会议管理实务(项目四).ppt

项目四会议评估与会后工作 任务一送别与会人员能力目标 能够妥善 有序地安排和组织与会人员离场 做好外地与会人员送站工作知识目标 熟悉送别与会人员的工作要点 掌握送别与会人员的相关礼仪会后工作与会前 会中工作一样重要 一般人员 引导并送至会场门口 酒店门口 单位门口和停车场身份特殊 职位较高人员 主办方应派领导送别安排交通工具和专门人员送至车站或机场对于需要短暂停留人员 妥善安排 任务一送别与会人员 送别与会人员工作要点 1 结清参会费用 主办方与参会者如有相关费用 需结清 另一方需提供规范的发票2 发放回程票 需要代订返程车票 机票的人员 秘书人员帮其代购 会中或离会时分发 回程票不得代领3 引导与会人员离场 主席台领导退场后 与会人员再离场 引导车辆迅速 有序离场4 安排车辆送站 合理安排车辆 合理安排线路 任务一送别与会人员 5 安排人员送客本地客人 一般客人 礼仪小姐或专门工作人员将人员欢送至会场门口 酒店门口 单位大门口 停车场门口职务高 特殊客人 领导送行特殊客人 领导送行至车站 码头 机场 有时需提前到下榻处进行话别并赠送礼物6 安顿暂留人员尽地主之谊 妥善安排住宿 饮食 旅游购物及车辆需求方面尽可能协助 任务一送别与会人员 制定送站安排表指出送站时应注意的礼仪礼节 实训项目 能力目标 能妥善清理会场 归还租赁设备物品和结清会议开支费用知识目标 掌握会场善后工作内容及要点任务分析 做好会场善后工作是将会场归还给酒店的前提 会场善后工作包括清理会场 归还租赁物品和结清会议开支费用 任务二会场善后工作 会场善后工作要点 1 清理会场 1 清理会场宣传物品 通知牌 方向标志 会标 横幅 展板一次性的宣传物品予以销毁 可重复利用的统计 归类 入库 以便下次会议使用 节约材料 资源 节省人力 物力 财力 任务二会场善后工作 2 清理会场设备 租借设备调试好归还借方 自带设备收拾好拿回公司 设备搬动应该轻拿轻放 3 清理会议资料 会议都有保密性 会议结束后的剩余文件要注意避免无形中泄露公司机密 要收回所有应该收回的会议资料 要将所有纸张进行整理 清点 归类 找出有用的资料 不能利用的纸张要销毁 4 清理会议其他物品 充气气球 充气拱门 彩旗 植物花卉等 台签 签到本和饮用水等物品 矿泉水及时清理 未启封者妥善装箱保存 以备下次使用 任务二会场善后工作 5 发现遗失物品 尽快与失主联系 距离遥远 快递回物品2 归还租借物品及时归还租金物品 损坏按约定赔偿 不需要赔偿的 特别说明或修好后再归还3 结算会议开支费用结清会议费用 主要包括 会场租用费 设备租用费 其他相关服务 并及时与酒店方交接会场 任务二会场善后工作 能力目标 能妥善进行会议经费预算知识目标 熟悉会议经费结算方法 掌握会议经费结算工作程序任务分析 会议费用结算要根据会前经费预算进行 首先 了解会议经费手指项目 其次 熟悉会议经费结算方法 最后掌握经费结算工作程序经费结算以预算为基础 筹备期间要做好预算 会议过程中做好开支记录 会议结束及时结算 结算完毕及时汇报领导 报销 任务三会议经费结算 一 会议经费收支项目会议收入主要来源于 上级拨款 向与会人员收取的相关费用支出主要包括 会长租用 设备租赁 会场布置 邮电通讯 培训 交通参观 住宿费 餐饮费 会议资料费 纪念品购置 会议宣传交际 劳务费以及其他费用二 会议经费结算方法 一 会议的收费与付费方法 任务三会议经费结算 会议经费的来源 会议主办方承担 经销商会议 公司内部会议向与会人员收取 学术研讨会 行业交流会收取费用注意事项 1 会议通知中即详细说明收费标准和方法2 注明支付方式3 信用卡收费需要问清楚姓名 卡号 有效期4 发票开具正确 任务三会议经费结算 付款方法和时间 公司应该支付的费用及时支付给对方 各类支出项目的付款方式和付款时间不同 场地租赁和设备租赁 住宿餐饮一般需要交付一定金额的定金 有些较小的支出项目直接用现金支付 二 会议付费的要求1 支出费用名称要规范2 遵守公司财务制度 任务三会议经费结算 三 会议经费结算的工作程序1 统计会议实际收支项目2 理清各项费用结算时间地点3 与相关部门做好对接4 核实发票5 填写报销单6 清点费用支出清单7 领导签字8 财务部门报销9 结清费用 任务三会议经费结算 能力目标 掌握会议纪要拟写格式 要求和发文流程 制发会议纪要知识目标 掌握会议纪要写作格式 特点和写作要求 熟悉会议纪要发文程序会议纪要是传递会议信息 传达会议精神的公文一 拟写会议纪要 一 会议纪要的概念 记载和传达会议情况和议定事项 会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上加工整理出来的 反映会议基本情况 会议成果 会议议定事项 项目四制发会议纪要 二 会议纪要的格式会议纪要由标题和正文组成 不用写主送单位和落款 成文时间多写在标题下方 也可写在文章最后 1 标题 1 单行标题 2 双行标题2 正文 1 开头 项目四制发会议纪要 会议纪要正文 开头概括介绍会议情况 包括会议的意义 开会的时间 地点 名称 主持人 出席人 列席人及会议的主要议题 2 主体会议纪要核心部分 包括会议讨论的具体问题 会议形成的意见或决定 安排好结构 条理清晰 会议正文写法 一是条文式 大中型会议常用 将会议内容分成几个大的问题 然后加上标号或小标题 分项来写 项目四制发会议纪要 二是综述式 又称概述式 小型会议适用 将讨论研究的问题与会人员的认识议定的有关事项进行整体阐述和说明 多用 会议指出 会议认为 会议提出 等字眼 三是发言记录式 按照发言的顺序 把每个人的主要观点和意见摘要出来 能够如实反应会议进程和各种观点 便于如实反应发言人不同看法和会议原貌 多用于座谈会和高级领导会议 3 结尾可写可不写 可写执行要求 可对会议提出希望 项目四制发会议纪要 三 会议纪要特点1 内容的纪实性 会议结束之后制发 记录性公文 忠实于会议原貌 客观 扼要的反映会议中心议题和议定事项 不得随意添加修改与会者观点及会议内容 不得任意发挥 不得评论 2 表达的提要性 如实记载 提纲挈领的反映会议精神和成果 条理清晰 避免记流水账 3 功能的指导性 会议纪要具有指示工作的作用 要传达会议情况和会议精神 要求与会单位以此为依据展开工作 落实会议的议定事项 项目四制发会议纪要 4 称谓的特殊性 常用 会议认为 会议指出 会议决定 等字眼 四 会议纪要的发文流程可以上报 可以下发 但是发放范围特别窄 只发给与会议纪要相关的单位 发文流程 起草 编写会议纪要 确定印发范围 接收者确认 领导签字 打印成文 印制 分发或归档保存 项目四制发会议纪要 思考 会议纪要与会议简报的区别和联系会议纪要与会议记录的联系 项目四制发会议纪要 会议简报 会中 阶段性总结 非正式 仅是会议的概述会议纪要 会后 整体总结 较为正式 含有对下一步行动的指示 项目四制发会议纪要 p151会议纪要与会议记录的区别 1 性质不同 会议纪要是法定行政公文 会议记录是机关单位内部用于记录会议发言的事务文书 属于记载性的文书资料2 内容要求不同 会议记录是有言必录 录音机 会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识 是会议通过的有关事项 项目四制发会议纪要 3 格式写法不同 会议纪要是行政公文 会议记录较随意4 作用不同 会议记录仅仅是保存资料所用 相当于文字记录 会议纪要要有沟通情况 统一认识 布置工作和记载凭证作用 总之 会议记录是档案资料 会议纪要是公文资料 项目四制发会议纪要 能力目标 能认真收集和整理文件资料 并妥善保管知识目标 掌握会议文件资料收集范围和会议文件归档的方法有用的资料归档 没有利用价值的资料销毁确定会议资料收集 整理范围 包括根据会议流程会前 会中和会后产生的文件 根据会议文件收集的要求做好相关工作 立卷归档 任务五会议文件资料的收集和整理 一 了解会议的规模和类型重要会议or一般事务会议大型会议or小型会议重要的 大型的会议需要收集与会议相关的文件 资料其他会议确保手机重要文件资料就可以 二 会议文件资料收集的范围1 会前资料2 会中资料3 会后资料 任务五会议文件资料的收集和整理 三 会议文件资料收集渠道1 向全体与会人员收集2 向领导人 召集人和发言人收集3 向会议有关工作人员收集 如会议记录人员 文书起草人员 四 收集 整理会议文件资料的要求1 确定会议文件资料收集范围2 及时 收集齐全 任务五会议文件资料的收集和整理 3 选择文件资料收集渠道 运用收集文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全4 收集会议文件要履行严格的登记手续5 收集整理过程注意保密 五 会议文件资料的归档同一次会议的文件组织在一起 分类组合 定期归档资料齐全 包括与会议有关的一切资料 任务五会议文件资料的收集和整理 能力目标 能够设计会议评估表 能够拟写会议总结知识目标 了解会议评估的意义 熟悉会议评估的方法和内容 掌握会议工作总结的写法一 会议评估 一 会议评估的意义会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程 任务六会议评估和总结 评估作用 发现会议实施与策划之间的关系了解会议目标是否实现核算会议成本与效益情况看与会者是否满意明确会议的成功与不足之处 为以后提高回忆效果寻找经验 任务六会议评估和总结 二 会议评估的内容人流程及安排会议资料后勤服务总体 任务六会议评估和总结 三 会议评估的方法1 问卷2 访谈3 现场观察4 会议总结二 会议工作总结 一 会议总结