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健康教育档案资料管理 屯留县卫生局马俊荣 一 健康教育资料种类及需注意的问题 1 健康教育组织机构 组织机构 为了便于工作的开展 开展健康教育的各部门单位都要成立健康教育领导组及控烟领导组 要求是以红头文件下发 简单说明成立领导组的目的 领导组要求是各部门单位的分管领导任组长 相关科室领导或人员为成员 同时在文件中明确的写出工作职责 制定相关的制度 比如一些控烟制度 3 2 健康教育工作计划 年度工作计划 每个行业部门单位在上一年年底或当年年初都应该根据上级及本级卫生工作或结合各自的行业特点和当前的卫生防病工作重点 以及常态化的工作 制定本单位本部门的健康教育工作计划 也可制定年度健康教育工作分解表或目标责任制 注意 要有一些量化的指标 不能全是大话套话 4 3 健康教育工作总结 年度工作总结 每年年底要将这一年所做的健康教育工作对照年初工作计划进行回顾性的总结 发扬成绩 查找存在问题 也可做半年工作小结 注意 一定要体现三率即居民健康知识知晓率 健康行为形成率 健康技能掌握率 5 4 会议及业务培训 研究 安排与健康教育有关的会议 专门的健康教育业务培训 以会代训 基本公共卫生服务健康教育项目规范要求 对象及时间 乡镇卫生院 村卫生所健康教育专 兼职 人员每年接受健康教育专业知识和技能培训不少于8个学时 注意 不能替代健康知识讲座 6 5 督导检查与考核评估 包括本级和接受上级 国家 省 市 的督导检查与考核评估 基本公共卫生服务健康教育服务规范要求 乡镇级 每季度督查一次 每年4次 要求每季度的前5个工作日完成对上一个季度的督查与考核 注意 每次督查都要填写督查意见书 卡 或整改意见书 将存在的问题写明并限期存改然后进行回头看 以免督查流于形式 7 6 健康教育讲座 对象及安排 辖区内社区居民 每次讲座事先要有通知 主要内容 健康 66 条 健康生活方式 慢性非传染性疾病及传染性疾病 食品安全或职业卫生等公共卫生以及突发的公共卫生事件等 还有卫生法律法规及相关政策宣传内容 形式多样化 以集中式的讲座为主 配合播放光盘让居民或患者观看 每次讲座或收看录像要保证人数乡级不少于40人 村级不少于10人 收看录像占全年讲座的次数不能超过3次 通过村广播讲健康知识等辅助形式 注意 1 要有中医健康教育的内容 运用中医理论开展养生保健知识宣教 同时注意讲稿的收集 2 乡镇卫生院每个月必须有讲座 3 村卫生所每两个月必须开展一次讲座 4 讲座图片要将医生本人照上 5 听讲座人员所穿衣服一定要与季节相符 6 不能拿体检图片充当讲座图片 7 不能一次讲座图片反复使用 8 必须将健康素养66条列入每年讲座内容 8 7 板报专栏活动 基本公共卫生服务健康教育项目规范要求 1 乡镇卫生院和社区卫生服务中心宣传栏不少于2个 村卫生室和社区卫生服务站宣传栏不少于1个 2 每个宣传栏面积不少于2平方米 3 宣传栏一般设置在机构户外 健康教育活动室 候诊室 输液室或收费大厅等明显的位置 宣传栏中心位置距离地面1 5 1 6米高 4 每个机构每2个月最少更换1次宣传栏内容 5 应结合季节 卫生日和当前疾病流行情况出专栏内容 注意 1 专栏格式 抬头是健康教育专栏 最底下要有落款 XX卫生院XX年XX月 第几期 2 要有一定比例的中医药内容 3 宣传栏更换内容要与季节相符 上次检查中发现卫生院 卫生所大部分存在宣传栏格式不规范 右下脚未注明卫生院名称和更换日期 有的卫生所无宣传栏 必须保证每个卫生所都有长期固定无破损高标准宣传栏 9 8 公众咨询活动 结合各种卫生日 健康主题宣传日或辖区内近期主要的健康问题 开展健康公众咨询活动 一些重要的卫生宣传日 卫生局下文件通知安排的 必须开展公众咨询活动如 健康教育宣传月 3 24 4 7 4 25 5 15 5 31 12 1等 开展义诊及发放宣传资料 要求 每个乡镇卫生院和社区卫生服务中心每年至少开展9次公众咨询活动 注意 1 上级要求开展的咨询活动必须有 卫生宣传日开展的咨询活动要悬挂宣传主题 检查中发现咨询活动资料存在许多问题 有的卫生院根本不利用卫生宣传日开展宣传 都是体检图片 2 村级未有明确的要求 3 可以利用体检开展咨询活动 但不可以拿体检图片冒充咨询图片 更不能从网上下载图片 10 全年卫生宣传日一览表 11 9 个体化健康教育活动 基本公共卫生服务健康教育项目规范要求 乡镇卫生院 村卫生室的医务人员在提供门诊医疗 上门访视 随诊 等医疗卫生服务时 要开展有针对性的个体化健康知识和健康技能教育 卫生院个体健康教育存档表现在门诊日志和住院病人病历 上门访视记录及图片卫生所个体健康教育体现在门诊日志和上门访视记录和图片 居民健康档案 检查中发现卫生院和卫生所没将个体化健康教育融入日常诊疗与访视工作中 没有在门诊日志上体现 没有附相关档案图片留存 12 10 资料发放与接受登记 建立宣传资料实物文件夹 收集上级下发的宣传资料 按时间顺序排列收集 建立一个资料发放登记表和一个接收资料登记表 所发放的资料与所接收的资料要与宣传资料实物文件夹里的资料一致 13 B 印刷或音像资料发放登记表 14 C 印刷或音像资料接收登记表 15 11 图片资料 图片是各项健康教育活动的佐证资料 每次 项 健康教育活动中都要留存照片 每张照片资料都要注明时间 活动主题 参加人员 主要领导 要求用电脑打印出来即可 建议 养成相机随身带和拍照的习惯 没有相机用手机拍照 16 12 调查问卷资料 A 一年至少开展一次综合性的问卷调查 B 专门的健康教育业务培训 针对性的健康知识讲座要搞问卷调查 问卷设计包含三方面的内容 基本健康知识 基本健康行为 基本健康技能 要求 阅卷 分别打分及统计分析 写出统计分析报告 也就是效果评价 计算标准 健康知识知晓率 100 健康教育问卷答对题总数健康教育问卷总题数 17 二 档案资料的归档 就是将上述组织管理 各类文件 工作计划总结 健康教育各项活动记录 传播材料等健康教育相关资料收集整理后 按年度 按类别归档装订成卷保存 主要分六大类 1 组织管理资料卷 2 文件及相关资料卷 3 各种活动资料卷 4 传播材料资料卷 5 调查问卷资料卷 6 统计表及月报表存根资料卷 18 1 组织管理资料档案卷 A 健康教育组织机构 B 健康教育工作网络图 C 各级健康教育网络人员名单 D 健康教育工作职责与制度 F 健康教育中长期规划 J 健康教育设施与设备 包括 设备及器材登记表 健康教育活动场地 所 登记表 宣传栏登记表 资料架登记表 其它类型宣传阵地登记表 电视 电子显示屏等 19 2 文件及相关资料档案卷 组织机构文件 复印件即可 各级下发与健康教育有关的文件 方案 规划 工作规范 标准 信息 简报等 以及当年的工作计划和总结 机构 文件 方案 计划 总结及相关资料应按时间顺序排列整理 按照排列顺序写出目录单放在首页 20 3 健教活动资料档案卷 A 会议 业务培训资料 B 督导检查 考核评估资料 C 健康知识讲座资料 D 公众咨询活动资料 E 板报专栏活动资料 F 个体化健康教育资料 21 A 会议 培训档案资料整理 资料整理应做到有 1 会议或培训活动记录表 2 会议或培训通知 议程 3 会议或培训活动签到表 4 培训讲稿 5 会议或培训照片 22 B 督导检查 考核评估档案资料整理 资料整理应做到有 1 活动记录表 2 督导检查意见书 一式两份 或考核评估表 3 考核方案 4 考核细则 5 活动照片 23 C 健康知识讲座档案资料整理 资料整理应做到有 1 活动记录表 2 活动通知 3 签到表 讲座或收看录像要保证人数不少于40 乡镇 和10 村 人 收看录像所占讲座比例不能超过3次 年 4 讲座讲稿 5 照片 24 D 公众咨询活动档案资料整理 资料整理应做到有 1 活动记录表 2 活动照片 3 活动简报 4 宣传资料 若为手册拍成照片留存 25 E 板报专栏档案资料整理 资料整理应做到有 1 记录表 2 照片 或实物 3 底稿 26 F 个体化健康教育档案资料整理 资料整理应做到有 1 活动记录 主要在门诊登记和居民健康档案中体现 工作活动记录中在数量上没有要求 但必须有3 5次的记载 2 活动现场照片 27 4 传播材料档案资料卷 资料整理应做到 1 建立各种宣传品实物文件夹 包括音像文件包 按照时间顺序排列 2 应注意将国家 省 市级的资料与本县级的资料分开 3 有传播资料发放与接收登记表 4 有音像播出记录 5 注意 发放的资料与接收的资料登记一致 28 5 调查问卷档案资料卷 资料整理应做到 1 有记录表 2 有统计分析小结 3 有调查问卷汇总表 4 有调查问卷 29 6 统计表及报表存根资料卷 资料整理应做到 1 有年度健康教育统计表 国家制定的基层健康教育统计表 2 有每个月的健康教育活动统计表 县 乡村级 3 有每个月基本公共卫生服务健康教育月报表 县 乡 村级 4 其它 30 五 档案卷宗总体要求 1 按年度 类别归档 2 每类资料卷宗都要有一个封皮 3 每类资料卷宗放入一个档案盒或资料夹 档案盒外注明此盒内是什么资料卷宗 4 文件及相关资料卷宗内要有目录 31 六 检查考核应注意的几个问题 环境氛围 1 健康教育专栏 室内外醒目位置都应该有能够定期更换 手写 的及喷绘的专栏 2 控烟工作 有禁烟标识 有吸烟区 有引导标识 设置合理 有烟头收集