如何开展重点工程投标及业务操作在新晋升销售负责人培训PPT课件.ppt

销售部二 一五年六月十五日 如何开展重点工程投标及业务 1 第二部分重点工程制度体系 第一部分参加重点工程投标目的 第三部分如何做好重点工程投标 第四部分如何做好重点工程管理 第五部分考核激励及要求 2 第一部分 参加重点工程投标目的 3 为什么要参加重点工程投标 4 海螺水泥2015年工作报告 王建超2015年2月10日对销售工作提出要求 要抓住国家新一轮基础设施建设契机 积极参加区域内的重点工程投标 抢夺水泥供应权 5 提升公司品牌形象大型工程树立品质 品牌无形广告 抢订单 水泥供应权 高铁1公里1万吨 高速1公里0 3 0 5万吨 量稳 价高 支撑作用 重点工程销量全年500万吨 占公司比重为2 3 部分子公司比重占到20 30 价格较公司均价高20 30元 吨 稳定量价关系 6 海螺水泥保供重点工程图片展示 7 海螺水泥保供重点工程图片展示 杭州湾跨海大桥 江苏连云港核电站 京福高速 温州永嘉北溪电站水库大坝 8 第二部分 重点工程制度体系 9 重点工程投标 合同签订 执行 监督与检查 考核与责任追究 档案管理 重点工程投标及合同履行管理办法 第三次修订稿 为规范重点工程投标 合同签订及履行 防范公司经营风险 销售部于2011年3月15日下发 重点工程投标及合同履行管理办法 第3次修订稿 海股办 2011 4号文 10 重点工程代理投标有关补充规定 为加强重点工程授权代理投标管理 规范业务流程 明确管理责任 防范经营风险 2013年8月29日下发 重点工程代理投标有关补充规定 海股办 2013 28号文 代理商提交申请 子公司开展代理商评价 报区域专业组审核 管理委员会审批 代理商缴纳保证金并出具承诺函后 方可出具授权委托书 并监管投标过程 11 关于规范重点工程流向管理的有关规定 为规范重点工程流向管理 防范经营风险 2014年1月28日下发 关于规范重点工程流向管理的有关规定 海股销 2014 XSGL006号文 四方 对账 一一 核对 12 重点工程投标专项考核激励管理办法 为激励重点工程投标 提高中标率 2015年5月30日下发海股办 2015 12号文关于下发 重点工程投标专项考核激励管理办法 的通知 鼓励直投 中标激励 不中考核 13 第三部分 如何做好重点工程投标 14 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 15 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 16 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 17 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 18 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 19 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 20 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 21 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 研讨投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 哪一步最重要 22 1 收集 跟踪工程信息 2 购买标书 3 制定投标方案 上报投标请示 4 制作投标文件 重点工程信息月度反馈表 购买招标文件的请示 专题会议纪要 投标请示 5 参加投标 6 签合同 办保函 发货 投标文件 开标记录表 投标小结 重点工程投标流程 核心环节 23 子公司拟请示 销售 财务 子公司领导签字 区域销售专业组负责人和区域负责人审核 销售部审办 拟定专项投标请示 部室会签 财务 品质部 公司分管领导审批 公司总经理审批 授权须经公司董事长审批 销售部反馈给子公司 办理投标保函 签署授权 制作 包装投标文件 反馈开标结果和投标小结 收回投标保证金 投标审批 办理流程 24 节点1 收集 跟踪工程信息 要求 一是每月收集拟建 在建重点工程信息 一次性水泥招标量在5000吨以上 进行调查 梳理 掌握工程项目的招议标动态 资金来源 保供要求 水泥品质要求 建设工期等 二是填报 重点工程信息月度反馈表 于每月3日反馈至区域 销售部 投标流程关键点及注意事项 一 收集跟踪要及时 防止错过投标 二 保持与当地政府走访 建立良好关系 25 中国采购招标网 中国建设招标网 中国招投标网 重点工程信息搜集网站 地方建委 重点工程局网站 投标流程关键点及注意事项 工程交易中心网 中国采购与招标网 26 案例 乐清海螺工程市场跑动不到位 信息收集不全面 在乐清湾铁路发布竞争性谈判文件前未掌握并反馈此工程信息 不利于公司工程市场拓展 提升水泥销量 投标流程关键点及注意事项 27 节点2 送样 要求 一是拟投标工程子公司安排专人调研水泥用量 品质要求 资金来源 施工单位 业主单位资信等基本情况 投标流程关键点及注意事项 二是在施工单位进驻现场后第一时间主动送样 并跟踪样品检验情况 三是与招标单位沟通联系 确保子公司能够满足招标文件资质要求参与投标 一是送样不及时 对手先入为主 二是送样检测跟踪不及时 无法及时改进 三是厌烦反复送样 送样服务质量不高 28 案例 弋阳海螺对区域内的合福铁路前期走访 公关工作开展不重视 未及时送样 导致该工程在水泥招标前 已按照竞争对手水泥样品做试配 而我司水泥未被施工单位采纳做试验 在招标前就已经处于被动地位 致使投标水泥价格与对手持平 未被采用 投标流程关键点及注意事项 29 节点3 购买招标文件 要求 一是招标公告发布后48小时内 按照经批准的投标主体名义购买招标文件 并在购买后1日内将电子版招标文件反馈至销售部 投标流程关键点及注意事项 二是以股份公司为主体参加投标的 除将电子版招标文件发送至销售部以外 招标文件原件须在购买后5日内传递至销售部 以便销售部及时组织参加投标 一是未购买招标文件 失去投标机会 二是未收集购标单位 不了解竞争对手 30 案例 江门海螺参加广珠铁路投标 由于标书 投标人须60万吨旋窑生产线 研读不认真 导致因不具备投标人资格 被废标处理 同时 参加深茂铁路三标水泥投标 未了解其他购买标书人 授权的代理商与中材授权的代理商为亲兄妹 最终中材以低于我司5元 吨优势获得包件第一名 存在标底泄露嫌疑 投标流程关键点及注意事项 31 节点4 答疑 要求 一是购买招标文件后24小时内 由子公司分管领导组织销售 财务 生产等部门负责人 研究招标文件并提出答疑内容 提前2个工作日报销售部 投标流程关键点及注意事项 二是接到招标方的答疑或补遗文件后 24小时内提出是否继续参与工程投标的建议 如招标方未响应我方的答疑申请 子公司须进一步组织销售 财务 生产等部门评估投标风险 若风险较大则可放弃该工程投标 若风险相对可控 则可继续参加投标 32 节点4 答疑 一是答疑不及时 无法及时获得对方回应 二是答疑不全面 影响投标的问题被忽视 三是答疑研讨不充分 相关部门未参与 四是认真分析答疑反馈 投标流程关键点及注意事项 33 案例 张家港海螺参加沪通铁路站前三 四标水泥投标 在招标文件结算条款发票约定与沪通其他标段明显不一致的情况下 研究不仔细 未就发票开具情况进行答疑 导致中标后招标单位要求发票开具一票制 造成合同签订被动 投标流程关键点及注意事项 34 节点5 组织运输招标 要求 一是按照 销售业务运输招标管理办法 组织运输招标 子公司分管领导和销售部门负责人须亲自参加工程实地运输勘查 以确保运输招标工作的有效开展 否则不得参加重点工程投标 投标流程关键点及注意事项 二是授权代理投标的 要会同代理商组织运输招标 确定运输中标单位 并经代理商书面确认 子公司与代理商 运输单位签订三方运输协议 运输费用由代理商与运输单位结算 子公司 代理商不得擅自变更运输单位和运输合同条款 35 节点5 组织运输招标 一是运输招标不及时 影响投标运费确定 二是运输招标 议标不规范 导致舞弊 投诉 三是运输招标不受控 导致运费过高 影响投标竞争力 四是代理投标运输招标由代理商自行组织 运输不受控 投标流程关键点及注意事项 要求 三是运输招标要开展运输市场调研 带领运输公司勘察线路 先资格文件审查 再商务评标 四是商务评标原则上选择报价最低的投标人为第一中标候选人 第一中标候选人报价高于招标小组测算的运输费用 招标小组可通过与其洽谈努力降低报价 36 案例 铜陵海螺庐铜铁路运输招标谋划不到位 8家单位参与投标 5家单位运输招标文件被拒绝 导致运输公司举报投诉 对三家单位运输开标不能完全发挥竞争 降低中间费用 且运输招标文件规定 商务评标为一次性中标 但开标后当日未履行书面请示报批手续和召开公司办公会的情况下组织报价较低的三家单位议标 且最终中标单位非商务开标最低价的运输单位 投标流程关键点及注意事项 案例 中国厂先后对京沪高铁工程水泥运输组织了三次招标 第一次共发出标书四份 最终参与投标的仅两家公司 其中一家公司由于未交纳投标保证金被排除在二次议价范围外 二次议价时仅剩一家公司 没有形成有效的竞争机制 第二次和第三次未拓宽渠道 只有第一次中标公司参加了投标 最终招标组只好通过议价的方式 签订了运输协议 37 要求 一是拟通过经销商授权代理投标的 由子公司主要负责人牵头销售 财务 品质等相关部门成立授权投标工作小组 节点6 授权代理投标 投标流程关键点及注意事项 二是对拟代理投标的经销商资质 能力和供应业绩按照公正 公平原则进行审查 评选 评估经销商履约能力 充分估计代理投标的经销商中标后不能履约合同 工程方追究授权单位连带民事责任的风险 三是关于代理投标要经子公司办公会议或专题会议研究后 确定代理经销商及代理费用 报区域批准 股份公司备案 38 要求 四是授权经销商承诺 子公司在获得区域批准确定投标授权经销商后 须要求授权经销商出具书面投标承诺函 并缴纳投标保证金 投标保证金缴纳标准 根据投标标的量 原则上按不低于1元 吨缴纳投标保证金 具体标准由各区域自行制订 节点6 授权代理投标 投标流程关键点及注意事项 一是不清楚为什么授权代理投标 规避风险 利用代理商优势 二是授权代理选择过程不规范 结果不公正 存在舞弊风险 评选 决议 三是未批先授权 39 案例 2010年11月份 双峰海螺在未经子公司办公会或专题会研讨 报股份公司批准的情况下 授权给广州贸易公司和广州工程公司参加沪昆高铁投标并中标 双峰与代理商操作模式为 挂牌价操作 而招标文件要求 结算价格固定 自2011年3月份以来 双峰海螺地销价格持续上涨 超出广州贸易公司与施工单位固定结算价较多 高出115元 吨 导致广州贸易公司停止停止供货 影响了工程的进度 该包件招标人根据工厂授权书 要求双峰海螺对其履行保供责任 给公司带来了一定的经营风险 投标流程关键点及注意事项 40 案例 清新公司参加广佛肇高速投标 代理商选择未坚持 公开 公平 公正 的原则 在未对四家申请授权代理商的资质 保供业绩和代理费用等进行评价 排序的情况下 仅以 HX贸易公司 与政府及业主单位具有良好的合作背景为依据 选择 HX贸易公司 做为本次投标代理商 且在未取得 HX贸易公司 承诺函及投标保证金的情况下出具了授权书 风险防范意识不强 投标过程不可控 投标流程关键点及注意事项 41 节点7 投标方案及定价 要求 认真研究投标报价 加强对竞标厂家的信息搜集 分析预测投标意图 供应方式 投标报价等情况 合理制定投标报价 力争优质 高价中标 既要中标 又要保持合理价差 一是对竞争对手投标方式 运输组织 出厂定价分析不透 对主要对手报价测算不准 二是协同投标 被忽悠 导致报价过高无法中标 三是单打独斗 没有配合 投标流程关键点及注意事项 42 案例 象山 强蛟海螺参与三门湾大桥投标时 对竞争对手调研分析不透彻 投标报价预测偏差较大 单价较竞争对手分别差48元 吨 58元 吨 案例 双峰海螺15年2月份参与怀邵衡铁路投标时 对投标过于乐观 超前谋划不足 对潜在竞争对手预判不准确 在协同投标时报价过高 部分包件高于中标单位100元 吨 导致100多万吨没有中标一个包件 投标流程关键点及注意事项 43 节点8 投标请示 要求 子公司根据工程情况与招标要求 搜集竞标厂家的相关信息 分析预测竞标对手投标意图 供应方式 投标报价等情况 拟订投标请示 投标请示包括但不限于以下内容 a 工程概况 如工期 水泥用量 品种及品质要求等 b 竞标厂家投标意图 投标报价 中间费用 保供方案等 c 我公司拟投标主体 授权代理人 供应厂家 保供方案 投标报价与盈利测算等 d 工程结算与付款方式 投标及履约保证金金额 交易服务费等 e 招标人资信调查以及与我公司以往的业务合作评价等情况 f 其他需要特别说明事项 投标流程关键点及注意事项 44 节点8 投标请示 一是不按按照格式表述 表述不清楚 未进行竞争分析和盈利分析 二是未批先投 三是未批打款 投标流程关键点及注意事项 要求 投标请示经子公司销售 财务负责人会签 其中涉及有特殊品质要求和水路运输保供要求的 还须拟订生产 运输保供方案 并经子公司品质部门和上海海螺物流公司审签 子公司区域销售专业负责人和区域主要负责人审核后报销售部 45 案例 英德海螺授权经销商参与虎门二桥项目投标 2014年11月17日开标 11月14日 星期五 下班后才将授权投标请示报销售部 且公司价格管理委员会财务处 分管销售领导及区域管理委员会部分成员未签字明确意见 与制度 授权投标请示经区域审签后 须于投标截止2日前报股份公司 不符 影响股份公司评审 案例 兴安海螺参加了湘桂铁路V标第二次水泥采购招标的投标 投标请示中履约保证金金额核算错误 按照湘桂铁路V标招标文件要求 如本次兴安海螺全部中标 应出具393 6万元的履约保函 而兴安海螺的投标请示中错误的计算为382 6万元 投标流程关键点及注意事项 46 一是标书未按招标文件要求制作 未响应招标文件要求 二是违规支付投标保证金 三是投标报价泄密 节点9 制作投标文件 要求 投标流程关键点及注意事项 二是支付投标保证金 按照招标文件及公司批复内容 及时 足额支付投标保证金 杜绝未经公司批准 擅自办理投标保证金 函 签署投标授权函 三是做好重点工程投标信息及投标报价的保密工作 一是响应标书要求 投标文件内容要响应招标人和招标文件的要求 确保投标报价 资质材料等内容准确无误 47 案例 千阳海螺在组织参加宝兰客运专线甘肃段BLTJ 1标段投标时 在未经股份公司 区域批准同意情况下 擅自交纳投标保证金 存在投标风险 投标流程关键点及注意事项 案例 宁国厂2015年1月参加杭黄铁路站前六标水泥投标 在SN2包件报价最低情况下 因投标文件制作不认真 提供的质量检查报告比表面积380m2 kg超过招标文件技术规格书要求的300 350m2 kg 投标文件不符合投标文件要求 被废标 48 要求 一是按招标文件要求的地点 时间递交投标文件 参加开标活动 认真做好开标记录 填制 工程投标报价汇总表 不晚于开标后24小时报销售部 节点10 参加投标 投标流程关键点及注意事项 二是投标过程监管 为防止被授权单位擅自提高或降低投标报价 改变实质性条款等造成的风险 子公司须安排专人监督授权经销商投标报价填报 投标文件封装与递交 开标等全过程 确保经销商最终投标报价为公司或区域批准的价格 如招标方开展议标 子公司授权投标工作小组须派人参与议标全过程 49 一是未按规定时间参加投标 二是投标过程监管不到位 未中标 三是保证金回收不及时 节点10 参加投标 投标流程关键点及注意事项 要求 三是保证金 函 跟踪 填制 重点工程投标基本情况一览表 招标结果公布后 按时收回投标保证金 函 50 案例 英德海螺在2011年3月29日参加广珠B01包件投标时 因投标准备不足 递交标书人员未携带铁路工程交易卡 造成未能参与投标 案例 江门海螺江门大道授权代理商在投标前承诺P O42 5 R 散 袋投标报价分别在基准信息价基础上下浮13 47 7 2 但实际报价仅下浮了10 5 6 投标过程监控不到位 导致工程未中标 投标流程关键点及注意事项 51 要求 一是按照招标文件 中标通知书要求和价格与招标单位签订供货合同 与运输单位签订运输合同 节点11 签订合同 投标流程关键点及注意事项 二是子公司负责人组织销售 财务 生产品质等部门负责人与工程水泥合同买方就水泥需求计划提交 品质要求 资金结算 不可抗力等合同条款进一步商谈 积极争取有利于公司的条款 规避经营风险 52 一是合同条款签订不明确 不利于执行 二是代理商未取得与招标人合同即与代理商签订合同 节点11 签订合同 投标流程关键点及注意事项 要求 三是授权代理经销商收到中标通知书后 须向子公司出示中标通知书原件 并提交中标通知书复印件留存 代理商与招标人签订中标合同后 子公司与代理商签订合同 53 案例 八菱海螺参与中铁十局连盐铁路投标 在未取得重点工程中标通知书 并未签订水泥供货合同情况下 10月8日开始延期付款给客户供应水泥237 6吨 截至10月31日仍未签订供货合同 存在潜在结算纠纷风险 案例 白马厂皖赣铁路I标 标招标文件约定浮动价结算 当信息价严重失真时 本着双方公平 公正原则协商解决 但白马厂与代理商签订合同未增加此条款 后出现合肥信息价2014年7月份较6月份环比下降109 15元 吨 导致供货阶段性出现亏损 投标流程关键点及注意事项 54 第四部分 如何做好重点工程业务管理 55 节点1 供货需求计划 要求 每月主动了解工程水泥需求 要求招标单位书面提交水泥月度 次日需求计划 对于日需求计划须在1日内将水泥需求计划抄送给运输保供单位 督促其按照买方水泥需求计划备足运力资源 履行流程关键点及注意事项 收到招标方书面特殊需求计划 集中保供时 要在1日内组织销售 生产 发运等部门对计划依据合同要求制定生产保供方案 形成专题会议纪要 56 节点1 供货需求计划 一是计划保供不到位 二是计划偏差大不清楚原因 履行流程关键点及注意事项 要求 要对重点工程月度需求计划兑现情况进行分析 对兑现偏差较大 超出100 10 的情况 子公司销售部门负责人要与招标单位 代理商 洽谈 了解原因 并形成有效的书面备忘录 需代理商 招标单位授权代理人签字或盖公章 以督促招标单位 代理商 减小月度需求计划的偏差 57 案例 长丰海螺于2009年7月份与合肥市重点工程局签订了水泥购销合同 单价固定不变 合同执行前期保供情况较好 能按照供货计划保供 至2010年10月份 安徽省实施限电 公司受限电影响 产能不能发挥 对重点工程水泥不能保供 合肥市重点工程建设局和政府相关部门多次通过会议和发函 要求公司确保重点工程水泥供应 由于合同管理不到位 沟通不及时 信息传递不畅 重大事项未按制度报告 使合同履行过程中的问题没有得到妥善解决 被合肥市重点工程建设局委托仲裁和法院查封了公司财产 给公司造成了极大的负面影响 履行流程关键点及注意事项 58 履行流程关键点及注意事项 59 要求 水泥送达买方指定地点后 运输保供单位在将水泥交给买方或买方指定的收货单位时 须要求经买方授权的有效收货人签收 货物交接清单应至少为三联以上 一份由子公司留存 一份由运输保供单位留存 一份由买方授权的收货人留存 如其他单位或环节需要留存可相应增加交接清单联数 节点2 交货验收 履行流程关键点及注意事项 子公司安排专人每日核查交接清单的准确性 有效性 重点查看交接清单上委托代理人签字名称 笔迹是否一致 供货数量是否相同 如出现偏差 立即组织调查原因 结果报子公司主要负责人和分管领导 60 要求 招标单位有地磅的 子公司应要求代理商督促招标单位具备电子磅单打印条件 建立工厂发货磅单数与招标单位电子衡磅单数一一对应的验收机制 通过复核磅单数据的真实性 有效性 合理性 确保流向受控 节点2 交货验收 履行流程关键点及注意事项 建立重点工程日发货台账 填报 重点工程日报表 跟踪合同发货量 一是未办理有效授权 发生货物纠纷 二是无货物交接记录 发生货物违流 三是固定价超合同发货 61 案例 杭州市场部05年与A客户签订水泥买卖合同 水泥到位配送至A指定的B搅拌站 因A与B在合同履行过程 在结算依据出现分歧 导致法律纠纷 A客户败诉后 依据败诉判决书 以我公司水泥送至B客户未经有效授权人签收水泥 不承认部分送达的水泥数量 转而向杭州仲裁委员会起诉我公司 要求给予赔偿 因我公司在对账 发票签收方面留有依据 对方仲裁被驳回 履行流程关键点及注意事项 62 要求 一是坚持每月与重点工程水泥买方 代理商 运输保供单位进行书面对账 并形成详细的对账记录和存档 节点3 对账结算 履行流程关键点及注意事项 二如是重点工程水泥买方委托的施工单位或其他单位收货 子公司还须与施工单位或其他单位就月度内收到的水泥数量 品种与包装方式进行书面对账 同时应包含该工程形成的历史数据累计数 63 一是未开展对账 账目不清 二是对账非原件 不具有法律效力 节点3 对账结算 履行流程关键点及注意事项 要求 三是与重点工程水泥买方或委托的施工单位等其他单位 运输保供单位的月度对账记录 须为有法律效力的书面记录原件 且须经对方法定授权人签字或加盖法人章或财务专用章后方可有效 64 案例 杨湾海螺宁启复线项目2014年2月份欠款共计536480元 但对账材料中显示该客户无欠款 并与客户双方盖章确认 存在一定的货款纠纷风险 案例 江门海螺在没有认真核实运输车辆流向 无法准确 及时验证物流向是否受控情况下 提前办理月度结算 2014年7月22日才收到客户发运量对账记录 6月30日给海南玉兴贸易公司6月份发运水泥全部按照合同约定价格给予结算 履行流程关键点及注意事项 65 要求 子公司开具质保书 发票的名称应为合同签约单位 如需出具质保书给下属施工单位或具体工区单位时 须子公司核实并经子公司主要负责人签字后方可开具 质保书 发票的签收人均应为买方授权的业务联系人 在签收时 必须要求签收人签全名并注明具体签收时间 节点4 质保书和发票开具传递 履行流程关键点及注意事项 重点工程水泥质保书 发票的签收记录台帐应分客户建立 不得随意涂改 且台帐要保持连续性和完整性 一是质保书开具不规范 二是发票四流不一致 三是质保书 发票传递不及时或未签收 66 案例 宁国厂对合福铁路关于质检不合格的重要来函不重视 处理不及时 抽检产品质量不合格事件被铁道工程交易中心网挂网通报 产生了一定的负面影响 铁道工程交易中心挂网通报宁国厂不良记录 履行流程关键点及注意事项 67 案例 英德海螺操作的广珠铁路复线工程 因销售负责人不重视 业务经办人员不认真 风险意识薄弱 从申请结算到发票传递至合同买方历时15天 因结算手续办理不及时 合同买方无法按期支付货款 严重影响工程货款回笼 造成逾期欠款风险 案例 宁波海螺操作杭甬高速工程与 宁波余慈高速公路有限公司 签订水泥合同 发票名称开具为 宁波交通工程建设集团有限公司 四流 不一致存在较大税务风险 履行流程关键点及注意事项 68 要求 子公司投标授权代理人或主要负责人每月不少于一次对在供重点工程进行实地走访调研 销售 质控部门负责人每月不少于两次对在供重点工程进行实地走访调研 节点5 工程走访 履行流程关键点及注意事项 每年元月15日前 由授权代理人负责并组织销售 品质部门人员对重点工程项目进行走访 对上一年度水泥供应情况形成书面备忘录 见附件十四 并要求合同买方在备忘录上加盖公章 同时要求合同买方针对工程保供 水泥品质等出具用户意见反馈书 一是未实地走访 不能有效沟通 二是未形成备忘录 纠纷无证明 69 履行流程关键点及注意事项 70 要求 在合同执行过程中 对于合同买方提出需要对交货数量 规格 交货日期等任一合同条款变更的及子公司对合同相关条款提出变更要求的 须报销售部审核 经股份公司批准并签订补充协议后执行 未经公司允许 禁止调整合同条款 节点6 合同变更 履行流程关键点及注意事项 71 案例 南京海螺2010年4月操作宁启复线工程 每月26日至次月25日为一个供应期限 合同约定按照中国价格信息网每月5日 15日 25日公布的同品种价格浮动结算 7月对方来函请求将结算周期调整至每月21日至次月20日 即结算周期内价格为当月15日 25日 次月5日 较原合同价格信息提前了10天 南京海螺未按原合同审批程序 取得股份公司批复 在变更结算周期后 也没有与原合同结算周期进行比较分析 导致合同结算周期调整后 水泥结算单价较原合同结算价格下降8 15元 吨 履行流程关键点及注意事项 72 要求 一是子公司要建立 重点工程水泥流向管理办法 明确各级流向管理人员的职责 按照工厂发货数与招标单位 施工单位 收货数一一对应的流向抽查机制 安排专人负责流向抽查 明确各级人员抽查次数和范围 其中销售部门负责人参与的流向抽查次数每月不少于两次 形成书面的抽查记录 节点7 流向管理 履行流程关键点及注意事项 二是代理授权投标的 要建立公司 经销商 运输单位 招标方或施工单位四方对账机制 代理商每月向子公司提供与招标单位 运输单位的月度资金往来银行账单和销售 运输发票复印件并加盖公章 73 要求 三是发挥子公司财务 办公室监督管理作用 由财务牵头组织 办公室或保卫部门参加 每月独立随机流向抽查不少于一次 涉及所有重点工程项目 形成专题核查报告 报送子公司主要负责人和销售部门 节点7 流向管理 履行流程关键点及注意事项 一是流向监控不到位 出现窜货 二是未发挥监督作用 流向抽查不重视 74 案例 宁国厂授权芜湖正龙公司参加中铁六局合福铁路安徽段站前六标投标并中标 工程水泥与地销水泥价差阶段性达104元 吨时 仅与经销商开展对账 没有与项目部收货方开展对账 导致代理商与运输单位串通倒卖水泥 流向监管严重不到位 致水泥出现违流 给公司造成了较大损失 后经多方调查 追回损失 履行流程关键点及注意事项 75 案例 江门海螺海南西环铁路流向制度执行不到位 监管缺失 财务 办公室未开展独立流向核查 并形成专题报告 驻点人员履职不到位 未走访施工现场 磅单核对不认真 导致水泥出现窜货 给公司造成一定损失和不良影响 履行流程关键点及注意事项 76 要求 一是根据重点工程水泥供应量及结算周期 按照合同约定的货款或质保金支付期限 提前10天拟定书面的付款提示函给合同买方 提示按期支付货款 节点8 资金管理 履行流程关键点及注意事项 二是对到期未按合同支付货款产生逾期货款的 子公司要在逾期货款产生2日内书面函告业主单位和施工单位 同时提出后续处理建议经所属区域负责人审核后报销售部 并按销售部反馈意见执行 77 要求 三是授权代理人和子公司销售部门负责人要按照合同要求督促货款或质保金回笼 节点8 资金管理 履行流程关键点及注意事项 一是货款跟踪不及时 二是未函告施工单位 78 案例 长丰海螺与合肥市重点工程局下属项目部签订了6份重点工程固定价格合同 合同中均约定 每月25日前买方预付下月70 货款 每月25日前据实付至上月材料货款的95 5 作为质保金 在竣工验收合格一年后支付 按单个项目返还 在上述6份合同签订之前 股份公司已经以银行保函形式支付了595万元合同履约质保金 期限为竣工验收后6个月内注销 在合同中再次约定了5 质保金收回期限为竣工验收后一年 质保金收回时间较长 资金被长期占用 资金风险较大 履行流程关键点及注意事项 79 要求 一是合同书面确认终止 在每一重点工程供应结束 合同执行完毕后 由子公司工程项目授权代理人负责组织销售 品质等相关部门人员对该工程项目进行回访 就工程水泥总体供应情况形成书面备忘录 办理合同终止书面确认函 并要求合同买方加盖公章 节点9 合同终止及履约保证金退还 履行流程关键点及注意事项 二是及时督促买方退还履约保证金或保函 收回剩余货款及质保金 80 要求 三是办理运输合同终止确认函 退还运输单位履约保证金 节点9 合同终止及履约保证金退还 履行流程关键点及注意事项 一是主合同没有终止 不能终止运输合同 二是我方保证金 函 要及时催要 避免回收不及时 81 重点工程荣誉 82 第五部分 考核激励及管理要求 83 各单位要高度重视重点工程投标组织 克服畏难情绪 积极主动参与重点工程投标 公司分管领导要亲自参与 区域销售专业组要加强指导 认真谋划 确保取得水泥供货权 提高公司效益 提升品牌影响力 对确实不满足投标条件无法参加投标的 需经公司办公会决议报区域管理委员会审批 并在工程开标前5天报销售部备案 1 高度重视重点工程投标 管理要求 84 各单位重点工程授权代表或子公司主要负责人为重点工程管理第一责任人 销售部门负责人是重点工程投标 履行的主要责任人 要严格按照 重点工程及合同履行管理办法 第3次修订稿 的要求 强化重点工