THKC800组织机构控制程序.doc

合肥安景物业服务有限责任公司文件编号：AJWY800页 数： 17组织机构控制程序A/0初版 李玉标 高超2012年04月01日版次修订说明编制审批生效日期分发号合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY800版 本A/0组织机构控制程序页 码第 18 页 共 17 页生效日期2013.05.01目 录1.0目的2.0适用范围3.0名词定义4.0职责和权限5.0程序5.1制定的依据5.2公司的组织结构图5.3职位设置5.4制定的办法5.5部门职责及职务说明1.0 目的1.1明确各职位的权利和责任，建立既科学、又规范；既有激励又有约束的管理机制。1.2建立人力资源管理工作的平台，为公司各类人员的合理选拔和招聘提供标准和依据。1.3为公司员工的培训、绩效考评、薪酬管理等工作决策提供标准和依据。1.4促进公司各项管理工作规范化、科学化、制度化，实现企业的经营发展目标。2.0 适用范围适用于合肥安景物业服务有限责任公司组织结构的管理工作。3.0 名词定义无。4.0 职责与权限4.1行政部负责对公司组织结构提出建议方案；4.2管理层人员对提出的组织结构进行讨论和评审；4.3总经理对讨论通过的组织结构进行审批。5.0 程序5.1 制定的依据5.1.1根据公司的发展战略目标及物业管理工作的需要进行职位及人员需求分析。5.1.2根据现代企业制度的组织结构要求，按职责明确、结构合理、人员精干、权力和责任对等的原则，进行组织机构设置、职位设置。5.1.3依据本公司物业管理的各环节工作的特点进行职位分析。5.2公司的组织结构图管理者代表最高管理者 总经理助理综合管理部行政部各物业管理处经营发展部5.3职位设置 根据公司物业管理的需要并结合公司的发展目标进行人员需求分析，拟定各部门职位设置如下（根据公司规模的发展需要随时进行岗位及人员的调整、补充）：部门名称职位设置性质总经理室总经理、总经理助理行政部经理、劳资员、文员发展经营部经理、业务员、合同管理员综合管理部经理、工程主管、环境主管、秩序维护主管管理处管理处主任、内勤员、出纳、文员、维修员、秩序维护队长、秩序维护班长、秩序维护员、消防员、监控室值班员、保洁员、绿化工。5.4制定的办法5.4.1根据公司不断发展状况，公司建立了长期、短期及相关职能的质量目标和指标，明确各个部门、各个职位的工作目标及具体的工作任务和职责。5.4.2通过与相关的管理人员、关键岗位员工进行面谈、交流、沟通并进行现场观察、调研，收集各职位有关工作特征、信息。5.4.3 整理、汇总获得的各种信息，归纳总结职务分析的必需材料和要素。5.4.4根据职务分析规范和信息，编制职务描述与任职说明，即职务说明书，其内容包括职务说明，岗位职责，聘用条件、岗位要求等。5.4.5将所编制的职务说明书反馈到各相关部门，通过沟通、补充得到进一步完善和规范，并报公司总经理审批。5.5部门职责及职务说明岗位职责：一、公司总经理岗位职责1、严格执行国家、省、市有关物业管理的方针、政策。2、带领全体员工对物业辖区实行全方位管理，保证物业完好状态，提高使用效益。3、注意经济效益，精心理财，开源节流，满足业主需求。4、抓好精神文明建设，维护业主合法权益，树立良好的企业形象。5、制订和完善公司各项规章制度，建立良好的工作秩序。6、制订年度工作计划，明确目标、任务，督促所属部门履行岗位职责，坚持年终考核。7、重视人才队伍将设，合理使用，按照德、勤、能、绩定期进行考核。8、调动各方积极因素，共同管好物业。以各种方式听取业主和使用人的建议、意见和要求，并及时答复，认真解决。9、关心员工生活，努力提高员工工资福利，改善工作条件。10、经常政府相关部门沟通，理顺关系，创造良好的外部环境。二、职能部门经理岗位职责1、在公司总经理的领导下，全面实施本部门的各项工作。2、负责制定本部门的工作计划，组织各项工作的开展。3、负责配合行政部进行本部门员工的招聘。4、负责制定本部门员工的业务培训计划，定期开展员工培训。5、负责指导、监督、检查本部门各项工作，定期对本部门员工进行考核。三、管理处主任岗位职责在总经理直接领导下，贯彻执行公司各项方针、政策，全面负责负责管理处的日常事务和管理工作。1、建立、健全各项规章制度，检查督促岗位责任制的执行情况，不断提高服务质量，落实奖惩制度；2、安排和调整本部门人员工作，负责制定本部门的工作计划，并组织编写管理报告和各种通知、公函；3、负责传达公司文件、通知及会议精神；4、检查监督本辖区工程维修、秩序维护清卫人员以及管理员工作情况并进行考核，按员工手册的要求抓好管理；5、熟悉国家有关法规和物业管理规定，掌握各业主情况，检查督促各责任区管理的实际操作；6、随时掌握相关费用等交纳情况，及时做好物业管理费催交的组织工作，并组织解决好有关投诉，不断改进服务质量；7、抓好本部门的组织工作和思想工作，主持日常和定期工作会议，研究拟定下一步工作计划；8、加强各班的团结合作，树立整体思想，密切与其他部门的联系，互相沟通、协调；9、认真完成公司交给的其他任务。四、内勤员岗位职责内勤员在管理处主任统一安排下，负责文档资料的保存和管理，做好各项基础性工作。1、按照物业服务的需要，编制采购计划，并实施采购；2、对仓库物资和其他物资进行管理，建立物资台帐；3、协助主任组织开展社区文化服务；4、做好本部门员工的考勤、考核管理；5、负责管理辖区内业主档案和物业档案，做好保密工作，防止遗失、损坏；6、负责本部门各类通知、公函、报告的收发；7、负责接听服务电话，属于业主投诉及报修的要做好记录，并及时转交处理，对于紧急突发事件及时向本部门负责人或公司领导汇报；8、熟悉各种收费程序，负责接待上门的交费的业主，并做好收费记录；9、热情接待来访的业主及其他人士，对他们的咨询事项给予热情、周到的答复和解释；10、完成本部门安排的其他工作。五、管理员岗位职责在管理处主任的直接领导下开展日常管理服务工作。1、熟悉掌握物业辖区业主和物业的基本情况；2、建立收费台帐，掌握收费动态，及时收取、催交各项应收费用；3、负责办理业主入住、迁出手续，监督管理装修事务；4、负责巡视物业使用情况，以及秩序维护、清洁、维修人员的工作情况；5、负责对外包服务过程进行监督管理；6、负责与业主沟通、回访，有效处理业主的投诉。六、文员岗位职责1、负责部门的文件撰写、整理工作；2、负责员工考勤、收发传达文件等日常工作，妥善保管管理处的各类来文；3、负责办理各类外来人员的出入证件；4、协助主任组织由管理处发起的会议，并做好会议记录；5、接待来访的业主，对其提出的问题及意见，予以解释解答，并将详细内容记录在案；6、负责做好文件、记录、卡的管理工作，并保证档案完整、齐全、保密；7、向各业主发出书面缴交各项费用的通知书；8、通过各种媒介做好宣传工作；9、负责组织业主意见征询活动和社区文化活动；七、出纳岗位职责1、清点汇总部门交来的款项；2、审核原始凭证是否完整；3、发放工资、奖金，支付符合手续的费用；4、处理银行存款收入和支出业务；5、填制记帐凭证，交会计记帐；6、正确使用发票，保证现金和银行支票使用安全。八、秩序维护员岗位职责（一）、总则1、贯彻执行公安机关和上级部门制订的各项法规和制度，协助公安机关维护好物业区域内的公共秩序；2、遵守公司规章制度和员工手册，服从领导，完成公司交给的其它工作任务；3、负责做好对辖区内的巡逻、值班工作，做好大宗物品出入的登记工作；4、负责做好机动车辆的管理工作；5、负责做好物业服务费收取工作；6、熟悉楼宇情况、以动态、巡查等方式预防、发现、制止各类事故如：打架斗殴、盗窃等事件，提高应急处理能力；7、按规定着装，文明值勤，严格交接班手续，认真做好值班记录和交接班记录；8、讲究文明、礼貌待人，耐心说服、教育住户遵守物业辖区各项管理规定。 （二）、秩序维护队队长岗位职责秩序维护队长在管理处主任的直接领导下，全面负责秩序维护队的各项管理工作。1、了解和掌握秩序维护队的情况，根据管理处领导的要求和意图，结合实际，建立和健全各项工作细则的奖惩条例，抓好实施组织和监督工作，对物业辖区的秩序维护、消防、车辆交通工作全面实施管理；2、主持秩序维护业务工作会议，督促检查各项规章制度的落实，重点是员工手册及秩序维护相关规定的落实情况，组织队员学习业务知识和形体仪表训练，认真做好培养和业务训练，提高全体队员的整体素质。；3、经常定期不定期检查秩序维护队员的工作情况，做好监督、检查和考评工作，落实岗位责任制和奖惩条例；4、掌握队员的思想动态，认真做好思想工作，抓好秩序维护队伍的思想建设，关心队员的生活状况和业务水平，做好全体队员的思想教育、法制教育和职业精神教育，帮助下属正确处理好工作中的各种问题，为下属解决实际问题；5、教育培养所属班长，不断培养他们的组织指挥能力和管理水平；6、处理有关秩序维护方面的事务，重大治安问题和事故及时向领导汇报，并采取果断措施，控制事态发展。7、完成公司交办的收费等其它工作任务。（三）、秩序维护班长岗位职责秩序维护班长在秩序维护队长的直接领导下，负责秩序维护队日常事务的实施工作。1、负责组织当班的秩序维护工作，监督和指导认真做好执勤工作，及时纠正和登记违纪违章现象；2、检查本班人员的着装仪容、内务卫生，保管好配备的通讯器材、秩序维护设施、自卫武器等物品；3、负责填写值班记录，登记本班奖罚情况，检查各巡逻点情况；4、按照秩序维护部（队）制定的培训计划搞好组织实施工作，定期召开班务会，经常对队员进行具体的业务指导和岗位培训，提高本人和全班的整体素质和业务水平，能及时解决当班时间内的各种突发事件。5、及时做好上传下达和请示汇报工作，与辖区业主搞好关系；6、熟悉在紧急情况下本班的组织指挥，处理好一般性的治安事件和业主的投诉，落实安全措施，预防各种事故，工作中有处理不当的事应及时向上级请示汇报；7、团结本班人员，坚持做好经常性思想工作，熟悉和掌握队员的思想动态、工作表现和工作能力。8、完成公司下达的其他任务。（四）秩序维护员岗位职责1、门岗熟悉物业辖区的概况、平面布局及楼幢分布情况；保持威严可敬的仪表仪容，树立良好的精神风貌；负责做好大宗物品出物业辖区的管理工作，对住户装修人员及装修物品的出入进行管理，制止闲杂人员随意进入物业辖区；负责做好对机动车辆的出入管理工作。熟悉秩序维护设施设备的操作规程及报警设施的使用方法；做好本岗位的清洁卫生和交接班工作。负责回答解决住户及来访人员提出属于本岗职责内的问题；对任何有损物业辖区物业管理的行为，及时进行规劝和制止。2、巡逻岗严格遵守公司规章制度，实行24小时巡视巡逻制度，严格执行队列行走标准，树立公司良好形象和个人道德风范；树立强烈的责任感，全面做好物业辖区的秩序维护、消防、车辆、收费、以及住户求援、报警等工作，确保物业辖区秩序井然；熟知本人责任区域内住户情况，了解物业辖区内其它区域房屋的地形以及各条通道的布局，做到勤巡逻、勤检查，发现问题及时处理；熟悉物业辖区消防设施的配置，并能熟练使用各种消防器材，掌握防火自救知识；巡查公共设备设施使用和公共卫生保洁情况，发现设施受损及时上报，对任何有损物业辖区物业管理的行为，及时进行规劝和制止；加强对物业辖区的机动车辆管理，维持车辆停放秩序；积极参加职业道德和业务、消防培训，努力提高自身素质。九、消防员岗位职责1、切实贯彻“预防为主，防消结合”的指导方针，认真学习有关消防知识，掌握各种灭火器的使用方法；2、积极做好防火宣传和教育，建立消防值班和消防设施台帐定期进行安全检查，一旦发现火警即可投入使用；3、物业辖区一旦发生火警，全体员工必须全力投入抢险工作，履行义务消防员的职责，不得临阵借故逃避；4、发生火警事故时，迅速报告有关领导，拨打火警电话119，向消防部门报警，组织人员抢救险情，组织住户撤离危险地带，并做好妥善安排，做好现场安全保卫工作，严防趁火打劫捞取不义之财，协助有关部门查清起火原因；5、加强辖区内动用明火的控制和管理。监控值班员岗位职责1、严密监视秩序维护对象的各种情况，发现可疑或不安全迹象，及时通知当值秩序维护员处理，并及时通过对讲机或电话向队长报告，且随时汇报变动情况直到问题处理完毕。2、熟悉所管理设备的性能、操作程序，能独立进行操作，并能进行简单的维修；3、出现异常情况时，坚持、确认、汇报，并做好情况记录；4、负责设备的日常巡视、情况记录；5、保持机房干净、整洁；做好交接班工作。十、维修人员岗位职责1、执行公司决定，服从管理、遵守纪律，树立良好的服务意识；2、熟悉物业辖区内楼宇的楼幢号、单元、户数和房屋结构、水施、电施等管线走向；3、严格遵守服务内容与服务标准，及时受理业主提出的各种报修；4、积极为业主提供多项便民服务，并做到服务周到、热情、规范，无投诉；5、工作时间按规定着装，佩戴工作牌，严格遵守操作规程以确秩序维护全，预防意外事故的发生；6、工作完毕及时清理施工现场杂物，服务过程须请业主签字认可； 7、爱护工具，杜绝浪费，按规定领用工具和维修材料。8、负责对共用部位设施的巡视和保养。9、按月做好报修、维修记录的汇总和材料采购的计划编制。十一、保洁工岗位职责1、遵守公司制定的各类规章制度和员工手册；2、尊重领导，服从分配，及时完成工作任务；3、上岗佩戴好工作证，穿戴好服装，并保持整洁；4、文明服务，作风廉洁，拾金不昧；5、按照服务内容和服务标准对物业辖区进行清洁卫生打扫，维护物业辖区的良好的卫生环境秩序；6、及时清洗公共部位的乱涂、乱画、乱张贴的广告、标语等；7、对保洁范围内物业的异常情况及时向秩序维护员或管理员汇报；8、对乱扔废弃物的现象应予以制止，并及时清除；9、妥善使用并保管好清扫、保洁的工具，做到勤俭节约、以旧换新，对无故损坏的酌情赔偿。十二、绿化工岗位职责1、遵守公司的规章制度和员工手册；2、服从公司领导和管理人员的检查监督，工作时佩戴好上岗证；3、绿化养护操作场地及道路两旁整洁有序，无危及车辆、行人的现象；4、对住户说话和劝阻有损绿化的行为要温和有礼；5、正确并熟练操作使用园林器械，妥善保管好绿化工具设施、农药、化肥及其他用品，严格使用化肥和农药；6、花草树木及时浇水，防止过旱和过涝；7、对花草树木定期培土、施肥、除杂草和除病虫害，对新栽的花草树木要及时修剪、补苗、浇水，保证成活率达90以上；8、熟悉物业辖区内的绿化概况，充分利用绿地面积，合理布局、种植花草、树木；9、对工作过程中发现的物业辖区的异常情况及时向秩序维护或管理员汇报。十三、职业健康安全事务代表1）参与公司管理方针与目标的制定，及管理体系的策划。2）参加管理评审，就公司管理体系的绩效、管理方针与目标的实施进行评价。3）参与讨论、评议公司拟实施的任何影响作业人员职业健康安全的变更决定。4）参与重大事故的调查、分析和处理。5）接受员工对管理体系的改进意见和建议，并与有关部门进行沟通，协商解决和处理。6）行政部组织全公司选举推荐的为 张丽霞，通过协商/沟通活动，让员工代表深入参与管理体系的建立、实施、保持和改进。岗位任职要求一、总经理30岁以上，5年以上大中型企业或三年以上同等职位工作经验，性格特征：思路清晰、敏捷，思维活跃、开朗，处理问题练达、果断，工作态度严谨、细致，对经营和管理有独到的见解和策略。1、较高的整体素质和强烈的事业心、责任感，热爱物业管理事业，能够与时俱进，善于学习，不断提高，具有创新精神；2、掌握物业管理、市场营销、财务管理、人力资源管理、培训等方面知识，有较高的物业运作管理专业水准，熟悉相关政策法规。3、熟悉物业管理行业特点和房地产专业知识，具有决策能力和果断、正确处理突发事件的能力，有较强的组织、管理、协调能力和风险的预警和控制能力，始终保持清醒头脑，能够领先一步及早决策，并能控制物业管理过程中的每一个步骤，乃至任何细节；有较强的沟通能力、交际能力和协调能力，具有团队凝聚力，能够调动团队全体人员积极性并使之高效率运转，能带领全体员工完成各项经营目标；4、有较强的文字表达能力和口头表达能力，善于沟通外部关系和内部联络组织；形容大方得体，极具优秀的组织能力及亲和力、感染力，具管理者所具有的优秀品德；5、忠诚企业，职业道德感强，具奉献精神并能承受工作压力。二、经理助理25岁以上，大学本科以上学历（优秀人才可适当放宽），五年以上大中型企业或三年以上同等职位工作经验，综合协调、组织能力强，熟悉物业管理实操和相关法律、法规，对物业管理有独到见解和策略。1、文字功底好,知识全面,熟悉物业管理行业业务和运营流程,能承受较大工作压力;2、在团队管理方面有极强的领导技巧和才能；3、掌握先进企业管理模式及精要，具有先进的管理理念；善于制定企业发展的战略及具备掌握企业发展全局的能力；4、熟悉企业全面运作，品牌产品企业经营管理、各部门工作流程；5、良好的敬业精神和职业道德操守，有很强的感召力和凝聚力；6、具备基本的网络知识，熟练使用办公软件；7、具有优秀的领导能力、出色的人际交往和社会活动能力，善于协调、沟通，责任心、事业心强；亲和力、判断能力、决策能力、计划能力；为人干练、踏实。三、综合管理部经理28岁以上，男女不限,管理类或相关专业大学本科以上学历，五年以上大中型企业或三年以上人力资源及行政后勤管理经理级岗位同等职位工作经验，经工商行政管理专业培训;文字功底好,知识全面,热爱行政管理工作。1、具备网络知识，熟练电脑办公软件操作；2、踏实、责任心强,有大型社区管理经验；3、熟悉各职能模块的操作及国家地方有关人事政策法规；4、擅长基层岗位工作分析，人力资源规划及绩效考评管理；5、具有良好的团队协作精神,与基层员工及管理团队能融洽沟通；6、系统了解现代公司管理模式和相关实践经验。四、行政部主任30岁以上，本科以上学历（具相关经验优秀人才可适当放宽），男女不限，有四年以上大中型物业企业管理工作经验；曾担任中层管理干部职务三年以上；良好的沟通表达能力及内外协调能力；熟悉物业管理实操和相关法律法规，较强的组织能力，能承受高度工作压力，持物业管理上岗证；熟悉各类办公软件及网络应用。六、经营发展部经理28岁以上，45岁以下，男女不限，本科以上学历（具相关经验优秀人才可适当放宽），管理或工程类相关专业，具备良好的沟通表达能力及对外协调能力；熟悉各类办公软件及网络应用；从事物业管理工作经验五年以上，熟悉国家和本地政府相关物业管理和房地产开发有关的政策法规；具备较强的合同谈判技巧与文字及口头表达能力；工作细心、沉稳，有优秀的职业道德，敬业、刻苦并能承受工作压力。七、管理处主任28岁以上，男女不限,大学本科以上学历（具相关经验优秀人才可适当放宽），五年以上大中型企业或三年以上同等职位工作经验，经过相应管理专业培训。1、知识全面,熟悉物业管理行业业务和运营流程,能承受较大工作压力， 在团队管理方面有很强的领导技巧和才能；2、掌握先进企业管理模式及精要，具有先进的管理理念；善于制定企业发展的战略及具备掌控企业发展全局能力；3、熟悉企业全面运作、品牌产品经营管理、各部门工作流程；良好的敬业精神和职业道德操守，有很强的感召力和凝聚力。4、文字功底好, 具备基本的网络知识，熟练使用办公软件。5、具有优秀的领导能力、出色的人际交往和社会活动能力，善于协调、沟通，责任心、事业心强；亲和力、判断能力、决策能力、计划能力；为人干练、踏实。QMS职能分配表部门 职能标准条款号 总经理管理者代表行政部综合管理部发展经营部管