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第四节文书处理 一 文书处理的概念 文书处理 主要是指文书的办理 是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程 包括收文处理和发文处理两类工作程序 文书的处理通常由秘书部门负责 二 文书处理的原则 及时准确安全统一规范 三 文书的行文关系 上行文下行文平行文 四 文书的行文规则 一 各级机关 单位应根据其隶属关系及职权范围行文 一般情况下不得越级行文 向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平行机关 需各级机关 单位协调一致的事项 未经协调一致不能单独发文 联合发文须经会签 四 文书的行文规则 二 5 必须正确使用文书种类 确保行文质量 6 经公开发布的党和国家公文 如公告 通告等应视为正式公文 遵照执行 可不再行文 任务一收文处理工作 收文处理工作流程图 邮局 专人投送 签收 拆封 登记 分办 批办 承办 归卷 催办 传阅 注办 收文处理工作流程 一 签收是指收文机关收到文件 在发文通知或登记簿上签字 签章的过程 一般由文秘人员办理 签收步骤 1 核对 文件与发文通知内容 数量是否相符 2 检查 收文单位与本单位是否相符 包装是否完整 3 签字 在发文通知或登记簿上签字或签章 急件注明日期 二 拆封及登记 拆封 即文稿启封 要求 1 拆封不能损坏封内文件 最好用剪刀裁开封口 2 对注明 亲启 的文件应交收件人自行开启 3 启封后应将文件与目录核对 如有错误应及时与对方查询 确定无误后 在发文通知上签字并将发文通知寄回原发文单位 发文回执样本 二 拆封及登记 登记要求 1 对于收到的文件根据急缓程度 密机及时登记 以防止积压 利于催办 2 登记方法 总登记或分类登记 联单式收文登记簿收文日期 年月日 三 分办和传阅 分办 根据来文的性质 确定具体承办及批阅对象并及时准确送达 1 重要指示性公文由文书部门负责人决定送达对象 2 日常公务性工作 可直接送达有关部门或直接负责人承办 3 对阅读范围有明确规定的 可按规定范围组织传阅 需办件 传阅件 三 分办和传阅 传阅 1 根据公文内容 由秘书部门负责人决定阅读范围或根据公文阅读范围组织传阅工作 2 传阅者做出批示或写明意见 秘书人员根据批示或意见做好催办 注办工作 文件传阅单样本 拟办 批办拟办与批办的区别和联系 需要办理的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示 或者交有关部门办理 国家行政机关公文处理办法 拟办 就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议 供领导批办时参考 批办 则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见 对文件的办理作出批示 它是承办的主要依据 批办属于文书处理中的决策活动 一般由机关领导人负责 有些文件的批办也可由秘书长或办公厅 室 主任负责 讨论 拟办也是文书处理中的决策活动吗 为什么 拟办对批办起什么作用 拟办件的种类 拟办件 本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件 上级机关主送本机关并需要落实的文件 平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件 拟办意见签署形式 待拟办文件 阅知件 阅示件 阅办件 建议件 分3种情况领导阅批后传达办理 部分领导研究处理 领导集体研究 分3种情况不需办理 内容重要 领导阅知后交有关部门办理即可 分3种情况提出办理意见 转部门办理 事情重要待汇报 分2种情况下级报告未要求批转但似应批转 下级报告要求批转但似不必批转 拟办意见范例 例1 请 阅示 拟请 部门会同 部门办理 年 月 日 例3 请 阅示 拟请 部门主办 部门协办 年 月 日 例2 呈 领导 阅示 年 月 日 批办意见的内容 该文由何单位 部门 何人负责办理 如何办理 办到何程度 对下级请示予以答复的原则性意见 重要文件和急件的办理时限 需两个以上单位 部门 或人员办理时 应批明主办单位或主办人 承办承办 根据领导者的批办意见 具体办理文件中提出的有关事项 这是办文过程中最重要的环节之一 是落实领导批示的关键一环 秘书承办公文的范围主要有5类 1 对上级机关来文的承办 3种方法 传达 转发 翻印 2 对上级领导人批件的承办 收到批件后 立即呈送本级领导人阅示 并按照本级领导人的批示意见 迅速转交有关部门 单位或人员办理 大事 急事应提出办理时限 并将办理结果报上级机关 3 对本级领导人批件的承办 秘书应严格按照领导人批示的意见办理 或将批件转交 传达给有关单位 批示的办理落实情况 要及时报领导 做到件件有着落 有回音 4 对下级机关请示件的承办 根据领导的批示 或拟文批复请示单位和部门 转入公文制发程序 或电话回复请示单位和部门 准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录 或口头答复请示单位和部门 在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明 对下级的请示 上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办 快复 不得延误 5 对其他需要回复的来文的承办 包括 上级机关布置 询问和要求办理的事项 平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等 秘书部门应交由业务部门研究提出意见 经领导审阅批准后作出安排和回复 承办单位应抓紧办理 不得延误 若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的 应迅速退回交办的文秘部门并说明理由 文件处理单样式 外来文 文件呈批单样式 本单位来文 四 催办和注办催办 秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促 使公文及时得到办理的活动 催办是避免办事拖拉 防止公文积压和 公文旅行 提高办文效率的重要措施和有力保障 送领导人批示或交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 查办 做到紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一般公文定期催办 查办 对下发的公文 应及时了解和反馈执行情况 国家行政机关公文处理办法 对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办 对外催办一般由机关主管业务部门负责 有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件 有明确的时限要求 需按期办复的文件 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件催办四法电话催办 发函催办 登门催办 会议催办 催办工作注意事项 机关应建立必要的定期催办制度 明确工作职责 使催办工作走向制度化 经常化 规范化 秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法 切忌 居高临下 话大气粗 态度生硬 加强情感交流和思想沟通 注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除 及时向主管领导汇报催办情况 催办文件通知单样式 注办 即办结 是指对文件审办情况和结果 由经办人在文件处理单上扼要注明结果 作为办理完毕的标志 五 立卷 归档立卷 是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合 进行保管的过程 公文办完后 应当根据 中华人民共和国档案法 和有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整理立卷 电报随同文件一起立卷 国家行政机关公文处理办法 基本要求 立卷要按照机关活动的规律 保持文件之间的历史联系 立卷要以本机关工作中形成的文件为主 立卷的文书要齐全 完整 能够真实地反映机关活动的历史面貌 立卷要便于保管 查找和利用 公文立卷方法按什么来立卷 特征 联系 保存价值 按作者特征立卷 按问题特征立卷 按时间特征立卷 按文种特征立卷 按通讯者特征立卷 按地区特征立卷 实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法 收文程序训练 一 训练目标通过训练 使学生熟悉和掌握文书处理和收文基本程序 二 收文程序训练1 角色 收发员一人 秘书一人 办公室领导一人 学院领导一人 2 道具 2011年4月20日收文一份 由海南省教育厅发来的题为 关于开展第三届海南省高等学校优秀科研成果评审奖励的通知 各种收文登记表 3 说明 1 由收到文件开始进行 2 按照收文程序进行 3 在模拟办公室进行 4 备注 发文单位 海南省教育厅收文单位 海南政法职业学院 任务二发文处理工作 发文处理工作流程图 拟稿 核稿 签发 复核 缮印 校对 用印 封发 邮局 专人投递 会签 归档 发文处理工作流程 一 拟稿文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程 1 拟稿人必须明确4方面内容 即拟文的背景 依据 意图 要求 拟稿稿纸样式密级 发文编号 二 审核 拟稿人员的直接负责人对初稿的审查和核实 审核要求 1 审查行文的必要性 2 审查文稿内容是否符合有关法律 法规 政策以及和已有文件是否矛盾 文件的措施 要求是否明确和具有可行性和可操作性 3 审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签 4 审查拟办的公文用语是否符合相关要求 三 签发 签发 是指机关领导人对已审核的文稿进行审批 表示核准发出的意见 它是文稿形成定稿的最后环节 也是保证公文质量的最后关口 因此也是制发公文的决定性环节 1 关于公文签发的权限 2 签发文书3项要求 认真 明确 规范 五 缮印 是指对已签发的文件定稿卷请进行誊清 复印或排版印刷 要求 内容准确 格式规范 页面整洁 字迹清楚 美观大方 便于阅读和保管 六 校对 是指对文件誊写稿 打印稿或清样按定稿核对 校正 要求校对非常重要 也最容易出差错 要求校对人员必须严肃认真 一丝不苟 方法 校对4种方法 a 对校法 b 折校法 c 读校法 两人合作 d 看校法 七 用印 是指在完成的文件上加盖机关印章 要求 发文用印注意4点 确认有领导人签字并且适合规定 盖印份数必须与原稿上标明的相同 印章应盖在落款中央 上不压正文 下要压日期 骑年盖月 盖印必须端正清晰 忌 歪 倾 斜 偏 花 八 发文登记 凡发出的文件均应进行登记 包括时间 发文对象 发文方式等 要求 对准备发出的公文作统一记载 以便于日后对公文进行清点 控制 查找和回收 一般应使用 发文登记簿 一文一页登记表 其项目有 发文日期 文号 标题 发往机关 份数 秘密等级等 发文登记簿样式 发文登记簿 发文清单样式 发文清单 发文日期 年月日 九 封发 对准备发出的文件分装和发送 要求 分5个步骤 a 清点 b 写封 c 填写发文回签单 也叫 发文回执 d 装封 e 加封 十 传递 传递 根据文件密级高低和缓急时限的不同 其渠道和方式有 机要通信传递 机要交通传递 专职人员传递 文件交换站传递