行政管理制度(doc 75页).doc

目 录一、 关于下发集团公司行政管理制度的通知1二、集团行政管理制度21、工作请示、汇报制度22、会议管理制度43、来人接待规定94、车辆管理规定105、办公用品管理制度156、固定资产管理规定187、文书管理制度278、档案管理制度299、印章管理制度3410、宿舍管理制度3611、食堂管理制度3712、安全管理制度4013、出入门管理制度412行政管理制度为进一步强化集团规范化管理，建立办事高效、运转协调、行为规范、管理科学的行政管理体系，切实转变工作作风，提高工作效率，圆满完成各项工作任务。特制定以下行政管理制度。一、工作请示、汇报制度为加强集团公司工作的计划性，增强前瞻性，使集团各公司、部门更能够相互协调，创造性地开展工作，特制定工作请示、汇报制度。一、工作请示：（一）工作请示分为口头请示和书面请示两种形式。凡工作或有关事宜比较具体又不需要集体研究，下一级领导可以直接向上一级领导进行口头请示，上一级领导可以即时答复。凡工作或有关事宜必须经集体研究或需要上一级领导签批意见的，各公司、部门必须向集团公司写出书面请示报告。（二）书面请示报告必须以各公司、部门的名义上报集团公司总裁办公室，由总裁办附文件阅办单呈报分管领导或董事长、总裁签批意见，按签批意见和工作分工办理。二、工作汇报：（一）工作汇报的主要形式。一是口头汇报。凡是临时性工作任务，需协调沟通的事宜可以适用于口头汇报。二是书面汇报。凡是公司有制度规定，上一级领导对下一级工作有要求的都适用于书面汇报。三是会议汇报。凡是集团各公司、部门有会议汇报要求的，会前按会议要求做好充分准备，会上作好汇报。（二）、工作汇报的重点内容。内容暂定三个方面：1、工作总结。主要是工作的方向与目标，中心与重点，成绩与经验，差距与不足，改进办法与措施等；2、工作计划。主要是阶段性、长期性的工作内容，方法步骤及措施，侧重点及重点等。3、工作进度。主要是实施工作计划，完成工作任务和目标的时间与效率。（三）、工作汇报的方式与时间。1、例行汇报。例行汇报分为周、月、半年及年度汇报。周汇报是指各公司、部门每周六将本周业务工作和经营指标完成情况，存在的不足和问题，解决的方法与措施及下周工作安排和经营指标以书面汇报的形式报集团公司总裁办，由总裁办汇总于周日报董事长和总裁。月汇报是指在周汇报的基础上将一个月的业务工作和经营指标完成情况，存在的不足和问题，解决的方法与措施及下月工作安排和经营指标于次月六号前报集团公司总裁办，总裁办统一汇总整理后形成情况通报，上报董事长和总裁，下发各公司、部门。年度汇报是指半年和年终进行工作总结，肯定工作成绩，总结工作经验，确立工作目标，明确工作重点。一般安排在六月二十五日、十二月二十五前以书面形式汇报集团公司总裁办，总裁办统一汇总整理后报董事长和总裁，并形成集团公司的半年和年度工作总结，上报政府有关部门，下发各公司、部门。2、单项工作汇报。凡是涉及到集团公司单项业务工作和有关事宜，各公司、部门主要负责人认为有必要向上一级汇报的，可适时以口头或书面的形式汇报集团公司董事长和总裁。（四）、工作汇报的基本要求。一是书面汇报必须按规定时间上报；二是汇报必须事先将汇报内容梳理清楚，做到重点清晰；三是汇报内容要全面，数字要真实，特点要突出。二、会议管理制度为规范集团会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。一、会议的安排（1）集团公司临时行政会议、月度例会（每月8号或9号为经营管理绩效分析会）、年度例会由集团总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总裁批准。（2）各公司、部门会议由其自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与集团公司会议冲突。（3）凡总裁办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。（4）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：集团公司例会、集团临时行政会议、各公司例会、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。二、会议的通知会议的通知应遵循：1、已列入月度会议计划的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议提拟单位按计划表直接通知与会人，会议通知除电话通知外，还以电子邮件的形式书面发各公司、部门，各公司、部门办公室或内勤人员接通知后要及时通知与会人员，并为与会人员准备好参会内容。2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则下达会议通知。（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议。（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的。（3）提拟人认为需另行通知的。3、下达会议通知一般提前一天以上，通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议需准备的资料、会务安排等特别说明的会议，以及涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，必须以书面会议通知的形式进行书面通知。三、会议的准备会议的准备应遵循：1、会议提拟单位应提前准备好会议资料。2、明确会务服务部门，提前做好会务准备工作，落实、布置会场、主席台座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。3、集团公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政办负责。四、会议的组织会议组织应遵循：（1）会议组织遵照：“谁提拟，谁组织”的原则。（2）会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（3）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（4）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（5）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见，对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（6）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。（7）多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总裁主持，集团总裁另有授权的，遵从集团总裁授权。2、与会人员须遵守：（1）应准时到会，并在会议签到表上签到。（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（3）遵循会议主持人对议程控制的要求。（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到震动，原则上不允许接听电话。（6）本人做好会议记录。五、会议记录1、集团公司各类会议，会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。会议记录均应以专用记录本进行会议记录。会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则。如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。2、集团总裁主持的集团公司例会、临时行政会议原则上由集团行政办文字秘书负责会议记录工作，集团总裁另有指定的，遵从集团总裁指定。 3、会议记录员应遵守：（1）、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（2）、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（3）、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（4）、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。（5）、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。4、下列情况，应整理会议纪要：（1）、集团公司各类临时行政会议。（2）、需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。（3）、主持人要求整理会议纪要的会议。（4）、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。集团公司各类临时行政会议的会议纪要须报总裁办一份存档备查。六、会议的跟进1、会议决议、决策事项需会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，遵从主持人指定。2、集团总裁主持的会议，会后跟进工作原则上由总裁办负责落实，集团总裁另有指定的，遵从集团总裁指定。3、 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。七、会议室管理1、会议室由行政办公室指定专人负责管理，各公司、部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。2、会议室卫生，集团召开的会议由行政办公室安排人员负责，各公司、部门召开的会议由召开会议单位负责，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。3、会议室电子设备的管理、使用、维护由行政办专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。八、会议迟到、早退、缺席的界定1、迟到：凡参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。2、早退：凡参加会议人员，未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议，或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。三、来人接待规定（一）对上级领导检查指导及外来人员来访，不论是集团本部还是各公司、部门都要在接待工作中做到热情主动、周到细致、文明礼貌、井井有条。（二）上级及外单位来人事先有电话通知的，第一接电人要了解清楚来宾的情况（包括单位、人数、姓名、职务、抵达时间、活动意图等），认真做好记录，按程序及时向领导汇报；事先没有通知的，客人一到要热情接待，问明情况后，向领导汇报，根据情况由主要领导、分管领导或有关单位做好接待工作。（三）属于各公司、部门来客，应该按照工作性质对口接待，该集团领导出面陪客的及时向集团分管领导或主要领导汇报，做好接待工作。（四）来客需要就餐的一律实行派餐制度。按如下程序办理：上级单位、有关部门、友好单位来客，由接待单位填写来客就餐单，经来客单位主要负责人签字后，经办人将就餐单交办公室负责人或餐饮管理人员按照就餐人数及接待标准统一定点安排就餐，餐后由陪餐领导或经办人核准签名（陪餐领导不在场，可由其他陪餐人代签）并注明接待事由。不经批准的，费用不予报销，由安排人自付，（若行政办公室负责人不在家，可先行电话请示，回来后补签）。办公室负责人同餐饮管理人每月根据派餐登记情况与宾馆、饭店、内部餐厅进行核实无误后，将用餐核准到各单位，经各单位负责人签字、财务审核签字，集团行政负责人签字后到财务分口报销。（五）外地来人需要住宿的，由集团办公室根据客户层次予以安排，住宿费原则上由住宿人自理，需单位承担住宿费用的必须报行政负责人批准，由对口接待单位支付费用，每月由办公室结算，将费用分摊到接待单位，由经办人、单位负责人、财务负责人、行政负责人签字后，财务分别列支。否则费用不予报销，由安排人自付。（六）本着厉行节约的原则，严格接待标准（包括就餐标准），控制陪餐人数，有关人员陪餐的，由陪餐领导确定。就餐后要完备结算手续。确需变更接待标准（包括烟、酒等）的，必须报单位主要负责人批准，否则不予结算。（七）严禁利用公款自吃自、喝耍酒。四、车辆管理规定本规定仅适用于集团各单位服务型车辆。生产型车辆由各经营单位据此另行制定管理办法。（一）、集团车辆分类1、一类为集团购车，用于集团各项业务工作使用，此类车由集团统一调度使用，各项费用均由用车部门承担；2、二类车为个人购买车辆，因业务需要集团按规定租赁使用，有关费用均由用车部门承担。（二）、车辆管理1、车辆管理、燃油、维修和考核由部门和办公室共同负责，分部门使用。部门单位负责人为第一责任人，驾驶员（自驾乘坐人）为第二责任人。2、车辆配备以集团本部（总裁办、行政中心、人力资源中心、财务中心）、房地产、渤海物流园、金浩、农资连锁公司（农资、种苗、蔬菜、技术服务）、济南农圣为基本单位，将现有车辆配置到各单位，各单位对所配车辆按工作需要调剂使用，总的原则是：“统一管理、合理调度、确保重点、费用自付”。车辆使用在相对固定的前提下重点保证主要领导用车和业务用车。单位的车辆外出要相对集中路线，减少外出次数，能一辆车一次行程办理的业务都要集中安排。单位有车辆的集团办公室一般不再安排车辆。3、公用车辆非工作时间一律停放在集团指定车位，不得乱停乱放，不经集团办公室批准严禁私自出车。4、春节期间集团所有车辆清洁好卫生，按集团办公室指定地点统一集结，钥匙交集团办公室统一保管。自放假至上班期间，实行车辆轮流值班制度，由集团办公室统一调度安排车辆轮流值班，值班期间市内工作用车由带班领导安排，市外或因私用车，必须经行政办公室负责人批准。非值班车辆未经批准严禁外出，确因工作需要出车的必须经行政负责人批准。值班期间按集团办公室安排的值班表值班，司机或车辆如有特殊情况不能按时值班的，由各值班单位负责人提前自行调剂，不得影响正常值班。5、因集团事务较多，集团办公室可以调度有关单位的工作用车，其他人员不得随意调度车辆（特急情况除外）避免滥派车、滥用车。 对到上级单位值班、重大活动、应急性工作、突发情况等需抽调车辆的，各单位必须无条件服从集团办公室的统一调度。（三）、车辆燃油与维修1、车内装饰的配备要统一标准，不能随便更换，驾驶员根据需要提出意见，经分管领导和集团办公室批准后方可配备，对不经批准私自购置者不予报销。2、搞好油料、维修的管理登记工作。车辆燃油实行一车一卡一人管理，油卡由办公室专人管理，统一购油，据实开具发票，分配到卡，每月记录里程，驾驶员或乘坐人到指定加油站加油。若长途车中途现金加油，回来后将加油小票交油卡管理人员做好记录一并作为报销凭证，否则不予报销。每月最后一天进行一次加油量、油耗、行车里程、维修费用的统计，到指定加油站打印各车的加油量、加油次数一并张榜公布，对车辆油耗偏高、维修费用偏高的现象要及时查明原因，限期改进。3、车辆实行定点维修、保养。根据车辆状况严格把关，本着“少花钱多办事，修旧利废，保证安全”的原则，搞好车辆维修和日常保养。车辆需要维修和保养时，由驾驶员提出申请，集团办公室分管负责人把关核准后填写维修单，到指定地点修理。4、要严格按照批准的项目进行维修，确需更换的零部件，更换后要将旧件带回，交集团办公室核对登记。维修结束后，需在维修单上签字，否则不予报销。5、逐步实行车辆保险招标管理。6、车辆年审由驾驶员或乘坐人提前一个月提出年审计划，经行政办公室负责人批准，由行政办公室车辆管理人员会同驾驶员到车管所年审。（四）、驾驶员管理1、驾驶员由办公室统一管理，要服从领导，听从安排，爱岗敬业，努力完成交办的各项工作任务。2、坚持周一例会制度，总结工作，查找问题，作出小结，记录在案。3、始终树立安全第一的观念，做到谨慎驾驶，文明行车，保证人身安全和车辆完好。4、驾驶员要严格组织纪律，遵守规章制度，每天提前10分钟做好出车前的各项准备工作，待命车辆一律停在办公楼前停车区内，并做到停车上锁，驾驶员在办公室待命，不得串岗。5、驾驶员必须服从办公室的领导和安排，坚决杜绝不经分管领导或办公室安排私自出车的行为发生。未经分管领导或办公室安排出车的，视为脱岗。经分管领导或办公室安排的出车任务，必须准时出车，确保做到不误时、不误事。6、认真遵守职业道德规范，坚决做到“十不准”。即：不准酒后驾车、不准公车私用、不准乱停乱放、不准将车交给无关的人驾驶、不准私自修车和添加车辆用品、不准无故不到岗或脱岗、不准私自将车在外过夜、不准开带病车、不准开赌气车、不准开高速车。7、驾驶员要加强政治和业务知识学习，以工作大局为重，讲团结，讲奉献，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做。增强保密意识，不该说的不说，不该问的不问，树立驾驶员的良好风尚。8、驾驶员应自觉遵守交通规则，杜绝闯红灯、压线、不系安全带、超速行驶等违规行为发生，对因违章被交通监视设备拍摄造成扣分、罚款的，由该车驾驶员本人负责，车辆驾驶员要及时查询和处理车辆的违章情况，做到一月一清理，对不按时清理所驾车辆违章记录的，一经发现进行严肃批评，责令其立即处理并从工资中扣除罚款。确因特急工作，经乘车人安排造成的超速违章行为，返回后由驾驶员立即形成书面证明，由乘车人签字后一并向行政负责人汇报说明。9、驾驶员手机要24小时开机，确保通信联络畅通。10、驾驶员奖罚措施驾驶员违反工作行为规范和驾驶员管理规定的，视情节轻重扣发出车补助或工资。驾驶员因违章受到有关部门罚款的，不得报销。发生事故或驾驶员受到交警部门扣证等处理的，必须立即汇报，不得隐瞒，否则，后果自负。驾驶员在正常行车中，如发生责任事故造成经济损失的，保险公司索赔金额以外的剩余部分，由驾驶员按责任比例赔偿损失。损失较大或负主要责任的，除赔偿损失外，视情给予转岗、扣发出发补助等，个别的予以辞退。酒后开车、私自出车或私自将车转让他人驾驶的，发现一次停止工作一周，扣发一个月的出发补助或工资，累计满二次者视情给予转岗或辞退。以上几种情况造成责任事故的，除保险公司索赔金额以外，一切责任自负，并视情节给予警告、罚款、辞退等处罚。驾驶员不服从办公室统一管理的，责令写出书面检查，并限期改正。经批评教育仍不改正的予以辞退。五、办公用品管理制度为加强集团公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，特制定本制度。本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材的管理。一、办公用品采购办公用品采购采用集中采购，定量供应的办法。（1）集中采购由行政中心专人负责。（2）集中采购的办公品分为消耗品、管制消耗品及管制品三类：消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、复印纸、打印纸、便条纸、信（稿）纸、信封、夹子、印油、圆珠笔、订书针、笔芯、墨水等。管制消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、墨盒、文件夹、文件袋、档案袋等。管制品：剪刀、美工刀、订书机、削笔刀、钢笔、水笔壳、计算器、米尺、印泥、印台、文件筐、笔筒、移动存储硬盘、U盘等。（3）实行定期计划，批量采购供应。即：每月2025日各公司或部门向行政中心提报下月所需用品计划，填报办公用品需求计划单，由行政中心统一采购。当月2025日未提供需求计划的部门，在当月不再安排计划。（4）各公司、部门若临时急需采购办公用品，各公司、部门专人填写办公用品采购申请单，并在备注栏里注明急需采购的原因，经本部门总经理同意后，交行政中心负责人批准后，实施采购。费用列相应单位办公用品年度费用。（5）必需品、采购不易或耗用量大的办公用品应酌量库存。（6）办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购人员必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。采购人在业务交往中严禁收受回扣、红包及贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。若发现采购人员存在上述行为，集团公司将予以除名。二、办公用品结算办法行政中心负责采购人员根据各单位办公用品领用数量及单价，每月编制办公用品采购明细表报行政中心负责人审批，集团公司财务部门依据办公用品采购明细表拨款购买或划转。三、办公用品的分发和领用每月1日由行政中心管理人员发放办公用品，各公司、部门领用办公用品需对照经批准的办公用品需求计划单填写办公用品领取登记表，领用人签字后，按办公用品领取登记表登记的品名、数量发放办公用品。四、办公用品的管理办公用品实行年度费用包干定额管理的办法。（1）各部门应按集团公司财务部门核定的办公用品年度费用预算标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品。（2）核定的各部门办公用品年度费用实行增人增费、减人减费，公司或各部门增人或减人由人力资源中心通知财务部门，财务部门据此作出该部门办公用品年度费用调整，行政中心据此对办公用品的发放、管理作出相应调整。（3）各部门因特殊情况需增加办公用品年度费用的，应向财务部门写出书面报告（同时抄送行政中心）经财务经理审核，行政中心负责人批准后，方可在批准的下个月增加该项费用。（4）办公用品使用实行月统计年结算、截止时间为每月终和年终。行政中心每月编制办公用品发放明细表报财务部门，财务部门据此掌控各公司或部门月、年度办公费用的使用情况，对可能出现超支的部分提前预警。对年底超支的部门，超支部分从该部门年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。（5）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。（6）印刷品（如信封、信纸、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷保管均由行政中心统一印制、保管。（7）部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。五、办公用品的报废（1）对决定报废的办公用品要做好登记，填写办公用品报废处理册列出用品名称、价格、数量及报废处理的其他事项，并报行政管理中心领导同意后，由相关人员办理报废注销手续。（2）办公用品正常使用发生损坏时，要及时向行政中心报告，并安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。（3）集团公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政中心负责。六、固定资产管理规定为了加强集团公司固定资产管理，提高固定资产使用效率，确保资产保值增值，防止资产流失。制定本规定。一、固定资产的标准（一）、固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也作为固定资产管理。（二）、固定资产的分类及折旧固定资产类别折旧计提年限净残值率房屋及建筑物203035%机器设备8103%运输工具583%计算机设备53%办公家具及设备353%固定资产的折旧采用平均年限法（三）、平均年限法的固定资产折旧率和折旧额的计算公式如下：年折旧率=（1-净残值率）原值/ 折旧年限 月折旧率=年折旧率/12月折旧额=固定资产原值*月折旧率（四）、固定资产折旧根据上述有关计算公式按月计提。当月增加的固定资产，次月开始折旧。当月减少或停用的固定资产，从下月起不再计提折旧。提前报废的固定资产，其净损失计入营业外支出，不再补提折旧。二、固定资产的管理部门（一）、集团公司行政、财物管理部门负责集团公司固定资产的管理与协调工作。各公司的固定资产使用权归属各公司，所有权归属集团公司。固定资产管理坚持“哪一级使用，哪一级建立财产账，并计提折旧”的原则，确保固定资产的安全完整。（二）、行政部门是集团公司固定资产实物形态管理的职能部门，其主要职责是：1、研究国家和地方有关资产管理的政策、法规，争取和落实集团公司应享有的相关优惠政策及权益。拟订集团公司固定资产管理制度并指导监督各单位贯彻执行；2、参与集团公司重点项目的竣工验收工作；3、负责集团公司产权界定工作，做好实物固定资产登记建卡、编制报表等基础性管理工作，定期查核，保证卡物相符；4、负责审核和督促办理集团公司固定资产的托管、租赁、调拨、借用、转让、报废等有关手续；对集团公司闲置固定资产提出处理意见；5、负责集团公司固定资产出险的索赔工作；6、会同信息管理部门对集团公司固定资产实施固定资产信息化管理及编码分配管理工作；（三）、财务部门是集团公司固定资产价值形态管理的职能部门，其主要职责是：1、负责固定资产核算，正确计价，按规定提取折旧，及时反映其增减变动情况；2、建立固定资产账簿和固定资产卡片，定期查核；会同实物管理部门组织固定资产清查盘点，保证账、卡、物相符；3、负责固定资产购置、更新改造、修理、运行维护支出的预算安排，并控制其费用；4、会同并督促有关部门办理固定资产的增减、转移、租赁和残值回收工作；5、负责固定资产的评估和清产核资工作。（四）、集团公司固定资产实行归口分级管理。各固定资产使用部门和集团公司都要设立专职或兼职管理员，负责固定资产具体管理,归口管理部门职责如下：1、负责统筹归口范围内的固定资产配置发展规划，参与审核年度固定资产购置预算和新购固定资产的验收；2、负责报废固定资产的技术鉴定；3、监督检查归口管理范围内的固定资产台帐，对固定资产变动提出初审意见；4、根据委托购置集团公司需用的固定资产。（五）、固定资产归口管理范围的划分1、行政部门：集团公司的行政办公用品、办公家俱、器具、文印设备、娱乐设备、影视声像设备、计算机、打印机、扫描仪、移动硬盘、信息网络设备及设施、运输车辆、电力供热设备、房屋、土地及所有固定资产。其工作要求：（1）、设置固定资产实物台帐，建立固定资产卡片。（2）、对固定资产进行统一分类编号。2、财务部门：集团公司固定资产的财务核算由集团公司财务部门负责，其工作要求：（1）、设置固定资产总帐及明细分类帐（2）、对固定资产的增减变动及时进行帐务处理（3）、会同固定资产行政管理部门对固定资产每半年进行一次盘点，做到帐实相符，保持帐、物、卡一致。3、各公司、部门对办公用品及所有固定资产按集团公司统一管理的要求具有使用权，配合行政、财务部门搞好登记、保管。三、固定资产的管理计划（一）、固定资产实行计划管理，各公司（部门）必须于每年12月25日前提报下一年度固定资产年度计划。固定资产的年度计划主要包括：固定资产购置、出售、报废计划。（1）购置计划应说明拟购固定资产名称、规格、拟购厂家、数量、使用目的、需用日期、预计价格等。（2）出售计划应说明拟出售固定资产名称、规格、原产地、数量、已使用年限、出售理由、残值、建议出售价格等。（3）报废计划说明拟报废固定资产名称、规格、原产地、数量、已使用年限、报废理由、残值、报废后处理建议等。（二）、固定资产行政管理部门收到各公司（部门）年度固定资产购置计划后，进行汇总，并会同相关部门联合审核，并拟定固定资产年度购置、出售、报废计划，报行政办公会议批准。（三）、增强计划的可行性。各公司（部门）应根据实际情况对年度固定资产购置计划进行半年检查，并于6月30日前将下半年计划调整（变更、新增、减少）申请报集团行政管理部门。行政管理部门会同相关部门联合审核后，报行政办公会议批准后，予以调整计划。四、固定资产的购置（一）、集团各公司（部门）必须严格按照批准的计划安排固定资产购置、出售、报废。按审批的固定资产年度计划执行的固定资产的购置、出售、报废的，需填写固定资产购置申请表、固定资产出售申请表、固定资产报废申请表。确因工作需要而未纳入年度计划的，除填写上表外，还必须写出书面申请，详细说明原因，再按程序报批。（二）负责购置的经办人员应进行充分的市场调查，掌握所购置固定资产的市场价格。对一次购置金额在5万元以上的，应通过公开或邀请招标的形式确定供货商；5万元以下的，经办人员应采取“货比三家”、择优采购的方式，购置质价相称的固定资产。（三）、招标活动应当成立招标小组，负责招投标工作，招标遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。根据厂（商）家的综合实力、产品质量、市场占有率、性价比、技术支持及维护力量等因素确定供货商。五、固定资产的转移（一）、集团公司固定资产购置由集团公司办公室统一负责，各子公司不得自行购置。（二）、固定资产购置后，由行政中心负责验收，并填写固定资产入库验收清单一式三份，一份由使用部门留存，一份交财务部门进行相应的帐务处理，一份交资产管理人员填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用责任人。（三）、财务部门在报销时必须查验固定资产购置申请表、固定资产入库验收单，如手续不全，应拒绝报销。（四）、固定资产验收合格后，固定资产管理人员应对固定资产进行分类编号，填写固定资产管理事物台帐和固定资产登记卡。财务部门应通过固定资产核算及管理系统建立固定资产总账和台账。（五）、使用部门在领用固定资产时应填写固定资产使用保管登记表，并办理相应的领用手续。（六）、固定资产在集团公司内部部门、员工之间转移调拨，需填写固定资产转移（变更）单，一式四联，第一联由固定资产管理部门留存，更新固定资产卡片。第二联送交财务部门。第三联送转移前部门。第四联送转移后部门。（七）、固定资产转移其编号保持不变，按要求填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理。六、固定资产的出售（一）、固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知固定资产管理部门，若认为有必要出售，填写固定资产出售申请表申请出售该固定资产。（二）、固定资产出售申请经批准后，固定资产管理部门对该固定资产进行处置，并对固定资产卡片登记出售日期，台帐做固定资产减少。财务部门根据已经批准的出售申请表，开具发票及收款，并对固定资产进行相应的帐务处理。七、固定资产报废（一）、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写固定资产报废申请表申请报废该固定资产。（二）经批准后，固定资产管理部门对实物进行处理。处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将处理结果书面通知财务部门。财务部门依据总裁批准的固定资产报废申请和实物处理结果，进行帐务处理。（三）、集团公司固定资产编号为阿拉伯数字10位。前7位为性质代码，后3位为流水号。具体分配如下：第1、2位年代码：09、10、11年第3、4位月度码：09、10、11月第5位公司码：09101 集团公司本部（办公室、人力资源、总裁办） 09102 农资公司（农资连锁、生物工程） 09103 寿光农圣公司（种苗、蔬菜、基地） 09104 山东农圣公司 09105 金浩贷款公司09106 富邦房地产公司09107 渤海物流园第6位公司部门码：091011 集团公司本部行政中心 091012 集团公司本部财务中心 091013 集团公司本部、总裁办、人力资源公司部门码由公司自行编制，编制后报集团公司资产管理部门。集团公司在编制公司固定资产编号时，可对公司部门码用表示。第7位固定资产类别码：0910111 房屋及建筑物 0910112 机械设备 0910113 运输工具 0910114 计算机设备 0910115 办公家具第8、9、10位流水号，0910111如：集团公司财务部2009年7月购置一台计算机，则编号应为：0907124003购置年限集团公司财务部资产大类顺序号八、固定资产的使用、保管与维护（一）、各固定资产管理单位要指定专人负责固定资产管理并建立实物台帐。个人使用的固定资产，由本人负责管理，责任到人。固定资产使用人、使用地点变动，应由转出部门提出申请，按规定办理相关手续后，方可进行资产转移。（二）、固定资产的维护按固定资产归口管理的单位负责。固定资产使用期间发生故障或损坏时，应立即通知相应的管理部门，以便及时组织维修。保修期内的固定资产维修，由使用部门向当时的采购部门提出申请，采购部门联系供应商进行维修。超保修期的固定资产维修，由使用部门提出申请，由归口管理部门联系专业公司进行维修。（三）、集团公司员工调离公司或辞职、辞退时，应办理固定资产移交手续。固定资产管理部门对固定资产清收完毕后，方可在员工调（离）职工作（物品）移交表上签署意见。九、固定资产的清查（一）、集团公司每半年进行一次固定资产的清理和盘存。清理和盘存工作由固定资产管理部门和财务部门共同负责。（二）、固定资产的清查应填制固定资产盘点明细表，详细反应所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产帐面数核对，做到帐务、实物、和固定资产卡片相核对一致。若有盘盈或盘亏，须编报固定资产盘盈表、固定资产盘亏表，列出原因和责任，报部门总经理、行政中心、财务中心和总裁批准后，财务部门进行相应的帐务调整。管理部门对台帐和固定资产卡片内容进行更新。十、 罚 则（一）、因管理不善造成固定资产损坏、丢失的，其维修费和因丢失而造成的经济损失由当事人承担。（二）、未按规定申报审批、擅自购置固定资产的，追究当事人责任。造成经济损失的，视情节轻重按损失金额的50%-100%赔偿。（三）、未按规定严格检验质量，出现假冒伪劣商品的，视情节轻重予以购置金额50-100%的赔偿。收取回扣者，视情节轻重处以回扣金额5-10倍的赔偿，并调离岗位或辞退处理，触犯法律的依法追究法律责任。七、文书管理制度为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。1、收文。集团公司及各部门与外界往来的文书均有行政中心办公室专人负责。（1）、上级及有关部门、单位来文时，先由办公室专人负责签收，并确认来文单位、文件的份数、标题等内容。然后进行文件的编号登记，对收到的文件，要分类逐渐在收文登记簿上详细登记。参加各种会议带回的文件、材料，先履行登记手续，然后再传阅、传达、汇报等，个人不得存放。（2）内部制发的文件由各公司、部门自行登记、传阅、立卷、存档。2、传阅。凡来自上级及有关部门、单位的文件、材料，由行政办公室专人负责，接到文件、材料后附上文件阅办单，由分管领导签署传阅意见，按传阅意见及时传阅，阅件人在规定时间内对文件、材料签署阅示意见并签名和注明时间。3、发文。（1）凡以集团公司名义行文的文件材料，统一使用集团规定的拟文纸，由各具体文件提出单位拟定出初稿，经拟稿人、各单位负责人签字后提交行政中心负责人审核，提出签发意见报董事长或总裁签发。（2）凡以各公司、部门名义行文的文件材料，由各公司、部门总经理、主任签发，报集团行政中心登记备案。（3）有关项目材料、图纸、技术文件、技术资料、工艺资料等事项按分管程序办理，经分管领导批准后，由业务主管部门拟定出文件、材料上报或下发。个别重大项目材料，根据领导安排抽调专人或外请专家编写，有关部门予以配合。4、会签。需多部门或多人会签处理的文件应附上文件阅办单（附十四）。各部门收到需参与会签文件时，应从本部门的职责着眼及时认真处理并签署意见，文件的最后一个会签单位，在处理后将本文件送转行政中心，再按收发文程序办理。5、立档。（1）立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。文件档案用卷宗按规定装订保存。（2）经办理归档后的文件应立档管理，行政文件由集团行政中心立档管理，业务文件由相应业务部门立档管理，次年移交档案室管理。6、借阅。（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行借阅登记手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经各公司经理同意方可借阅。（2）文件借出室外需借阅人填写借阅登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。（3）如需复印文件，应经分管领导同意方可复印。7、保管。（1）文件应专人妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件袋安全。（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。（4）文件销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。八、档案管理制度为加强集团公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。一、管理部门行政管理中心是集团公司文书档案的管理部门，财务中心是集团财务档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对集团公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好集团公司档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。二、集团公司档案管理体制（一）、归档范围（1）法规性文件。包括上级颁发、需要集团公司执行的，或由集团公司发行的各种标准、规章制度等。（2）集团公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。（3）集团公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）集团公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（5）证件性文件资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。（11）集团公司的历史沿革、大事记和反映本公司重要活动的报刊、照片、录音、录像等声像制品资料。以及跨企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）集团公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。（二）管理体制（1）集团公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。行政中心负责主体档案的管理，并对子公司和其他部门的档案管理工作进行督促和指导。（2）集团公司设立若干个档案管理点，分管各类文件、资料档案。人力资源中心负责集团公司所有人员及制度的建档与管理；财务中心负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政中心负责其他文件、资料及制度的建档与管理，负责其他部门移交档案的管理；各公司负责除集团公司存档外的与本公司有关的文件、资料及制度的建档与管理。（3）各档案点管理的文件。资料及制度各部门不得随意处置，由行政中心定期归档统一处理。三、平时归卷（1）各公司、部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职人员统一保管。（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。（3）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职人员归档。（4）专（兼）职人员应及时将以归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。四、立卷（1）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（2）归档的文件材料种数以及每份文件的页数均应齐全完整。（3）在归档的文件材料中，应将每份文件的证件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文件应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切关系，也可随同绝密文件立卷。（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，单跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。（5）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐渐填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。（7）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。（8）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案借阅、利用工作（一）公司内部档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。（二）借阅管理（1）凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。（2）案件一般仅供在档案室阅刊，立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。（3）借阅期限不得超过三天，到期归还；如需再借，应办理续接手续。（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，需当面查看清楚，如发现遗失或损害，应及时报告主管领导。六、档案销毁管理（1）对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经领导共同鉴定，报总裁批准后，按规定销毁。（2）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证却无保存价值时，再行销毁，以免误毁。（3）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上登记。九、印章管理制度一、印章的申请、审核批准印章由需刻印章的部门负责人根据工作需要提出雕刻印章的申请，经集团董事长批准方可雕刻。二、集团公司公章的使用范围（1）发送正式公文、电函、传真等。（2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财物报表等。（3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。（4）签订重要业务合同、协议等。（5）上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。（6）需要代表本集团加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。三、印章的管理（1）公章保管人员负责公章的保管，设立公章使用登记台账。公司董事会章、公司行政公章由集团公司指定专人负责管理。（2）专项业务章（财务章、合同章、各部门用章等）由各专业部门指定专人负责管理。（3）董事长、总裁工作用个人名章，由公司财务部门专人负责管理。（4）公章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必须经行政中心负责人批准，并由公章保管人携章随同，公章保管人不能携章随同时，须两人以上共同携带使用，并在公章使用登记簿上签字，以示负责。（5）各印章管理部门