MP-06-002采购管制作业程序.doc

Sunrex (chongqing) Computer CO.,Ltd.Subject ： 采购管制作业程序 Effective Date：2012/10/10Page13of13Purchasing Operation ProcedureDOC NO.： MP-06-002Rev.： 3CSunrex (chongqing) Computer CO.,Ltd.Subject ： 采购管制作业程序 Issued Date ： 2010/11/08DOC No.：MP-06-002 Purchasing Operation ProcedureEffective Date ：2012/10/10Rev.： 3CDescription ： Page1of13使采购作业程序统一化及有依据而制订。Revision StatusPageRevision1-13 3C Reason for Changes ：EffectiveRevisionDescription of Changes2010/11/083A首次公布2011/06/213B修改6.0内容2012/10/103C 修改6.1.5/7.5内容4.7.4;4.7.4;5;4.10.2.1;4.10.2.5Concurred by ： N/ACopy to ： 资材部、品保部、工程部、模具部 Prepared by ：Reviewed by ：Approved by ：This Information Is Confidential And Proprietary To Sunrex (Chongqing) And Shall Not Be Reproduced Or Otherwise Disclosed To Anyone Other Than Sunrex (Chongqing) Employees Without Written Permission From Sunrex (Chongqing) Computer Co., Ltd.目 录 项次 内 容 页次 1 目的 3 2 适用范围与场合 3 3 参考文件与应用文件 3 4. 职责 34 5. 名词解释 4 6 采购作业内容 413 6.1 新供应商签核内容及流程图 476.2采购作业内容及流程图813 7 供货商月评稽核 13 8 历史变更记录 13 1.0目 的: 1.1 为使本公司之采购物料能符合公司规格及品质、HSF环境、职业健康安全和EICC之要求,供应商有稳定的能力提供合格的原物料与加工材料；1.2 规范采购作业步骤, 确保采购流程无误, 选择物美价廉，以合理、适时、适质、适量的提供客户要求之符合环保法规之生产所需之材料；1.3 使本公司物料之请购、采购、验收、请款等各项作业有所依循,特订定本办法2.0适用范围: 2.1. 本程序适用于交货到本公司环保材料之供应商(含供应商及外包厂商)评鉴.2.2. 提供公司服务之运转公司、贸易商、代理商、国外供应商不在评估范围内.2.3 本程序适用于生产性物料和非生产性物料之采购作业2.4 本办法适用于交货到本公司环保材料之供货商评核.3.0参考文件: 3.1. 物料需求计划作业程序 (MP-09-001)3.2. 供应商评鉴作业程序 (MP-06-001) 3.2 原材料承认作业说明书 (ES-04-002) 3.2 进料检验与测试作业程序 (QP-10-002)3.2. 特采（MRB）作业说明书 (IS-13-001)4.0职 责: 4.1 资材部: 负责搜寻新厂商，询价议价，参与新供货商评鉴作业，所有生产性非生产性材料的采购，合格供货商的质量，HSF,价格，交期，服务进行月度评核；下订单、交付进度的管理、供应商相关环保数据的提交与跟催;厂商请款付款作业，执行每季度COST DOWN计划,4.2. 品保部: A 负责新供货商的实地稽核，环境品质保证管理系统之建立、执行检验、供方之环境管理系统辅导、评核、品质资料验证和存档；B. 负责依环保进料检验标准进行环保原材料之进料检验与判定,以及协助采购单位进行供应商之管理；SQE负责对供应商品质、HSF、环境的稽查,并对其所提供之环保资料确认，参与供应商评估及品质评鉴作业，材料检验，承认书签核供应商交货品质管制,持续监督与评分，品保关于品质月度评核参采购参考。4.3 工程部:负责参与新供应商评鉴,并于样品承认时审核所测定之环境管理物质成分是否符合本公司之绿色部品要求或客户之特定要求；建立工程标准,并将客户环保要求体现在工程管制标准上以便对供应商进行相应要求与管控；参与制程材料异常分析及新购原物料、零组件等之样品承认与技术支援；负责样品承认之各种品质实验及审核，产品图档发行，承认书签核；4.4 生管/物控：负责提出物料需求，排程及进度跟踪.4.5 制造单位：负责依工程需求对原物料进行实际组装作业，负责提供部门物料需求，产品使用状况回馈，验收单签核4.6 生计：负责提供物料异常分析及改善对策处理.4.7 仓库：负责厂商物料收发及周转箱之管理.5.0 名词解释: 5.1 环境管理物质:客户或厂内判断在部件,原材料等所有的物质中,有对地球环境和人体存在显着影响的物质.5.2 生产性物料：有在系统BOM表内建立料号之物料5.3 非生产性物料：无料号，非系统BOM表内建立之物料6.0 采购作业内容6.1 新厂商签核流程6.1.1 需求：A. 生产性物料由生管物控接到业务订单后，依据出货生产排程开请购单给采购；B. 非生产性材料由各单位（如制造，射出，模具等）提出需求给采购；C. 劳保性材料由仓库统一提供单给请购单给采购；D. 仪器设备效验由品保提供请购单给采购；E. Sourcer采购可以依照各采购的需求搜寻新厂商开SECOND SOURCE，确保厂商的质量稳定，价格要有优势，服务配合度好，来降低公司成本，满足业务出货，达到客户要求；F. 针对合格的厂商因品质，HSF,交期，服务，价格屡次不能符合我司要求，品保可以依照供应商月度评核，年度稽核结果提出申请取消供货商资格会签到在最高领导批示，采购重新找搜寻新厂商；对采购不易及重要物料宜选择两家(或以上)供应商以维持交应不中断；G. 针对客户指定或介绍的厂商和价格有优势业务又急出货必须使用到的新厂商，采购提出需求呈最高领导批示同意后导入厂商资料，以满足公司出货需求, 客户对于供货商材料有要求变更事项,业务需经由公司内部程序由工程以ECN方式发行给采购,由采购通知供货变更. 若要更换客户指定的供货商需经业务通知客户端,经客户按照其内部流程认可后,正式文件通知承认OK,采购提需求至最高主管核准后才可以导入;H. 所有的请购单需要经过单位主管签核，副总核准后方有效.6.1.2 报价：A .采购接到各部门的请购单后，先确认请购单是否有单位主管及副总签字，没有核准的做退件处理，如为急件，采购先处理，核准单子后补；采购依各部门请购单先在合格供货商里搜寻厂商，合格供货商如果可以生产，厂商依照我司提供的图面或样品，书面资料进行报价报价，也可以多搜寻几家新厂商报价做参考；B. 如合格厂商内无法到达工程，品保及各部门的要求，采购将把信息知会Sourcer采购，将重新搜寻新厂商，进行厂商资料评估，厂商依照我司提供的图面或样品，书面资料进行报价；C. 客户指定的厂商材料报价需要通过业务同客人沟通确认签字后方可导进系统；6.1.3 议价：A. 采购在议价时要在产品的品牌，型号规格，材质，税率统一的条件下多寻几家厂商进行比价议价，制作比价议价表，价格有优势的厂商优先考虑；B. 客户指定的厂商，采购也可以搜寻其它厂商报价做参考，如搜寻的厂商价格有优势，相关信息通知业务，由业务同客人沟通，协助与指定的厂商降价，若无法降价，报价单将会签到业务；C. 针对国外厂商，大牌的厂商的价格如采购无法进行议价，可请总公司采购进行协助议价；6.1.4 打样：供应商提供的报价，经议价后确认价格有优势的厂商我们优先选择，厂商需依照我司工程图面，样品或书面资料进行打样，厂商样品交期，数量及品质需满足我司送样需要，打样所用到的各材料需符合我司环保要求，需厂商提供相关的物性表及ROHS、无卤报告；6.1.5 承认：A 厂商送样的样品采购填写试样单提供给对应的工程进行试样，组装适配，测量尺寸，确认没有问题后，送样品给QE进行XRF测试，如测试通过，工程最终承认样品ok后，采购开survey单给品保SQE；B. 如厂商提供的样品不符合我司要求，工程需知会采购，采购通知厂商改善送样，若多次送样都NG，采购重新评估寻厂商打样；C. 针对非生产性消耗材料，需厂商来我司看实物，现场测量后依相关要求制作送样，采购填写试样单给使用单位，使用单位进行试样，回复试样单给采购，如试样OK，采购开survey单给品保SQE；6.1.6 survey单：采购接到工程或使用单位回复厂商试样OK的信息后，速开survey单给SQE。SQE接到通知单后安排采购，工程单位人员对新厂商进行实地考核，SQE把稽核结果提供给采购，如稽核结果通过，采购汇总整理数据，要求厂商提供数据建立系统数据，纳入合格供货商一览表，如稽核不通过，SQE进行辅导，经多次辅导部通过的，采购重新搜寻新厂商(備註:HP機種使用原材料如鋁板、M/B、KEYCAP、PL、噴漆廠商需經過HP客戶核准供應商，如有需求需導入新廠商必事先通知HP前往稽核,稽核合格后方可导入使用)6.1.7 新供应商签核流程序号作业流程 权责部门备注1 2 3 4 5 6 7 詢找供應商供應商稽核報價議價打樣承認survey單SQE各廠最高主管核准需求 各单位 采購 采购/工程/品保 厂商 採購 廠商 工程 採購SQE 廠長/副總 原材料供應商由采購主導，工程/品保協助稽核。治具/模具供應商由採購、工程稽核，非原物料供應商由採購稽核TerminatorOperationCheck/ReviewStop/Transite开始/结束 作业 检查/审查 停留/转移6.2 采购作业流程内容6.2.1 需求：A. 生管物控接到业务需求后第一时间开出物料需求单给采购；B. 使用单位如需要用到的材料及时开需求给采购；C. 各单位提出新物品、项目请购,应先至系统之请购项目规格申请系统详细维 护物品规格信息.应至少输入品名、品牌、规格、型号、数量，单位，需求日期等;D. 需求单签核到单位主管及副总核准后才生效.6.2.2 开立订单： A. 采购接到生管需求单后开立采购订单； B. 开立的订单上的型号规格，品名，数量，单位需要同需求单上的一致； C. 采购要确保开立订单上的交货日期要满足生管，业务，客户需求；6.2.3 签核：开立订单需签核到单位主管，如采购金额超过10万人民币（含10万人民币）以上还要签核到总经理(可参照核准权限表) .6.2.4找厂商：A. 开立订单后采购在AVL厂商目录里搜寻厂商进行报价，议价，选择优良供应商确保料源，厂商送样，工程确认后，报价单经单位主管，副总签核好后存入MIS系统中，单位主管电子审核。针对生产周期交长的，要求业务生管提前进行备料计划，在下单前确定各生产物料的需求状况,并查询需求物料是否有承认书及相关环保报告,以免影响材料的正常.；B. 如开立订单AVL厂商无法生产，则需要依照新供应商签核流程重新找厂商。6.2.5 下订单：A.采购依据生管单位排定的生产排程及发文备料记录对所需材料进行采购作业，采购依各部门所开的KEY IN ,上均需注明料号，交货日期，数量，单位，品名规格、单价、交应地点或适用之资料以确保物料准时进厂且符合需求.(訂單上面需注明：按有害物質管控標准執行)采购以采购物料时依供应商价格、品质、HSF,交期及售后服务决定采购厂商及订单量.新品价格或cost变动,需签呈”价格变动表”经单位主管核，副总核准后，方可进行采购作业，在采购人员确认单价, 数量, 交期及付款条件下单后, 如有不能如期交货的项目, 采购人员必须将新交期知会生管人员, 并请生管再次确认其生产排程.B.采购人员将生产材料须下单部份在系统里打印出来后，并呈核决主管签署后,办理采购,以PDF形式透过E-MAIL或传真的形式把订单给供应商，电话确认厂商是否有收到订单，需要厂商邮件回复或订单签字回传(采购单之核决 , 请参考公司之核决权限) ；C. 外购订单, 当货从国外进口, 采购人员需厂商提出相关报关文件, 给我司关务部门处理报关事宜；D 定期对系统查核逾期未交的订单及时通知厂商交货,由采购，物控人员负责催货至采购单发出至物料进厂期间,采购需根据物控的进料排期追踪来掌握交期.6.2.6 入料：A. 供货商依采购订单上的品名，规格型号，数量，交货日期及时安排生产，采购订单上的交货日期如厂商没有办法达到，需要厂商及时提出，相关信息需知会生管物控及业务及时内部协调安排；如客户有实际需要,采购应要求供货商提供相关的环保数据及其材质证明.B. 供货商生产好的产品需要按照采购单号填写送货单，月份标签交货到仓库，交货前采购需要确认相关的材料物性表，ROSH无卤报告，测试小样，承认书是否齐全，IQC对厂商来料依照物料认可作业流程，检验规范，工程签核的承认书进行检验；所购产品之查证依本公司进料检验程序执行检验.若需在供应商场所执行检验,应在订单上注明检验依据及产品放行的方法.6.2.7 入库：A. 仓库接到IQC判定OK的信息后仓库人员确认核对订单号，产品料号，品名规格，HSF种类、数量无误后点收入库.B. 针对消耗性庶务性材料厂商交货不经过IQC检验的，直接交货到仓库，使用单位打单领用，有质量问题使用单位需发信息给采购，采购通知厂商换货或退货处理；C. 针对机器设备，治具，设备零件维修类的，厂商也要交货到仓库过帐，机器设备，治具（金额在2000元人民币以上）的采购需在管理部领取固定资产验收单，采购填写好验收单给使用单位，使用单位使用之后确认无任何质量问题签回固定资产验收单，采购好请款作业；D. 为基于采购物料发生不良时能提前发现及检讨，以避免原物料入厂检验时发生不良进而影响组装不顺或断线的产生，故执行外验程序。 针对物料外验检验重点, 尺寸及方式，品保安排人员驻厂外验，合格后交我司产品不在进行检验，直接入库.E. 对供应商所入库的产品要确保品质,适当时应以合约之协议明确规定之.可以下列一种或数种方式执行:1）. 买方信赖卖方之品质保证环境系统2）. 随应附送检验报告/测试数据或品质保证书.3）. 供应商做100% 之检验或测试.4）. 供应商做逐批抽样检验或测试.5）. 按买方规定实施正规之品质环境保证系统.6）. 无任何规定时由买方做接收检验或厂内挑选.7). 材质证明、环保保证函，有害物质申明书F . 不良品退货处理1). 如进料检验不合格，厂内又急需上线的物料，(由SQE主導處理品質異常，採購人員需協助處理)SQE同厂商协商在我司厂内进行Sorting，IQC填写进料不良通知单会签到物控和采购，由SQE通知供货商/駐廠人員必须于4H内至精元Sorting(採購協助跟崔)，IQC需将Sorting的相关数据KEY进系统，采购每个月底去拉各厂商的重工记录，如厂商每月在精元sorting达10批或以上者,采购按RMB500元一月从供应商货款中执行扣除场地使用费用.2）.国内(非保品)：由采购人员填写 “物品出厂放行条”并由单位主管,经理签核完后,办理退运作业:一, 如目前仍属量产物料,可以请厂商来作一对一的换货处理,也可以直接退给厂商,作reject处理,采购需提供对应的PO号给仓库,以便扣账;二,如该物料已不用,物料作reject处理, 请款时请厂商开折让或红冲消账.3). 国内(保品)：由采购人员填写“物品出厂放行条”及相关退运资料交由关务人员签核后做退货作业。4). 国外(保品)：由采购人员填写“物品出厂放行条” 及相关退运资料交由关务人员，请关务人员开立“出境货物备案清单”,办理不良品退运作业。6.2.7 采购作业流程图序号 作业流程权责部门 备注 12345 67入庫入料下訂單找廠商簽核需求開立訂單 生管采购总经理AVL厂商 采购 IQC仓库TerminatorOperationCheck/ReviewStop/Transite开始/结束作业检查/审查停留/转移6.2.8 采购请款作业本公司付款条件以系统付款方式为主,其它月报价单上议定方式为辅, 另外如遇特殊付款条件(现金票/LC/TT.等)采购人员须预先提出申请并知会财务单位。6.2.8.1. 国内：至物料进厂验收合格后，采购根据各厂商的付款条件（如预付，货到， 月结30天, 月结60天, 月结90, 月结120天等）,采购需将厂商之送货单，系统应付帐款明细，采购订单，来料不良单，发票一并核对清楚后交财务人员进行付款作业。6.2.8.2 国内：特殊请款是除月结30天, 月结60天, 月结90, 月结120天以外之付款方式, 其中有LOCAL L/C , T/T, 现金票。A. LOCAL L/C及T/T需赁“采购单”之COPY本及“费用请款单”，“开状&T/T通知连同厂商提供之 “PROFORMA INVOICE” 等所有资料经采购人员整合完毕后,交由财务人员处理。 B. 现金票需凭 暂支单，“采购单” ， 连同发票等资料经采购人员整合完毕后,交由财务人员处理。C. 国内特殊请款 LOCAL L/C, T/T, 现金票之部份, 除了公司重点政策采购之项目, 采购人员需以E-MAIL方式通知财务单位先行提拨预算,连同厂商提供之“PROFORMA INVOICE” 等所有资料经采购人员整合完毕后必须送签, 签核流程请参考公司之核准权限, 签核批准后并交由财务人员处理。6.2.8.3 国外：(L/C, T/T) A L/C及T/T需以E-MAIL方式通知财务单位先行提拨预算，连同厂商提供之 “PROFORMA INVOICE” 所有资料经采购人员整合完毕后,交由财务人员处理。B. 国外特殊请款 L/C ,T/T 之部份 ,除了公司重点政策采购之项目, 采购人员需以E-MAIL方式通知财务单位先行提拨预算, 连同厂商提供 之 “PROFORMA INVOICE” 等所有资料经采购人员整合完毕后必须送签, 签核流程请参考公司之核准权限,签核批准后并交由财务人员处理。C. .OA30天或60天T/T,此属货到后付款部分, 需以E-MAIL方式通知财务单位先行提拨预算,连同厂商提供之INVOICE&PACKING&提单,所有资料经采购人员整合送签,流程请依公司权限,批准后交财务人员处理。6.3.9附件NO.附 件 名 称编 号1请购单（一式三联）2采购单（一式二联）3采购变更单（一式二联）4对账单