MVIPSA19文件及记录控制程序.doc

MVIPSA19文件及记录控制程序 制订单位行政部制订单位行政部制订制订审核批准批准版次印章未经书面许可，严禁随意复制未经书面许可，严禁随意复制修订页/Revision page版次修订日期修订内容描述备注1.目的确保社会责任管理体系有效运行，各部门皆能持有最新发行的控制文件执行各项作业。 2.范围适用于本公司社会责任管理体系文件、记录、外来文件的控制。 3.职责:见4.14.工作程序:4.1文件审核、核准权限代号文件类别审核批准SAM管理手册管理者代表总经理SAP程序文件管理者代表总经理助理SAS作业指导书部门经理管理者代表SAR表单附随于SAP或SAS被审核、核准4.2文件发行、分发文件核准后，文件控制员在文件首页填上制订部门、文件编号、版次、发行日期，并将发行记录登记于文件一览表。 4.3文件编号、版次之规定a社会责任管理手册；b程序文件；c作业文件；d表格。 4.4文件使用保管维护a控制文件持有人负责更新每次文件变更，并将失效文件交给行政部，行政部须于文件发放一览表上签注收回日期。 b控制文件持有人应将文件存放在安全处所，防止文件遗失及污损。 c控制文件持有人未经核准，不得擅自复印、涂改文件。 d控制文件之使用适用于该文件适用范围。 e任何作业必须遵守控制文件之规定。 f作废与参考文件不得作为实施作业控制之依据。 g各控制文件持有人依文件一览表鉴别其控制文件之最新版次。 4.5文件变更申请a文件变更申请人于文件更改申请表上填好资料，附上修订资料，由原文件制订部门提出申请。 b文件修改的内容需在文件更改记录中清楚的记录下来。 c文件变更的审核、批准，如未有特别指定，文件变更之审核、批准须由原始审核与核准之部门执行。 d文件作废、变更及过时之文件应填写文件销毁申请表经核准后，由行政部负责销毁，避免新旧版本之混用；作废文件仍有参考价值时可以保存，但应盖作废章以识别。 4.6记录的管理4.6.1记录的形式本公司记录以书面的表单或电子表单的形式记录。 4.6.2记录的填写a从事各种活动的人员要按发布的记录一览表中相应表格进行使用。 记录时，字迹清晰、内容完整、数据要真实，并有日期和签名等。 b不得使用易擦去的铅笔等书写工具作记录，需长期保存的记录必须使用钢笔、圆珠笔等不易褪色的书写工具记录或复印存档。 c不得随意涂改记录。 确需修改时，将需修改的文字圈起或划去，在旁边填写正确内容，更改人应在更改内容旁签名或盖章确认。 4.6.3记录的归档保存a各部门都要指定人员负责管理记录，记录分类归档，并编制目录，方便查阅。 b记录应妥善保管，保持适宜的储存条件，防止记录损坏、变质或丢失。 c各职能部门设置专柜、专架对记录进行贮存。 在贮存期间,各职能部门要做好防损坏、防霉、防火、防虫鼠等措施。 4.6.4记录的查阅借阅记录应经记录保存部门主管同意。 借阅记录应妥善保管，防止损坏和丢失，阅毕及时归档。 客户有要求时，可经总经理核准，管理者代表负责将客户要求的记录提供给客户或其代表查阅。 4.6.5记录保存期a各种记录的保存期限随实际情况而定，由行政部于质量记录一览表中规定。 b超过保存期的各种记录，由各部门定期汇总，部门主管确认