票据传递管理办法-定稿10.31.doc

有限责任公司票据传递管理办法第一章 总则 第一条 目 的为防范票据和遗失风险，规范票据传递流程，明确票据传递过程中相关部门和人员的责任，杜绝出现因工作人员责任心不强给公司造成的和资金损失，并结合公司有关规定，特制定本管理办法。第二条 适用范围 本办法适用于有限责任公司。第三条 释 义是指在购销商品、提供或者接受劳务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它是会计核算的原始凭证，也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。公司所涉及发票主要有增值税专用发票、增值税普通发票、公路与内河货物运输业统一发票、铁路运费发票、税）专用缴款书、装卸劳务专用发票等。第二章 票据传递管理第四条 各类合同执行人或业务经办人（以下简称经办人）系取得、传递票据的第一责任人，合同签订部门或业务经办部门负责人系取得、传递票据的主要负责人。以上人员应认真履行合同，及时取得、登记、传递票据，并办理结算手续。第五条 对于涉及经济业务往来的票据，无论是公司与外部单位之间的票据交接，还是公司内部部门之间或部门内部人员之间进行票据交接，均须履行书面交接程序，交接双方应签字确认，并注明签收日期、票据种类、票据号码、开票日期、开票单位和票据金额等必备要素。第六条 公司之间采取方式传递的票据，人应及时跟踪传递过程，并通过电话、传真或邮件等形式做好与收件人的收妥确认工作。送票据的同时应将票据交接明细清单，品名处注明内容。收件人应仔细核对，确认票据与清单无误后，于当日将签字后的清单传真给邮寄人。对于具备条件的公司，可考虑安排两人共同和确保票据传递过程的安全。外部单位以邮寄方式传递票据，公司负责邮件处理的办公室工作人员必须在1个工作日内登记台账，并通知相关人员签收件。如收件人出差、休假或因工作调动不在公司，办公室应通知业务部门负责人授权安排其他人员签收，以免造成票据过期。第三章 票据传递流程第七条 发票传递流程1、取得供应商提供发票的传递流程业务部门在签订合同时，应在合同条款中约定货物发票开具和传递的具体时间，以便公司凭有效发票及时抵扣进项税金。经办人收到供应商提供的发票，应对发票要素进行初审，并在5个工作日内办理审批手续。财务部门审核签收发票，在5个工作日内办理进项发票的认证、抵扣手续，并进行账务处理财务部门发现因发票要素错误等原因导致进项税不能认证抵扣，应将发票及时退回经办人，由其联系发票提供单位重新开具正确发票。如果需要到税务机关办理增值税专用发票红字通知单，业务部门应积极协助财务部门办理相关手续。2、向销售客户开具发票的传递流程销售部门审核、确认开具发票的客户名称、金额及类型销售开票岗位复核并在3个工作日内开具、传递发票财务部门在3个工作日内审核、盖章、传递、入账销售部门在5个工作日内将发票交给客户。第四章 注意事项第8条 发票收取、传递过程中注意事项1、由于货物增值税专用缴款书、国内增值税专用发票、公路内河运输业发票、铁路运费发票等是可用于抵扣进项税金，抵扣期限是自开具之日起90天内有效，逾期将不能抵扣进项税，并导致公司税收损失。因此相关业务部门应加快货物增值税专用缴款书、国内增值税发票以及公路内河运输业发票、铁路运费发票的传递速度，交接给财务部门的最迟日期原则上应不迟于发票开具日期起60天。2、遇特殊情况，业务部门交付财务部门的发票自开票之日起已超过了60天，但尚未达到90天，财务部门应积极与税务部门联系并办理发票认证手续。如果发票认证通过，财务部门可以收取该发票。否则应将发票及时退回业务部门经办人，同时业务部门经办人应及时与供应商取得联系，并协商重新开具发票，避免因退回供应商不及时导致发票过期或遗失造成税收损失。3、如果各公司内部会签或审批手续不全，而发票又临近抵扣期限，可由业务部门书面说明情况及完成期限，由财务部门审核经济业务的真实可靠性，经各公司领导审批同意后，财务部门视情况可将发票先进行认证抵扣，但业务部门应在发票抵扣后5个工作日内补齐相关入账手续，逾期未完善手续的对经办人纳入考核。4、经办人发生岗位变动，应将发票交接登记簿及办结进度纳入岗位工作交接书内容，尤其对未办结事项应予以明示，并由部门负责人签字确认。第十条 、传递过程中注意事项业务部门应配合财务部门补充相关证明。第五章 经济责任第十一条 发票管理1、由于发票传递滞后或者因发票遗失导致，所产生的损失事后又无法弥补的，公司不得隐瞒事实、擅自处理，否则公司将予以严肃处理，情节严重的将加倍处罚。公司应认真调查损失产生的原因，明确相关人员应承担的赔偿责任，并向公司书面汇报。2、由于业务部门移交财务部门滞后导致过期不能给公司造成的损失，由业务部门相关责任人承担赔偿责任。若发票规定的传递时间内已经交接给财务部门，因财务人员工作失职导致发票过期不能抵扣给公司造成的损失，由财务部门相关责任人承担赔偿责任。4、公司如果出现发票遗失，经办人应及时告知财务部门，由财务部门书面报告主管税务机关，协调通过采取补救措施以减少公司损失。发生的相关费用和损失，由相关责任人承担。5、由于业务部门发票催办不及时，导致货款支付后发票未能及时取得或无法