6晋煤集团合成油示范工程项目管理手册6分册采购管理.doc

晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 目目 录录 1 1 目的目的 1 2 2 适用范围适用范围 1 3 3 工作内容工作内容 1 4 4 管理模式及组织机构管理模式及组织机构 1 4 1 管理模式 1 4 2 具体职责 1 5 5 采购程序的管理采购程序的管理 2 5 1 采购管理的原则 2 5 2 设备的分类 3 5 3 供应商名单的管理 3 5 4 长周期关键设备的管理 4 6 6 退税设备的管理退税设备的管理 5 附附 1 1 采购设备的风险等级评价系统 采购设备的风险等级评价系统 6 1 目的 7 2 范围 7 3 适用 7 4 定义 7 5 责任 7 6 执行 7 7 评价标准 7 8 等级分类 8 9 应用 8 10 附件 8 附附 2 2 设备 材料管理规定 设备 材料管理规定 11 1 目的 11 2 适用范围 11 3 业主的职责 11 4 管理程序 11 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 1 1 1 目的目的 为了能在计划的时间 地点获得满足工程质量及进度要求 且价格合理的 设备材料 结合晋煤集团合成油示范工程的项目管理模式 特制定本管理程序 2 2 适用范围适用范围 本程序适用于晋煤集团合成油示范工程所有设备 材料的采购活动 3 3 工作内容工作内容 采购管理的主要内容如下 3 1 对采购程序的管理 3 2 对供应商名单的管理 3 3 对质量的管理 3 4 对进度的管理 3 5 对包装运输的管理 3 6 对采购和施工界面的管理 4 4 管理模式及组织机构管理模式及组织机构 4 14 1 管理模式管理模式 采用业主与监理单位联合对总承包商采购行为进行监督管理的方式 4 24 2 具体职责具体职责 4 2 1 业主的具体职责 1 批准主要采购施工分包商名单 对制造厂资质 业绩进行审查并实地 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 2 考察 2 批准 A B 类设备的短名单 A B 类的询价文件审查和参加技术谈判 3 批准 A 类监造大纲 进行监造检查 4 监督或参加设备材料的出厂验收 开箱检验 采购进度 合同管理等 5 负责对保护伞协议的确认 6 审批总承包商编制的采购管理程序 4 2 2 监理单位的具体职责 1 协助业主完成资格预审 制造厂考察 询价文件的批准 2 派员参加技术谈判并对总承包商的采购进度 监造大纲 监造计划进 行检查 3 参加货物的出厂验收和开箱检验 4 2 3 总承包商的具体职责 1 负责完成 EPC 合同范围内采购工作 对采购质量负责 2 上报采购计划 采购工作程序 3 编制 A B 类订货询价文件 短名单 4 组织对制造厂的考察 上报监造大纲 派出监造人员 负责出厂检验 5 组织设备的催交 催运 6 组织现场的开箱检验 5 5 采购程序的管理采购程序的管理 5 15 1 采购管理的原则采购管理的原则 业主在项目初期制订项目采购策略 对涉及采购的各个方面提供指导性意 见 根据项目采购策略指导总承包商制定有关供应商资格确定 采买过程 催 交催运 检验 长周期设备采购 备品备件协议等各方面的程序 在总承包商 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 3 谈判条款中贯彻采购策略及有关采购程序 并在实施过程中严格按照总承包合 同进行管理 业主对承包 供应 商的管理不能减免总承包商的责任和义务 业主要对总承包商的相应采购程序 计划进行审批 并对总承包商的采购全过 程进行监督和检查 5 25 2 设备的分类设备的分类 设备分级一般由工艺上确定 总承包商根据设备的重要性 如发生故障时 能否切换 介质特性 设备位置 制造工艺及复杂程度 发生故障时后果等 进行评价 将设备进行分级后报业主 业主对总承包商上报的设备分级批准并 下发总承包商执行 5 2 15 2 1 一般设备分类原则一般设备分类原则 1 如果设备发生故障 造成整个装置停车 检修后才能恢复生产 该设 备定为最高级 即为 A 类 如 反应器 压缩机等长周期设备 2 若该设备发生故障 可以短时间隔离 抢修 而生产流程不致中断 则为二级 即为 B 类 如 一般压力容器等 3 某设备拥有备台 可以马上切换或即便出了故障 不影响工艺流程 则定为三级 即为 C 类 如 机泵等 5 2 2 总承包商根据采购的分类不同制定相应的管理办法报业主批准后实 施 5 2 3 设备分类参照国外某大型工程公司的设备分类 见附 1 采购设备 的风险等级评价系统 5 35 3 供应商名单的管理供应商名单的管理 5 3 1 供应商名单原则上由业主与总承包商共同确定 总承包商从供应商 长名单列出短名单后 报业主批准实施 对于长周期等关键设备 A 类 的供 应商名单必须报晋煤集团领导层批准后方可执行 批准后的供应商名单将列入 EPC 合同中 5 3 2 保护伞协议 无 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 4 5 45 4 长周期关键设备的管理长周期关键设备的管理 5 4 1 采买阶段 1 总承包商提交询价文件及采购说明书报监理单位审查 业主审批 2 总承包商推荐长名单报监理单位审查 业主审批 3 总承包商组织技术评标和商务评标 总承包合同确定前要提交商务评 标原则 技术评标文件提交监理单位审查 业主审批后方可执行 4 在重要设备及大型机组订货后 制造厂商设计资料应及时返回 设计 协调会应按期召开 以保证整个工程总体进度计划完成 5 4 2 制造开始前 1 制造厂提交质量计划 制造计划 含进度计划 检验计划报总承包 商 总承包商审核后编制监造管理大纲 监造计划一并提交监理单位 监理单 位审查提出意见后报业主审批 2 对总承包商提供的重要检验点 业主及监理单位要派员参加 对于重 要设备 A 类 总承包商必须进行全程驻厂监造 5 4 3 制造开始后 1 总承包商按已批准的监造计划 质量计划开展制造的检验活动 2 检验工作应从原材料进货开始 包括材料检验 制造加工 工序检验 组装 中间产品试验 强度试验 致密性试验 整机试验 表面处理检验 包 装检验等直至运输包装检验 总承包商按计划定期提供进度报告和检验报告 对于业主参加的检验 总承包商在检验前及时通知业主参加 3 业主和监理单位根据计划参加阶段性检验 并且也可以根据计划安排 随时进入制造厂检查质量和进度 并对制造厂及总承包商的工作进行评估 5 4 4 运输及现场开箱检验 1 总承包商全面负责运输管理 按要求及时 安全 经济地将货物运抵 施工现场 或指定仓库 并定期向业主提交设备 材料的运输报告 2 对于重大设备 超重 超限设备 的运输 总承包商必须提前将运输 方案报监理单位审查 业主批准后方可实施 3 货到现场的开箱检验必须以合同为依据进行 按实际情况决定开箱检 验工作范围和检验深度 监理单位全面负责现场开箱检验和质量问题的处理 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 5 并将处理结果报业主 6 6 退税设备的管理退税设备的管理 6 1 享受退税的企业 在投资总额内采购国产设备 属国家或地方免税目 录范围的 可全额退还国产设备增值税 根据国家有关退税管理规定 退税设 备必须直接与供货厂商签订订货合同及直接向供货厂商付款 供货厂商按照规 定向业主提供增值税发票 总承包商受业主的委托 作为采购代表在合同上签 字 总承包商担负订货 运输 监造 验收 质量保证的全部责任 6 2 业主负责为总承包商开具相关办理退税证明的资料 1 业主营业执照复印件 2 报关登记手续 3 国家经贸委的批文 4 企业税务登记证明 5 出口退税证明 6 3 供货厂商携相关资料到工厂所在地开具专用交款书 退税手续 交付 业主增值税发票和退税证明后 由业主到当地税务部门办理退税 6 4 业主拟定好 EPC 合同中关于出口退税设备的条款 并协助总承包商确 定采购项目中的退税设备范围 并到当地海关进行及时的确认 6 5 有关退税设备材料的付款方式见 投资控制程序 中的 工程款支付 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 6 附附 1 1 采购设备的风险等级评价系统 采购设备的风险等级评价系统 目目 录录 1 目的 2 范围 3 适用 4 定义 5 责任 6 执行 7 评价标准 8 等级分类 9 附件 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 7 1 1 目的目的 定义采购设备的风险等级测定系统 2 2 范围范围 对于每件设备 都要进行风险等级的测定 CR 3 3 适用适用 这一规定适用于所有要购置的设备 包括机械设备 HVAC 电气设备 装 置 阀门等 4 4 定义定义 风险测定是通过考虑设备在设计 采购 加工 制造方法 操作风险等环节 因素来评价其重要性的方法 5 5 责任责任 实施 CR 由总承包商的 CR 部来完成 业主和监理单位负责监督 6 6 执行执行 总承包商在工程前期参照工艺流程图和其它工程信息准备设备清单 在设 备确认时 CR 部测定工程师与工艺工程师密切配合 对设备清单上的每台设备 进行风险等级测定 特殊设备的等级测定工作要经过 CR 部专业工程师的校核 设备安装完成后或设备登记测定条件改变后 需要重新对它进行登记测定 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 8 7 7 评价标准评价标准 评价系统的标准列在附件 2 风险等级评价表 中 CR 部测定工程师和工艺工程师要对测定过程的谈话进行录音 8 8 等级分类等级分类 CR1 极其重要 CR2 重要 CR3 一般 CR4 不重要 9 9 应用应用 CR 系统将会被普遍采用 但对于下列工作 可以不采用 CR 1 检查 评价技术文件等级 2 订货文件的要求和修订 3 设备的询价 招标总结 合同授予 合同定单处理 4 催货 5 设备检测等级 10 10 附件附件 附件 1 工作程序 附件 2 风险等级评价表格 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 9 附件 1 序号工作内容负责人工作描述 01 风险等级测 定 工艺工程师 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 CR 部测定工程师与工艺工程师密切配合 对设备清单上的每台设备进行风险等级测定 CR 部专业工程师的校核 在设备清单或其它文件中注明等级 02 等级修订 工艺工程师 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 设备安装完成后或设备登记测定条件改变 后 需要重新对它进行登记测定 03 完成风险等 级测定 CR 部测定工程师 购置设备的风险等级测定结果要在质量计 划中说明 04 与其它部门 的关系 购置设备的风险等级测定与其它部门活动 的关系 04 1 采购 采购工程师 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 CR 将影响采购的活动 低等级的设备采购 程序简单 高等级的设备需要经过长期的 招标过程和订单跟踪 04 2 技术文件控 制部门 技术文件控制部门协调 员 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 CR 和 CR 修订工作将影响技术文件的要求 04 3 检测 检测协调员 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 检测要求与设备等级有关 CR 部专业工程师负责检测和试验活动 CR 部测定工程师决定检测等级 04 4 CR 部 CR 部测定工程师 CR 部专业工程师 CR 部负责人 CR 会影响部门内与检查 批准 文件修订 人员组织等活动 CR 要在相关技术文件中表示 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 10 附件 2 风险等级评价表风险等级评价表 日期设备名称 版本设计单位 设备编号工程编号 适用领用编号 设备特征 分值 设计复杂程度设计复杂程度 设计量小且简单 4 设计量大但简单 3 设计量大且由一定复杂度 2 设计量巨大且复杂程度高 1 设计成熟度设计成熟度 经常采用的设计 4 修改已有的设计 3 由原设计引申而来 2 创新设计 1 制造复杂程度制造复杂程度 少量 简单的加工程序 4 加工程序多担简单 3 至少有一个复杂加工过程 2 复杂的加工程序多 1 设备特征分值设备特征分值 使用特征 操作特征操作特征 无害的 4 低伤害 毒性 温度 压力 电压 加仑 3 中等伤害 毒性 温度 压力 电压 加仑 2 高伤害 毒性 温度 压力 电压 加仑 1 安全性安全性 对操作人员无伤害 4 中等危险性 3 高危险性 2 极高危险 1 经济效果经济效果 产生效益可忽略 采购价格低 效益低 采购价格中等 效益中等 采购价格高 产生效益高 使用特征分值使用特征分值 总分值总分值 评价等级 1 级 6 10 2 级 11 15 3 级 16 20 4 级 21 24 批准姓名 签章 日期 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 11 附附 2 2 设备 材料管理规定 设备 材料管理规定 1 1 目的目的 在工程项目的管理过程中 通过对设备材料的质量控制与采购控制 以实 现在规定的时间内采购到质量合格的产品 运抵到施工现场 来保证工程建设 的需要 特制定本管理规定 2 2 适用范围适用范围 本管理规定适用于晋煤集团合成油示范工程设备 材料的质量与进度管理 3 3 业主的职责业主的职责 3 1 审查总承包商设备 材料的质量控制体系及采购管理程序是否完备 并监督 检查总承包商采购计划的落实情况 3 2 审查总承包商设备 材料的采购计划书 订货时间 交货时间是否满 足工程建设的总体进度要求 3 3 审查总承包商提交的设备 材料供货厂商的选择和招标工作 3 4 参加国内外重要设备 材料采购的技术谈判 参加合同附件中规定的 有业主相关部门参加的采购商务谈判 3 5 审查重要设备 材料的监造大纲 参加监造 检验工作 3 6 检查工程的材料 设备质量 并进行必要的测试和监控 4 4 管理程序管理程序 4 1 总承包商应安排专业人员负责设备 材料的管理工作 并在工程开始 前将人员名单报业主备案 4 2 单项工程开工前 总承包商应建立设备 材料的质量控制体系和采购 管理程序并报业主 监理单位在业主的监督下用 3 个工作日进行审查与确认 达 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 12 到质量控制体系健全 采购管理程序完备可行的目的 4 3 初步设计审查通过后 总承包商将采购计划书报监理单位 采购计划 应满足工程进度需要 监理单位用 7 个工作日进行审核与确认 并将结果报业 主备案 4 4 业主监督总承包商对设备 材料采购工作计划实施的全过程 并对到 货进度计划进行跟踪检查 采取必要措施 以防止质量偏差及延期供货 业主 相关部门参加监理单位组织的检查工作 4 5 供货厂商的确认 对于重要设备 大宗材料的供货厂商 总承包商应有选择地报出国内外厂 商名单 并对特殊材料的选厂原因有所说明 由监理单位用 5 个工作日对供货 商资质进行预审 将预审结果报业主审批后方可生效 供货厂商名单一经业主确 认 总承包商及其施工分包商不能在名单外采购设备及大宗材料 4 6 参加国内外重要设备采购的技术谈判与商务谈判 业主将参加总承包商组织的对于技术复杂 质量要求高 加工难度大 制 造周期长的重要设备 材料采购的技术谈判 总承包商应在谈判前 7 个工作日 书面通知业主 并附有与之相关的技术资料 厂商简介 近期业绩等 凡能通 过技术谈判认可的厂商方能进入商务谈判 在同一产品的几家供货商中 应对各 家的技术水平先进程度 能耗高低 制造周期长短 售后服务质量等进行综合 对比 从中选出最佳的供货商 集中力量进行商务谈判 总承包商将中标厂商 报业主 由业主批准 4 7 审批总承包商的设备监造大纲 对需要监造的设备 总承包商应在设备制造前编制监造大纲对设备进行监 造控制 填写 设备监造大纲报审表 交监理单位和业主 业主在 7 个工作日 内给予批复 4 8 设备 材料 半成品进场报检 设备 材料 半成品进场前三天总承包商须填写 设备 材料到货计划表 报监理单位 由监理单位在两天内对所报内容进行审查 并根据工程进度 场 地容纳情况综合平衡后批复 4 9 设备 材料到货的开箱检验 设备 材料到货的开箱检验工作由总承包商负责组织与实施 在开箱检验 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 13 前 48 小时填写 设备到货开箱检验通知单 报监理单位 业主 监理单位 业 主参加检验工作 对在国外采购的设备 材料还应符合国家有关进口商品检验 管理的相关规定 开箱检验的工作内容 1 开箱前应该熟悉订货文件 验收内容 检验标准等 了解待检物 品的规格 型号 数量 物性 落实开箱机具及安全措施 2 开箱后应核查物品的规格 型号 数量是否与装箱单相符 技术指 标应与合同单一致 外观是否完好 有无受潮 损坏变形等 对随机带来的技 术资料 产品合格证书 质量证书 安装维修手册 专用工具等 清点后应妥 善保管 并认真做好开箱记录 填写 设备 材料到货检验表 由总承包商 监理单位 业主三方签字 各保存一份 验收中若发现有产品不合格或存在残 缺 损 坏的 应如实记录清楚 由总承包商联系供货商处理解决 3 随机带来的资料及工具 由总承包商收管保存 分批移交给业主 总 承包商应写清移交资料的名称 工具规格与数量清单 移交单位及时间等 一 式三份 总承包商 监理单位 业主三方签字后各保留一份 4 随机带来的随机备件 两年备件经清点后 由总承包商写清备件的 名称 规格 数量 清单一式三份 总承包商 监理单位 业主三方签字后各 保留一份 随机备件暂由总承包商保管 中交时按清单数量转交给业主 两年 备品备件由业主保管 4 10 材料使用前的各种检测 检验和试验 材料在使用前 应进行认真检验 审查出厂合格证 制造批号 产品检 测报告等 以保证材料的真实性 防止错用或误用其它材质的材料 造成用 料错误 材料组份不详的 可进行全面的或有选择的检验与试验项目 验证 其质量是否合格 防止不合格材料用到工程中 材料使用前的检测 检验和试验工作 由总承包商组织实施 监理单位对 总承包商采取不定期的抽查 并填写 材料检验情况记录表 业主监督监理 单位的执行情况 4 11 设备制造的中间验收 检查及出厂验收 设备制造的中间验收 检查及出厂验收 是在设备制造的不同阶段进行质 量控制的重要环节 总承包商应负责编制检查 验收计划及组织工作 在验收 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 14 前 7 个工作日填写 设备验收计划报审表 报监理单位 监理单位在 2 个工作 日内给予审批 业主相关部门和监理单位参加检查 验收工作 4 12 质量控制点分类与工作程序 1 质量控制点分类 A 级 重要质量控制点 是确保设备质量的关键 由业主 监理单位 总 承包商 供货商四方共同检查 确认 签字 B 级 次要质量控制点 由监理单位 总承包商 供货商三方共同检查 确认 签字 业主认为有必要时可参加检查或抽检 C 级 一般质量控制 由总承包商自行检查 2 质量控制点的工作程序 A 级 总承包商提前 48 小时填写 质量控制点检查通知单 HX 025 通知业 主 监理单位 留出路途时间 需注明检查项目 时间及地点 如业主 监理单 位需要更改时间 应在 24 小时内通知总承包商 业主 监理单位参加检查 确 认 并签字 B 级 总承包商提前 48 小时填写 质量控制点检查通知单 通知业主 监 理单位 留出路途时间 需注明检查项目 时间及地点 业主根据控制点的重 要性决定是否参加检查 C 级 由总承包商自行检查 4 13 设备 材料的现场检验 业主 监理单位随时对总承包商及施工分包商在工程现场中使用的设备 材料进行检查 1 设备 材料的标识管理的执行情况 2 参照设计图纸检查设备 材料的品种 规格 型号 尺寸 数量是否 与设计相符 3 设备 材料的现场保管 运输 处置与施工方案是否相符 4 设备 材料的质量是否合格 当有疑点时 可采取必要的检验方法给 以验证 总承包商及施工分包商应保证设备 材料的质量合格 做到保管得当 处 置正确 符合施工方案要求 对不符合设计要求和合同约定及国家质量标准的 设备 材料 业主 监理单位有权通知总承包商及施工分包商停止使用 对存在 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 15 的问题 业主 监理单位向总承包商及施工分包商发出整改通知单 由总承包商 及施工分包商进行整改 并将整改结果报业主 监理单位 业主 监理单位跟踪 整改过程 业主 监理单位填写 工程设备 材料现场检验表 4 14审批设备 材料的标识管理规定 工程项目开工前 总承包商应制定设备 材料的标识管理规定 其包含范 围有 1 设备 材料的出厂标识 容器设备出厂标识 铭牌标识 现场组装的压力容器预制件标识 备品备件标识 机械设备出厂标识 铭牌标识 表面色及标志色 备品备件的标识 电气 仪表 设备表面色和标志色 阀门类产品的表面色及标识 原材料标识 各种管材 配件 紧固件 密封件均应有唯一性永久标识 2 包装标识 不同运输要求的包装标识 超大 超重设备包装应准确标出中心位置和起吊点 3 验收标识 待验收品 合格品 不合格品 修复品 降级品 退货品 更换品等标 识 4 仓储标识 业主 监理单位在收到总承包商的标识管理规定的20个工作日内 给予统一 汇编成册 供总承包商使用 业主 监理单位对总承包商采取不定期的抽查 并 填写 设备材料标识情况检查记录表 4 15 不合格品的处置 当设备 材料出现不合格品时 应按合同有关条款处理 严格执行不合格 品的控制程序 当需要业主 监理单位确认处置方案时 总承包商应填写 不合 格品的处置报审表 经总承包商项目经理签字认可后报业主审批 对采购材 料不合格品一律采用退货 更换处理的方式 不允许返工 修复 降级使用 晋煤集团合成油示范工程项目管理手册 第六分册 16 经过评定的不合格产品不能验收入库 应另行存放 并做好不合格品标识 4 16 设备 材料的现场运输和防护措施 为了确保设备 材料能安全无损运抵指定地点 总承包商做好以下工作 1 制定装卸方案 根据设备 材料外形 包装尺寸和重量 选择合适的