质量文件编写和编号的基本规定.doc

徐州徐轮橡胶有限公司 质量文件编写和编号的基本规定 QG/XL.ZG22-20081范围1.1本标准规定了公司质量文件编写和编号的基本规定和相关事项。1.2 本标准适用于公司各部门。2引用标准2.1 GB/T1.1-1993标准化工作导则标准编写的基本规定。3术语3.1 技术标准对标准化领域中，需要协调统一的技术事项所制订的标准。3.2管理标准对标准化领域中，需要协调统一的管理事项所制订的标准。即在企业生产经营活动中，为实现管理职能对与企业管理有关的重复性事物和概念所做的规定。3.3 工作标准对标准化领域中需要协调统一的事项所制订的标准，即以人或人群的工作为对象，对工作范围、责任、权限，以及工作质量等所做的规定。4 标准的编号4.1 公司标准分为技术标准、管理标准和工作标准三大类。4.1.1 企业标准代号用字母表示，分类标准代号如下：用字母（技术标准）、G（管理标准）、Z（工作标准）分别表示。4.1.2 职能标准代号，包括管理标准和技术标准的个性标准代号及工作标准的分类代号，用汉语拼音编号。职能标准代号见附录A（标准的附录）。4.1.3 标准流水号，是指该职能标准中本制度按流水号编排的顺序号，用阿拉伯数字表示。4.1.4标准批准年号，指该项标准批准通过的年份，用四位阿拉伯数字表示，它与标准顺序号之间用“-”分隔。徐州徐轮橡胶有限公司2008-08-01发布 2008-08-01实施QG/XL.ZG22-20084.1.5各项标准修订后，其标准流水号原则上不变，批准年号改为新修订年份。若几项管理标准合并成一项标准，或一项标准分成若干项标准的，则另编新号。4.1.6公司级标准编号格式如下： XL.-标准批准年号 标准流水号职能标准代号 单位代号分类标准代号企业标准代号4.2 部门级标准的编号格式如下： / . - 标准批准年号 标准流水号 个性标准代号 标准部门代号 标准分类代号4.2.1 部门级标准的编号参照公司级标准编号执行，仅取消编号的第一位Q，即取消企业标准的代号，其它编号格式相同。标准部门代号见附录B（标准的附录）。4.3 原始记录的编号格式如下： / XL. - 流水号 记录部门代号 个性标准代号 单位代号 记录分类代号4.3.1 记录分类代号用字母表示：Y原始凭证，B表示报表。原始记录编号的部门代号见附录B（标准的附录）。QG/XL.ZG22-20085 标准的编写5.1 技术标准的编写技术标准的编写按照GB/T1.11993标准化工作导则标准编写的基本规定。5.2 管理标准的构成 标准名称、制度编号 主题内容与适用范围 管理职责 正文部分 管理原则 管理内容 检查与考核 补充部分 附录 附加说明上述构成部分是公司管理标准的基本内容，并根据实际可以增减。5.2.1 正文部分5.2.1.1 标准名称应简短明确反映标准化对象或管理标准的主题，定语必须精确，能和其它相类似标准有所区别。5.2.1.2 字体与字号标题采用三号黑体，文章内容采用四号宋体。 5.2.1.3 “范围”一章的措辞这一要素应写成一系列事实的说明。应使用如下所示的表述格式：“本标准规定了”。 对标准适用性的说明应由下列措辞开头：“本标准适用于”。5.2.1.4 管理职责任何一项管理标准都必须有一个归口管理部门，因此应该明确规定该归口部门的职责、责任、及权限。 5.2.1.5 管理原则对各项专业管理工作必须遵循的管理原则合指导原则所作的规定。5.2.1.6 管理内容这是管理标准中正文部分的主体,是对其管理事项的时间、空间、管理的条件和方法等一一做出的明确规定。5.2.1.7 检查与考核QG/XL.ZG22-2008就是对标准中规定的管理内容与要求的实施情况如何进行考核所作的规定，考核应尽量定量化。5.2.2 补充部分5.2.2.1 附录 a) 一些不适合在正文中出现的与本标准有关的内容，分为标准的附录和标准的提示附录； b) 标准的附录和标准的提示附录顺序号可用A、B、C、来表示。5.2.2.2 附加说明 本标准由部门提出，本标准由部门起草。本标准起草人：（一般不超过5人）。5.3 部门职责条例和岗位工作标准的编写5.3.1 编写内容，无论是部门职责条例还是岗位工作标准的编写均需包含以下内容： a) 范围： b) 基本工作和内容； c) 职责与权限； d) 检查考核； e) 横向联系和协调。5.3.2 范围部分列明本标准的适用范围及部门的隶属关系和工作性质。5.3.3 基本工作和内容部分将本部门（岗位）管理的范围、对象、主要任务及相关内容一一列明，主要是说明本部门（岗位）在整个企业管理体系中的地位和作用，划清与其它部门的关系。5.3.4 职责和权限部分就是本部门（岗位）的权利义务。职责是指在完成上述任务时，本部门（岗位）应该承担何种责任，完成何种职能及相关的工作质量；权限是指为了完成上述任务必须拥有的基本权利和指挥功能。其原则是责权相符。5.3.5 检查考核部分两个方面，一是本部门（岗位）对其它部门进行检查考核的内容和方法，第二方面是指其它部门对本部门的检查考核内容和方法。5.3.6 横向联系和协调包括与他人的联系和他人与我的联系两个方面，这里只需简单列明。5.3.7 主管制度是指本部门（岗位）分工负责的企业管理标准或制度，这里只需列明标准或制度的代号。5.4 编写格式5.4.1 标准层次一般划分为章、条、段。层次的编号采用阿拉伯数字。如：第1 QG/XL.ZG22-2008章，第1条 即为“1.1”。当标准条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母（右下脚加括号）a)，b)，c)，顺序表示。5.4.2 标准条文的排列格式“章”后面必须有标题。“章”、“条”的编号应左起顶格书写。有标题时，在编号后空一个字的位置再写标题，另起一行写具体内容。没有标题时，则在编号之后空一个字的位置再写具体内容。并列叙述条文的编号a)，b)，c)，均应左起空两个字的位置再书写，在编号的括号之后空一个字的位置再写具体内容。具体内容前不加编号时，其每段的第一行均左起空两个字的位置再书写。自第二行起，以下各行均顶格书写。 6 标准（制度）的修订期限6.1 部门职责条例和岗位工作标准每两年修改一次。6.2 技术标准、管理标准每三年修改一次（个别修订除外）。6.3 质量文件要标明修订状态：例如A/1 表示第一版第一次修订， A/2 表示第一版第二次修订，依次类推。附加说明：本标准由认证办公室提出,认证办公室归口起草。本标准主要起草人：袁卫东 附录A（标准的附录） 职能标准代号一览表 管理标准类G 个性标准名称代号 基 本 内 容 综合管理标准 基础管理标准全面质量管理标准 技术管理标准 物资管理标准 生产管理标准 计量管理标准 人力管理标准 信息管理标准 设备管理标准 能源管理标准 安全管理标准 质量监督标准Z HJ CZ GJ SW ZS CJ LR LX XS B N YA QZ J有关公司基本管理制度和管理办法有关制度管理的规则、规定等有关质量方针政策及TQC方面的制度有关工艺管理、质量监督、理化检测制度有关物质采购、供应、仓储方面的制度有关计划、调度方面制度有关计量仪器、仪表、质量、管理等方面的制度有关人事、教育、职评等方面制度有关统计、计算机、档案管理方面的制度设备管理、工具管理方面制度能源管理、管道管理的制度安全管理、环保管理和保卫方面的制度质量监督方面制度 工作标准类Z 分 类 代 号 部门职责个人工作标准 工作流程 B M G B L C附录A（标准的附录） 技术标准类J 个性标准名称代号 基 本 内 容 基础标准 产品标准 设计标准 工艺标准原材料半成品标准质量检测方法标准 设备标准计量、仪器标准能源动力标准方法标准安全、卫生标准 J C C P S J G YC LZ JS BJ LN YF FA W有关通用技术术语、技术定额等制度有关产品品种、质量所作的统一规定有关设计规程、分析办法、工艺文件编制等统一规定有关工艺过程、工艺要素、工艺装备等方面的统一规定有关原材料、半制品的质量、品种所作的统一规定有关产品、半制品的质量、原材料等质量的检测规定有关设备分级、精度、备品件等方面的统一规定有关各种计量仪器、仪表、规格，质量的统一规定有关动力质量标准、定额标准等统一规定有关各种理化测试方法，规程等方面的统一规定有关安全操作、工业卫生、环境三废、医疗卫生等方面的规定附录B（标准的附录） 标准部门代号一览表 部 门 代 号 部 门 代 号总经办认证办公室质检处技术处总师办技术服务处生产处人力资源处外经处采购处销售处储运处设备处 C B R Z Z J J S Z S F W S C R L W J C G X S C Y S