XX体育用品有限公司档案管理办法.doc

标准书核 准审 核主 管 复 核档 案 管 理 办 法 标 准 编 号制 定 日 期 G C91007一 . 目的: 为建立公司档案管理制度 , 实现档案工作规范化 , 提高档案管理水平 ,有效地为各 项工作服务。 二. 定义: 2-1.公司档案是指公司各部门在各项工作和各项活动中形成的具有保存价值的文书,图 表,声像等不同形式资料,是公司各项业务查核,研讨的可靠依据。 三. 管理单位: 3-1.公司设立档案室 ,隶属总经理室 , 综理公司档案管理各项业务。 3-2.下设档案员由各部行政事务人员组成 , 业务上受档案室指导并配合工作 四.档案室基本任务: 4-1.指导和督促各部门做好文件材料的立卷归档工作。 4-2.按照档案工作业务规范收集,整理,保管全公司各部门形成的多种门类 ,不同载体的 档案。 4-3.编制各种检索工具和参考资料 ,充分发挥档案的凭证和参考作用,为积极利用档案 创造良好的条件. 4-4.严格执行公司保密制度,确保档案的安全4-5.办理上级交办的其它有关档案业务工作五. 各项规章制度: 5-1. 文书立卷归档制度 5-1-1. 公司各部门将处理完毕的文件经过初步整理,每年3月1日至6月30 日前将上 一年度所产生的文件移交到公司档案室,装订立卷集中保存. 5-1-2. 凡是本公司各部门在工作和活动中形成并已办理完毕的具有查考和保存价值 的资料,载体均属归档范围 5-1-3按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，正确区分文件的保存 价值 5-1-4立卷方法按照文件名称、时间、保管单位进行组卷，要求做到资料单一，类 型鲜明，年代不混，保管期限划分准确。 5-1-5归档要求1） 应归档的文件材料必须收集齐全，除文件正本外，还应包括其附件（图表、 照片） 2).凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价 值的文件材料,列为长期保管.（4- 10 年 ） 3).凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件列为短期保管（1- 3 年)起 稿 者 管 理 单 位 总 管 理 室修 订 日 期 . . . . . . . . GC 91007 (第 1页 共3 页) XX体育用品有限公司 标准书 5-1-7. 卷内文件的排列 1). 卷内文件的排列要有条理,应保持文件之间的历史联系,使卷内文件形成一个有 机的整体,一般可按时间顺序或重要程度排列. 2). 正件在前,附件在后;正本在前,底稿在后;非诉讼案件结论、决定、判断性文件 料在前，依据性材料在后. 3). 不同年代的文件一般不得放在同一案卷,跨年度的案件材料放在结案年度， 预决算、统计报表放在内容针对的年度 5-1-8.卷内文件编目 1). 顺序号:卷内文件依其排列先后填写次序号,占有一个顺序号的文件被称为一件. 卷内文件件数的计算应遵循以下原则:正件与底稿,正件与附件可作为一件计算. 2). 填写文件分类号的编号 3). 题名:即文件标题,一般应照实抄录.原文标题过于简单不能反映文件内容的应在 标题后的( )号内注写文件题要.没有标题的文件,可自拟标题,外加( )号 . 4).日期:填写文件制发日期.没有日期的文件应考证清楚后填写. 5).备注:对卷内文件变化作必要说明. 5-1-9.填写卷内备考表 卷内备考表应置卷末.对于文件的缺损, 修改,补充,移出,销毁等情况都应在本卷情 况说明中如实填写.若无情况可说明,也应将立卷人,检查人的姓名和立卷时间填上以 示负责. 5-1-10.拟写封面应按类目名称 ,案卷标题,保管期限,时间和件数,页数依次填写.案卷标题 要简明确切,结构完整,合乎文法.标题要能全面,准确,简练地反映卷内文件的内容. 5-1-11. 案卷装订 1). 装订前应去掉文件材料上的金属物 . 2). 破损的文件应贴补好;传真件或原珠笔的重要文件要进行复制并与原件一并订入 卷内;文件纸张过小的要用A4空白纸衬托上 . 3). 装订时,左边和下边取齐,其余两边纸张不能超出卷皮. 4). 案卷应用三孔一线的方法用线绳装订.文件没有留出装订线的要加补贴边 .5-2. 档案管理制度 5-2-1. 档案的排列应以全宗为单位,分不同门类和裁体 ,不同保管期 5-2-2. 档案室应根据保存档案资料的数量设置必要的备用库位和箱柜档案库房要坚固,并 有防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施,并留有库容余量,以利于档案的接收 和利用.库房实行专人管理. 5-2-3. 作好库房温度的控制,使库房温度保持在14-24度,湿度保持在45-65度中间,电脑磁 片,声像档案放入特制的密封盒内保存 5-2-4.经常检查档案管理状况及时对褪色、变色、破损档案进行修复或作其它处理 . 5-2-5.档案管理人员工作异动时应办好相关移交手续.5-3.档案借阅及保密制度 5-3-1.本公司的档案属公司业务的历史凭证和依据, 如因工作关系需要外借者必须填申请 单(见附件二)经档案室主管批准方可借出. 5-3-2.本公司内部各部门借阅本部门的档案时,在档案室查阅的, 须填写档案借阅一览表 (见附件三),并在查阅后立即归还档案室. 5-3-3.须借阅非本部门主管业务档案或机密文件时,须填写档案借阅申请单(见附件二) , 并写明借阅用途,由经理级主管批准后会档案室主管核准方可借阅 。 5-3-4. 档案管理人员必须严守档案机密,未经允许不得泄漏所藏档案的内容。 GC 91007 (第 2页 共3 页) XX体育用品有限公司 标准书 5-3-5.档案室定期对档案工作进行保密检查,如发现档案丢失或被盗,必须立即报告,及时 追查,设法挽回损失,并追究有关人员的责任. 5-4.档案的利用制度 5-4-1.档案工作人员应编制, 等多种检索工具, 满足利用档案的需要. 5-4-2.档案管理人员和档案利用者在借阅档案时,必须爱护档案. 5-4-3.借阅档案人员应爱护档案,妥善保管,不得遗失,泄密和污损,不准抽换 、涂改、勾 画文件,不准拆散案卷,未经档案部门同意不得复印或转借档案材料. 5-5. 档案库房管理制度 5-5-1.档案库房必须确定专人负责管理,档案工作人员要严格遵守保密制度,作好档案录 放的管理工作 . 5-5-2. 档案室严禁无关人员进入,如因工作需要进入时,须经主管批准. 5-5-3. 消防设备经常维护,随时处于堪用状态. 5-5-4. 随时注意库房门窗的开启,关闭和上锁,严加管理门柜钥匙 5-5-5. 库房内电灯用毕后应即关熄.每日下班时检查电路,发现问题及时处理 5-6. 软体档案管理规定 5-6-1.软体档案包括影片,反转片,录音带,录像带,照片,电脑磁片是公司全部档案的一 大门类,是档案工作的重要组成部分. 5-6-2. 归档要求 1).归档的声像材料必须是原版,原件(照片档案尽量包括照片和底片). 2).归档的声像材料,必须图象清晰,声音清楚并以必要的文字注明形成日期、地点、 因何事、哪些人参加，如果是照片档案,标明主要人物和摄影者姓名等 3).声像材料形成后承办人应按规定进行整理,统一编目，部门归档,以便查考和利用. 4). 归档的电脑磁片材料必须正确无误,并以必要的文字注明形成的日期,软件的类 型和版本的内容 5-6-3.归档范围 1). 重要庆祝会,表彰大会,公司开业场面活动,重大纪念日活动的声像材料. 2). 本公司建立初期和新建厂房的照片,底片. 3). 公司内各项活动中颁发奖状,奖章的照片,底片. 4). 模范员工,品管先生小姐,改善活动的照片,底片. 5). 重要业务活动,日常生产管理过程中产生的电脑资料. 六. 本办法呈总经理核准后公布实施,修改时亦同 。品质记录：1档案借阅申请表 GC91007 (第 3 页 共 3 页) XX体育用品有限公司(附件一) 档案管理职责一. 档案工作人员岗位职责1-1.档案人员具有高中以上文化水平和一定专业知识,能胜任本职工作.1-2.了解本公司的业务任务,熟悉档案工作并能指导和检查各部门的档案工作1-3.负责统一管理本公司的档案,编制必要的检索工具和参考资料,做好档案资料的 接收、登记、保管、借阅等工作.1-4.努力学习档案工作业务知识和专业技术，研究和了解本公司业务活动范围,熟悉 档案的内容和库藏情况,积极主动为各部门提供有关档案材料,为业务部门服务.1-5.对所保管的档案资料经常进行检查和清理,做好防火、防盗、防虫、防尘、防潮、 防阳光、防高温等工作,确保档案的完整、保密和安全1-6.档案管理人员有权监督借阅档案人员爱护档案资料,如有违反规定,应提出批评 或建议奖惩处理.1-7.负责办理档案的鉴定销毁工作,对超过保管期限的档案进行销毁,对损坏的文件 进行处理 1-8.做好档案资料的统计