第八章 参谋与信息调研工作

第八章参谋与信息调研工作 电子教案模版配色 1 通过本章学习 你应能够 1 掌握秘书参谋的工作方法2 通过适当的途径获得信息3 选择合适的调查方式4 熟悉调查报告的格式 学习目标 第八章参谋与信息调研工作 善于参谋的秘书科长内容 略 请见教材第220页 问题 1 秘书科长在整个参谋活动中 主要运用了哪些参谋方法 2 你认为这个秘书科长的参谋艺术有哪些 引入案例 第八章参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作第二节信息工作第三节调研工作 主要内容 第八章参谋与信息调研工作 抄抄写写是基本 出谋划策更重要内容 略 请见教材第221页 结论 现代秘书的参谋作用很重要 微型案例 第八章参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作 第一节秘书的参谋工作 一 秘书参谋工作概述 一 秘书参谋作用1 对领导思想具有充实完善的作用2 对领导决策具有辅助取舍的作用3 对领导工作具有提醒的作用 第八章参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作 第八章参谋与信息调研工作 小张是一个刚刚走上工作岗位的大学毕业生 在一家大型食品企业任产品开发部门秘书 他所学的专业是信息管理 对信息有着天然的敏感 从上班第一天起 他就开始注意学习和收集与本企业产品相关的国内外最新 最快的信息 他从公文 网络 书籍刊物等多种媒体上抄录信息 与同行交流时一有机会就会索取信息 在此基础上 他还对收集到的大量信息进行加工处理 将重要的信息做成简略的 信息简报 每天一份 送到部门经理的办公桌上 为经理的工作提供了很大的方便 案例分析 第一节秘书的参谋工作 第八章参谋与信息调研工作 他的这一工作特色逐渐为公司总经理所知 于是他被调任总经理秘书 小张此时已对本行业的市场情况有了相当的了解 他再接再厉 除了保持原来通过各种途径积极广泛收集信息外 开始尝试选择若干题目进行深入研究 写成调查报告呈交总经理 赢得公司高层的一致赞赏 分析 秘书人员做为决策者的助手 在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要角色 信息不仅是秘书人员辅助领导决策的依据 也是处理日常事务的基础 更是起草文件的基础 因此 做为公司高管秘书 一定要学会收集 筛选 分类 加工 传递和合理利用商业信息 第一节秘书的参谋工作 一 秘书参谋工作概述 二 秘书参谋在具体工作中的体现1 起草与审核文稿中的参谋 2 调查研究和信息工作中的参谋 3 会务工作中的参谋4 公务活动中的参谋5 查办 督办 催办中的参谋6 协调工作中的参谋7 领导思想方面的参谋8 领导日常生活中的参谋 第八章参谋与信息调研工作 主持人为何打断秘书的发言内容 略 请见教材223页 问题 1 主持人为什么打断秘书科长的发言 2 秘书科长参谋的时机对不对 二 秘书参谋工作的要领微型案例 第八章参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作 第一节秘书的参谋工作 二 秘书参谋工作的要领1 深入调查研究2 善于分析形势3 加强组织领导4 学会谋略比较5 掌握参谋时机 第八章参谋与信息调研工作 小知识 第二节信息工作 第八章参谋与信息调研工作 一 信息概述 一 信息的主要内容 公司内部信息 公司外部信息 一 信息概述 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 信息的特点 客观性 无限性 时效性 共享性 可传输性 可加工性 可扩散性 信息工作 特指秘书获取 加工 传递 储存和利用信息的一系列活动 秘书部门既是各级领导机关的办公机构 又是承上启下 联系各方的信息中心 一 信息概述 二 信息的形式1 文字形态信息 2 声像形态信息 3 记忆形态信息 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 信息工作的特点 最直接最主要的是为领导决策服务 服务性 秘书部门提供信息种类非常广泛 其内容具有综合性而非专业性 综合性 同一信息对于不同的对象 其有用性即价值各不相同 针对性 秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率 适时性 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 按对象分类 按主题分类 按形式分类 一 信息概述 信息的分类 按来源分类 按信息内容分类 按通用分类表分类 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 适用性原则 综合性原则 渐进性原则 一 信息概述 信息的分类原则 相斥性原则 并置性原则 第一节秘书的参谋工作 第八章参谋与信息调研工作 上午秘书科的事不是很多 孟姐在指导小石整理公司来客登记簿 因为收集信息是秘书的一项重要工作 小石 整理来访客人名单 不能按客人的姓氏笔画排列 而要按他所在公司的笔画顺序排列 孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排 为什么 是这样的 这些来访的客人 是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的 他们个人有可能在将来的某一天 会离开他们现在所在的公司 但是 他们的公司则有可能是我们公司永久的客户 所以我们的重点是应该记住他们的公司 因此 在整理来客名录时 应该以客人所在公司的笔画来排列顺序 比方昨天第一个来访的客人是 北京通达科贸公司的副总经理刘允 将来只要一看到刘允的姓名 首先应该想到是北京通达公司 通达是一九九五年注册成立的 注册资金 万元人民币 主要业务是代理销售我们东岩公司的产品 平均每年的销售额在 万元人民币左右 他们的董事长兼总经理叫李明 是我们姜总在北大荒下乡时的战友 案例分析 二 信息工作的基本程序 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 准确 二 信息工作的基本程序 信息收集要求 及时 所收集到的原始信息要可靠 真实 处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一 如实反映情况 才能保证决策者依据真实的 准确的信息作以恰当的判断和科学依据 如果信息不准 必然会给领导工作造成失误 即信息的收集 处理 传递 反馈要及时迅速 讲究实效 如果信息处理不及时 就会失去信息的价值 甚至造成严重损失 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 全面 信息收集要求 适用 即信息的收集和处理要注意广泛性 真实的反映各方面的情况 具有全面的反映情况 才能使领导根据各方面的信息 权衡利弊 择善而从 做出正确的判断和决策 要服务于中心工作 一条有价值的信息对于不同层次 不同部门的领导者 其参考价值并不同 要特别注意 突发性的问题 应及时上报 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 二 信息工作的基本程序 信息收集途径 网络查询法 文字阅读法 收看收听法 会议记录法 相互交流法 专题调查法 观察体验法 索取求购法 指秘书将获取的原始信息进行鉴别 筛选 综合 分析和编制 使之成为完整 有用的信息资料 以便提供使用 整理信息 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 二 信息工作的基本程序 利用信息 信息工作的核心阶段 有关部门利用秘书提供的信息 辅助决策 或者参考制定计划 方针等 存储的信息必须是已认真筛选 加工 整理过的信息 一般具有准确性 完整性 系统性 能对利用者起到参谋 咨询 顾问作用 存储信息 第八章参谋与信息调研工作 第二节信息工作 二 信息工作的基本程序 存储信息要求 认真筛选 科学分类 系统完整 坚持不懈 便于检索 计算机存储 信息简报存储 多媒体存储 a 用多媒体计算机存储b 用多种媒体存储 以纸为载体的信息资料存储 存储信息方式 课外作业 整理自己的电脑 将电子信息重新分类 储存 第八章参谋与信息调研工作 下午一上班 投资部就送来一份 天津宏星公司情况介绍 的材料 要秘书小王赶紧送给孙总 说孙总催着要 也许是时间太急 投资部送来的材料中不仅有错别字 还有一些语法上的错误 如 非要 不可 的句子 像口语那样把后面的 不可 两个字漏掉了 于是 小王把材料的文字稍为润色了一遍 重新打印送给孙总 孙总将材料翻了翻 就皱起眉头说 小王 这份材料你加工处理过 是吧 是的 小王不清楚孙总问这话的意思 我只是对其中的文字润色了一下 小王 你应该知道我要这份材料的目的 我想了解宏星公司的资产状况 但是更想了解宏星公司目前管理层的状况 他们现在有多少管理人员 管理人员的年龄结构如何 知识结构如何 管理 开发和销售各占什么比例 他们对我们将要进行的控股投资的态度如何 我要的是他们目前实实在在的真实情况 而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号 你知道吗 课堂讨论 第二节信息工作 第八章参谋与信息调研工作 孙总的脸越拉越长 小王 我是经理 你是秘书 所以 我希望你做我的眼睛 做我的耳朵 甚至做我的手和脚 但我不希望你做我的大脑 哪些材料有用 哪些材料没用 由我自己的大脑来判断 把我的大脑留给我 好吗 看小王手足无措的样子 孙总态度缓和了一些 是不是投资部把材料给你的时候 就是这个样子 可能主要责任不在你 这样吧 你去把投资部的李部长叫来 我要听取他的口头汇报 小王感觉很委屈 讨论 1 小王到底有没有做错 2 如果有错 小王哪里错了呢 3 从案例中 你得到了哪些启发 案例分析 第二节信息工作 第八章参谋与信息调研工作 案例分析 喜讯后面的悲剧分析 1 案例中到底是谁的错 2 从案例中可以得到哪些启发 第二节信息工作 一 调查的方法 一 普查 普查是普遍调查的简称 是指一个国家或一个地区为详细地了解某项重要的国情 国力而专门组织的一次性 大规模的全面调查 二 重点调查 重点调查是一种非全面调查 它是在调查对象中 选择一部分重点单位作为样本进行调查 三 典型调查 典型调查是从众多的调查研究对象中 有意识地选择若干个具有代表性的典型单位进行深入 周密 系统地调查研究 四 抽样调查 抽样调查是从全部调查研究对象中 抽选一部分单位进行调查 并据以对全部调查研究对象做出估计和推断的一种调查方法 第三节调研工作 第八章参谋与信息调研工作 第三节调研工作 第八章参谋与信息调研工作 微型案例 二 调查的形式1 发表调查2 问卷调查3 访问调查4 电话调查5 新闻媒介调查6 留置调查7 日记调查8 文案调查 第三节调研工作 第八章参谋与信息调研工作 三 调查报告的格式1 导语即对调查目的 意义 性质做简要交代 2 调查结果及分析研究结论这一部分是调查报告的主体 具体反映调查的结果及分析研究的结论 3 对策建议就是根据调查结果及分析研究的结论 提出可行的咨询决策建议 第三节调研工作 第八章参谋与信息调研工作 第八章参谋与信息调研工作 综合实训1 引例 李总 小王 你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来 作个整理 第一 这些公司的性质 第二 各个公司接团的分成比 第三 服务质量 王俐抱回一大堆资料 仔细研究起来 风光公司可是个大公司 国内外都有业务 资料很多 如何整理 她自有办法 先把资料归类 分为国内和国外 接着按项找 公司的性质就是国有 集体 私营 三资等 再一一翻看这些公司的具体资料 主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题 王俐找了半天资料 得出以下一些基本数字 第八章参谋与信息调研工作 风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家 集体的有5家 私营的有10家 三资的有5家 国外合作的地接公司有15家 都是私营性质的 分成比参差不齐 45家中 五五的有15家 四六 你四我六 的有10家 六四 你六我四 的有10家 三七 你三我七 的有5家 七三 你七我三 的有5家 服务质量 45家中 没有被投诉过的只有5家 投诉过5次以上的有10家 投诉过3次以上的有20家 投诉过1次以上的10家 王俐初步得出这些数字 但目前还是凌乱不清的 请代她用表格的形式反映出来 以便她能及时交给李总 综合实训1 第八章参谋与信息调研工作 根据附件中的材料 写一份调查报告 分析合肥地区旅游市场消费潜力 并提出自己对在合肥设公司分公司的意见 综合实训2 本章小结 第八章参谋与信息调研工作 案例 调研与调研报告内容略 请见