控制在最低限度 风险控制 由于SAP项目本身的特性 该项目的实施总会存在风险 风险的控制和管理将会对项目的成功起到关键作用 以下是对星星日报项目的风险分析和将要采取的策略 风险分析实施的实体多 三家法人机构 集团下属其他公司都需作合并 资金资源不共享 信息资源不共享 一些关键业务流程共享不充分最终用户多 分布分散 人员水平参差不齐固定资产管理相对混乱生产设备和零部件种类繁多 目前暂无数据管理公司间业务往来造成实际操作的复杂度增加北大方正系统与SAP系统集成 数据一致性 及时性要求较高对应策略先实施集团公司和下属两家核心实体 其他公司