TN-MB-108-V1.1-自理出货管理规范.doc

管理规定自理出货管理规范制订部门采购物流部文件编号TN-MB-108版 本V1.1生效日期2012/10/31页 次管理规定自理出货管理规范版本 V1.12012年11月20日批准发布 2012年11月21日生效实施 序号版本内容修订要点制订/更改日期制订/更改人批准文件分发：在【文件审批填写流程上】勾选分发单位即可 注：文件分发到文件内容涉及执行部门,DCC会依申请人勾选部门进行发放.1、 目的规范自理出货流程，明确各相关单位职责，提高通关效率，降低通关风险，有效控制物流成本，确保出货交付满足客户需求。2、 适用范围适用于天珑成品机自理报关出货，直接交货客户货代的(如PK&俄罗斯等)，参照直接出货客户货代管理规范执行，如上述管理规范无特别注明的仍按本标准执行。3、 职责3.1 国际业务部：确认PO交货的时间、数量等信息，安排货交货代，按需求提供品牌授权书及客户货代信息及货代授权书等；确认报关要素表信息，并上传BPM以供相关人员查阅；3.2 生产计划部：确保代工厂按需求出货，协助跟催代工厂提供报关所需资料，通知进出口组安排报关；3.3 财务部：在报关前维护好SAP成品出货单价，确认L/C信息，在需要的时候提供成本分解表、出口专用发票等证明资料；3.4 质量效果办公室：及时提供电池备案书、UN38.3、MSDS等资料；3.5 物控部：出货过账，协助处理代工厂导致的异常及在需要时进行异常扣款；3.6 香港蓝天：提货交货代；3.7 进出口组：结合生产情况、销售需求，及时安排报关出货，反馈库存信息，以便销售安排货交货代；安排香港入境清关。4、 术语解释4.1 品牌授权书：是指客户授权给天珑使用其品牌的证明文件，旨在向海关证明我司出口手机使用的品牌是合法的，无侵权行为；4.2 自理出货：这里是为区分代理出货而定，是指报关出货时以天珑公司法人为经营单位及发货人向海关申报，包括天珑报关出货蓝天、直接出货客户货代等作业模式；4.3 报关单：这里是指出口货物发货人或其代理人，按照海关规定的格式对出口货物的实际情况做出书面申明，以此要求海关对其货物按适用的海关制度办理通关手续的法律文书；5、 工作流程图6、 工作程序 6.2 品牌授权书6.2.1 新客户、品牌的品牌授权书，由销售在首批出货申请前提供副本(扫描件或复印件)给到物控部，物控部提供给进出口组；6.2.2 已有客户品牌授权书指定了机型、型号授权的，如有新的机型要出货的，由销售在首批出货申请前提供新型号的品牌授权书的副本(扫描件或复印件)给到物控部，物控部提供给进出口组；6.2.3 已有的品牌授权书，由物控部、进出口组在有效期截止前7天提醒对应的销售重新提供，确保每一个出货都有品牌授权书对应；6.2.4 正本的客户品牌授权书，由销售部统一归档管理，进出口组在海关等机构要求出示正本时，向销售提出借用需求，使用后需及时归还销售存档。6.3 交货方式的确定6.3.1 新客户交货方式的确定，由销售部在实际交货客户货代前2周确认给到进出口组，包括签约抬头(天珑或蓝天)、贸易条款、运输方式、货代信息、通关文件需求(如产地证)等，并提供客户货代的授权书；6.3.2 原有客户出货方式有变的，如原出货蓝天改为直接出货客户的，或原直接出货客户改出蓝天的，由销售部在实际交货客户货代前2周确认给到进出口组，相关货代信息、运输方式、通关文件需求、客户货代有变化的，需同时确认、更新给到进出口组；6.3.3 天珑直接出货客户的，报关所需的合同资料由进出口组提出需求(需求时间、份数等)，销售协助按时、按量提供； 6.3.4 直接交货客户货代的，进出口组在货代导入、出货、单据确认回传等配合上有异常影响到正常业务进行的，须及时反馈给到对应的销售，由销售负责协助处理。6.4 代工厂送货安排及物流仓管理6.4.1 代工厂送货物流的数量，由生产计划部依据销售的提货计划来安排，原则上出货数量等于提货数量，如不相匹配的，由生产计划部主导与销售部、进出口组确认，达成一致后才能安排工厂送货物流仓；6.4.2 须天珑进出口组安排车子到代工厂提货的，由生产计划部依据销售的提货计划，安排代工厂发出提货的需求，进出口组复核无误后安排车子到代工厂提货；6.4.3 代工厂正常工作日（周一至周六）的送货时间需在物流仓正常的收货时间（9:00-19:00）内送到，预计在此时段外送货到的，需在天珑正常上班时间段内，下班前1小时前通知进出口组，由进出口组确认是否有必要安排送货，非经确认擅自送货的，物流仓可以拒收，由此产生的异常费用由代工厂自行承担；6.4.4 代工厂需在节假日期间安排送货的，需在正式放假前一天中午12:00前提出申请，由进出口组根据实际情况确认是否要安排送货，非经确认擅自送货的，物流仓可以拒收，由此产生的异常费用由代工厂自行承担；6.4.5 成品的出入库由进出口组依据MES物流段操作管理规定要求物流仓规范作业，确保进出库扫描及时、准确、完整，以便后续追溯；6.4.6 物流仓货物的日常管理，由进出口组制定管理规定要求物流仓执行，其它单位需到物流仓验货、调机、换货或进行其它操作的，需经进出口组同意并授权通知物流仓方可进行；6.4.7 深港两地的库存信息，由进出口组每天上午10:00前发出，为确保库存的准确性，进出口组安排物流仓至少每个星期盘点一次实物，确保系统的数据跟实物保持一致；6.4.8 进出口组根据物流仓的实际仓容及在库量，适时提醒销售、生产计划，加速交货货代及调整代工厂发货往物流的时间，原则上深圳仓的存仓时间不能超过7天，香港仓的存仓时间不能超过3天；6.4.9 代工厂送货给天珑指定物流仓或天珑安排物流仓车子去代工厂提货的，需进出口组提供物流仓签收人、提货人的授权给到物控商务，由物控商务人员出具授权书给到代工厂。6.5 报关出货安排6.5.1 资料提供：出货报关的资料，由代工厂在货出工厂后2小时内录入SAP系统完成(带卡板号)，销售要求紧急出货但货尚未生产完成，需要提前报关的，由生产计划、代工厂确认好出货的数量、颜色、打包等信息，提前录入系统（不带卡板号），并通知进出口组据此做资料安排报关申报，卡板号需在货实际出工厂后1小时内补录系统完成；6.5.2 代工厂提供的实际出货资料，需确保资料准确，手机功能配置依据天珑报关要素表(客户项目经理上传到BPM系统)进行复核并提供复核签字的扫描件，其它的信息需按实际情况准确、无误提供；6.5.3 报关时间安排说明 6.5.3.1 物流仓库存报关的，由销售在交货代前2个工作日下午15:30前通知生产计划，由生产计划通知进出口组安排，假设3月5日要交货代，往前推一天3月4日需报关到港，则3月2日下午16:00前生产计划需向进出口提出需求(3月3日为周六，通知时间前置一天)，中间有节假日的不计入通知的前置时间，以工作日计算； 6.5.3.2 代工厂库存货要交货代的，由销售在交货代前2个工作日下午15:30前通知生产计划，由生产计划安排代工厂送货及提供资料，并在货交货代前2个工作日下午16:00前通知进出口组安排报关；6.5.3.3 代工厂未生产完成，但销售紧急需交货货代的，由销售将需求提给生产计划，生产计划根据生产的实际情况确认是否可以满足需求，如可以则由生产计划在报关出货前一天下午16:00前通知进出口组，并安排代工厂将资料录入系统(实际出货当天上午9:30前)； 6.5.3.4 早关安排由销售通知生产计划，生产计划在报关出货前一天下午16:00前通知进出口组，并安排代工厂将资料录入系统(报关出货前一天下午17:00前)，早关安排仅限于当天报关当天要交货代的特别紧急需求，应尽量控制这种操作安排；6.5.4 报关车辆安排，兼顾风险控制与成本控制，同品牌、型号的货，尽量安排在同一个车上，以提高通关效率，降低物流成本；6.5.5 车辆浪费管控，由进出口组对各种异常导致的物流车辆押夜、等待、放空等浪费进行登记，并适时提醒异常责任单位，如是代工厂原因造成的，由进出口组反馈给到物控商务进行扣款处理；6.5.6 申报信息确认，新型号及新订单首批出货的，需由进出口组安排查货后才能进行报关申报，查货复核的项目信息以报关要素表为依据；6.5.7 代理报关行报关申报前，所有的报关申报单，需经过进出口组复核才能向海关申报，以确保申报信息的准确性；6.5.8 所有的出货，在车辆装货前，必须进行投保，投保可以是进出口组自行安排，也可以是委托物流公司代投保，具体的方式由进出口组部门主管按实际情况确认选择安排。6.6 通关异常反馈及处理6.6.1 报关出现异常情况影响到当天报关到港的(包含但不限于：海关系统异常、查车、单价质疑、手机像素功能配置等质疑)，进出口组需第一时间通知销售及蓝天相关同事，以便合理修订交货安排；6.6.2 海关查车：由进出口组负责主导处理，如遇到海关质疑手机像素、功能配置等信息而进出口组无法解释清楚的，由相关工程、技术、项目单位部门长指定专人协助进出口组到海关进行解释说明；6.6.3 单价质疑：报关的单价需经财务审核，海关质疑时由财务部门提供成本分解表、出口专业发票等相关证明文件资料；6.6.4 海关查验需要抽取样机测试的，由进出口组反馈给到相关的销售、物控、蓝天仓同事：6.6.4.1 抽取的样机海关返还天珑的，由销售确认是否要交客户，如需交客户的由进出口组安排交蓝天仓，由蓝天仓同事负责交货货代；6.6.4.2 抽取的样机海关不返还天珑的，由进出口组提报物控，物控负责进行账务处理；6.6.5 海关查验有拆板、拆箱情况的，由进出口组要求物流公司、报关行提供海关查货(验)单，安排物流仓拍照留存，重新打包，并知会蓝天仓相关同事复核打包情况，需在海关查验登记表 FM-549做好记录备查，并及时将情况反馈给到相关的销售、蓝天船务。6.7 香港交货及清关安排6.7.1 报关到港的货，销售需在3天内安排货交货代，如不能确认交货货代时间的，需确认到具体的时间再通知进出口组安排报关到港；6.7.2 香港提货交货代的，由销售在MES系统指定交货的卡板号，蓝天仓据此安排提货交指定的客户货代； 6.7.3 货到香港物流仓的，原则上不允许拆板出货，如确有特殊需求的，需由销售安排提货回蓝天仓进行拆板，并由蓝天仓协助销售提供数据给到流程与信息管理部MES工程师在MES系统进行卡板号处理，同时知会进出口组；6.7.4 香港入境清关，由进出口组在货物出口后14天内安排香港入境清关。6.8 单据回收及其它6.8.1 进出口组寄给代工厂、报关行、物流公司、客户货代的报关单证等，必须要求接收单位做确认、签收，避免因为单据不齐或遗失等情况而影响到报关出货的及时性；6.8.2 蓝天船务所需的MSDS、UN38.3等资料文件，由质量效果办公室提供给进出口组，进出口组转给蓝天船务相关人员； 6.8.3 报关完成后，由进出口组更新出货明细给物控(PMC)进行账务处理，同时提供电子档的报关单，正本的发票、箱单、合同各一份给财务，单据的交接需做好签收确认，蓝天同事所需的发票、箱单、合同在SAP系统关务模块中按需列印；6.8.4 正本的报关单、出口退税联，由进出口组负责要求物流公司及时返还天珑，并在报关出货后25天内提供出口退税联给到财务，特殊情况不能及时取回的，需知会相关的人员，报关单交接时需签收确认，签收单由进出口组归档保存；6.8.5 正本报关单企业留存联，由进出口组整理归档，保存期限不得少于5年；6.8.6 香港进口清关所需的载货清单等资料，由进出口组要求物流承运公司在出货后3天内提供，所提供的资料信息需准确、清晰，以便香港安排入境清关；6.8.7 对代工厂提供的资料、出货打包、送货物流等相关异常，由进出口组集中汇总记录到代工厂异常记录表 FM-550，并按月反馈给到对应代工厂及天珑生产计划、物控，督促各代工厂改善；6.8.8 物流公司导致的出货报关异常情况，由进出口组负责汇总记录到物流公司异常登记表 FM-551，按月汇总反馈给到物流公司，并督促其改善；6.8.9 由于物流、代工厂、天珑相关单位的原因导致报关单删、改的，由进出口组负责汇总记录