XX体育用品有限公司产品责任险管理办法.doc

标准书核 准审 核主 管 复 核产品责任险档案管理 办 法 标 准 编 号制 定 日 期 G C90110 一 . 目的: 为建立公司产品责任险档案管理制度 ,实现档案工作的规范化、准确化。有效的为公司产品责任险事故提供相关证据。 二. 定义: 公司产品责任险档案是指公司相关部门在生产活动中形成的具有保存价值的文书,图 表等不同形式资料,是公司产品发生责任险事故时有效的证明材料。 三. 管理单位: 公司设立产品责任险档案室 ,隶属总管理室,负责公司产品责任险档案管理各项业务, 各部门配合工作。 四.档案室基本任务: 4-1.按照档案工作业务收集,整理,保管公司相关部门形成的有关产品责任险的档案。4-2.编制各种检索工具和参考资料 ,充分发挥档案的证明作用,为积极利用档案创造良 好的条件. 4-3.办理上级交办的其它有关档案业务工作。五. 各项规章制度: 5-1. 文书立卷归档制度 5-1-1. 产品责任险档案归案每年分两次进行。公司各部门在每年3月1日至5月30日前完成上一年度下半年档案归案，9月1日至12月30日完成本年度上半年档案归案。 5-1-2. 凡是本公司各部门在生产活动中形成的与产品责任险相关的,并已办理完毕的具有证明价值的资料(附件4)及附件（2）所列九项载体均属归档范围。 5-1-3立卷方法按照文件名称、时间、保管单位进行组卷，要求做到资料单一，类 型鲜明，年代不混，保管期限划分准确。 5-1-4. 档案工作人员应编制, 满足利用档案的需要.（附件 4 档案点 检表） 5-1-5.归档要求1） 应归档的文件材料必须收集齐全，除文件正本外，还应包括其附件（图表、 照片） 2) 产品责任险档案归档保存期限一律为10年以上。3） 凡归档范围中资讯备份的档案由资讯负责保存，档案室编号并编入案卷 目录。 5-1-6.卷内文件编目1). 顺序号:卷内文件依其排列先后填写次序号,占有一个顺序号的文件被称为一件，卷内文件件数的计算应遵循以下原则:正件与底稿,正件与附件可作为一件计算.起 稿 者 管 理 单 位 总 管 理 室修 订 日 期 . . . . . . GC 90110 (第 1页 共2 页) XX体育用品有限公司 标准书 G I A N T 2). 填写文件分类号的编号原则：ABCD E xxxx FGxx - x （空号以“ x ”代） 案卷册数 小分类代码 客户代码 (英文简写不超出四位) 大分类代码 （大写英文字母） 年度月份（年份2位，月份2位） 注：同一档案号有多册组成，需在案卷注明。 例：本案卷共四册需注明4-1、4-2、4-3、4-4。 编号案例：02年08月加工的巡回检查表共有4册其编号为： 0208Cxxxx0601-4 3). 题名:即文件标题,一般应照实抄录.原文标题过于简单不能反映文件内容的应 在标题后的( )号内注写文件题要.没有标题的文件,可自拟标题,外加( )号 . 4). 日期:填写文件制发日期.没有日期的文件应考证清楚后填写. 5). 备注:对卷内文件变化作必要说明. 5-1-7.填写卷内备考表卷内备考表应置卷末.对于文件的缺损, 修改,补充,移出,销毁 等情况都应在本卷情况说明中如实填写.若无情况可说明,也应将立卷人,检查 人的姓名和立卷时间填上以示负责. 5-1-8.拟写封面应按类目名称 ,案卷标题,保管期限,时间和件数,页数依次填写.案卷 标题要简明确切,结构完整,合乎文法.标题要能全面,准确,简练地反映卷内文 件的内容. 5-1-9. 案卷装订 1). 装订前应去掉文件材料上的金属物 . 2). 破损的文件应贴补好;传真件或原珠笔的重要文件要进行复制并与原件一并订 入卷内;文件纸张过小的要用A4空白纸衬托上 . 3). 装订时,左边和下边取齐,其余两边纸张不能超出卷皮. 4). 案卷应用三孔一线的方法用线绳装订.文件没有留出装订线的要加补贴边 . 5-2. 档案管理制度 5-2-1.档案的排列应以全宗为单位,分不同门类和裁体 ,不同保管期。 5-2-2.有防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施,并留有库容余量,接收和利用.库 房实行专人管理. 5-2-3.档案室严禁无关人员进入.消防设备经常维护,随时处于堪用状态. 5-2-4.经常检查档案管理状况及时对褪色、变色、破损档案进行修复或作其它处理 . 5-2-5.档案管理人员工作异动时应办好相关移交手续. 5-3.档案借阅及保密制度 5-3-1.本公司的档案属公司业务的历史凭证和依据, 如因工作关系需要外借或查阅者 必须填申请单(见附件3)经档案室主管批准方可借出. 5-3-2.档案管理人员必须严守档案机密,未经允许不得泄漏所藏档案的内容。 5-3-3.借阅档案人员应爱护档案,妥善保管,不得遗失,泄密和污损,不准抽换 、涂改、 勾画文件,不准拆散案卷,未经档案部门同意不得复印或转借档案材料.六. 本办法呈总经理核准后公布实施,修改时亦同 。 品质记录：1归档范围2. 档案点检表3. 档案借阅申请表 GC 90110 (第 2页 共2 页) XX体育用品有限公司 （附件1） 档案管理职责一. 档案工作人员岗位职责1-1.档案人员具有高中以上文化水平和一定专业知识,能胜任本职工作.1-2.了解本公司的业务任务,熟悉档案工作并能指导和检查各部门的档案工作1-3.负责统一管理本公司的档案,编制必要的检索工具和参考资料,做好档案资料的 接收、登记、保管、借阅等工作.1-4.努力学习档案工作业务知识和专业技术，研究和了解本公司业务活动范围,熟悉 档案的内容和库藏情况,积极主动为各部门提供有关档案材料,为业务部门服务.1-5.对所保管的档案资料经常进行检查和清理,做好防火、防盗、防虫、防尘、防潮、 防阳光、防高温等工作,确保档案的完整、保密和安全1-6.档案管理人员有权监督借阅档案人员爱护档案资料,如有违反规定,应提出批评 或建议奖惩处理.1-7.负责办理档案的鉴定销毁工作,对超过保管期限的档案进行销毁,对损坏的文件 进行处理 1-8.做好档案资料的统计工作,及时登记和统计每次接收、移交、销毁的档案,做到 帐物相符1-9.移交档案须办理交接手续,交接双方应办理相关手续二. 各部档案员职责2-1 在本公司档案室的指导下,开展本部门的档案业务工作2-2.按照文件材料归档范围,做好收集,确保文件的完整2-3.负责归档文件的质量,确保规范,准确.2-4.负责把本部门在文件收集工作中存在的问题,及时向主管和档案室汇报,并提出 解决办法.附件2档 項 目目 的保 存 期 限1車架號碼可追溯生產日期,線別,車種,客戶愈久愈好,建議至少10年2SPEC可追蹤該車種之零件廠商永久3型錄可看到成車的長相愈久愈好,建議至少10年4車架 前叉及安全部品零件之強度測試報告可了解相關零件強度之狀態愈久愈好,建議至少10年(須書面)5TBG(問開發人員)可看到零件的長相及廠商愈久愈好,建議至少10年6BOM可了解相關車種之零件規格敘述愈久愈好,建議至少10年(碟片保存)7車架及前叉圖面可看到