档案整理规则及方法8.5.ppt

档案整理规则及方法 主讲吕荣海 园林七分公司 山东绿苑市政园林建设有限公司 一 项目档案整理规则 一 项目档案及管理工作制度1 相关概念项目档案是指从工程项目提出 立项 审批 勘察设计 生产准备 施工 监理 验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字 表格 声像 图纸等各种载体材料 立项审批文件 设计基础材料 设计材料 工程管理文件 施工文件 监理文件 合同文件 生产技术准备 设备文件 财务文件 竣工图 竣工验收文件等12个部分 山东绿苑市政园林建设有限公司 山东绿苑市政园林建设有限公司 2 项目档案的特点 成套性 原始性 专业性 多样性 动态性 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质 项目档案工作性质 项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作 有独立的工作对象 特定的工作内容和专门的工作方法 为工程建设提供技术资料保障 是工程管理不可缺少的一部分 山东绿苑市政园林建设有限公司 项目档案工作的原则 工作原则 一要按照 档案法 的规定 实行集中统一领导 分级管理的原则 二要保证项目档案的完整 准确 系统以及安全保管和有效利用 保证满足竣工后的生产 运行 维护 改 扩 建的需要 山东绿苑市政园林建设有限公司 严把验收关 做好项目档案的预验收工作 建立健全项目档案管理制度与工作标准 4 项目档案工作的基本要求 熟知项目档案工作法规与标准 采取措施 加强前端控制与过程控制 山东绿苑市政园林建设有限公司 二 项目档案管理职责1 建设单位管理职责 建立项目档案管理机制 统一档案管理制度与业务标准 为项目竣工验收提供组织保障和制度保障 负责项目档案工作的监督 检查 指导和协调 保证项目档案与项目建设同步管理 负责自身形成的项目文件收集 整理和归档工作 保证归档文件的完整 系统 有效 负责项目档案的总结和申报项目档案的验收 为项目竣工验收 设备投产达标考核 工程创优提供档案依据和保障 山东绿苑市政园林建设有限公司 2 参建单位管理职责 施工单位 建立机构 配备专人负责项目文件的日常收集和整理等管理工作 需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的施工文件 竣工验收文件 设备文件等给业主项目部 对所管理项目文件 图纸 的真实 准确 系统和齐全负责 并对档案整理质量和案卷质量负直接责任 监理单位 建立机构 配备专人负责项目监理文件的日常收集和整理等管理工作 需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的监理文件给业主项目部 对所管理项目监理文件的真实 准确 系统和齐全负责 并对档案整理质量和案卷质量负直接责任 设计单位 专人负责项目竣工图纸及相关文件的日常收集和整理等管理工作 需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的竣工图等文件给业主项目部 对所管理图纸的真实 准确 系统和齐全负责 并对档案整理质量和案卷质量负直接责任 山东绿苑市政园林建设有限公司 三 基建档案归档范围 项目规划 立项及批复 征用土地文件 合同及协议 1 可行性研究阶段 工程可行性研究报告及批复 工程概算 山东绿苑市政园林建设有限公司 2 招投标文件 项目设计 施工 设备材料招投标文件 施工 设计 供货合同及变更 索赔等文件 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 设计文件 工程的初步设计文件 施工图设计 工程预算 设计总结 山东绿苑市政园林建设有限公司 4 施工过程管理文件 开工 竣工报告 施工组织设计 土建工程文件材料 各分部 分项工程质量评定及质量记录 土建 电气 质量控制记录及报审 建筑及安装工程原始记录 隐蔽工程记录 施工质量事故和永久性缺陷记录 电气设备文件材料 一次 二次设备试验报告 设备安装使用说明书 材料复试报告 设计变更通知单 工程联系单等 山东绿苑市政园林建设有限公司 5 监理文件 监理规划 监理大纲 监理实施细则及审批文件 工程量 安全质量控制记录 分包单位资质报审表 山东绿苑市政园林建设有限公司 6 竣工 验收文件 工程竣工验收会议文件及启动方案 竣工报告 验收缺陷处理及整改报告 系统调试报告 遗留问题等 竣工图 主系统及所用电系统 电补偿 二次 通信 自动化 建筑物总的部分 变电站户外构架等 山东绿苑市政园林建设有限公司 二 项目档案归档方法 整理组卷的要求1立卷原则1 1立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律 保持卷内文件材料的有机联系 便于工程项目档案的保管和利用 1 2项目文件材料由形成单位进行分类组卷 具体参照 工程项目文件归档范围 分类 保管期限参照表 进行分类 2卷内文件的排列2 1文字材料按时间 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 2图纸按图号顺序排列 2 3既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 有译文的外文资料 译文在前 原文在后 山东绿苑市政园林建设有限公司 3案卷的编目3 1编制卷内文件页号3 1 1装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 每卷单独编号 页号从 1 开始 3 1 2印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页码 3 1 3竣工图每册自成一卷 不必重新编写页号 每件须盖档号章 样式见模板 原 工程图纸目录 作为该案卷的第一件 3 1 4案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 3 2案卷排列顺序 案卷封面 卷内目录 文件材料 备考表 归档章样式 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 2 1编制卷内目录 1 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 依次标注 2 责任者 填写文件的直接形成单位 即盖公章的单位 或个人 有多个责任者时 选择主要责任者 其余用等代替 竣工图的 责任者 应填写竣工图章上的施工单位 如设计院重新出图 则填写设计单位 合同协议类需填双方 或三方 责任单位 3 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 4 文件材料题名 填写文件材料的全称 5 日期 填写文件形成的日期 6 页次 填写文件在卷内所排的起始页码 最后一份文件填写起止页码 7 页数 填写该份文件的页数 示例 单份文件装订 整卷装订 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 2 2编制卷内备考表 1 卷内备考表主要标明 卷内文件的件数 总页数 各类文件页数 照片张数 以及立卷单位对案卷情况的说明 2 立卷人应由该案卷组卷人员签名 3 立卷日期应填写该案卷组卷完成日期 4 检查人应由案卷质量审核者签名 5 检查日期应填写审核的日期 6 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号 档号后应注明档案载体形式 并用括号括起 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 2 3编制案卷封面 1 案卷封面采用内封面 大封面A4纸打印 装订的案卷需将案卷封面装订在卷内目录前 不装订的案卷需打印案卷封面放在盒内最前面 档案盒不需再粘小封面 2 档号应由目录号 分类号和卷号组成 目录号由档案管理部门提供 分类号参照 工程项目文件归档范围 分类 保管期限参照表 编制 3 案卷题名应简明准确反映卷内文件的内容 主要包括项目名称及卷内文件的内容 4 立卷单位应填写本案卷立卷的单位或项目负责部门 5 起止日期应填写案卷内全部文件材料形成的首尾日期 6 保管期限分为永久 长期 短期三种 详见 工程项目文件归档范围 分类 保管期限参照表 同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 2 4编制案卷背脊应按案卷脊背的项目填写 用牛皮纸打印出脊背条粘贴在脊背处 粘贴时注意从脊背顶部开始往下 不要在顶部留出空间 档号格式填写应符合 目录号 分类号 卷号 同一分类号内的案卷流水号 如 200101 8400 01 目录号 从建设单位基建部门处获取 分类号 填写文件内容与参照表相对应的分类号 卷号 同一分类号内的案卷流水号 山东绿苑市政园林建设有限公司 3 2 5编制档案整理情况说明竣工档案整理情况说明应包含下列内容 工程概况 包括工程名称 开工时间 竣工时间 建设单位 设计单位 施工单位 监理单位 运行维护单位 工程造价等 立卷依据 案卷数量 档案编制有关人员等 标题字体采用二号黑体加粗 正文字体采用三号仿宋体 编制日期统一为阿拉伯数字格式 例 2012年1月1日 山东绿苑市政园林建设有限公司 4案卷的装订4 1案卷内不允许有金属物 4 2竣工图图样按A4 297mm 210mm 尺寸折叠 标题栏外露 4 3案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式 同一项目应尽量统一应用一种形式 4 3 1装订的案卷应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订 也可采用不锈钢钢钉进行装订 永久保存的除外 装订的案卷厚度通常为20mm 一般不超过40mm 4 3 2不装订的案卷 应在每份文件材料的左上角加盖档号章 图纸在图样标题栏的右上方加盖档号章 5装具规格及制成材料5 1档案盒 卷皮及卷内备考表采用无酸牛皮纸制作 5 2档案盒外表尺寸为305mm 220mm 厚度一般为20mm 部分文件材料可视其厚度采用相应规格卷盒 山东绿苑市政园林建设有限