会计常用EXCEL技巧ppt课件.ppt

Excel表格一些常用操作 财务部 XXX 文本输入的几种解决方法 1 在A1单元输入号码时 在前面先输入 号 就是 123456789012345 这样单元格会默认为该单元为文本方式 会完整显示出15个号码来 而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了 2 如果已经输入了大量的号码 全部以科学计数显示的话 而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话 也有这个好方法哦 比如已在单元A1 A100输入了号码 按以下步骤做 选择单元A1 A100 单击鼠标右键 设置单元格式 选择自定义 在 类型 中输入 0 即可 轻松搞定 呵呵 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下 便于理解 几个工作表生成一个打印文件一次打印 解答 先按Ctrl键 其它要一起打印的工作表就会成为一个群组 打印的页数可延续到下一个Sheet 几个工作表生成一个打印文件一次打印 如果要全部打印 可以用右键单击 选中全部报表 就可以全部打印了 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下 便于理解 round函数 取小数位数 不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数 它只是显示这几位 实际还是按原来的数计算 如 1 2345 你显示两位 为1 23 而实际他是按1 2345去计算的 要用round函数 round 数据 2 即可 就是无论用什么函数都要在最外面加上round 不然的话因为那一两分钱会造成报表不平 如果怕繁的话 可在选项里设置按显示计算 再有两条经验1 如果准备作大一些的表格 尽量不要使用 合并单元格 以免以后使用函数麻烦 2 要分清你作的表格主要是使用来存储数据 还是用来打印输出 如果想两者兼顾 小一点的表格还可以 大了就不好办了 冻结窗格 第1行中的列标题 向下滚动一两行之后将看不见列标题 在 窗口 菜单上单击 冻结窗格 通过一条水平线将标题与其余部分分开 若要使标题随时可见 可以使标题原地冻结在窗格中 从而将工作表分成两部分 这样 当滚动工作表的其余部分时 标题窗格会固定在原来的位置 若要冻结工作表窗格 可以在工作表中选中这部分窗格 再单击 窗口 菜单上的 冻结窗格 下图是冻结后的结果 标题与工作表数据由一条水平线分开 标题显示在第10行的上面 冻结窗格图表 示例 同时比较两个工作簿 假如有两个工作簿 一个是销售部门的预算 另一个是市场部门的预算 您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别 如图所示 窗口 菜单中显示两个工作簿已经打开 由于 Marketing 在视图中 所以第二个工作簿的名称 Sales 列在 并排比较 命令中 若要同时看到这两个工作簿 可以单击 与Sales xls并排比较 同时比较两个工作簿图表 示例 同时比较两个工作簿技巧 将同时打开两个工作簿中的工作表 一个在窗口的上部 另一个在窗口的下部 在Excel中 并排就是水平并排 但只要您愿意 可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排 当滚动第一个工作表时 第二个工作表也在一起滚动 并且与之同步 这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别 技巧窗口上部的工作表是单击 并排比较 命令时已在视图中的工作表 可以从工作表的上部或下部开始导航 只需要在希望导航的工作表中单击 将该工作表的滚动条激活 单击 视图 窗口上的 显示比例 可以同时放大这两个工作表 以便更清楚地查看数据 拓展 这个技巧同时适用于WORD文档 有兴趣可体验一下 求和1 选中的数字 窗口底端状态栏中的总和 求和2 您不用考虑如何计算所选数字的总和 因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏中 求和 235 35 选择数字时 Excel会对数字自动求和 并将结果显示在状态栏中 提示所选数字不必排列在一起 也不必处于同一行或同一列中 按下Ctrl键再选中每个数字 就可以对工作表中任意位置的数字进行求和 其他自动计算功能 单击快捷菜单上的 平均值 在状态栏上求和将更改为求平均值 各种自动计算功能 需要平均值吗 请选中数字 然后用鼠标右键单击状态栏 再单击快捷菜单上的 平均值 这样将得到算术平均值 执行该操作后 状态栏中的答案从求和变为 平均值 39 23 如果希望执行其他操作 只要单击快捷菜单上其他选项之一 如 最大值 或 最小值 就可以计算出此范围内的最大值或最小值 一次键入 自动填充 一次键入 自动填充 如果需要很多次重复键入一年中的前六个月 则可轻松完成这项操作 键入 一月 这样Excel就知道您要做什么了 选中 一月 单元格 再将鼠标指针放在单元格的右下角 直至出现黑色十字形 在填充范围内拖住填充柄 当您拖动时 屏幕提示会显示将填写的内容 释放鼠标按钮 将提示的内容填充到列表中 技巧对于有些序列 需要键入两个条目才能建立填充模式 例如 若要填入3 6 9这样的序列 请选中两个单元 再拖动填充柄 也可以向上或向左拖动 还可以向下或向右拖动 您是否有过多次键入相同单词的经历 比如 需要在连续10行内键入完成 现在 只需将单词键入一次 然后 将填充柄拖过需要填充的行或列 就可以自动输入相同的文本 自定义自动填充内容 使用填充柄可以填写各种类型的Excel列表 1 2 3 星期一 星期二 9 00 10 00 第1季度 第2季度或者1月15日 2月15日 但是Excel也可以填写您自己创建的自定义列表 如公司的雇员列表 第一次手动输入所有雇员的姓名 然后选中全部姓名 再打开 选项 对话框中的 自定义序列 工具 选项 然后单击 导入 当下次需要输入该列表时 请键入第一个姓名 然后使用填充柄来填写该列表 在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表 提示如果没有可用的导入列表 则可以直接在 自定义序列 对话框中键入该列表 如果执行这样的操作 请记住在填写每个条目后按下Enter 或者在一行内键入所有条目 但要用逗号将它们分隔开 自定义自动填充内容 示例 条件格式 对话框 示例 条件格式 对话框 条件格式 对话框很大 其中有很多框和按钮 因为该对话框专门用于接受很多可能的条件 一旦您知道如何使用它们 事情就变得非常简单 首先选择用来触发条件格式的单元格值的条件 在这里请选择 小于 并键入15 然后单击 格式 按钮 选择红色加粗格式来显示所有小于15的数值 现在 Excel已经知道 触发红色加粗格式的条件是只要C列的值小于15 这很简单 是不是 注意对于一个单元格或某一指定区域的