12煤炭采购管理规定.doc

煤炭采购管理规定为规范煤炭采购管理，降低采购成本，提供煤炭质量，强化对关键环节的监督和控制，坚持煤炭采购工作公开、公平、公正和择优的采购原则，是煤炭采购过程规范、透明、高效，杜绝采购过程中的不规范行为，特制定本规定。 一、组织领导及职责 为加强煤炭采购工作的组织领导 ，成立煤炭采购工作领导小组，组长：张善俊；副组长：张文忠；成员：宋志金、周明祥、李传增、高长东、钱福周；领导小组下设办公室，宋志金兼任办公室主任，具体负责煤炭采购管理工作。煤炭采购工作领导小组的职责： 1、负责组织煤炭市场调研及煤炭价格信息的收集与监控；2、负责煤炭采购策略的制定； 3、负责煤炭采购计划的审批及采购煤种及煤质指标的确定； 4、负责煤炭采购价格确定； 5、监督考核煤炭采购计划与合同执行情况、审核煤炭统计与报表；6、定期监督检查煤质状况；7、其它有关煤炭管理的重大事项。 二、煤炭市场调研 1、采用实地调研、网络信息监控与电话咨询相结合的市场调研方式。2、每月中下旬对周边煤炭市场及河北元氏、邯郸，山西、陕西等煤炭市场进行调研，并提出当期煤炭市场运行状况及下月煤炭市场供需及价格走势调研报告，报公司煤炭采购工作领导小组。 3、公司煤炭采购工作领导小组每月28日前组织召开下月煤炭采购会议，研究分析煤炭市场运行情况，确定采购品种、煤质指标与煤炭采购价格。 三、 煤炭采购计划、煤炭采购品种与指标管理 1、煤炭采购计划由生技部每月24日前根据下月生产计划提出，报分管领导和总经理审批后报供应科。2、煤炭品种与指标由公司煤炭采购工作领导小组根据生产及市场实际情况确定。3、供应科根据煤炭月度需求计划和煤炭采购品种、指标，根据煤炭市场行情提前准备库存或去库存，确定月度采购方案，报总经理审批后执行。 4、供应科根据煤炭采购计划编制月度资金使用计划，报总经理审核后，提交到预算部执行。 四、煤炭供应商的选择与管理 1、煤炭供应商选择的流程：资质审核信誉评估公司规模实力评估煤炭品种与煤质指标确定-商务谈判-供应商确定。 2、煤炭供应商选择应遵循煤炭原产地供应优先的原则，尽量减少中间环节。3、在煤炭市场调研时发现有合适的供应商满足公司煤炭采购要求的，供应科应当收集其相关资质，并按公司关于煤炭供应商评价流程进行评价供应商。 4、供应部应当定期对煤炭供应商进行评估，加强日常管理和资信跟踪，严格履行合同。发现存在以次充好、掺杂使假等质量问题，故意扰乱供煤秩序，拉拢腐蚀公司涉煤人员或不履行合同等现象的行为，应当及时报告公司煤炭采购领导小组，停止业务，及时从合格供应商中删除。 5、正常供煤的供应商原则上不少于5家，要不断开发新的优质供应商，保证比质比价的优势和正常的供应秩序。五、合同管理与价格管理 1、供应科应当根据确定的煤炭采购计划、煤炭品种与煤质指标、采购价格，及时组织煤炭合同谈判与签订。 2、供应科应随时关注煤炭市场信息，同时根据来货数量多少，随时对煤炭价格进行调整，煤炭采购价格上调必须经公司煤炭采购领导小组批准。 3、供应科应当在煤炭合同谈判结束后，及时按集团公司合同审批流程进行合同评审会签。4、合同评审完毕，供应科应当及时打印合同文本，并按公司授权权限办理合同签定手续。5、 供应科应随时监控合同履行状况，确保正常履约，保证煤炭供应。6、煤炭合同签订应严格遵循对任何供应商都不限量、同一煤质指标下统一采购价格的原则。六、煤炭库存控制 1、煤炭的库存量非供暖季正常应保证10天的消耗量，供暖季应至少保证15天的消耗量，春节期间应适当增加库存量。 2、供应科经市场调研认为提交的采购计划与库存量情况，可能影响后期的煤炭采购价格时，应及时向公司煤炭采购工作领导小组汇报，尽快调整煤炭采购策略，以防止因煤炭市场的波动，影响煤炭采购成本。 七、煤炭报表管理1、司磅员每天下下班前将煤炭到货信息形成报表报生技部及供应科，化验室每天早上8:30前将煤质化验结果形成报表报生技部解码并审核，生技部审核无误后，反馈给供应科。2、供应科每天10:00前，将前一天进煤明细及煤质指标报总经理及相关领导。3、生技部每周六需对煤炭到厂情况及煤质情况进行分析，提出存在问题及建议，形成分析报告报公司煤炭采购工作领导小组。八、煤炭计量与煤质管理1、煤炭计量管理严格按照公司煤炭（物资）计量管理规定执行。2、 煤炭质量管理严格按照公司煤炭质量管理规定执行。九、煤炭结算管理1、每月26日前由生技部、供应科、保卫部共同对各供应商本月到货数量及煤质指标进行核对，形成当月到货核查对账单，并附到货明细，三方签字确认，作为结算依据。 2、供应科根据各煤炭供应商当月到货核查对账单与各煤炭供应商核对无误后，严格按合同约定进行结算，及时出具煤炭结算清单，经总经理审批后，向各供应商下达开票通知单。3、凡是出现质量差异的，在合同规定范围内，需扣减数量或降价处理的，须在结算单上附加说明，供应商确认后，严格按合同约定结算；超出合同约定的，原则上不予接收结算，供应商不愿运走的，经其认可，由供应科负责与供应商协商，确定降价处理方案，报公司煤炭采购领导小组批准后，方可结算。4、供应商发票到达后，依据合同和付款时间办理付款审批手续。完成付款审批后，由公司财务依据审批数额办理付款事宜。5、煤炭采购严禁出现预付款现象。十、煤炭采购业务人员管理 1、煤炭采购业务人员是指煤炭采购负责人、业务员、会计的统称，以下简称业务人员。 2 、业务人员应当严格遵守本办法及公司相关煤炭管理的规定、制度和程序。3、业务人员应当严格坚持公正、公开、公平、透明的原则，坚持以质论价，比质比价、严格验收、择优采购、诚信采购的煤炭采购管理理念，保质保量满足日常生产需求。4、煤炭验收过程中出现的问题，应及时与相关煤炭供应商进行协调、沟通，并快速做出处理。 5、业务人员严禁有下列行为： 1）禁止参加煤炭供应商及潜在煤炭供应商的宴请和娱乐等消费活动。 2）禁止向煤炭供应商及潜在煤炭供应商索取各种礼品、现金、有价证券、好处费和各种福利待遇。 3）禁止在煤炭供应单位报销任何费用。 4）禁止向煤炭供应商提出与业务工作无关的任何要求。 5）禁止泄露公司有关煤炭采购的相关信息和采购过程中需保密的事项。 6）禁止截留、挪用和擅自处理采购资金。 7）禁止利用工作便利向煤炭供应商借钱借物、无偿占用其财物或提供的任何便利。 8）禁止业务人员与其直系亲属参入煤炭销售业务，或在