办公自动化(江苏省中级).ppt

办公自动化 江苏省中级 课程内容 Windows2000 10分 Word2000操作 20分 Excel2000操作 20分 Powerpoint2000操作 20分 理论 单选 多选 判断 计算机的组成 硬件和软件 主机箱 鼠标 键盘 显示器 音箱 打印机主机箱 CPU 内存 外存 光盘 软盘 硬盘 优盘 MP3 数码设备 主板 显卡 声卡 主机箱和电源 计算机的组成 硬件和软件 系统软件 主要是指操作系统 Windows Linux Unix Novell等 应用软件 办公软件 office wps聊天软件 QQ MSN网页制作 dreamweaver frontpage平面处理 photoshop 3dmax coredraw语音播放 千千静听 暴风影音 realplay网络软件 IE 下载 鼠标的使用 左键单击 选择右键单击 弹出快捷菜单左键双击 打开或运行 键盘的操作 Capslock 大小写转换Shift 上档选择键空格 Enter 回车键Backspace 退格键Delete 删除键Numlock 小键盘数字键 窗口的基本操作 打开和关闭最大化 还原和最小化改变窗口大小改变窗口位置 输入法 智能ABC 右下角单击ch图标 选择智能ABC 就可以输入一个字的拼音 输入完后再按空格键 选择对应的数字一般建议用词组输入形式 注意强制分隔符的使用 A 完全拼音 wenjiandangan档案dang anB 完全简拼 wjjsjsh社会C 混合拼音 wenjwjian文件需要翻页时用pageup或pagedown 资源管理器 打开 在我的电脑上右击 资源管理器双击我的电脑 再单击 文件夹 盘符的分配 资源管理器 文件 主名 扩展名 和文件夹的区别文件和软件 程序 的区别路径的表示形式 d 张三 xyz 前言 doc文件名的原则 最多255字符 不分大小写 只有一个扩展名 有的字符不可以放在文件名中 可以用通配符 和 资源管理器 新建文件夹 在资源管理器的左边窗口单击要建立文件夹的位置 右边窗口的空白处右击 新建 文件夹 输入新的名称 确定 资源管理器 重命名 改名 更名 在需要改名的文件 夹 上右击 重命名 选择合适的输入法 输入新的名称输入法的键盘选择 ctrl shiftctrl 空格 对于文件扩展名的注意 工具菜单 文件夹选项 在查看卡片中设置为 显示所有文件和显示已知文件类型的扩展名 文件的名称 主名 扩展名 资源管理器 删除文件 夹 在文件上右击 删除该删除是将文件放到回收站中回收站是系统的一个特殊文件夹 可以在桌面上找到shift delete 不经过回收站的删除 资源管理器 复制文件 copy 选择要复制的文件 选择 shift和ctrl 在选中的文件上右击 复制 复制 ctrl C 左边窗口单击要复制到的位置 定位 右边窗口空白处右击 粘贴 粘贴 ctrl V 资源管理器 移动文件 选择要复制的文件 选择 shift和ctrl 在选中的文件上右击 剪切 剪切 ctrl X 左边窗口单击要复制到的位置 定位 右边窗口空白处右击 粘贴 粘贴 ctrl V 资源管理器 剪贴板的作用 内存中的临时存储区问题 1 在复制文件后 突然断电 再开机后 可以粘贴吗 2 复制一个文件后 再次复制一个文件 粘贴的是什么文件 资源管理器 修改属性 在文件 夹 上右击 属性修改属性 系统 存档 只读 隐藏查看文件的大小 TBGBMBKBB 字节 软盘 1 44MBCDROM 650MBDVD 4 2GB优盘 16MB 32 64 128 256 512 硬盘 80GB 120 160 200 250 320 1TB 1024GB1GB 1024MB1MB 1024KB1KB 1024B 资源管理器 快捷方式 指向一个文档 文件夹 盘符 URL等的一个图标 不是原文件在文件上右击 创建快捷方式 常用的是右击 发送到 桌面快捷方式 在目标位置空白处右击 新建 快捷方式 给出要制作快捷方式的目标文件 下一步 给出快捷方式的名称 完成 资源管理器 压缩和解压缩 常见压缩文档扩展名 rar或 zip一般压缩软件 winRAR winZIP 7ZIP压缩 选择文件后 右击 添加到压缩文件 给出文件名解压缩 在压缩包上右击 释放到当前文件夹 或右击 解压文件 资源管理器 IE的问题 设置IE的主页 在IE上右击 属性在IE上右击 属性 在高级卡片中设置在收藏菜单中 收藏一个网址到指定的文件夹 打开IE后 在收藏 整理收藏夹 创建一个新的文件夹 在新的文件夹上右击 打开 右击 新建 快捷方式 给出网址 再给出快捷方式的文件名 完成 资源管理器 新建文件 新建word文档 在文件夹的空白处右击 新建 Microsoftword文档 给出文件名 doc新建文本 记事本 文档 txt常见扩展名 doc xls ppt exe txt rar rm mp3 avi jpg gif pdf htm 资源管理器 文件夹共享 在文件夹上右击 共享设置共享的名称 用户数和权限 确定如何使用 在另外一台已连网的电脑上 打开资源管理器 在地址栏中输入 对方ip地址 即可看到对方已经设置为共享的文件夹 资源管理器 查看本机的网络配置 开始 运行 输入cmd 确定 输入ipconfig all 回车 得到的ipaddress和physicaladdress分别是网卡的IP地址和网卡的物理 mac 地址 资源管理器 查找文件 通配符 最多代替一个符号 和 最多可以代替多个符号 在要查找的文件夹上右击 搜索 输入要查找的文件名 或文件名的表示方法 立即搜索如 第三个字母是a的所有文件 a 控制面板 日期 时间显示 桌面背景 屏幕保护程序 显示器分辨率1024 768 85 或者在桌面上右击 属性 系统 我的电脑右击 属性 打印机 安装时选用的端口是LPT1 安装程序 一般的软件都需要安装后才可以使用 不需要安装就可以使用的软件称为绿色软件双击setup exe或install exe文件 根据提示完成每一步的要求 即可安装好 安装完毕的软件 在开始 程序中可以打开它的快捷图标 强制关闭程序 ESC键Alt F4Ctrl Alt Delete 打开任务管理器 在应用程序标签中 选中要关闭的程序 结束任务 Word2000的操作 启动和退出 打开 在桌面如果有图标 双击如果没有快捷图标 开始 程序 MicrosoftWord关闭 工具栏的操作 在菜单栏的空白处右击 找到对应的工具栏的名称 打勾即可 再次单击即可以隐藏常用的工具栏有 常用 格式 表格和边框 符号栏 绘图在每一行工具栏的最左边有一竖线 鼠标在竖线上按住拖动 插入 符号 将光标放在需要插入符号的位置插入windings字体的150字符插入扑克牌的四种花色插入一些无法用输入法输入的字 旻镕 插入和改写的切换 insert键在双击状态栏中的改写标记一般是在插入状态下完成文档的编辑 和Enter键有关的操作 Enter 回车键 分段 产生段落标记 Ctrl Enter 分页 产生分页标记 Shift Enter 段中换行Alt Enter 在Excel中单元格内文本换行 选择文本 用鼠标拖动光标定位到起点 按住shift 在结尾处单击鼠标在段落左边选择区单击选一行 双击选一段 三击选择全文在段落中间三击 选一段 字体格式化 选择文本 格式 字体可以完成 字体 字型 字号 颜色 下划线 着重号 效果 字间距修改字号可以直接输入磅值 1 1638 也可以用ctrl 或ctrl H2OX2 Y2 Z2 段落格式化 选择段落 格式 段落可以完成 首行缩进 左右缩进 段前段后间距 行间距 对齐方式 撤消与恢复 撤消ctrl z恢复ctrl y 格式刷的使用 作用 将选中字或段落的格式引用到其他字或段落上方法 选中具有某种格式的字或段落 单击格式刷 再选中其他的字或段落如果双击格式刷 则可以刷无数次 再次单击格式刷取消 表格的制作 光标定位到要插入表格的位置 表格 插入 表格 给出要制作表格的最多的行数和列数 确定选择行或列后 表格 表格属性 分别在行卡片和列卡片设置选中的行或列的高度或宽度根据需要 选择多个单元格后 表格 合并单元格或拆分单元格 表格的制作 选择单元格后 在表格和边框工具栏中设置单元格内文本的对齐方式 选择表格后 表格 表格属性 表格卡片 设置表格的对齐方式选择部分单元格后 在表格和边框工具栏中设置表格的边框线和填充底纹色 A 选线型B 选线的粗细C 选线的颜色D 选对某条边有效 输入文字并对文字格式化 表格的制作 表格中的计算 光标定位到结果要放置的单元格 表格 公式 给出公式 确定常用的公式 sum left sum above average left average above 表格与文本的互换表格自动套用格式选择行或列后 表格 插入 删除 表格的制作 鼠标放在表格范围时 表格的左上角有一个标记 是全选表格 右下角一个标记 鼠标放在上面 可以等比例缩放表格在一个单元格内如果需要加多条斜线时 把 绘图 工具栏打开 用到其中的直线按钮来画出 再用文本框工具 在表格中画出文本框来定位文字 在文本框的线上右击 设置文本框格式 将填充和线条色均设为 无 保存文件 保存三要素 位置 主名 扩展名保存 直接覆盖原文件另存为 可以换一个位置或换一个名称来保存 保存后 原文件没有被修改 还在原来位置 保存文件 文档模板 默认情况下 word软件有一个空白模板normal dot 一般在新建的时候 就是通过这个模板来创建的新文档 自己创建一个文档 另存为文档模板类型 输入模板的名字 以后在文件 新建 通过自己的模板来创建一个新的文档即可 文件 页面设置 该操作可能会影响之前编辑结果 所以一般在编辑文档之前 先完成页面设置设置纸张大小 页边距 打印方向 页眉和页脚距纸张边界距离 文档网格 奇偶页的页眉和页脚不同 文件菜单的其他操作 属性 打印预览打印 ctrl p 编辑 替换 简单文本替换 在查找内容和替换为中输入文本 全部替换文本格式替换 打开高级按钮 选中替换为中的文本 单击格式按钮 字体 设置字体后 再全部替换 也可以设置替换的范围 视图 页眉和页脚 一般情况下 在页眉中输入相对固定的文本 并可以格式化在页脚中输入A 自动图文集B 插入 页码设置奇偶页不同的页眉和页脚 先在文件 页面设置中设置 再分别在奇数页和偶数页中设置内容 插入菜单的一些命令 页码 注意数字格式和起始页码日期和时间 一般为中文语言 自动更新文本框文件插入 图片 A 剪贴画B 来自文件C 自选图形D 艺术字 格式菜单的其他命令 项目符号和编号 以段落为单位边框和底纹 注意A 分别对文字和段落有效B 底纹中含百分比的颜色 选取的是图案中的颜色背景 水印 格式菜单的其他命令 首字下沉分栏 注意点A 如果包含有首字下沉的字 则下沉的字不能选中B 如果包含全文的最后一个段落标记 就在最后补一个空段 选段落时不要选中最后的段落标记 Excel2000的操作 启动和退出 打开 在桌面如果有图标 双击如果没有快捷图标 开始 程序 MicrosoftExcel关闭 几个基本概念 工作薄 如同一个活页夹工作表 如同活页夹内的每张纸单元格 由列号 行号组成新建的工作薄中含有三张工作表 每张工作表由65536行 256列构成 在单元格内输入数据 单击后输入双击后输入在编辑栏中输入 输入的数据 文本 一般直接输入 特殊的 文本型数值 如001 身份证号码等 要先输入英文的单撇号数值 一般也是直接输入 特殊的 分数的输入日期 2007 2 6 以斜线分隔 要输入当前计算机的日期ctrl 时间 19 22 要输入当前计算机的时间ctrl shift 数据输入的技巧 等差序列 先输入前两个数据 选中这两个单元格 在右下角的缺口上用左键拖动等比序列 先输入前两个数据 选中这两个单元格 在右下角的缺口上用右键拖动后 选择等比序列常值序列 先输入一个后 在右下角左键拖动 数据输入的技巧 日期序列 先输入一个后 在右下角右键拖动后 选择按天数 月份或年份填充自定义序列 工具 选项 自定义序列 先输入一个序列 一词一行 添加 确定 再输入一个数据后 右下角左键拖动 设置行高和列宽 鼠标在行标记或列标记之间拖动选中行或列后 格式 行 或列 行高 或列宽 在行或列标记之间双击可以设置最合适的行高或列宽 选择单元格 行 列 用shift和ctrl一起来选 可以是不连续的区域 比如 a3 e6 b8 d12要理解冒号和逗号的作用 复制 移动数据清除 删除数据删除行 列 单元格插入行 列 单元格 设置单元格格式 格式 单元格对齐 水平和垂直对齐 合并单元格 设置数据的方向 自动换行字体 字体 字型 颜色 下划线等边框 图案 底纹 数字 常规 数值 货币 日期 百分比 保护 锁定和隐藏公式 制作学生课程表 注意点 格式 单元格 对齐 可以更改文字方向 或alt enter斜线表头表格标题一般为跨列居中或合并居中 选择性粘贴 选择 复制 定位到某个单元格 右击 选择性粘贴可以只粘贴数值 格式行列颠倒 转置 粘贴链接 实现数据的同步变化 条件格式 对满足条件的单元格设置格式先选择数值单元格区域 格式 条件格式 给出条件 再单击格式 公式 选中结果要放置的单元格输入 用 等运算符号连接单元格地址确定其他相同计算方法的单元格可用复制手柄来拖动产生结果 函数 选中结果要放置的单元格插入 函数 找到需要的函数名 确定再选择需要计算的单元格区域 确定上述方法适合以下函数 sum 求和 average 求平均 max 求最大 min 求最小 几个特殊的函数 abs 表达式 求绝对值 if 条件表达式 条件为真时 条件为假时 mid 字符串 起始位置 长度 求子串 公式 函数中绝对地址的使用 在用复制手柄拖动计算其他单元格结果时 如果希望在公式或函数中某些单元格地址固定不变化 则把该单元格地址变成绝对地址在公式或函数中 光标定位在该单元格地址旁 按下F4键 多次按下 可循环 之后再来用复制手柄拖动 文件 页面设置 纸张大小 页边距 打印方向表格的居中对齐页眉和页脚顶端标题行 工作表的表签名的操作 方法是在表名上右击插入工作表删除工作表复制 移动工作表改名工作表注意 以上操作不能撤消 行列的隐藏和显示 隐藏 选中行或列后 右击 隐藏显示 选择被隐藏的行或列的前后行列 右击 取消隐藏 锁定单元格 隐藏公式 锁定单元格 格式 单元格 保护 将锁定打勾 再选工具 保护 保护工作表 给出密码隐藏公式 选中有公式的单元格 格式 单元格 保护 将隐藏打勾 再选工具 保护 保护工作表 给出密码一般保护的项目有 对象 内容 方案 数据库的操作 概念 数据清单 记录 字段 字段名排序 按列对行排序 选择一个单元格或整个数据清单 数据 排序 给出要排序的关键字 列标题 一般都是有标题行 确定 数据库的操作 筛选 将满足条件的记录选出 不满足条件的记录暂时隐藏 自动筛选 数据 筛选 自动筛选 然后在列标题后的三角形上单击给出条件 做出对一个列有条件的情况 高级筛选 将有条件的列标题复制到旁边 在其下给出条件 数据 筛选 高级筛选 给出三个区域A数据清单B条件区域C结果要放置的起始单元格 确定 数据库的操作 分类汇总 先对某列排序 即分类 数据 分类汇总 给出排序的字段 汇总的方式 汇总的列项 确定 去除汇总的结果 数据 分类汇总 全部删除数据 数据透视表 制作图表 选择要制作成图表的数据 一般要对称选择 插入 图表A 选择图表类型B 选择数据区域和系列产生在行或列C 设置标题 图例 数据标志等D 设置图表的位置 一是在一个新的工作表中 一是在当前工作表中 完成 制作图表 对图表的格式化 在需要格式化的位置右击 设置 格式对已经制作好的图表的修改 在图表空白处右击 分别有图表类型 数据源 图表选项和位置 对应于制作图表的四个步骤 冻结窗格拆分窗口关于模板的建立和使用保存工作表薄时 加密码保存 PowerPoint2000的操作 启动和退出 打开 在桌面如果有图标 双击如果没有快捷图标 开始 程序 MicrosoftPowerPoint关闭 演示文稿和幻灯片 一般掌握该软件有三个对象的三个操作三个对象是 幻灯片 文本 图片三个操作是 插入 格式化 动画 五种视图方式 普通视图大纲视图幻灯片视图幻灯片浏览视图幻灯片放映视图一般常用的是后三种 幻灯片浏览视图 插入 新幻灯片 注意选取版式 删除幻灯片移动幻灯片复制幻灯片 幻灯片视图方式 主要完成幻灯