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IATF文件记录控制程序 文件记录控制程序1目的为了规范公司文件记录控制工作，明确相关管理部门的职责，规定了文件的审批、发放、更改、回收、保管等，记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理要求等管理办法，确保本公司各场所都能得到并使用有效版本文件。 2适用范围适用于公司内所有文件、记录的控制工作。 3定义管理文件涉及公司范围的管理文件技术文件设计文件（包括设计图样、设计资料等）；工艺文件（包括生产工艺、控制计划、作业指导书、工装资料等）；检验文件（包括指导书、检验标准等）；外来技术客户提供的图纸或样品、行业标准、产品法律法规、国家相关的法律、法规等。 4职责总经理负责批准发布质量手册；质量部公司管理文件的归口管理单位，负责管理文件的统一管理。 技术部公司技术文件的归口管理单位，负责技术文件的统一管理。 各部门负责编制和修订职责范围内的程序文件、作业指导书、记录表单，负责收集、保管本部门的文件、记录。 5内容5.1文件记录修订制订新的管理文件应根据生产经营的需要，由归口管理部门负责起草，经本部门分管领导审批后，送交质量部对文件的文字、格式及内容进行审核，必要时还要转有关部门会签，审核或会签后交公司领导批准，公司领导审批后由质量部编号并发布。 凡涉及业务流程的文件附相关表单/记录。 5.2文件记录的编号A、质量手册JX-QM-XXXX年号手册公司名称B、程序文件JX-CX-XXXX-XXX文件序号年号程序公司名称C、作业文件JX-ZY-XXXX-XX文件序号年号类型公司名称D、记录Q/JL-XX-XX记录顺序号记录所在标准条款号公司名称技术文件均以版本、修改码或编号等进行标识，编号规则A、工艺过程卡XXX-XX工序号工艺卡编号B、工装图纸-序号产品名称C、外来技术资料WL顺序号年号外来文件代号D、图纸编号按照GB相关标准执行5.3文件记录的控制5.3.1文件分为受控和非受控两种状态，受控状态的管理文件，以公司质量部对文件进行编号作为标识，同时在文件上增加分发编号；低版本及非有效版本标准由原下发单位收回后作废，作废标准将编号划去作为标识；其他非受控状态的管理文件不作标识。 5.3.2文件发放的对象和数量由归口质量部填写文件发放、回收登记表，部门负责人确定，并由质量部负责发放；各归口部门负责编写各自的有效文件清单，防止各个部门或人员使用失效文件。 5.3.3质量手册、程序文件分别经总经理和管理者代表批准后，质量部按文件发放、回收登记表发放并登记。 5.3.4其他文件，由职能部门编制，质量部审核，经分管领导批准后，由各部门按上述办法发放，其中至少一份发质量部保存。 5.3.5各单位为便于内部管理所制定的相关管理文件，由部门自行控制发放。 5.4执行公司的管理文件是公司法规，具有权威性、严肃性、强制性等特点，公司内各单位和个人要严格贯彻执行。 各单位应将整套的管理文件保存完好，并有专（兼）职人员负责日常的管理工作。 新、修订的管理文件要及时装入，废止的管理文件要及时更换，部门转发的与各管理文件有关的上级文件，应附在管理文件之后，以便贯彻执行。 当文件资料破损，严重影响使用时，文件持有人可到文件的归口部门办理文件回收手续，交回破损文件，补发与原文稿号一致的新文件，同时必须做好记录并集中销毁破损文件。 当持有质量体系受控文件的人员调离本岗位，不再担任本公司有关职务时，必须将其持有的文件归还原文件的归口部门，并填写文件发放、回收登记表。 5.5文件记录更改5.5.1质量手册的更改5.5.1.1质量手册需要更改时，由文件更改申请人提出更改意见，填写文件更改申请单，由质量部报管理者代表审核，经总经理批准后，由文件管理员按发放记录逐一收回管理手册，并在手册上按申请更改内容进行更改。 5.5.1.2有下列情况之一时，手册应予换版a)企业内外部环境发生重大变化时；b)手册更改次数较多而无法辨识时；c)管理体系标准的修改涉及需要修改手册时。 5.5.1.3若手册需换版，可以专题报告形式报管理者代表、总经理审批后实施。 5.5.1.4手册换版时，应作换版标识。 第一版为“A”，第二版为“B”，。 换版后，原版作废，换发新版本。 5.5.2程序文件和管理制度修订与更改管理文件若与国家法律、法规或上级文件、规定有抵触的或企业有关现状改变时，应及时予以更改修订。 若修订次要内容时，文件编号一般不变，仅仅修改版次号，第一版次为“0”，第二版次为“1”，；如果修改主要内容则更改版本号，第一版为“A”，第二版为“B”，。 换版后，原版作废，换发新版本。 若几项标准合并为一项标准或一项标准分为几项标准，原标准一般停止使用，另编新号。 修订标准的流程由归口管理部门负责起草，填写文件更改申请单，送交质量部对文字、格式及主要内容进行审核，必要时转交有关部门进行会签，经公司分管领导审批下发，同时将原标准回收、废止。 5.6文件记录的评审质量手册、程序文件由质量部组织每年进行一次评审，评审可结合管理评审会同时进行。 评审内容为文件是否适宜、有效，是否需要修改。 5.7文件记录的保存和销毁5.7.1质量部建立公司有效文件清单，记录文件的名称、编号、版本、实施日期等，以识别文件的现行修订状态。 5.7.2各部门建立本部门的有效文件清单，对管理文件应建帐登记，并统一管理，妥为保管。 任何人不得在文件上画写、涂改。 5.7.3受控的管理文件未经批准不得复印，一经发现立即收回处理。 5.7.4作废文件由文件管理员按发放记录表及时收回，作废留存，将编号划去，并填写文件和资料销毁清单，作废文件单独存放。 5.7.5需要销毁的文件由部门申请，经分管领导批准后，由管理员在有第二人监控场合下统一销毁。 6.工作流程文件记录更改流程图6.工作流程文件记录更改流程图N N质量部新增或更改文件更改申请单/编写登记编号批准责任部门责任部门质量部质量部相关部门管理者代表评审YY发放、回收旧版本责任部门流程描述备注会签讨论N销毁旧版本质量部7.记录7.记录序号记录名称责任部门保存期限备注1文件发放、回收登记表质量部3年见附表2有效文件清单质量部3年见附表3文件和资料销毁清单质量部3年见附表4文件更改申请单质量部3年见附表更更改记录更改章节更改标记更改处数更改文件号更改人日期编制丁英霞审核批准编制丁英霞审核批准文件有效清单Q/JL7.5-01序号文件名称编号版本号实施日期文件批准人文件更改申请单Q/JL7.5-02文件名（编号）申请人文件名（编号）申请人更改方式划改换页新增日期更改方式划改换页新增日期申请更改原因申请更改原因更改内容更改前更改后要求实施日期审核签字/日期审核签字/日期审批意见审批签字日期审批意见审批签字日期文件和资料销毁记录单文件和资料销毁记录单Q/JL7.5-03文件（零件）名称