差旅费报销管理规定.doc

. 差旅费报销管理规定1、目的为加强差旅费用管理，规范相关报销手续，保证员工因工作需要异地业务的顺利开展，结合公司有关人事管理制度，特制订本规定。2、适用范围本规定适用于云南繁屹医药有限公司。3、关键词解释本制度所指“差旅费”包括员工因公离开公司所在城市所发生的长途交通费、住宿费、在外地城市发生的市内交通费、伙食补贴。 4、职责4.1 总经理：负责副总经理差旅费的审批。4.2 分管副总经理：负责经理级人员标准内差旅费的审批；可授权财务部经理。4.3 财务部经理：负责经理级（不含）以下人员标准内差旅费的审批。4.5 核算会计：负责审核差旅费手续是否完备、是否符合标准，及票据是否合法、合规、合乎逻辑和完整有效。4.6 部门负责人：负责审核本部门人员差旅费的真实、必要、合理性。4.7 报销人：负责提供完整的差旅费报销材料。5、内容5.1 出差原则及手续5.1.1 各级人员出差应坚持厉行节约、勤俭办事，严格控制各项费用开支。5.1.2 上级人员对出差人员要定任务、定时间、定人数、定地点的管理。5.1.3 经理级（含）及以下人员在出差前需填写出差审批单（见附件2），经直接上级批准后报综合部备案；出差人员如乘坐公司车辆出差，应在出差审批单中注明，未办理相关出差手续发生的差旅费一律不予以报销。5.2 出差费用管理5.2.1 出差人员交通费、住宿费、餐补实行标准额度内据实报销（见附件1）。5.2.2 出差人员职务以公司正式文件为准，代理主持部门工作的，按代理职位享受差旅费报销标准；出差人员如对职务判别有疑问，按公司设定架构职责部门认定。5.2.3 因工作需要，不同级别人员一同出差，可随同行人员中最高级别乘坐相应的交通工具、享受相应的住宿标准。5.2.4 经理级（含）以下同性别的人员同行出差，无特殊情况下2人必须共住一个房间。如遇出差目的地正在举办全国性大型会议等活动，造成同等条件下宾馆的标准提高，由总经理（或其授权人）审批后核销。5.2.5 交通工具管理：5.2.5.1 乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在连续乘车时间超过六小时的，可购硬卧或软坐票；如购硬卧或软坐票而未购的，经核实可将其差价部分的50%作为节约奖励。5.2.5.2 出差单程在800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车的，经部门负责人、总经理批准，相关人员可乘坐飞机；不符合该条件且无其他正当合理理由而乘坐飞机或软卧的，按制度规定可乘坐的交通工具核报费用。5.2.5.3 自行驾车出差：省外一律不允许自驾出差；除公司总经理（含副职、助职）级人员、销售部门经理外，其他人员未经公司分管副总批准，不得在省内自驾出差；总经理级人员出差期间发生的加油费、路桥费据实报销，销售经理按公司规定标准额度内据实报销。5.2.6 住宿费管理：住宿费必须凭正式住宿发票，在规定标准范围内以实际住宿天数计算按实报销，房间的电话费、有偿物品消费及洗衣费等不予报销，住宿费超标部分不予报销。5.2.7 伙食补助（餐补）管理：5.2.7.1 出差人员按实际出差天数计算补贴，计算方法为：出差启程日期起至出差返回日期止。5.2.7.2 出差人员在出差期间发生业务招待费时，应按比例扣除当天的补贴；到外地参加会议和各种培训的人员，若会议费中未包含食宿费的，按相应标准计算餐补。5.3 其他事项5.3.1 出差人陪客户出差，应事先提出签呈，列出各项预计要发生的费用预算，报总经理（或其授权人）批准；如在出差过程中临时发生预算外特殊费用，须事先电话请示经部门负责人、总经理同意，报销时补写书面说明，经部门负责人、总经理批准后附于报销单后，作为财务部审核费用的依据。5.3.2 经理级（含）以下人员出差，市内交通以公交、地铁为主，未经允许，不得报销市内出租车费用；确因事情紧急，经同意乘坐出租车的，报销时应在发票的背面注明往返地点,同时说明事由。5.4 报销管理要求5.4.1 出差人员报销差旅费时，须附签批完整的出差审批单作为原始附件之一，并按规定完整填写差旅费报销单（见附件3）、规范粘贴原始票据、正确计算相关费用和补贴。5.4.2 报销时必须提供原始发票及相关单据；因遗失而无法提供，或因损坏无法辨别真伪、金额、单位等重要信息，经本部门经理确认实际发生，可申请替票报销。5.4.3 差旅费用报销时，如出现本制度未涉及或不明确的事项，财务部有权 本着必要、合理、节约的原则进行核定；如存在争议，报总经理（或其授权人）协调处理。5.4.4 出差人员应于出差回公司后3个工作日内完成报销手续，否则每推迟一天，按该项差旅费总额扣减1%，并依此类推。6.罚则6.1 因财务部人员工作疏忽，造成公司损失（如多付）且无法弥补的，由责任人及经理各按70%、30%承担，直接从当月工资中扣除。6.2 出差人员如虚报差旅费，一经查实，按虚报金额的3倍罚款；情节严重的，给予开除处理。7.附件附件1：差旅费标准附件2：出差审批单附件3：差旅费报销单附件1：差旅费标准：职 务往返交通工具地区住宿(元/天)伙食补助(元/天）市内交通费（元/天）火车飞机其他交通工具总经理（含副职、助职）不限普通据实报销A据实报销50据实报销BCD部门经理/主管从晚八时至次日晨七时之间，在连续乘车时间超过六小时的可乘软座或硬卧。普通800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车等交通工具的情况下经批准可乘坐A30030B260C200D160普通员工A260B200C150D120地区类别如下：A类：北京、上海、广州、深圳、大连、青岛、厦门、苏州、杭州。B类：省会城市。C类：地级市。D类：县。