公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(DOC 72页).doc

广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目文件材料立卷归档管理办法广东平兴高速公路有限公司广东华路交通科技有限公司（监理）北京华宏工程咨询有限公司（监理）二一三年三月目 录第一章 总则 1第二章 组织与管理 2第三章 公路建设项目文件材料的形成与积累 5第四章 公路建设项目文件材料的整理与归档 9第五章 竣工图表的编制17第六章 公路建设项目档案的分类和案卷的编目18第七章 案卷的装订22第八章 公路建设项目档案的移交22第九章 公路建设项目档案的验收24第十章 公路建设项目档案的进馆26第十一章 附则26附件 1、 公路建设项目文件材料归档范围保管期限及分类表27附件 2、 单位、分部、分项工程的划分31附件 3、 竣工图章、档号章样式33附件 4、 竣工图封面样式34附件 5、 竣工图目录样式35附件 6、 变更文件与竣工图修改对照一览表36附件 7、 案卷目录样式37附件 8、 卷内目录样式38附件 9、 平兴公路建设项目档案分类及档号编制一览表39附件 10、施工单位项目档案质量自检评定表40附件 11、路基、桥涵、隧道各分项工程质检用表排序42附件 12、路面、机电交安各分项工程质检用表排序（待续）63 第一章 总则第一条 为规范广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目（以下简称本项目）文件材料的立卷归档工作，保证本项目档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥项目档案在建设、运营和养护管理等方面的作用，根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）、科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822-2008）、交通部2004年第3号令公路工程竣（交）工验收办法、交通运输部关于印发公路工程（竣）交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）、关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2010382号）、广东省交通运输厅关于印发广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法的通知（粤交办2012406号）及国家和省有关公路建设项目档案管理的法规及标准，结合本项目的实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目所有参建单位的项目档案管理工作。第三条 本办法所称公路建设项目文件材料是指项目立项审批（核准）至竣工验收过程中产生的反映项目准备阶段、施工质量、工程进度、费用控制、安全管理和科研项目等方面工作，对建成后的工程管理、运营、养护、改建和扩建具查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设项目档案是竣工验收、运营管理、运行维护、内部控制、外部维权等工作的重要依据。第四条 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目文件材料的组卷要求，经系统整理归档的公路建设项目全套文件材料。第二章 组织与管理第五条 广东平兴高速公路有限公司（以下简称“公司”）为本项目建设单位，负责管理本项目的公路建设项目文件材料的收集、整理、汇总立卷归档工作，承担各参建单位项目文件材料的收集归档工作的组织协调、监督指导、交付验收等管理职责。要将项目文件材料立卷归档工作纳入项目建设计划和管理程序、纳入合同管理及监理工作内容，纳入相关人员的岗位职责。根据项目实际情况，采取有效措施，实现与工程建设同步形成、同步收集、同步整理，保证项目文件材料收集、立卷的及时、文件的准确、完整、系统和安全。并接受广东省档案局、广东省交通运输厅档案管理信息中心、省交通集团、广东省交通工程质量监督站、广东交通实业投资有限公司等上级单位的检查监督和指导。第六条 公司成立公路建设项目档案工作领导机构及综合档案室。综合档案室隶属总工办，公司副总经理、总工程师分管档案工作。综合档案室负责实施档案管理各项工作，建立健全档案管理各项规章制度，制定建设项目文件材料的立卷归档办法，对本单位各部门及参建单位项目文件材料的收集范围、整理质量及归档工作进度提出明确要求，并给予正确指导；配备具有公路建设、信息管理相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专兼职档案管理人员并保持其稳定性；同时协调解决档案工作所需经费、设备和场地等问题，保证按时、按质、按量完成本项目档案管理工作，通过项目档案专项验收并获得优秀，争创广东省重大建设项目档案“金册奖”荣誉。第七条 各参建单位在开工一个月内应成立项目文件材料立卷归档工作领导小组，要由总监、总工或技术负责人负责，并配备具有相关工程专业知识、责任心强的专兼职档案人员，要持证上岗（具有经省档案局档案专业培训颁发的上岗资格证书）并保持其稳定性；明确档案工作各级人员的职责和要求，认真做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第八条 建设单位在监理工程师签发开工令后一个月内向项目交通主管部门或初步设计审批单位档案管理部门报送交通建设项目档案管理登记表一，项目合同段交工验收后一个月内报送交通建设项目档案管理登记表二。第九条 建设项目文件材料的立卷归档工作应纳入工程合同管理，立卷归档工作的形成质量要与工程计量支付挂钩，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责立卷归档，不得委托他人。第十条 监理单位除了要按时完成本单位应归档文件的组卷工作外，还应负责对全线项目施工文件的形成、整理立卷进行检查、监督；负责编制广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目文件材料立卷归档办法，更要会同各监理组审核全线竣工图绘制是否完整准确，修改是否到位，严格把关，确保竣工图的内在质量，并签字确认。第十一条 在工程施工过程中，建设单位将采取定期或不定期的方式，对全线施工单位的施工文件形成、收集积累、整理工作进度和质量情况进行检查。检查的主要内容有各分项工程的施检原始记录、试验文件、各种统计表、汇总表、中间交工验收记录等是否完整齐全，责任人签名是否完备，原材料质保文件是否完整、文件质量是否符合规范，竣工图绘制是否及时、准确，相关的工程变更是否修改到位等内容。第十二条 本项目施工文件材料的收集、整理归档实行施工单位自检、监理审核、建设单位抽检三级质量管理保证体系。施工单位要明确自己的职责，收集、整理归档施工过程中形成的各种施工检测记录、各种试验、报检、质量评定、统计、汇总表及原材料合格证和试验检测等文件，要及时组织自检，其主要技术负责人要签名确认；竣工图的绘制工作要有专人负责，要与工程施工同步，即施工结束，竣工图亦应绘制完毕（可以是初稿），待工程变更文件全部批复后，竣工图绘制工作结束。立卷工作完成后，监理工程师要负责复审，并敦促施工单位提交档案移交申请报告，报请建设单位对全线各标段施工文件进行抽检。移交的案卷目录前要附上项目文件立卷说明，叙述立卷内容、依据及做法，并填写施工单位项目档案质量自检评定表一并移交。第十三条 施工单位在规定时间内须向建设单位移交1套完整的施工文件原件、1套施工照片（主要收集隐蔽工程施工过程照片）及其电子版，5套竣工图及CAD和PDF格式电子版各1套（如原设计图是计算机出图的，竣工图可采用计算机出图，如原设计图是蓝图，则竣工图须晒制成蓝图）；另2套纸质案卷目录（含卷内目录）。第十四条 建设单位将审查各参建单位制定的档案管理制度，对其应归档文件的收集、整理立卷归档进行业务指导，对各参建单位移交的档案进行抽检。第十五条 加快档案信息化工作进程，购置并应用先进的设施设备及档案管理系统，实现项目文件全部数字化，达到文件的快速准确查找利用及有效保存的目的。第十六条 公路建设项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行或通过项目的交、竣工验收。第十七条 本项目在竣工验收后三个月内，按规定做好建设项目档案的进馆移交工作。 第三章 公路建设项目文件材料的形成与积累第十八条 凡是反映本项目建设的重要科技活动形成的具有查考利用保存价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全。具体收集范围、保管期限、分类、归档责任，均按广东省交通运输厅粤交办2012406号的附表广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表要求执行，详见附件1。第十九条 公路建设项目文件材料的形成与积累工作应与项目建设同步实施。各参建单位应按照责任分工，遵循项目建设程序的不同阶段文件材料形成的自然过程，分别做好项目文件材料的收集积累和预立卷工作，在项目建设过程中，建设单位将结合项目进度，对文件材料的形成与积累工作进行检查与指导。第二十条 收集的文件材料应为原件。凡主送、抄送、发送不是本单位的文件，可收集复印件，并在备考表中注明原件存放处；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在清晰的复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。第二十一条 收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。实地勘测及测量基础文件，施工记录须是现场原始记录。本项目应用广东省交通工程质量监督管理系统软件辅助管理项目，现场形成的经相关责任人亲笔签名并在其封面上加盖相关单位公章的原始记录本，与相对应、经计算机辅助形成的相关责任人亲笔签名后的电子数据文件制成的纸质文件一并归档。第二十二条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678，1-1999）和纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）要求。第二十三条 建设单位声像档案应从项目管理方面收集；监理单位声像档案应从项目质量监控角度方面进行收集；施工单位声像档案应从施工过程（隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）进行收集。第二十四条 数码照片应记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片，或使用彩色打印机将图片及相关文字（分组说明及照片六要素）一并打印组卷；照片档案的整理应符合国家档案局照片档案管理规范（GB/T11821-2002）要求。第二十五条 文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的原材料出场证明、材质合格证等应粘帖在A4纸上；使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性的要求；使用热敏材料形成的文件，应复印保存。第二十六条 建设单位文件材料的形成与积累项目准备阶段形成的项目建设依据性文件（立项报批文件、工程可行性报告、工程可行性报告评估及评审意见、环境影响评价报告书及批复、水土保持方案及审批文件、项目用地预审意见，文物调查、地震、矿产资源调查及其他文件分别建预立卷存放；设计单位形成的地质勘察报告、初步设计、两阶段施工图设计、设计变更等文件由建设单位按项目行进方向分合同段建立预立卷。工程管理文件按征地拆迁有关文件、红线图、招投标文件、合同协议和与各参建单位就工程质量、安全管理、施工进度、费用控制等方面的往来文件等分别收集积累预立卷。交、竣工文件、竣工决算文件形成后分别积累。第二十七条 设计单位文件的形成与积累设计文件一般包括设计基础及初步设计、施工图设计文件，后阶段根据施工实际情况还会形成设计变更文件。设计部门应规范变更文件的编制，变更通知单不允许跨专业，一文修改一专业，要按专业、编号顺序分别进行积累。口头变更的要及时形成文字通知发往有关单位，对急于施工或临时赶工的，可先发传真事后补发正式文件（一般不允许）。项目的设计、变更设计全部完成后，设计单位应向建设单位提供一份由项目设计技术负责人签署的全部设计文件（含设计变更文件）、技术文件材料目录、图纸勘误表及以各标段和以不同工程专业或以合同段划分的设计变更文件汇编材料。另外，为保证设计文件的扫描质量，设计单位须提供1整套不装订的设计文件（包括设计基础文件、初步设计、两阶段施工图设计、设计变更文件等）。第二十八条 施工文件材料的形成与积累（一）施工管理性文件可按问题结合时间进行积累；（二）施工文件为原件，应能准确真实地反映施工实际情况，各种签字手续完备，发现缺漏项目及时补填。质量保证文件内容应满足公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12004、JTG F80/22004）和广东省交通工程质量监督站公路工程施工技术资料编制内容和要求的有关规定（三）各施工单位按监理单位已审批划分的单位、分部、分项工程，有若干个分项工程即用若干个预立卷盒分别进行积累，并在卷盒脊背上贴上标签，标注某分项工程名称及编号，按其编号的顺序排列上架。（四）一般情况一个分项工程可作为一个积累单位，同一个分项工程的原始施工检测记录、试验报告等应集中放在一起，按施工工序先后排列；比较简单的工程也可以将一个分部工程作为一个积累单位，将完工的各分项工程的施检文件及时分别收集积累，按各分项工程施工先后排列。（五）为避免工程结束人员流动，文件材料收集不及时造成文件散失而影响项目文件材料完整性，施工人员要认真履行职责，及时收集应归档文件，保证施工文件的齐全完整。（六）存入卷盒的分项或分部工程的施工文件，每卷厚度一般不超过3厘米，当一卷的文件较多，案卷过厚时，以不切断其内容的相互关系为原则，适当拆分： 1.路基工程可参考下列要素进行拆分： （1）整公里数； （2）路基填挖交界处； （3）台背回填； （4）与桥梁（或明涵）结构物交界处； （5）压实度分区（93区、94区、96区）。2.路面工程可按整公里或者与桥梁（或明涵）结构物交界处进行拆分。3.桥梁工程可按结构部位进行拆分。4.互通立交工程可参照路基、路面、桥梁工程进行拆分。5.隧道工程可按结构部位进行拆分。6.环保工程可按整公里或者不同项目进行拆分。7.交通安全设施工程可按整公里或者不同项目进行拆分。8.机电工程可按整公里或不同部位进行拆分。9.房建工程可按不同部位或专业进行拆分。第二十九条 监理单位文件的形成与积累监理计划（大纲）、监理实施细则及有关批复文件集中预立卷，文件过厚可另设卷盒。与建设单位及施工单位就工程质量、安全管理、施工进度、费用控制等方面的往来文件按问题结合时间分别积累并预立卷。工程计量支付文件按标段分别积累并预立卷。监理指令、开（停、复）工令、工程变更令按标段分别积累并预立卷。监理组织召开的工地例会及专题会议纪要分别集中积累并预立卷。监理旁站记录、平行试验及独立抽检文件材料按标段分开积累保存。监理日志按标段、人员、时段分开积累。监理照片按监理管辖区域积累。 第四章 公路建设项目文件材料的整理与归档第三十条 公路建设项目文件材料的组卷，应遵循公路工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则进行分类组卷，并保持文件材料的内在有机联系。 第三十一条 案卷的排列应按项目路线的行进方向，对已经整理好的案卷进行系统化排列。各参建单位根据项目档案分类方案，按其属性各自归类。建设单位案卷按建设管理程序排列；施工单位（合同段）案卷一般按施工准备文件、施工管理文件、施工质量控制文件先后排列；监理单位案卷按照监理工作程序排列，监理管理文件在前，再按路线行进方向，以合同段为单位排列平行试验、原始数据记录本、监理旁站记录、独立抽检记录、计量支付报表、工程变更令、监理日记、监理照片等案卷。（一）建设单位文件材料的整理与归档1.立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系整理组卷。2.招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序、工程专业及合同内容分别整理组卷。3.工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程先后形成的文件整理组卷。4.工程管理文件按问题结合时间整理组卷。5.与各参建单位就质量、安全、工程进度、费用控制等方面的往来文件，按问题结合时间分别组卷。相同事由的文件批复件在前，请示件在后，复函在前，来函在后；同类型文件可集中排列组卷，如会议纪要、专题例会纪要可按文件形成时间分别集中排列组卷。6.声像档案材料一般应收集项目原地形、地貌照片、公司成立、项目开工、交工、竣工仪式实况记录、上级领导视察工作、慰问一线人员活动照片及相关视频、本项目领导亲临工地检查施工进度、工程质量等照片可集中或单独组卷。7.交工验收文件按交工验收文件、各参建单位工作总结报告、质量监督站出具的交工验收质量检测意见及质量监督报告、单项验收文件组卷。8.竣工验收文件按竣工验收文件、各参建单位工作总结报告、质量监督章出具的竣工验收质量鉴定报告、质量监督机构质量监督报告，各专项验收文件，工程试运行及检测观测记录及成果报告、缺陷整改情况组卷。（二）设计文件的整理与归档1.勘察、设计阶段的文件材料按照不同阶段和专业分别整理组卷。2.设计变更文件以标段为单位按设计变更文件编号进行组卷。（三）监理文件的整理与归档1.监理活动中产生的各种依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度文件、费用控制等文件应分别整理组卷。2.平行试验、原始数据记录本、独立抽检的文件材料按合同段分别进行整理组卷。3.监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果按合同段分别整理组卷。4.工程变更令文件按合同段分别组卷。5.监理文件案卷的一般排序：监理大纲、监理规划、监理实施细则、开工、停工、复工令、监理往来文件、会议纪要、备忘录、监理通知、监理旁站记录、平行试验及独立抽检文件、计量支付报表、工程变更令、监理简报、监理日记、监理照片。（四）施工单位文件材料的整理与归档1.施工单位文件材料以施工合同段为单位进行组卷。2.合同段开工报告及批准文件（含施工组织设计），技术交底、图纸会审纪要，开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录分别组卷。3.工程（设计）变更文件按合同段变更令编号顺序整理组卷。4.施工日志、大事记以合同段为单位按时间先后顺序分别组卷。5.永久性水准点、建筑物坐标高程测量记录以合同段为单位组成专卷。6.沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总文件要视文件多与少以单位工程或合同段为单位组卷。7.各项标准及工艺试验文件以合同段为单位分别组卷。8.工地实验室管理文件（含工地实验室资质文件、仪器标定证书、台账等）单独组卷。9.原材料（产品）质量保证文件、试验检测文件属单位（分部、分项）专用的，应放入对应的单位（分部、分项）工程案卷中一起组卷；如属共用的，按进场材料种类、批次分类，以合同段为单位进行组卷。 原材料（产品）质量保证文件、试验检测文件要按钢筋、水泥、沥青等外购原材料分别组卷。钢筋、水泥、沥青等外购原材料按每批次按材料进场审批单、产品合格证、出厂质量证明书、出厂检验报告、自检试验记录、送检试验记录的顺序组卷，钢筋分规格、按批次顺序组卷，水泥分标号按批次顺序组卷，沥青分厂家分品种按批次顺序组卷，其余外购产品按材料分规格再按批次顺序组卷。碎石、砂分不同规格按进场顺序组卷。钢筋现场施工300个接头一组的焊接试验分规格按时间顺序组卷。（1）钢筋产品合格证及试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场材料审批表（注明原材料进场数量、使用部位、进场时间等。）2钢材质量证明书3钢材力学性能试验记录表（顺序：厂家自检送检）4钢材焊接力学性能试验记录表（顺序：厂家自检送检）（2）水泥产品合格证及试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场材料审批表（注明原材料进场数量、使用部位、进场时间等。）2产品质量合格证3出厂水泥质量检验报告单4水泥物理力学性能试验记录表（顺序：厂家自检送检） （3）沥青产品合格证及试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场沥青审批表（注明原材料进场数量、使用部位、进场时间等。）2沥青产品质量合格证（若合格证较大，单独编页码）3出厂沥青质量检验报告单4沥青三大指标试验记录表（自检、送检试验，下同）5沥青粘结力试验记录表6沥青加热损失试验记录表7沥青粘度试验记录表8沥青闪点和燃点试验记录表9乳化沥青蒸发残留物试验记录表10沥青含蜡试验记录表11粘稠沥青含水量试验记录表（4）其它外购产品合格证及试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场材料审批表（注明原材料进场数量、使用部位、进场时间等。）2产品出厂质量合格证3产品出厂质量检验报告4生产厂家委托检验报告5进场后自检报告6进场后送检报告（5）碎石试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场材料审批表（注明碎石进场数量、使用部位、进场时间等）2粗集料筛分试验记录表3粗细骨料含泥量试验记录表4碎石针片状含量试验记录表（规准仪法）5碎石针片状含量试验记录表（游标卡尺法）6压碎值试验记录表7粗集料视比重、松散容重及空隙率试验记录表8粗集料磨光值试验记录表9磨耗试验记录表10粗集料密度、吸水率试验记录表（6）砂试验记录所用表格（每组试验按需选用，以实际试验为准）序号文件名称1进场材料审批表（注明砂进场数量、使用部位、进场时间等）2细集料筛分试验记录表3粗细骨料含泥量试验记录表4砂当量试验记录表5细集料密度及吸水率试验记录表（容量瓶法）6液塑限试验记录表10.合同段、单位、分部、分项工程质量评定文件组成专卷。11.单位、分部、分项工程开工批准文件分别组卷。单位工程开工令要与单位工程开工报告一同组卷。12.各分项工程施工工序形成的施工记录、统计、汇总表、中间交工证书、质检报告、试验、检测等文件组成专卷，分项工程质量评定表要放在卷内文件的首页。13.土工试验等标准试验（自检、送检）材料按先后取土场批次顺序组卷。配合比设计试验报告（自检、送检）组卷时将砼及砂浆文件分开，均从低标号到高标号的顺序排列组成专卷。路面工程配合比文件材料按垫层、底基层、基层、联结层、面层、路缘石的顺序排列，结构层有目标配合比，先放目标配合比、后放对应的生产配合比文件。14.砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等检测报告及汇总表分别以合同段为单位组卷，同时要视文件多少采用集中组卷或分别组成专卷。15.预应力张拉、压浆检查记录应与对应的的分项工程的文件材料一起组卷。16.桩基检测报告组成专卷。17.试验检测及试验原始记录本单独组卷。18.机电、监控设备文件材料按设备开箱验收、设备安装调试、设备运行记录、随机说明书、图纸、合格证及性能考核记录等依次排列组卷。19.桥梁工程风险评估报告、专项施工技术方案分别单独组卷。20.事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可文件单独组卷。21.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析材料组成专卷。22.施工管理文件材料按问题结合时间组卷。23.施工单位与监理、建设单位关于工程质量、进度、费用控制、安全管理等方面的往来文件要视文件多少集中组卷或分别组成专卷。24.工地例会及各类专题会议纪要视文件多少集中组卷或分别组成专卷。25.计划进度报表单独组卷。26.工程声像材料（隐蔽工程、关键工程、桥梁隧道等结构物重点部位施工照片）以合同段为单位组卷27.其他文件材料视实际情况选择组卷方式。28.竣工图一般应依照原施工图排列顺序逐张绘制后组卷，原则上按路线行进方向，结合工程专业排列。第三十二条 卷内文件的排列 （一）卷内文件一般文件材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。（二）单份文件的（正文）在前，定稿在后；正件在前、附件在后。文件处理表可置于本份文件之首页。（三）同一问题的文件应批复在前、请示在后，复函在前，来函在后。（四）经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角编写页号；单面书写的文件材料，在其正面右下角用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，自成一卷（已有页码的）的，如与其它文件材料组成一卷时，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，不需重新编写页号。第五章 竣工图的编制第三十三条 竣工图的绘制（一）竣工图由施工单位负责绘制。（二）竣工图的绘制须与工程施工同步进行，并能完整、准确、清晰地反映项目工程施工的最终状况。（三）竣工图的绘制应符合相关制图规范及标准。（四）绘制竣工图时应注意以下事项：1.按图施工没有变更的图纸，可在原施工图（新图）上加盖“竣工图章”（附件3）后，作为竣工图。2.在施工中有一般性设计变更，可将原施工图纸加以修改并标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。3.凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更超过10%的，应重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应保留设计图栏内容，标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。4.每张竣工图上须加盖红色不褪色印泥的竣工图章，竣工图章内的编制人、技术负责人及监理人栏目要亲笔签署。竣工图章一般加盖在图纸右下角空白处。5.每册竣工图应编制竣工说明，竣工说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的最终状态，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料，特殊问题的处理、原设计要求、变更内容以及修改完善状况、完工时间。变更文件与竣工图对照一览表附后。6.相同结构建（构）筑物的通用图应按实际施工情况编入竣工图。第六章 建设项目档案的分类和案卷的编目第三十四条 项目建设档案的分类按照本单位档案分类方案设置。（一）B 表示建设单位档案分类方案中设定的公路建设项目档案一级类目代字。（二）二级类目暂设1个：表示建设单位的第1个建设项目，日后新建、扩建项目续接序号。（三）三级类目共设8个： 1 为立项审批文件；2 为设计基础文件；3 为设计文件；4 为工程管理文件；5 为施工文件；6 为监理文件；7 为竣工文件；8 为科研项目文件。（四）四级类目：一般适用于施工单位的标段代号和不同监理单位代号。案卷顺序号隶属于分类号最后一个层次，应从1 开始用阿拉伯数字编号，不设虚位。 例1：B 141案卷顺序号 三级类目代号（工程管理文件） 二级类目代号（平兴项目） 一级类目代字（公路建设项目档案）例2： B 1511 案卷顺序号 四级类目代号（1标） 三级类目代号（施工文件） 二级类目代号（平兴项目） 一级类目代字（公路建设项目档案） 例3： B 1611 案卷顺序号四级类目代号（华宏监理）三级类目代号（监理文件）二级类目代号（平兴项目）一级类目代字（公路建设项目档案）第三十五条 案卷由案卷卷盒、内封面、卷内文件目录（附件6）卷内文件材料及备考表组成，其格式均应符合科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822-2008）。案卷装具采用卷盒形式，脊背应填写相关要素，原则上一卷盒只装1卷。如果一些案卷过薄，而且是相互之间有关联的案卷，可一起放入同一卷盒中，脊背档号栏则填写盒内案卷的起止卷号，案卷题名可沿用其中某案卷题名，无需重新拟写案卷题名。案卷封面内容由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号组成。（一）案卷题名应简明扼要地概括卷内文件材料的内容，主要包括项目名称，起讫里程（单位或分部或分项工程），单位或分部或分项工程名称及文件材料名称。例1：广东省平远（赣粤界）至兴宁公路K1575+460K1592+050排水分部工程开工报告及批复例2：广东省平远（赣粤界）至兴宁公路K1575+460K1673+968.2关于项目工程质量管理的往来文件例3：广东省平远（赣粤界）至兴宁公路K1575+460K1592050第一合同段关于工程进度的往来文件（二）立卷单位指文件材料的组卷单位。（三）起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间。例：2012.03.122012.05.13。（四）保管期限按广东省交通运输厅关于印发关于公路建设项目档案的管理办法的通知附件 广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表（粤交办2012406号）填写。（五）密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写（暂可忽略）。（六）档号由档案分类号及案卷顺序号组成（全宗号无，暂可忽略）。（七）案卷号：设定类目（属类）案卷的顺序号。第三十六条 案卷封面、脊背和目录的编制：应用档案管理软件著录案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录及备考表。第三十七条 各参建单位均统一使用与建设单位相一致的档案管理软件，实现在线随机检查和统一管理，以便建设单位及时了解施工文件整理进度及其质量状况。根据上级关于施工建设须与项目档案管理同步进行的要求，各施工单位每完成一项工程（指分项工程）后，须在规定时间内完成该分项工程形成的全部文件的数据登录和签名确认等工作，形成纸质文件后存入相对应的预立卷盒内。通过档案管理软件应看到上传的该分项工程文件的电子文档（PDF格式）。纸质文件与其电子文件同步完成。第三十八条 卷内文件目录由下列项目组成：（一）序号，文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1 起依次标注。（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。（三）责任者，文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。（四）文件题名，卷内文件材料原有题名。原题名不能概括及反映文件材料内容的，应自拟题名并加符号；案卷内每份独立成件及单独办理报验和以批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。（五）日期，文件材料形成的最终日期。（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号。最后一份文件标注起止页号。已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次中填写本册文件材料的起止页号，并在备考表中注明本卷文件累计总页数。（七）备注，填写需注明的情况。第三十九条 备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；若保存文件复印件，则要说明复印件归档原因和原件存放处；立卷人指案卷组卷人员，检查人应为档案部门负责人。第七章 案卷的装订第四十条 本项目档案除房建工程蓝图及成册文件材料外，一律按照三孔一线方式装订，两孔间距离为10cm,装订边为25mm，钻孔中心位置距左装订边1.251.5cm，孔径3mm。装订前应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面及装订材料。不装订的图纸和成册文件材料，每份需加盖档号章, 并填写本案卷档号及该册或每张图纸的顺序号。第四十一条 案卷卷盒的厚度一般应根据文件材料的自然形成厚度的实际情况选择合适的卷盒。案卷盒的厚度一般有20 mm、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 五种规格，特殊厚度的需定制案卷盒。第八章 公路建设项目档案的移交第四十二条 公路建设项目各施工合同段交工验收前，须将已整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷说明，提交监理单位审核，监理单位应对其项目档案的完整性、准确性和系统性情况进行检查与审核并形成评价报告。对不符合要求的，应督促整改，符合要求后方可申报合同段交工验收。施工单位应在合同段交工验收前一个月，将经监理审核合格的一整套施工文件原件和竣工图（初稿）预立卷及正式档号的案卷目录提交给项目法人（建设单位）审查，经上级有关领导、专家把关审核合格后作为交工验收备案文件向该项目初步设计审批单位备案后，才能最终通过交工验收。第四十三条 如项目施工、监理单位未完成以上工作的，项目法人（建设单位）不得进行项目的交工验收。第四十四条 施工单位在项目交工验收3个月内正式向建设单位移交施工文件原件1套及电子版1套；竣工图纸质文件5套及其CAD、PDF格式的电子版各1套。施工文件立卷归档说明及施工单位工程档案质量自检评定表（附件10）随文提交。编写施工文件立卷归档说明的主要内容是：（一）工程概况（简述）1.工程项目的批准单位，批准文号；2.本合同金额及支付情况；3.本合同段开、交工日期；4.本合同段主要工程量；5.其他。（二）施工文件材料立卷情况1.阐述本合同段施工文件立卷归档依据、文件材料是否完整、真实准确，整理是否规范；2.本合同段施工文件、竣工图总卷数；3.本合同段施工文件立卷归档人员；4.本合同段施工文件立卷过程中需要说明的问题。第九章 公路建设项目档案的验收建设单位负责接收项目全部档案，并做好汇总工作，编制全套档案归档案卷目录（附件七），编写项目文件整理情况说明，内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。第四十五条 本项目是由交通运输部审批初步设计的公路建设项目，由交通部档案馆或委托省级人民政府交通主管部门和部属单位的档案部门组织项目档案专项验收。第四十六条 项目档案专项验收申请工作（一）建设单位申请项目档案专项验收前，应形成自检报告。（二）申请项目档案专项验收的条件：1.已按规定进行项目档案登记；2.在交工验收时完成了对施工、监理单位的档案审查并形成检查报告；完成了建设项目整体档案自检工作并形成自检报告；3.项目档案已按交通行业主管部门的相关规定完成编制工作。（三）符合验收条件的，建设单位应及时按照管理权限，提出档案专项验收申请。由交通运输部审批初步设计的，经报省交通运输厅审核同意后，转报交通运输部档案馆。（四）申请专项验收需提交的材料1.项目档案专项验收申请报告。2.交通建设项目档案专项验收申请表。3.建设项目档案自检报告。4.建设项目档案全套纸质案卷目录。第四十七条 公路建设项目档案的自检报告应包括下列内容：（一）项目建设及项目档案管理概况。（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施。（三）项目文件材料收集整理所依据的标准。（四）项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量。（五）档案在项目建设、管理、试运行中的作用。（六）存在的问题及解决措施。第四十八条 项目档案的验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。第四十九条 项目档案专项验收会议的主要议程（一）业主汇报项目建设概况、项目档案工作情况。（二）施工单位代表汇报施工文件材料的编制情况。（三）监理单位代表汇报监理文件材料的编制情况及对施工单位档案的审核情况。（四）项目档案专项验收组检查项目档案及档案管理情况。（五）项目档案专项验收组对项目档案质量进行综合评价。（六）项目档案专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。第五十条 验收组检查项目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。视建设项目档案形成情况，抽查案卷卷数不少于案卷总数的10%。抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等。第五十一条 项目验收不合格的，由验收组提请业主对存在问题进行整改后重新组织项目档案专项验收。第十章 公路建设项目档案的进馆第五十二条 公路建设项目竣工验收后3个月内，由项目法人（建设单位）向有关单位办理档案移交手续。第五十三条 本项目属于交通运输部审批初步设计的公路建设项目，按关于印发交通建设项目档案进馆办法的通知（交办发 2007 436号）的要求及相关规定，需向省交通运输厅档案管理机构移交本项目档案全套电子版及规定移交范围的纸质文件，并办妥档案移交进馆手续，还需同步提交给省档案馆、省交通集团、梅州市档案馆本项目档案电子版各一套。第十一章 附则第五十四条 公路养护工程项目档案参照本办法执行。第五十五条 本办法由公司总工办负责解释。第五十六条 本办法自印发之日起试行。33 附件1 广东省公路建设项目文件材料 归档范围、保管期限及分类表分类归档文件收集整理单位保管期限一、立项审批文件项目建议书及审批文件建设单位永久可行性研究报告及审批（核准）文件可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见专家对可行性研究报告的评审意见环境影响评价报告书及批复项目用地预审意见水土保持方案及审批文件文物调查、保护、矿产资源调查等文件其他文件材料二、设计基础文件工程地质、水土地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明建设单位永久水文、气象等其他设计基础材料三、设计文件初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要建设单位永久施工图设计文件（含CAD电子文件）及审批文件设计后服务函（变更通知单）四、工程管理文件建设用地选址意见及红线图建设单位永久建设用地申请及批复占地图及土地使用证征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表供电、供水、通讯、排水等协议施工许可批准文件质量监督申请书及质量监督通知书、质量监督机构印发的质量监督文件建设前原始地形、地貌状况图、照片招标（含公告）、投标、评标报告及中标通知书、工程合同文件及协议书分类归档文件收集整理单位保管期限四、工程管理文件技术规范的补充、修改文件建设单位永久建设单位与设计院、监理、施工、政府部门等单位关于工程质量、进度、费用控制、安全管理等方面的往来文件建设单位组织的召开的工地例会、专题纪要声像材料（重大活动、重大事故处理）经批准的新技术应用资料其他文件材料五、施工文件合同段开工报告申请及批准文件（含施工组织设计方案）及附件施工单位永久技术交底、图纸会审纪要开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、到限点）测量、复测记录工程及设计变更施工日志及大事记永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总文件各项标准及工艺试验文件工地实验室管理文件（工地实验室资质文件、仪器标定证书、台账等）原材料（产品）质量保证文件（各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格及抽检、试验记录及产品设备说明书、合格证及检验报告、质量鉴定报告）单位、分部、分项工程质量评定文件30年单位、分部、分项工程开工批准文件各工序施工记录、试验、检测及报验文件混凝土配合比设计报告、配料单砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等检测报告及汇总表预应力张拉、压浆检查记录桩基检测报告机电、监控设备安装调试及性能考核记录桥梁工程风险评估报告、专项施工技术方案事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可文件分类归档文件收集整理单位保管期限五、施 工 文 件施工中遇到的非正常情况记录、处理方案即观察记录，对工程质量影响分析与监理、建设单位关于工程质量、进度、费用控制、安全管理等方面的往来文件工地例会及各类专题会议纪要计划进度报表工程声像材料（隐蔽工程、关键工程、桥梁隧道等结构物重点部位施工照片）试验检测及试验原始记录本其他文件六、监理文件监理规划、监理大纲和监理细则及批复监理单位30年与建设单位、施工单位关于工程质量、进度、费用控制、安全管理等方面的往来文件工程计量支付文件监理通知（指令）、开（停、复）工令工程变更令监理旁站记录、平行检测及独立抽检文件监理召开的工地例会、专题会议纪要单位、分部和分项工程质量评定文件监理日志监理声像材料（质量监控、质量问题照片）试验检测及