稽核九大循环--销售与应收循环.doc

文件編號稽核室銷售與應收循環JH003 文件名稱:銷售與應收循環文件編號:制定單位:管理部核准審核 提案版 本：A原 版 日 期換 版 日 期 銷售與應收循環目錄一、 流程圖二、 作業說明1.銷售預測作業2.銷售計劃作業3.訂單處理作業4.銷售業績管理作業5.交貨作業6.發票開立作業7.收款作業8.客訴處理作業9.銷售折讓作業10.差異分析 銷售與應收循環銷售預測作業訂單處理作業開立發票作業銷貨作業銷貨折讓作業應收作業客訴處理作業收款作業差異分析作業銷售計劃銷售業績管理作業生產循環融資循環生產循環訂單處理作業客戶 營業中心 技術部 生管課詢價詢價及授信審查報價客戶檢討合約擬訂合約審查客戶下訂單訂單管理訂單配佈及開立交貨計劃表生產計劃排定 okNGokokNGok客戶資料建立 圖面受理圖面評估圖面檢討okNG圖面評估報告 報價單客戶訂單生產計劃表 客戶訂單審查表 出貨作業 品保 營業中心 客戶 生管課 財務 出貨計劃出貨作業客戶驗貨 銷貨退回客訴接收NG訂單結案ok客訴處理作業回饋客戶銷售折讓應收立賬補貨/換貨出貨計劃表 出貨單客訴抱怨處理單銷貨退回單作業項目作業程序及控制重點依據資料銷售預測作業程序：1.營業主管應預測未來一、兩年市場變化對銷售之影響，提供於上層主管作為參考。2.公司須評估及瞭解的層面包括：(1) 客戶之營業狀況。(2) 產業本身之未來發展性。(3) 公司在產品上是否能突破與創新。(4) 潛在競爭者之實力。3.營業單位對未來狀況作了解後，公司上層主管就下列各點擬訂未來營業方針：(1) 公司本身優勢與劣勢。(2) 產業發展與競爭壓力。4.營業單位擬定營業方針後，上層主管須評估公司的財務與研發能力，擬定未來二至三年之銷售策略。5.營業單位每年年終時預測未來一年內產品別之市場總需求量。控制重點：1.預測時應考慮政治、文化、經濟等層面。2.預測須兼具長、中短期，並根據時勢變遷定期檢討修正。3.預測時考慮各種變數，不應只使用歷史資料為判斷依據。4.除衡量公司內在情況外，亦須考慮外在的整體經濟因素之影響。市場調查表作業項目作業程序及控制重點依據資料銷售計劃作業作業程序：1.銷售計劃之內容應包括下列各項：(1) 本年度市場展望。(2) 新產品開發計劃。(3) 舊產品淘汰計劃。(4) 新客戶之開發與舊客戶之保固。(5) 廣告之其它銷售推廣政策。(6) 訂價政策。(7) 授信及帳款收回政策。(8) 業務人員之聘僱及異動。(9) 銷售費用之限制。(10) 本年度營業方面所可能遭遇之困難及其克服對策。2.銷售計劃最後應定案為各種數量化指標（例如產量或金額），並與各部門之預算相輔相成，以便達成目標共同努力。3.銷售計劃之編製應由各有關部門共同參與，並融合企業經營者的戰略決策。4.銷售預算經核定後，應通知有關人員細心研究，並按所轄單位詳為分配，切實推行，以期達成銷售目標。每季結束後應將實際業績與預算分別比較，計算差異並分析原因採取必要行動。控制重點：1.計劃是否數量化並容易衡量。2.計劃須在現有情況下有達成之可能，同時具積極性及主動性。3.計劃是否考慮產能、交貨能力及資金融通能力。4.計劃是否確實執行，且應經常比較現時環境與原始情況之差異作修正。1預算報表2.產能計劃表 3.財務相關報表作業項目作業程序及控制重點依據資料訂單處理作業信用調查及授信審核作業程序1.若為舊客戶應先調閱客戶往來資料，查閱有無不良往來記錄，每次交易前應由業務人員核閱客戶基本資料表並經主管核准後才可交易。2.若為新客戶，則由業務課人員蒐集資料整理評估後，作成書面調查報告，經權責主管評估後，決定是否接受訂單。3.若客戶信用評估不佳，仍接受訂單者，應由權責主管決定是否要求擔保抵押或保證，或是要求現金付款或即期L/C(Letter of Credit)，或預收某一成數的訂金。4.客戶若是接受擔保或保證時，應由營業人員追蹤及初審顧客設定擔保或保證作業。5.設定擔保或保證事宜初步辦理妥當後，應將資料交由權責主管審核。6.平時應對各客戶訂定信用額度，若訂單超過信用額度時，則再交由權責主管審核是否可增加額度。7.營業中心主管應定期過濾及評估現有客戶之信用情形。8.久未往來近又下訂單之客戶，應重新評估其信用狀況。9.營業人員將客戶之信用往來及付款資料歸檔及整理，並更新顧客信用額度資料。控制重點：1.客戶徵信資料應建立客戶資料表，登記有關交易情形、財務及信用狀況。2.應考慮信用、保證及擔保情形，擬定客戶授信額度。3.未辦妥手續或超過授信額度之銷貨應採用現金交易或禁止出貨。4.對新增客戶及舊客戶轉向他公司訂貨時，應分析其更換廠商之原因，並檢討改進缺失。1.客戶服務卡2.客戶基本資料作業項目作業程序及控制重點依據資料訂單處理作業接單作業程序1.客戶詢價時應向客戶清楚瞭解其所需要之產品品名、規格、式樣、數量、交期、包裝方式、交貨條件及地點等，如有必要應請客戶提供圖面、樣、色樣等，經技術部門評估後方能給客戶最正確及合理的報價。2.客戶詢價時應評估公司本身的技術能力、研發時間、品質水準、產能狀況等是否可以符合客戶需求應請客戶更改其需求條件或挽拒報價。3.若客戶不同意報價或相關條件，則由業務人員與客戶協議，經業務主管及公司最高主管同意後通知客戶下訂單客戶原始訂單。4. 由營業人員將客戶訂單一式三聯，一聯由營業存查，餘二聯移交財務部及生管課。5.生管評估檢視倉儲庫存量，若有庫存時，則以庫存出貨，若無庫存或庫存不足時，則排定生產計劃。6.若有庫存時生管單位通知營業單位並依交貨期做備貨動作。控制重點：1.訂單合約書或訂單之內容對本公司之權利義務是否適切。2.售價及交易金額之決定是否依授權管理辦法辦理並依成本及利潤考量核定報價。3.給予客戶優待條件與公司規定是否符合。4.品質要求條件是否在公司製造能力範圍及合情合理範圍。5.訂單變更時是否經業務與客戶協調及確認並經業務主管核准隨即反映處理變更採購計劃及生產排程計劃，有無因未即時變更而造成料品多購或多產之損失。1.客戶原始訂單2.系統訂單3.生產計劃表4.訂單變更單5.圖面評估報告作業項目作業程序及控制重點依據資料訂單變更作業程序1.當營業單位接獲客戶通知訂單之數量或成交訂單產生變動通知時，需先知會生管單位了解目前進度及己購料及生產數據資料，若生產或料品己完成量己超出變更通知數量時應通知業務單位向客戶協調要求接受或解決己存在之問題。2. 訂單之修正或作廢，應及時知會財務,生管及採購單位人員,並重新配佈修改後之訂單。3.生管單位接獲營業訂單變更信息後應立即變更生產排程計劃調整用料需求。4.採購課接獲營業的訂單變更信息後應立即變更採購計劃。控制重點：1.客戶要求訂單變更或取消時，是否報告相關主管，有無考量現行生產狀況及采購狀況，是否將相應之狀況與客戶溝通。2.采購及生管是否在接到營業資訊後立即通知廠商及制造單位。1.訂單2.庫存明細表 作業項目作業程序及控制重點依據資料銷售業續管理作業程序：1.營業中心主管應為個別營業人員設定業績目標。2.設計完整之訓練計劃，使營業人員有自信及能力應付客戶。3.重視職業道德教育，強調操守之重要。4.營業中心主管應強調自動自發及自我管理。5.每月定期分析銷售實績，並編制銷售績報告表以作分析檢討。控制重點：1.營業人員個別目標之訂定是否太高或太低。2. 營業人員區域之劃分是否恰當。3. 營業人員本身能力及訓練是否足夠。4. 營業人員是否積極。5. 營業人員與客戶往來是否誠信，對公司是否忠誠。作業項目作業程序及控制重點依據資料出貨作業交期管理作業程序：1.以營業與客戶協調之交貨日為交期管理之基準。2.將各訂單依客戶別、排定交期管理。3.營業中心依訂單交期管理與生管單位協商生產計劃及管制。4.交運方式如為委託貨運公司運送，應事先安排好時間及作好出庫的準備工作。5.需出港之料品生管根據裝箱數做成Packing List之包裝明細表。6.財務依據出貨明細做成Invoice之出貨產品發票明細資料。控制重點：1.受訂交貨是否列出進度表控制，並檢討逾期未交貨原因。2.生管單位對於客戶要求之交貨日期，若無法於預定日期完成，或無法依排程製造時，是否立即反映請營業中心處理。3.倉管人員是否依據出貨單核對貨物數量，點放出貨，並於出貨單上簽單。4.當無法按客戶交期交貨時，是否及時通知營業中心與客戶協調處理。1.交貨計劃表2. 生產計劃表3. Packing List4. Invoice5.出貨單6.庫存明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料出貨作業出貨排程作業程序：1.依交貨日期、貨品種類、交運方式等安排出貨(櫃)日程及出貨事宜。2.在預定出貨日期前，倉管人員應將準備交運之貨品包裝妥當，預備裝車(櫃)工具，並聯系貨運公司。3.出貨前應事先聯繫好對方采購人員及倉庫人員，以便客戶做收貨動作。控制重點：1.預備交運之貨品有無按客戶別標示清楚分開放置。2.貨品打包時，包裝須符合訂單要求，嘜頭等須填寫清楚。1.出貨單2.交貨明細3.放行條作業項目作業程序及控制重點依據資料出貨作業出庫記錄作業程序1.出庫時生管人員依據銷售訂單登打出貨單。2.成品倉管依據出貨單進行出貨作業。3.出貨時要確實點請出貨數量及出貨料號，不得出現多出、少出、出錯之情形。4.出貨裝車時應注意輕拿輕放，以避免在出貨時影響料品之質量。5.出貨後要及時扣除倉庫之庫存，以免影響其它單位查核庫存量。6.貨品出廠時必需開立放行條並附出貨單於門衛確認ok後,方能出廠。控制重點：1.成品倉管組應仔細核對出貨單與交貨品名、規格、數量是否相符。2.交貨日期已到並未申請延期者，應了解未出貨原因，決定是否辦理交運寄庫。3.應盡力配合客戶緊急出貨。4.入庫後逾期未交送客戶之成品應列表管控以防產品變質，應查明原因有無流失。5.出貨後扣庫存是否及時、准確。6.是否有無放行出廠情形。1.出貨單2.出貨計劃表3.庫存狀況表作業項目作業程序及控制重點依據資料開立銷貨發票作業作業程序1.財務人員依據核准之出貨單及出貨明細表，核對出貨數量及金額後開立發票，開立時須符合營業稅法規定，不得多開，少開。2.發票內容與出貨內容須相符。3.發票修改理由：(1) 發票內容開錯者。(2) 當月發票所載數量與客戶簽收不符者。4.如開立專用發票則原發票取回後，若為當月份發票，則直接釘於存根聯上加蓋作廢章，始可開出新發票。5. Invoice開立錯誤需修正時直接在在原發票單號進行修改並注明在發票號碼旁注明修改字樣。控制重點1.發票開立金額與應收金額是否相符。2.已作廢之專用發票是否收回後再開立新發票。1.發票2.稅法作業項目作業程序及控制重點依據資料收款作業應收帳款作業程序1.會計人員根據發票存根聯、出貨單，生管人員登打出貨單後，電腦將自動登入應收帳款總帳、應收帳款明細及銷貨收入帳戶。2.客戶支付貨款時，應由出納登打收款單，連同L/C、現金或支票交財務部主管簽核，簽核後連同傳票與收款單交由會計人員復核。3.財務每月編制應收帳款帳齡分析表，對於超過一般授信期間或規定期限尚未收現之帳款，應列表註明原因，呈財務主管核示後，交於營業跟催。4.會計人員應定期核對應收帳款明細帳與相關明細表、總分類帳餘額是否相符。5.必要時，會計人員得應定期與不定期向客戶函證應收帳款餘額。6.營業主管對已發生問題之帳款應立即採取追討行動。7.呆帳確定後須沖銷應收帳款時，應取具符合稅法規定之憑證（如法院裁定書、和解筆錄或債權憑證等）並依核決權限經營業及財務主管核准及更高主管核准後進行。8.因銷貨退回或折讓而減少之應收帳款，應取具銷貨退回或折讓證明單，並書面說明原因，且經主管核准。控制重點：1.出納收款金額是否與出貨期報表相符。2.業務主管對於發生問題之帳款是否查明原因，並作適當處理。3.發生呆帳時，是否開立相關證明並經相關主管核准。4.發生銷貨折讓或退回時是否具備銷貨退回單及折讓證明單並經主管同意。1.收款單2.賬齡分析表3.應收賬款明細4.總分類賬5.銷貨退回單6.折讓證明單7.法院裁定書作業項目作業程序及控制重點依據資料收款作業應收票據作業作業程序：1.出納人員收到票據時應檢查下列項目，登打收款單：(1) 受票人是否為公司名稱。(2) 到期日。(3) 發票人簽章、帳號。(4) 支票金額大寫是否錯誤。(5) 塗改部份應有發票人簽章。2.出納人員收到支票時，應登打收款單並交財務課主管簽核，簽核後連同傳票交由會計人員復核。3.復核無誤後，出納人員應將票據送交銀行託收。4.預估託收票據到期日，並查核是否已兌現存入銀行帳戶。5.票據更換或延遲兌現應註明理由，經核准後始可進行，並記錄追蹤。6.經退票之票據應先轉回催收帳款，並立即將退票交與營業催收，並將處理情形報告營業主管。控制重點：1.非銷貨而取得之應收票據，應註明取得原因。2.原始或背書轉讓而取得之票據，應注意票據法之追索時效。3.列為呆帳並欲沖銷之票據，應先經主管核准。4.會計主管每月底核對送存銀行代收之票據，是否帳、票相符。5.在登打收款單時是否事先按核對票據的相關資訊的合理性。6.退票之票據是否通知營業單位催收。1.收款單2.支票3.票據登記簿 作業項目作業程序及控制重點依據資料收款作業帳款異常處理作業程序1. 營業人員發現銷貨往來之客戶，有經營困難之虞，或財務單位收受該客戶之票據無法兌現時，應立即反映權責主管，會商必要之措施。2.營業及財務部，應隨時追蹤客戶之付款情況，對於逾期未清償帳款者，應加強債款催收工作，若客戶因種種原因一時無法清償貨款時，應由營業單位與其簽訂償款協議書或以貨品收回等方式解決之，經屢次催討未果且拒簽償款協議書者，應考慮採取進一步必要之法律行動。3.經加強催收而收回之款項，除依收款程序，應調整對該客戶之授信額度，如再接受該客戶之訂單時，應收足額之訂金或債權擔保，方可出貨。4.價款積欠超過兩年，且經法律程序催討確定無法收回時，財務部應取具符合稅法規定之憑證（如法院裁定書、和解筆錄或債權憑證等）經核准後銷帳，並列入客戶資料表備查。控制重點1. 對於逾期未清償帳款者，營業單位是否有催收並和其簽定相關協議。2.壞帳處理相關憑證是否齊全。1. 客戶資料表 作業項目作業程序及控制重點依據資料客訴處理作業作業程序1.當有客訴問題發生時，先由營業中心先了解事情狀況。2.營業中心須通知品保、品管、生管、採購課一併調查並判定責任歸屬。3.若判定為公司責任時，由品保課填具客訴處理單，並註明品管單位檢驗結果，呈品保及營業主管審核，責任確定後，再與客戶溝通進行理賠或退貨事宜。4.同時相關單位需擬定該品質異常日後處理及預防方案。5.品保中心將客訴處理結果知會生管中心及品管課，以作為品質控制之參考。控制重點：1.定期檢討服務績效及客戶滿意度。2.所發現之品質問題日後是否有重復發生之現象。1.客訴抱怨處理單2