计算机基础知识和office办公系列软件的使用(完整版).doc

上海新华进修学院 计算机基础知识及office系列办公软件的使用第一节课：计算机基础知识：1.计算机的发展史：2.计算机系统的组成： 1）硬件系统：看得见摸得着的部件称之为硬件系统。 2）软件系统：应用程序等（包括操作系统、安装性的软件）3.电脑的基本操作： 1）简单的开关机： 2）桌面的设置：a.了解桌面的组成：桌面的背景、图标（系统图标：我的电脑、网上邻居、回收站、IE浏览器、我的文档） 任务栏（显示当前打开的程序）b.桌面的属性设置：（打开桌面属性：在桌面上单击鼠标右键并点击“属性”），桌面属性包括：主题、桌面、屏保、外观、设置（均称之为选项卡）电脑的屏幕分辨率：1024*768（像素）3）任务栏的设置：任务栏属性的设置：在任务栏空白区域单击鼠标右键并点击属性（1.任务栏2.开始菜单切换）4）鼠标和键盘的使用：1.鼠标的使用： 单击表选择对象（单击鼠标左键一下） 双击表打开对象或启动程序（连续点击鼠标左键两下） 右键表弹出快捷菜单（点击鼠标右键一下） 三击表全选对象（办公）（连续点击鼠标左键三下）2.键盘的使用： 键盘的布局：1.功能键区（Esc-F12）Esc表取消或退出程序 F1 帮助 F2 重命名 F5 刷新 2.辅助键区或数字键区：提供一些数字和运算符号（NumLock键控制数字键区的启动和关闭） 3.编辑键区：Delete键（删除键或删除右边的文字）Home键（将光标定位到行首） End键（将光标定位到行尾） PageUp键（上一页或上一屏）PageDown（下一页或下一屏）Insert键（插入或改写键） 上、下、左、右键：方向键（移动光标位置或移动图片位置） 4.主键盘区或基本键区（由数字键、字母键、符号键、特殊功能键组成）退格键： Enter键：回车键（确定或换段落） shift键：上档键 ctrl和alt功能键ctrl+空格键：表示调用输入法 ctrl+shift组合键：切换输入法 shift+空格键：表示全角和半角的切换 ctrl+键：表示中英文标点的切换Tab键：制表键 CapsLock键：大小写锁定键常用快捷键：ctrl+c表复制 ctrl+x 表剪切ctrl+v表粘贴 ctrl+a全选 ctrl+w表关闭 ctrl+n表新建ctrl+o表打开 ctrl+s 表保存 alt+F4键表退出程序 ctrl+alt+delete键表打开任务管理器第二节课：5)文件夹的操作：(桌面上文件夹的操作)1.新建文件夹：在桌面上单击鼠标右键-新建-文件夹2.文件夹的作用:主要是存放文件，便于管理a.复制文件夹、剪切文件夹：使用快捷键：ctrl+c,ctrl+v,ctrl+x,ctrl+vb.删除文件夹：按delete键表示经过回车站，shift+delete键表示不经过回车站（永久性删除）c.重命名文件夹：选中文件夹后单击右键并点击重命名或按F2键d.文件夹的属性：在文件夹上单击鼠标右键并点击属性（注意：在选择文件夹时，单击表示选择一个文件夹，框选或按住shift键表示选择连续的多个文件夹，按住ctrl键表示可以选择不连续的文件夹）压缩包的作用：减低文件的内存，但不丢失数据。办公基础部分：1.办公软件：word软件（文字处理软件主要用于文档的排版、制作简单的表格）excel软件（电子表格处理软件主要用于创建表格，数据的统计、创建图表拥有计算的功能）powerpoint软件（演示文稿处理软件主要用于创建幻灯片和简单的动画）outlook软件（发送电子邮件） Access数据库软件(编程软件) wps（金山公司）2.软件的安装：办公软件的安装word软件的操作：1.word的基本操作：a.启动word软件：1.直接双击word软件的快捷方式2.单击开始菜单按钮-程序-office-word2003b.word的窗口的组成：1.标题栏：软件图标、文件名、公司名（微软）、软件名、控制按钮。2.菜单栏：3.工具栏：默认word打开”常用、格式“两工具栏，作用主要提供一些快捷的按钮。4.标尺：有水平和垂直标尺，主要由于文本的对齐和段落的缩进5.文本编辑区：6.状态栏：显示当前工作状态7.滚动条：水平和垂直滚动条8.任务窗格：c.word文件的操作：1.新建文件：a.单击文件菜单-新建-空白文档b.使用快捷键：ctrl+nc.单击常用工具栏上的新建空白文档按钮2.打开文件：a.单击文件菜单-打开-b.使用快捷键：ctrl+oc.单击常用工具栏上的打开按钮3.关闭文件：a.单击文件菜单-关闭b.使用快捷键：ctrl+wc.单击”关闭窗口“按钮4.保存或另存为文件：a.单击文件菜单-保存b.单击常用工具栏上的保存按钮c.使用快捷键：ctrl+sd.单击文件菜单-另存为f.另存为的快捷键：按F12键设置自动保存：单击工具菜单-选项-启用自动保存时间间隔功能。5.页面设置：对页面进行设置包括纸张大小、页边距、版式、页眉页脚设置。6.打印预览：提前预览打印效果。7.退出word：a.单击文件菜单-退出文件菜单下列出最近打开的一些文件（默认是4个文件，最多可以打开9个文件。单击工具菜单-选项-常规选项卡下设置最近打开的文件数）(注意：按住alt+tab组合键可以在不同的运行程序之间切换点击“窗口”菜单下的文件名表示在word文件之间进行切换。)第三节课：word文本的编辑a.ctrl+z表撤消 ctrl+y表恢复b.单击编辑菜单-点击撤消或恢复c.单击常用工具栏上的撤消或恢复按钮。1.文本的选择：单击表示选择一行，双击表示选择一段，三击表示选择全文（快捷键：ctrl+a或单击编辑菜单下在点击全选命令）选择连续的文本可以按shift键，也可以托选，选择不连续的文本可以按ctrl键，在字体行间内三击鼠标左键也表示选择一段。（注意：在选择段落时一定要将段落标记选中）2.文本的移动：a.选中文本后在文本上直接按住鼠标左键拖动到合适的位置松开即可b.通过剪切(ctrl+x)命令。3.文本的复制、剪切：a.选中文本后按住ctrl键+拖动鼠标，b.选中文本后按ctrl+c 、ctrl+x c.选中文本后在文本上单击鼠标右键并点击复制、剪切命令d.单击编辑菜单-复制/剪切e.点击常用工具栏上的复制、剪切按钮。（复制、剪切的内容存放在office剪贴板，最多可以复制或剪切24步）4.文本的清除：a.清除内容:选择文本后按delete键或退格键或单击编辑菜单-清除-内容，直接按退格键表示删除光标左边的内容，按delete键表示删除光标右边的内容。b.清除格式:单击编辑菜单-清除-格式。5.文本的查找和替换及定位：a.单击编辑菜单-查找、替换、定位b.使用快捷键：ctrl+f表查找，ctrl+h表替换，ctrl+g表定位（可以定位某页、某行、和书签，定位书签时要先插入书签名）(注意：替换时可以对某一区域进行替换并且可以对替换的文本设置格式。补充：设置密码保护，单击工具菜单-选项-安全性，设置好密码后一定要保存，包括修改或取消密码也要保存。)对计算机设置密码：单击开始按钮-设置-控制面板-用户账户，创建一个计算机管理员并设置密码。Win快捷键：win+d表显示桌面，win+e表打开资源管理器（或我的电脑），win+f表启用windows搜索功能，win+r表使用windows运行功能。第四节课：文本的格式设置：1.字体格式：打开字体对话框a.单击格式菜单-字体b.在选中的文字上单击鼠标右键并点击字体命令c.使用快捷键：ctrl+d（在word中默认字体格式是宋体、五号字）对字体选项卡的设置：字体、字形、字号、字体颜色、下划线、效果（可以结合格式工具栏上对应的一些按钮）快捷键的使用：增大字号、减小字号：ctrl+、ctrl+,或ctrl+shift+、ctrl+shift+工作表单元格。Excel的文件操作：1.新建文件：新建Excel空白文件或工作薄a.单击文件菜单-新建-点击右边任务窗格中的空白工作薄按钮。b.单击常用工具栏上的新建按钮。c.使用快捷键：ctrl+n2.打开文件：打开excel的现有文件a.单击文件菜单-打开b.单击常用工具栏上的打开按钮。c.使用快捷键：ctrl+o（注意：打开的文件格式一定要以.xls源文件格式）。3.关闭文件：关闭当前文件或工作薄。a.单击文件菜单-关闭b.单击关闭窗口按钮c.使用快捷键：ctrl+w4.保存和另存为文件：将修改后的文件重新保存或另存为a.单击文件菜单-保存b.单击文件菜单-另存为c.单击常用工具栏上的保存按钮d.使用快捷键：ctrl+s（保存）、另存为（按F12键）e.启用excel软件的自动保存功能：单击工具菜单-选项-保存-设置自动保存恢复时间间隔，设置好后要保存。（注意：在使用保存或另存为时要将保存的文件格式设置为.xls的格式，并设置好文件名）5.页面设置：主要对文件的页面进行设置，如：纸张大小、打印方向、页边距、页眉页脚设置等6.打印预览：可以提前预览打印的效果，在打印之前最好打印预览一下。7.打印：快捷键ctrl+p，安装好打印机后可以直接将文件打印出来。8.退出软件：退出excel软件程序a.单击文件菜单-退出（最实用的退出方法）b.单击标题栏上的关闭按钮c.双击软件图标d.使用快捷键：alt+f49.设置密码保护：单击工具菜单-选项-安全性，设置好密码后好要保存，包括修改密码、取消密码也要保存。Excel的编辑操作：1.撤消和恢复：a.单击编辑菜单-撤消、恢复b.单击常用工具栏上的撤消、恢复按钮c.使用快捷键：ctrl+Z（撤消）、ctrl+y（恢复）2.选择单元格、行、列及工作表：a.选择单元格：默认excel选择的是a1单元格，单击可以选择其它单元格、按住shift键或拖选可以选择连续的单元格区域，按住ctrl键可以选择不连续的单元格区域。（注：在名称框中输入相关单元格地址，也可以选择相应的单元格，在输入单元格地址时，如果是连续的单元格区域、要先输入开始单元格后用冒号隔开再输入最后单元格地址，如果不是连续的单元格区域、在输入单元格地址后之间用逗号隔开。符号均采用英文符号），如果要选择一个工作表中的所有单元格，可以单击a列和1行交叉处或使用快捷键:ctrl+a或使用ctrl+shift+空格键。b.选择行、列：单击行号和列标，按住shift键或拖动鼠标可以选择连续的行或列，按住ctrl键选择不连续的行和列。c.选择工作表：单击工作表标签名，如果选择连续的工作表可以按住shift键，按住ctrl键可以选择不连续的工作表，如果要选择所有的工作表可以在工作表标签上单击鼠标右键并点击选择全部工作表。3.剪切和复制：a.选择好单元格后，单击编辑菜单-复制、剪切，到目标单元格后单击编辑菜单-粘贴b.在选择的单元格中单击鼠标右键-复制、剪切，到目标单元格后单击鼠标右键并点击粘贴c.选择单元格后单击常用工具栏上的剪切、复制按钮，到目标单元格后单击常用工具栏上的粘贴按钮d.选择性粘贴：将单元格复制后单击鼠标右键或单击编辑菜单-选择性粘贴（默认是全部，可以设置公式、数值、格式、批注）4.office剪贴板：将复制或剪切的内容存放在office剪切板中，功能和word一样，最多可以存放24次剪切或复制5.填充：包括向下、向上、向左、向右及按序列填充a.向下填充：向下成批复制，可以只填充内容也可以只填充格式默认是复制单元格b.向上填充：向上成批复制，可以只填充内容也可以只填充格式默认是复制单元格c.向左填充：向左成批复制，可以只填充内容也可以只填充格式默认是复制单元格d.向右填充：向右成批复制，可以只填充内容也可以只填充格式默认是复制单元格（注意：如果是数字，可以借助单元格右下角的填充柄进行序列填充，单击工具菜单-选项-编辑-单元格拖放功能可以设置显示或隐藏填充柄）e.按序列填充：输入好数字后并选中一些连续的区域（行或列）单击编辑菜单-填充-序列（等差、等比、按日期、自动填充）设置好步长值。（补充：单击工具菜单-选项-自定义序列也可以设置特定的序列，设置时可以选择提供的某一种序列方式、也可以自己定义或从单元格中导入序列）6.清除：将单元格中的内容等进行清除a.全部：将单元格中的所有内容进行清除包括格式等b.内容：只清除单元格中的内容（或按delete键）c.格式：只清除单元格中的格式d.批注：只清除单元格的批注7.删除：删除单元格或行、列选中单元格后单击编辑菜单-删除（下方单元格上移、右边单元格左移，整行、整列）（注：若要删除行、列或多行、多列可以选中行、列并在行号或列标上单击鼠标右键并点击删除）8.删除工作表：将选中的工作表进行删除方法：选择好工作表后单击编辑菜单-删除工作表或在工作表标签上单击鼠标右键并点击删除9.移动或复制工作表：将选中的工作表移动或复制到当前工作薄或不同工作薄中的不同位置。方法：a.选中好工作表后单击编辑菜单-移动或复制工作表b.选中工作表后在工作表标签上单击鼠标右键-移动或复制工作表（注：在同一个工作薄之间移动工作表可以单击工作表名称后并拖动到合适的位置松开，如要复制可以按住ctrl键并拖动鼠标）10.查找、替换及定位：方法：选中单元格后单击编辑菜单-查找、替换、定位或使用快捷键ctrl+f、ctrl+h、ctrl+g设置查找、替换时要默认是在当前工作表中进行设置，也可以单击右下角的选项按钮进行精确的设置。设置查找、替换可以一个一个的设置也可以全部查找、全部替换。设置定位时可以定位当前工作表也可以定位其它工作表前面要加标签名!（符号要是英文符号）。第十二节课：单元格格式的设置、行、列设置及工作表的管理：1.单元格格式设置：打开单元格格式对话框a.选择好要设置的单元格后单击格式菜单-单元格b.选择好要设置的单元格后使用快捷键：ctrl+1c.选择好要设置的单元格后单击鼠标右键并点击设置单元格格式单元格格式的设置包括：数字、对齐、字体、边框、图案、保护a.数字格式的设置：主要针对于单元格中的数字部分（设置包括：常规是默认、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊、自定义，其中常规、数值、货币、百分比、文本是常用的，会计专用、日期、时间、分数、科学记数特殊、自定义不常用）记忆：输入负数如：-25或（25），输入当前时间：ctrl+shift+:，输入当前日期：ctrl+:，（如：要输入其它的时间或日期格式可以单击格式-单元格-数字）,将数字格式转换为文本格式，在输入数字前要先输入撇号，或通过数字格式选项卡-文本。添加百分比单击数字选项卡下的百分比等等.b.对齐的设置：包括水平对齐和垂直对齐（默认excel中文本左对齐、数字右对齐）文本控制：1.自动换行：但文字超出单元格区域后自动进行换行快捷键是：alt+回车键，2.合并单元格：将多个单元格合并成一个单元格。方向的控制：设置文字角度或文本垂直c.字体的设置：字体、字形、字号、字体颜色、下划线及特殊效果的设置（针对于所选中的单元格区域）d.边框的设置：预置、边框、线条及颜色的设置e.图案的设置：颜色和图案的设置。（注意：设置单元格格式时可以结合格式工具栏上的相应按钮）f.保护的设置：工作表保护：单击工具菜单-保护-保护工作表（可以设置密码），也可以设置工作薄的保护：单击工具菜单-保护-保护工作薄（可以设置密码）2.行、列格式的设置：a.行的设置：选中行后可以设置行高、最适合的行高、隐藏、取消隐藏（在行的交叉处双击可以设置最合适的行高）b.列的设置：选中列后可以设置列宽、最适合的列宽、隐藏、取消隐藏（在列的交叉处双击可以设置最合适的列宽）（单击格式菜单-行、列）在行、列上单击鼠标右键也可以插入行、列或删除行、列及设置相应的行高和列宽。3.工作表的设置：可以对工作表进行重命名、隐藏、取消隐藏、设置背景、设置工作表标签颜色（也可以在工作表标签名上单击鼠标右键进行设置）4.自动套用格式：选中表格后单击格式菜单-自动套用格式（选择一种表格类型也可以更具体的设置单击确定）5.条件格式：将满足相应条件的数据的单元格设置相应的格式。（一般针对于数据）最多可以同时设置3个条件。6.样式的设置：主要显示单元格的样式，且可以再次设置一些格式。第十三节课：公式和函数的使用：a.公式的使用：先输入=，输入相应的单元格内容或地址以及相关的运算符号（+、-、*、/.），通过公式进行计算时要遵循简单的数学原理。（有括号要先算括号内，然后计算乘除、后算加减），在输入单元格地址时可以采用单元格地址的引用或直接输入单元格地址之间不能用：或，隔开。b.函数的使用：先输入=或单击插入函数按钮、或单击插入菜单-函数，也可以单击常用工具栏上的自动求和按钮。函数的格式为：=函数名（内容或区域），如=sum(a1:a7)，注：函数名包括单元格地址名不区分大小写，标点符号要使用英文的标点符号。公式或函数的三种引用方式：a.相对引用：公式或函数随单元格地址的改变而改变。格式如：a1b.绝对引用：公式或函数不随单元格地址的改变而改变。格式如：$a$1（$符号为美元符号，按F4键可以添加$符号）c.混合引用：公式或函数部分随单元格地址的改变而改变。格式如：$a1或a$1常用的函数：sum:求和函数 average:平均值函数 max:最大值函数 min:最小值函数 count:计数函数 if:条件函数 sumif:条件求和 countif：条件计数 product:求乘积 abs：求绝对值 power：求乘幂 sqrt：求平方根 int：取整函数 mod：求余数 round：求四舍五入求及格率：如=countif(d4:d14,60)/count(d4:d14)求等级：如=IF(D27=85,优秀,IF(D27=75,良好,IF(D27=60,中,差)结合办公自动化习题精讲。第十四节课：数据的统计：通常用于比较完整的单元格区域。1.排序:包括升序排序和降序排序。a.升序排序：由小到大排序。b.降序排序：由大到小排序。设置排序：先选中好一个区域，单击数据菜单-排序（包括3个关键字、可以设置有、无标题行）或单击常用工具栏上的升降序按钮，（不常用）。2.筛选：包括自动筛选和高级筛选。a.自动筛选：选择筛选的区域后单击数据菜单-筛选-自动筛选（排序、全部、自定义、前十个等的设置），若取消自动筛选再次单击数据菜单-筛选-自动筛选。b.高级筛选：前提要设置好筛选的条件，并选择好相应的单元格区域。1在原有区域筛选结果。2将筛选结果复制到其它位置。（列表区域：筛选的区域，条件区域：选择条件的区域，复制到：将筛选结果复制到目标位置。用于高级筛选的第二种方式）。若取消高级筛选要再次单击数据菜单-筛选-全部显示。（只能用于高级筛选的第一种方式）3.分类汇总：在分类汇总之前要先排序。选择区域后单击数据菜单-分类汇总（设置好分类字段、汇总方式、汇总项，若要多次执行分类汇总并保留上次的汇总结果要将“替换当前分类汇总”复选框取消。）4.记录单：先录入好表格标题并选中，单击数据菜单-记录单（可以接着创建图表还可以设置条件、删除记录等）或将创建好的表格选中通过记录单也可以再次添加数据或删除数据、查找数据。5.有效性：选择好设置有效性的区域后单击数据菜单-有效性。（控制单元格输入内容的范围）6.数据透视表和数据透视图：选中好要创建数据透视表和数据透视图的单元格区域后单击数据菜单-数据透视表和数据透视图并执行3个步骤。若要修改数据透视表或数据透视图可以再次单击数据菜单-数据透视表和数据透视图进行操作。结合办公自动化习题精讲并扩展习题练习。第十五节课：插入图表：通过创建图表可以比较直观地反映某一阶段的数据变化情况或占的百分比。创建方法：选中需要创建图表的区域（一般为完整的单元格区域）后单击插入菜单-图表或单击常用工具栏上的插入图表按钮。创建图表包括四个步骤：步骤一：选择创建图表的类型即要创建什么样的图表。（标准类型下的每种图表类型都有相应的子图表，单击图块框下面会显示其名称），选中一种类型后单击下一步。步骤二：图表源数据包括数据区域和系列两种，默认为数据区域、在其下可以选择创建图表的单元格区域和系列产生在行或列。在系列选项卡下可以添加数据或删除多余的区域。设置好后单击下一步。步骤三：设置图表选项包括标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表的设置。主要是对图表进行优化设置。设置号后单击下一步。步骤四：即图表位置摆放。可以放在同一个工作表中即最为其中对象插入或放在单独的工作表中即作为新工作表插入。设置好单击完成按钮。图表的构成：一个完整的图表是由若干个部分组成的，主要有图表区、绘图区、图表标题、图例、数值轴标题、分类轴标题、数值y轴、分类x轴、数值轴主要、次要网格线、分类轴主要、次要网格线。设置图表格式：当图表创建好后可以对其的每个部分设置格式，前提先要选中好相应的部分，选择时可以单击或通过图表工具栏上的图表对象还选择相应的名称。然后单击格式按钮后双击对象或使用快捷键：ctrl+1。对图表的理解要注意一下几点：1. 创建好的图表可以缩放和移动。2. 图表可以对其设置格式。3. 创建好的图表可以更改图表类型。4. 菜单栏上的数据菜单当选中图表后会变为图表菜单。5. 通过图表菜单可以对创建好的图表再放回到某个步骤进行设置。6. 图表菜单下也可以添加数据。7. 删除源数据图表中相应的数据会改变而删除图表中的数据不会影响原来的表格。8. 图表中的某些部分可以移动如图表标题等。9. excel中常用的图表主要有：柱形图、条形图、折线图、饼图等。标题、页面设置及打印设置：1. 标题设置：主要对表格的头部即标题进行设置格式，因为表格创建的如何、图表标题起着比较重要的作用。2. 页面设置：单击文件菜单-页面设置，重要包括页面、页边距、页眉/页脚、工作表的设置。在页面中可以设置纸张大小、纸张方向打印及打印预览和缩放比例一般为100%，在页边距中可以设置上、下、左、右及页眉、页脚页边距的设置和水平、垂直居中方式。在页眉/页脚中主要设置页眉/页脚及其位置的对齐，在表格中不显示只有打印预览可以预览到并可以打印。在工作表中主要设置打印的区域及是否打印网格线等设置。3. 打印设置：单击文件菜单-打印（快捷键是crtl+p），可以选择打印机的型号、设置打印的范围、打印内容及打印的份数，打印机属性的设置。Powerpoint软件的使用：powerpoint软件即演示文稿处理软件或ppt主要用于创建幻灯片及简单动画一般用在做教师课件和公司演讲等Powerpoint软件的扩展名为.ppt放映的格式为.pps下列是该软件的相关快捷键不做为重点讲课后学员可以在网上搜索模板和学习资料自己动手做一些幻灯片及简单的动画。1.编辑快捷键Ctrl+T：在句子.小写或大写之间更改字符格式Shift+F3：更改字母大小写Ctrl+B：应用粗体格式Ctrl+U：应用下划线Ctrl+l：应用斜体格式Ctrl+等号：应用下标格式(自动调整间距)Ctrl+Shift+加号：应用上标格式(自动调整间距)Ctrl+空格键：删除手动字符格式，如下标和上标Ctrl+Shift+C：复制文本格式Ctrl+Shift+V：粘贴文本格式Ctrl+E：居中对齐段落Ctrl+J：使段落两端对齐Ctrl+L：使段落左对齐Ctrl+R：使段落右对齐2.幻灯片放映控制快捷键PowerPoint在全屏方式下进行演示时，用户可以操作的只有右键菜单和放映按钮.大家还可以使用以下专门控制幻灯片放映的快捷键，非常方便!N、Enter、Page Down、右箭头()、下箭头()或空格键：执行下一个动画或换页到下一张幻灯片P、Page Up、左箭头()，上箭头()或Backspace：执行上一个动画或返回