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企业管理规章制度-企业管理规划 前言严格的管理制度是企业稳步发展和高效运行的保证，这是中外企业管理研究和实践运行总结的结果。纵观改革开放三十余年的中国企业，特别是私营企业经济的发展，由于管理及各种原因，私营企业的自然淘汰率非常高，据中国社科院一份调查报告显示：中国企业平均寿命为78年，私营企业的平均寿命只有3.5岁，改革开放至今能够存活下来的私营企业只占总数的30%40%，而真正在市场经济条件下具备竞争实力的大企业更是少之又少，其中一个最根本的原因，就是没有建立完善的企业管理制度。华北重型数控机床有限公司为一个机床制造企业，它的成败与兴衰，除社会大环境、市场需求因素之外，企业管理者的领导水平和实战能力就是决定的因素，所有的中外企业亦是如此，概莫能外。无论管理者学习过多么高深的管理理论，能够讲述多么玄妙的管理秘诀，如果他不能将其运用到企业的实际管理之中去，并取得实效，他就不是一个合格的管理者。一个成功的企业管理者，首先是一个战略家，具有高瞻远瞩的胆识和气魄，在企业实际运行中能把握全局，先人一步，占领行业的制高点，傲视群雄，独领风骚；其次是一个战术家，能够在竞争激烈的商战中匠心独运，出奇制胜；通过精心的策划，细心的运作，造就和培养优秀的员工队伍，完善各项管理规章制度，使内部管理与外部环境相融合，只有这样企业才能在市场竞争中发展壮大，创造出不凡的业绩；同时还是一个实干家，善于把宏伟的计划、精美的构思落到实处，形成良性生产力，从而创造出良好的经济效益，使企业永远立于不败之地。一个具有远见卓识的企业管理者还应该是企业文化的缔造者，他必须以自己高尚的情操和人格魅力，塑造出独有的企业精神，影响和熏陶企业员工，使企业形成独具的向心力和凝聚力。企业的发展除了管理者个人的人格魅力和管理水平之外，还必须拥有一支积极向上，朝气蓬勃的员工队伍，一支具有创造力的员工队伍不是企业与生具有的，是靠企业管理者创造和培养逐步形成的，也是靠企业完善的规章制度管理形成的，因此企业必须建立完善的、科学的、符合生产实际的管理体系和规章制度，只有这样，企业的运行才能进入正常发展的轨道。企业管理体系及各项规章制度必须从企业实际出发，根据国际企业管理发展的新趋向、新理念，必须明确从企业管理者到每个员工的工作职责和职位权限，具备公平、公正、合理，并符合国家法律法规的相关规定，要完全做到这一点，对企业管理者来说，绝不是一件简单容易的事情。在经济全球化的今天，管理科学的发展更是日新月异，一个创新行业企业，要形成一套自成体系、符合企业发展的管理制度，只能是在实际运行中不断修订、不断完善，最后形成完全符合企业发展的真正动力。一、企业管理者（公司总经理）的职责和任务1.1、 企业总经理的职责机床制造业是一个科技含量高、技术密集、制造工艺复杂的产业。数控轧辊磨床设计制造、生产经营更是机械制造业中最为复杂的行业；福建达宇重型数控机床有限公司正是这样一家起步晚、起点高的高精密机床生产企业，是国内众多轧辊磨床生产厂之一，要把这样一个起步晚、底子薄、基础差的企业发展成为具有国内外管理者只能作为行政总监的身份对企业实施管理职责。公司总经理（也称企业管理者）的职责是通过企业发展计划，组织、控制与领导来实现对企业的行政事务的管理与监控；其工作重心是负责企业日常行政工作的展开，其职责如下：1、负责企业行政管理，统筹企业思想、文化建设，筹划企业增强员工凝聚力的宣传教育活动。2、负责拟定和修改企业各部门人员编制和员工生活安排（住房），并上报公司董事会批准，同时报总公司管理部门备案，并负责组织实施。3、负责安排企业的对外业务工作和各种对外联络活动；规范企业员工的行为举止、礼貌用语、衣着服饰，树立企业良好的对外形象。4、负责组织和实施企业的办公规范化、自动化工作。5、负责安排组织企业员工各类文娱、体育活动，活跃员工业余文化生活。6、行使企业内部日常行政管理职权，对违法乱纪、违反企业规章制度、泄露企业机密、盗窃和破坏企业财产的有关人员进行调查和处罚。7、负责处理企业各种突发事件。8、负责企业经营管理及发展目标规划。9、负责企业生产活动的组织和管理。10、负责企业财务管理和人事管理，对上级公司全权负责。11、负责保障企业的各种总务后勤服务工作，包括：伙食、车辆、办公设施、通讯、卫生环境等，具体内容如下：(1)、出入场管理、警卫、保洁、场区安全维护、异常事项反应、车辆管理，确保用车和用车安全。（2）、企业环境清洁及维护。（3）、办理场区内零星修缮，保障公司正常生产、经营和发展的后勤供应。（4）、企业值日（夜）人员排定及执行。（5）、财务收支作业协办（审核、签字）。（6）、企业财产、劳动保护、奖励奖状等文件的处理与保管。（7）、废弃物的处理、销售。（8）、负责各部门所需物资的采购、保管、发放，协调各部门物资材料的使用和管理并进行监督。12、负责拟定和实施员工后勤服务工作制度，包括：请假、休假、婚丧、防暑、防寒等。1.2、 企业总经理及相关人员的管理权限公司总经理必须在公司董事会或董事长的授权下行使权力，行使权力的方式一般是复核、核转或批准，并在自己的权限范围内以命令、决定、允许、建议、劝告、审查指导下属开展公司行政工作。表11为公司总经理及各部门行政管理人员的权限表：表11企业总经理及各部门管理人员权限表项目业 务 内 容公司董事长公司总经理公司副总经理 办公室主任部门行政主管办公行政主办目标及预算1、本部门年度工作目标的制定与修订。2、本部门年度工作目标的追踪与控制。3、本部门年度财务目标预算与初编。4、本部门年度预算的执行与控制。 人事管理1、总经理、总经理助理的任免与调整。2、主任以下、主管以上人员的任免。3、办事员以下人员的任免。4、本部门内人员工作的分配。5、本部门人员名额编制与增减；6、总经理、总经理助理请假与出差； （1）、三天以内（含三天）者； （2）、三天以上七天以内者； （3）、七天以上者。7、主任、主管以下人员的请假与出差。 （1）、三天以内（含三天）者； （2）、三天以上七天以内者； （3）、七天以上者；8、员工的奖惩与考绩： （1）、总经理、副经理以上人员。 （2）、主任、主管以下、主办以上人员。 （3）、办事员以下人员。9、员工（包括试用）待遇的核定： （1）、总经理、副总经理以上人员； （2）、主管、主办、主任、技师； （3）、办事员以下（含办事员）人员；10、本部门人员日常工作督导与训练；11、本部门内人员工作的考核。 行政事务管理1、公文、文件收发、处理；2、文件制作、打字送寄3、文具用品采购申请；4、文具用品分发、存储管理5、财产管理建档；6、财产年度盘点计划；7、场内设施修缮工程规划；8、公共关系事务处理；9、公司电话总机管理10、总务事务流程拟定；11、公务车辆管理及调派；12、安全装备的申请及发放；13、清洁用品申请与发放；14、非生产性物品采购制度建立；15、非生产性物品采购金额权限； （1）、采购未满1，000元； （2）、采购未满3，000元； （3）、采购未满10，000元； （4）、采购10，000元以上；16、采购情报资料；17、进口件采购业务；18、采购发包业务；19、表格资料印制的申请； （1）、印制总额在1000元以下者； （2）、印制总额在1000元以上者；20、技术书籍及行业杂志的订购；21、本部门各项费用的支用； （1）、2000元以下者； （2）、2000元以上5 000元以下者； （3）、5 000以上50 000元以下者； （4）、超过50 000元者；22、员工借支款项核准： （1）、借款总额1000元以下者； （2）、借款总额1000元以上者； （3）、借款总额超过本人月薪者；23、员工借支差旅费的核准； 符号说明：“”业务经办人员；“”审核；“”核定。1.3、公司办公室行政管理工作的任务 企业总经理是公司行政管理的核心，他必须对企业各部门的一切活动负责，从企业管理的角度来说，公司下属所有部门的工作任务就是企业总经理的任务，其企业行政管理工作内容如下：1.3.1、公司办公室行政工作任务主要包括：（1）、企业招聘人员到职与离职相关手续的办理；（2）、各种人事资料的汇总、建档及管理，员工个人档案资料的管理；（3）、员工请假、调休假作业、日出勤状况稽查统计作业。（4）、员工考勤统计、督导并执行加班单的汇总与薪资核算，（包括代缴个人所得税）。（5）、负责员工劳动合同的签订及存档。（6）、员工暂住证、就业证、工伤保险、医疗保险、养老保险的办理以及计划生育证的查验。(7)、负责员工薪资异动的人事基本资料的提供。（8）、福利措施的具体实施。（9）、常用物资的采购、发放与管理及员工伤病的暂时简易处理。（10）、承办公司临时发生的其他事项。1.3.2、文件控制工作任务主要有：（1）、文件与资料的登记、编码、保管、发行、分发与维护。（2）、过期无效文件的回收、作废处理、销毁及暂留文件的保管。（3）、文件与资料原件的保管及维护。（4）、文件与资料有效性的监控。1.3.3、总务后勤工作任务有：（1）、基本建设工程与房产、房屋的管理。（2）、企业绿化与企业环境管理。（3）、清洁用品、办公用品、电器配件等物资的管理。（4）、固定资产的管理。（5）、场区、宿舍财产及员工安全的保障及维护。（6）、场区、宿舍环境卫生保洁与维护。（7）、员工宿舍安排、水电管理、员工进出场区检查及管理。（8）、场内员工伙食供应与管理。（9）、员工休闲、文娱康乐设施管理。（10）、场区宿舍会客、车辆进出的管理。（11）、公务车的管理。（12）、消防设施的管理与安全检查制度。（13）、火灾、偷盗预防与与突发事件的处理。（14）、场内外配电系统的建立与安全检查、维护保养工作。1.4、企业人员配备与职责界定企业组织机构设计中最为突出的问题就是人员配备与界定。许多企业的组织结构中的事务与政务分工不明确，企业内从事行政事务的工作人员岗位、职责也不够固定，随意性大，造成人浮于事、效率低下等弊端。1.4.1、人员配备按照企业管理的合理配置跨度，行政事务管理人员一般占10左右，若企业的员工总人数在100150人，行政事务管理人员在15人左右，在这15人中，行政管理配备1-2人，人事由1人负责，财务配备一名会计和一名出纳员，非生产采购2人负责，仓库管理1人，驾驶员1-2人，固定资产管理1人（兼），1-2名食宿、环境工作人员，安保人员3-4人，另配1名计算机管理人员兼行政主办。1.4.2、行政管理人员素质要求（1）、具有良好的敬业精神和为企业员工服务的观念。企业行政管理工作大多是重复性、繁琐性的工作，只有具备良好的敬业精神和为他人服务的良好心态才能把本职工作做好，才能提高整个企业行政管理工作的质量和水平。（2）、具有相关知识及工作经验管理部、人事部、财务部、行政商务秘书等工作人员都必须具备专业技术职称、较丰富的相关工作经验和个人良好的修养和素质。（3）、要具备较强的责任心和全局观念由于行政管理工作大都是日常性的工作，企业领导不可能每天都布置需要从事的工作，而是要求工作人员发挥主动性和自觉性，积极承担相应的工作。（4）、具有良好的应变能力和适应能力企业行政管理工作，可能因为企业状况的变化，将相应改变行政管理工作人员的工作范围，而且企业行政管理工作也会遇到一些突发情况，只有具有良好适应能力和应变能力的人员才能较好地胜任企业的行政管理工作。1.5、行政管理部门职责界定（1）、公司办公室主要负责文件的起草、打印、签批、送阅、各类证件办理，信件、电话、传真接送、报刊收发，各种信息资料的收集整理、立卷存档，人员的接待，会议的组织布置，公司领导的文秘等工作。（2）、总务后勤主要负责公司交通运输、材料和办公用品的采购、库存及发放，企业内部固定资产的使用、登记、维护和保管，企业员工的就餐和住宿管理，保证企业环境卫生和各种环境的布置。（3）、人事（或人力资源）劳资部负责企业所需的各类工作人员的招聘、录取、试用以及聘用劳动合同、工资福利、岗位职责的确定，上岗前教育培训，劳动竞赛及考核执行，晋升或提职的建议等。（4）、财务部主要负责企业日常会计财务及现金管理、核算、税收、成本管理、各种财务制度的制定和执行等工作，负责公司员工的工资发放。（5）、技术管理部主要负责及时发现公司内部的管理问题或矛盾，分析原因，向公司领导提出相应的建议和方案，制定各种管理规章制度并监督执行，确保企业管理水平和养殖技术的稳步提高；并负责对养殖场的安全保卫、车辆运输进行全面管理。（6）、采购、销售部主要负责架子牛、饲料（包括精饲料和粗饲料）、生产工具的采购；肉牛的销售和与销售工作相关的其他业务。（7）、生产部主要负责肉牛的养殖生产计划管理，包括饲料加工、饲料配方、饲养员的业务管理，对架子牛的防疫保健、1.5、企业行政组织的建立健全原则（1）、根据企业发展目标建立组织体系企业发展目标是建立组织体系的根本出发点，离开目标的组织是不切实际的组织，企业一般应以长期发展计划、产销预算等重要因素的预算来体现目标，并根据发展内部进行组织机构的建立。（2）、要根据客观实际情况来健全在进行组织机构健全的时候应该尽量兼顾来自各方面的问题，尤其是人事安排，这对企业发展是十分重要的，当对所有员工的优缺点都有不同深度的认识，在人事安排时若充分考虑“量才使用”和有效“搭配”，那么，几个能力一般的人也会发挥出远大于他们个人力量之和的能力来。（3）、要维持适当的控制幅度主要是指对组织的纵向层次与横向层次的有关安排，一方面要维持适当的控制幅度，一方面又应避免增加不必要的管理程序，以发挥组织机构的高效功能。（4）、要使每个部属只对一个上司负责在每个员工上面监督的人越多，工作干劲越小，分层负责的秘诀是要使每个部下只对一个上司负责，事实证明，对于一个素质较好的员工来说，需要应付的领导越少，越有创造力和工作兴趣，因此可以大幅度提高他的工作效率。同时直接管理员工的管理者也要对他的上级负责，也就是说他们同时在受到监督。（5）、制定组织机构系统表当建立组织机构的工作进行就绪，可根据内容画一张完善的组织机构系统表，务必要使上下级的关系十分明确，使其能显示出每个人工作的功能，同时可凭这张纵观全局的图表，检验一下工作是否有误（必要时可进行修改）。一、 企业规章制度及管理2.1、规章制度的内容主要包括职责类规章制度、业务标准类规章制度、奖惩类规章制度等几大类。2.1.1职责类规章制度这一类规章制度主要是明确部门或人员的工作范围、权力与职责，即为岗位责任制。公司办公室管理制度：内容主要包括办公室职责、办公室主任、副主任职责、企业员工上、下班及着装管理制度，会议管理制度，来宾参观接待办法，办公物品管理，公司文件、文书管理，行政印章的管理与使用。办公室职责：（1）、负责公司本部的行政管理和日常事务，协助企业总经理搞好各部门之间的综合协调，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理；（2）、负责公司的文件、资料、信息和宣传报道，沟通内外联系；（3）、负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议等决议的事项进行催办、落实；（4）、负责对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；（5）、公司各项管理制度的建议、推行与修订。办公室主任工作职责：（1）、组织全办人员保质保量完成本职任务，及时表扬先进，帮助后进。（2）、建立公司办公室各种工作制度和考核制度，每半年检查一次各种规章制度的执行情况。（3）、明确本部门每个人的工作职责、分工和要求，做到分工尽可能合理，并且要定期考核。（4）、抓好本部门的思想教育和业务学习，结合实际做好政治思想工作。（5）、负责做好本部门业务指导的具体工作。（6）、做好上级领导交办的其他事情，主动联系其他部门，协商解决工作上的各种问题。人事管理制度及人事工作流程（1）、配合公司经营目标，依据人力资源分析及预测，拟定人力资源发展计划及人员岗位数额编制，并根据人力资源发展计划，筹划各项教育和培训规划；（2）、设计、推行和改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施；（3）、与公司各部门会商，拟定每一个员工的工作标准及其所需资格、条件，以求实才适所；（4）、依据当地当时生活水准、薪资市场情况及公司政策，研究建立合理的员工待遇；（5）、制定各项员工福利与工作安排措施，并维持员工与公司之间的和谐关系。（6）、人事作业流程：、各部门人员定额定岗，应充分考虑公司发展与岗位工作量和技术含量，从而制定出合理的人员配置；、各部门在实际工作中如需增补人员，先到办公室人事办领取人员拨补申请单，由部门填写后，办公室主任审查后办理；、人事办调查后，就申请增补人员的来源作出正确的拟办建议，呈公司经理批准后，根据主任指示做招募预备工作；、人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请部门，人事办人员凭副本办理。（7）、本公司所需员工，一律公开条件，向社会公开招聘；（8）、本公司聘用各级员工以态度、学识、品德、能力、经验、体格均适合于职务或工作为原则，但特殊需要时可不在此限；（9）、新进员工的聘用，根据业务需要，由主管人事部门统筹计划，呈报批准；（10）、本公司各级员工必须具备以下资格，才能聘用：、部门主管、副主管以上职位，必须具备大学本科以上学历，熟悉业务，具5年以上实际工作经验，年龄在35岁左右；、部门行政管理人员（包括业务员），必须具备大专以上学历，熟悉业务，具备3年以上工作经验，年龄在28周岁以上；、一般员工，必须具备初中以上学历，（高中、高职学历优先录用）其条件符合职位要求；凡有下列情况者不得聘用：、被剥夺公民权利尚未复权者；、被判有期徒刑或通缉尚未结案者、宣告破产尚未撤销者；、吸食或贩卖毒品者；、亏欠公款受处罚有案者；、患有精神病或传染病者；、品行恶劣、道德败坏，被公私营机构开除者；、体格检查经办公司认定不适合者；、年龄未满18周岁者。打字员工作标准（1）、凡需打印文稿必须有领导签字，方可打印；（2）、凡漏打、多打、错打一个字或一个标准符号，算一个差错（标点占两格的算两个差错），差错率不能超过0.14；（3）、装订好的文件如缺页或多页，则算一个差错，差错率每200页不能超过1页；（4）、一页之中若有一个字或一个以上的字不清晰的，算一个差错，差错率每300页不能超过1页；（5）、一份急件没有按时打印或及时装订好算一次事故；（6）、遗失一份文件稿，算一次重大事故；（7）、打印文件、材料之前，要认真检查，先打急件、要件；（8）、打完一件材料后，要先检查有无遗漏、错打、格式不对等问题；（9）、装订前要数好页码，排好先后顺序，做到装订整齐完整。通信人员业务管理条例（1）、通信人员对工作要认真负责，要具备高度的工作责任感；（2）、对通信工具要精心爱护、妥善保管，遗失或损坏通信工具要照价赔偿；（3）、私自拆看密封信件的要视情节给予纪律处分；（4）、无故扣押信件或文件的要视给予纪律处分。会计档案行政管理制度（1）、凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档，妥善保管；（2）、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份，季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章，由企业经理指定专门人员归档保存，归档前应加以装订；（3）、会计报表应分月、季度、年报，按时归档，由企业经理指定专人保管，并分类填制目录；（4）、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，必须经企业经理批准。财务管理制度一般还包括财务管理总则、财务工作岗位职责、财务工作管理、支票管理和现金管理、会计档案管理和处罚办法、出纳作业处理准则，这些过来细则在公司项目启动后逐步完善。办公文书管理（1）、无论何时何地，只要公司需要，就尽可能提供准确、及时的信息，（2）、创建、维持一个能保证企业信息开发、存贮、检索、留存和处置的有效系统；（3）、保证企业的信息畅通，进行有关文件、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法；（4）、有效地控制和处理公司文书，协助公司对其职员进行教育和培训；（5）、文书管理的具体目标如下表：文书形成目标文书存贮目标文书检贮目标文书管理目标文书处置目标1、从现有的案卷中清除掉不需要的文书。1、制定文书存贮的分类和编码系统。1、迅速查阅需求的信息。1、提出文件保管期限的分类系统。1、建立一个非现行文书中心（或者把文书存放在商品化的中心）。2、控制文书的形成。2、选择合适的存贮设备和用品。2、发展高效率的文书借出程序。2、对部门进行调查以决定要保存文书的类型和数量。2、在可能的情况下把文书摄成缩微品形式。3、设计形成高效率地利用的文书。3、提出并保证案卷存贮和保护的良好控制程序。3、控制文书归还到案卷之中。3、制定保管期限表。3、把现行文书中失去效率的文书移交给非现行文书存贮区。4、把成本标准和控制应用在文书形成过程中。4、选拔和培训案卷管理人员。4、4、定期清理非现行文书的案卷。4、提出非现行文书存贮和文书销毁的控制程序。印章管理制度（1）、印章启用，应按印章制发权限颁发机关或代管机关以文件形式发正式启用通知，通知中要注明印章启用的日期和印模，并由颁发部门（机关）和使用部门将该文件立卷归档，永远保存。（2）、印章要指定专人负责保管和使用；保管印章的地点（桌、柜）要牢固加锁，每次使用后应及时收存锁好，不得将印章随意放置。（3）、一般情况下不得将印章携带出机关或企业使用。若确需要在机关和企业外使用的，要由印章管理人员携带印章到场监督。（4）、印章要注意保养，盖印时下面要衬垫要有一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印章在坚硬的物体上使用造成破损。印章应及时清洗，确保印迹清晰。（5）、印章管理人员在用印章前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印规定后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。（6）、对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。如：合同、协议、领导人签批的信件草稿，印发的文件原件及文稿等。（7）、不得在空白凭证上加盖印章。因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印，但凭证上要逐页编号，装订成册，由领用部门办理领用手续，按规定发放使用。（8）、经过审查、登记后，即可按要求加盖印章。一般情况下，印章应加盖在落款的年、月、日，“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）、印迹端正清晰。（9）、印章用印登记表：月日用印单位内容摘要批准人承办人监印人用印数留存材料文书收发管理（1）、收文处理：主要包括：登记、分发、拟办、批办、催办、归档等程序；重点如下：、上级发来的文件及所有密级的简报、电报、资料和文件，均由文秘人员统一签收，开拆、登记、传阅、签发并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件及时呈领导批阅，如领导出差，立即送办公室处理。、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导批示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横行传递，以免积压或传失。、凡是需要办理的公文，应先送企业经理签批意见，再分送给有关部门办理或送主管领导批示办理，企业经理在签批时可直接签批有关部门閲办。、要加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及文件，应认真督促、催办，预防积压或漏办。（2）、发文处理：主要包括：拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、分发、归档等，主要注重以下几个方面：、拟稿：文书拟稿是一项决策性、业务性很强的工作，具体而言，要做到以下几点;a、 准确实际，引用事实、数字、人名、地名一定要核实无误；b、 生动及时，文书内容表达要生动，拟稿讲求实效；c、 简练明了，用简明扼要的语言表达意图，且在字句上要锤炼，符合文章规范化要求；d、 符合规定的体式，应选择恰当的文种和所选文种统一规定的格式；e、 拟定文稿时要注意行文关系，即有三种情况，一是下行文，（企业上级领导层对所属下级部门行文）、上行文（企业或企业内向所属上级领导层行文）、平行文（企业内同级职能部门、各车间同级部门之间行文）。、审核：文稿在送领导签发之前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿，重点包括是否需要行文，是否符合国家方针、政策的规定，所提出的要求、措施是否明确具体、切实可行处理程序是否完备，行文关系与体式是否符合行文规定。、签发：企业行文由分管领导签署意见后，由企业经理签发。签发后，由文秘室打印、盖章、装订、登记分发，公文办理完毕后，应及时归档，个人不得私自留存。（3）、企业行文管理要点：、各部门要有专人负责文书的处理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，并将文簿检查归档，以防流失。、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、相关照片、图表、录音（像）带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，及时归档，经办人不得私自留存。、没有存档价值的和存档必要的公文，经档案室鉴定，登记后销毁。、文书管理做到简便，简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。二、 公司文化建设及行为规范管理企业员工通用行为规范（1）、仪表行为规范：包括着装整洁，佩戴大方；举止端庄，说话和气；待人诚恳，态度热情；语言文明，讲究礼貌。（2）、人际关系行为规范：包括注意礼节，文明称呼；与人共事，宽厚豁达；团结友爱，相互帮助；恪守信用，言行一致；（3）、员工目标行为规范：包括勤奋学习，不断进取；忠于职守；热情工作，恳于奉献。（4）、遵章守纪行为规范：包括听从指挥，服从安排；遵规守纪，不谋私利。（5）、群体意识行为规范：包括大局为重，维护群体；热心团体，发挥特长。3.1、公司领导岗位行为规范（1）、行政领导行为规范：包括各级主管行为规范、部门主管行为规范。（2）、企业群众组织负责人行为规范，包括工会（如果有）领导行为规范。企业专业岗位行为规范（1）、生产管理岗位行为规范：包括生产调度人员行为规范；产品质量管理人员行为规范；安全生产管理人员行为规范。（2）、科技管理岗位行为规范：包括新技术应用及管理行为规范，技术开发管理行为规范；技术改造管理行为规范；科技情报研究服务行为规范；工程建设管理行为规范。（3）、物资管理岗位规范：包括物资供应管理行为规范；产品销售管理行为规范。（4）、财务管理岗位行为规范：包括固定资金管理行为规范；流动资金管理先行为规范；成本管理岗位行为规范；销售收入和利润管理行为规范。（5）、劳动人事管理岗位行为规范：包括劳动组织行为规范；劳动工资管理行为规范；社会保险和员工福利管理行为规范；干部教育行为规范；干部任用行为规范；干部调配管理行为规范。（6）、行政工作岗位行为规范;包括企业领导人员行为规范；企业行政工作管理人员行为规范；企业群众团体组织工作人员行为规范。（7）、生产岗位行为规范;包括班前准备准备行为规范；生产操作行为规范；巡回检查行为规范；生产工人安全规范 ；生产工人设备维护行为规范；辅助生产岗位行为规范。（8）、企业服务岗位行为规范：包括企业生活服务人员行为规范；企业社会服务人员行为规范。3.2、企业文化的作用（1）、导向作用：把企业组织成员的行为动机引导到组织目标上来，在制定组织目标时，应该融进组织成员的事业心和成就感，包含较多的个人目标，以振奋人心。使广大成员了解组织追求的长远发展目标，也就使他们深刻地认识到自身工作的意义，从而极大地调动和激发出他们的工作热情。（2）、凝聚作用：文化是一种极强的凝聚力量，企业文化是组织成员的粘合剂，把各方面、各层次的人凝聚在组织目标的旗帜下，并使个人的思想感情和命运与组织的命运紧密联系起来，产生深刻的认同感，以至于自觉地与组织形成同甘苦共命运的共同体。（3）、激励作用：企业文化在满足组织成员的物质需要的同时，崇高的群体价值观带来的满足感、成就感和荣誉感使组织成员的精神需要也获得满足，从而产生深刻而持久的激励作用。企业文化最根本的作用就是要产生一种尊重人、关心人、培养人的良好氛围，产生一种精神振奋、朝气蓬勃、开拓进取的良好风气，激发组织成员的创造热情，从而形成一种激励机制，通过这样的过程，可把被动的个人行为转化为自觉的群体行为，化外部压力为内部动力，其力量是无穷的。（4）、规范作用：规章制度构成组织成员的硬约束，而组织道德、组织风气则构成组织成员的软约束。这种软约束，可以降低硬约束对员工心理的冲击，缓解自制心理与被治现实之间的冲突，削弱由由此引起的心理逆反，从而使组织成员的行为趋于和谐、一致，并符合组织目标的需要。3.3、公司人本管理（1）、情感管理：情感管理是通过情感的双向交流和沟通实现有效的管理，要充分鼓励企业主管（包括部门主管）深入生产现场，与各层次各类型人员接触、交谈，加强沟通，融洽情感，征求意见，解决问题，贯彻实施企业的战略意图、融洽劳资关系。（2）、民主管理：民主管理就是让员工参与企业（或部门）决策，人人都有自尊心，如果企业领导能让员工参与决策，即听取他们的意见，这样会增强员工们的自信心，提高他们的士气，无形中会提高他们的创造能力。（3）、人才管理：现代企业的竞争就是人才的竞争，企业领导要善于发现、培养和合理使用人才，企业才能在激烈的商业竞争中获胜。企业所需要的人才就是受过教育又有技能，并且渴望发挥自己的潜能，促进公司发展的人才；企业领导要激励和保护创造性人才和人的创造性精神；企业在使用人才的过程中，应建立人才信息系统，使人才管理科学化、合理化，真正做到人尽其才，才尽其用，人才是企业最重要的资本。（4）、自主管理：自主管理是民主管理的进一步发展，这种管理的方式主要是根据员工根据企业的发展战略和目标，自主制定计划、实施控制、实现目标，它可以把个人意志与企业目标结合起来，从而使每个人都心情舒畅地为企业做奉献。自主管理的根本点就在于对员工要有正确的看法，因为企业经营是靠人来进行的，身负重任的企业经营者是人，员工也是人，顾客及各方面的关系户也都是人，可以说，经营就是人们相互依存地为谋人类的幸福而进行的创造性活动，正确的经营理念必须立足于人的正确理解与认同之上。（5）、文化管理：文化管理是人本管理的最高层次，它是通过企业文化教育、管理模式的推进，使员工形成共同的价值观和共同的行为规范。文化管理，其核心就是重视人和文化对企业发展的作用，是行为科学的发展和继续，但绝不是行为科学的简单重复。文化管理就是充分利用文化对人的心理、生理、人的现状与历史的影响，把以人为中心的管理理念全面地凸显出来，这种价值观在人的心理一旦形成，对企业将起到永久性的、巨大的影响作用。3.4、公司公关礼仪管理规范（1）、一般礼仪：待人诚恳，讲究尊敬和尊重，守时守信，遵章守纪。（2）、着装礼仪：在商务交往和日常业务活动中，均应注重着装的整洁、大方、人时、得体，企业为员工统一制作工作服，着力体现企业风貌。（3）、会议礼仪：讲究初识介绍、握手问候、交换名片等见面礼节；交谈中表情自然、称谓适当、语言得体。（4）、签字礼仪：正规的商务洽谈，在双方达成商务协议后，一般要举行签字仪式，事前应该做好文本定稿、桌位坐顺、翻译人员（若需要）等事项的安排；助签人员的揭签、指签、传递等环节要有章有序。（5）、宴会礼仪：包括招待会、便宴、陪餐、工作餐、茶话会等多种形式，应做好桌次与座位、致辞与答谢的安排。（6）、礼品礼仪：赠送礼品在于表达和增进友谊和友情，应选择有特色、有意义的礼品；不能重其物值、轻其内涵。沟通情感是商务活动的重要手段。（7）文书礼仪：可体现在启示、留言、请柬、信件、电文、标书、合同、协议等方面的格式、措词构句上。（8）、促销礼仪：要在拜访时机、调查询问、推销方式、消费引导、售后服务、通讯往来等方面热忱细心、至善至诚，从而形成客户为宾、信誉为重的推销理念，树立良好的企业形象。（9）、涉外礼仪：在与外商洽谈、安排日程、组织参观考察、娱乐游览等活动中，要充分了解外商的访问目的和爱好特点，要相互尊重、以诚相待；除此之外，还应对外商的生活习惯、民族风情、风土人情、兴趣爱好有所了解，以便于协调沟通、增进交流、促进友好交往。3.5、会议事务管理规范 （1）、会前准备：包括明确参会人员名单，会议内容，会议要解决的问题，会议主要发言和讲话。 （2）、会议地点：包括会址的远近及方便，便于参会者能准时到会；会场环境安静、安全，有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置；会场空间适宜，平均每个与会者应拥有2平方米的空间为宜。 （3）、会议时间：选择会议时间应注意以下问题:： 、会前应做好调查，把握全体参会人员方便开会的时间段，若任意安排开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。 、选择参会者中关键人员的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议。 、恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动相冲突，避免会议打乱企业工作的正常运行程序。同时要保证生产经营活动中的关键人物，能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或工作效益。 、把握好会议的时间，力求开短会，在较短的时间内能集中精力，达到最佳的会议效果。议程如果太长，连续开会超过半天，就应设法分两次时间开会。 、应注意把握开会时机，实效性很强的会议，要尽早安排；需要酝酿和深思熟虑的会议，可以延后召开。（4）、拟定会议日程：会议的议事日程，即会议程序表，包括会议内容、讨论事项，参会人员姓名、各项事宜的时间分配、开会地点及时间等。、重要的、紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。、必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必须标出各议案的时间分配，以便会议主持人及参会者控制时间。、每次会议的议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的效率。、会议议程的目的是为了提醒参会者的注意，为开好会议早做准备。所以，议程应提前交与每一位与会者。、提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。、会议持续两小时以上者，应考虑会议中间安排休息时间。并考虑在会议结束后，留有一定时间交流。（5）、会议布置：会场布置是会前准备工作中一项不可缺少的程序，主要包括以下内容： 、会议空间安排;会场空间安排以便于参会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑和谐。 、会议座位安排，会议座位的安排应充分考虑会议的目的，有单向传递信息：包括发布新闻、下达生产指标、作工作报告、传达文件精神等；有多向沟通讨论交流：包括知识传授、教育培训等。 、会议用品与设备的准备：会议用品设备的调配工作，要十分周到细致，要做好登记，以免丢失，便于统一管理。 （6）、会议通知;写会议通知的基本要求： 、写会议通知一要注意文字明白、清楚，力求不产生岐义；二要全面、周到，不漏项不漏字，对于那些用电话或其他形式发出的会议通知，也应写出通知底稿，防止电话通知时遗漏项目。 、对于参会人员范围、出席对象、职务，都应写清楚，切忌含糊不清。 、在发正式通知之前，可先发预备通知，以使参会者，特别是担任一定职务的工作人员，可提前安排好本部门的工作。 、通知的正文后面，要注明联系电话、联系人姓名，或需要与会者自备的资料，应提醒与会者携带。 、会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，避免误时误事。 、重要通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参会人员联系，了解对方能否出席会议？特别是对会议中的关键人员，尤其应该这样。 开会通知单被通知人发 文文号附件日期议题开会时间年 月 日（星期 ） 午 时 分开 会地 点主持人联系人（或单位）电 话拟聘请出（列）席单位及人员备注发文单位XX公司 第 次会议记录时间年 月 日（星期 ） 时 分备 注地点出席列席请假主持人记录主席致词（略）报告事项：讨论事项：临时动议：决议：散会：年 月 日 时 分主席签署：记录签署：3.6、会后工作管理（1）、编写会议简报：会议记录是会议的第一手资料，是会议内容的真实反映。现场记录人员必须记录速度快，工作紧张，特别是详细记录，有话必录，会议记录不可能完全书写工整，即席发言的口头语较多，这些都需要对会议记录做及时整理。对记录中语句不通顺和条理不清楚的地方，表达不清的地方，要及时找到有关人员核对。 会议简报要认真撰写，要真实地反映会议情况，文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要内容为重点，突出会议中心。简报发送前，一些重要的发言，要送发言者检阅，避免曲解原意。 （2）、会务总结：会务总结一般是以开总结会的形式进行，全体会务工作者都要参加，在开好总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的案卷归入档案。 （3）、撰写会议纪要：会议纪要的写作要求“纪实”“扼要”，“纪实”就是忠于会议实际，“扼要”就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论的情况和企业领导的指示精神，又要做到综合全面，条理清楚，主次分明，不能写成会议记录。会议纪要写好之后，送领导和有关人员审阅通过，及时印发给参会人员和会议内容涉及的有关部门，并进行归档。 （4）、收退会议文件资料：一般在重要会议结束时，根据规定应将会议上发放的重要文件清理并退回会议秘书处。重要会议文件清退的原因是： 、文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，容易造成遗失和泄密。 、会议文件，特别是领导在会议上的即席讲话、参会人员的即席发言，不宜扩散。 、有些文件署草稿或参考性的，甚至某些内容与会议精神、决议不完全相符，泄露出去将影响会议精神的传达和贯彻。 （5）、会后的检查催办：会议决议的检查催办，这是企业管理中一项不可缺少的重要内容，为了使会议精神落到实处、了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施解决问题 ，因此检查催办工作是会后工作中不可缺少的关键环节。 、应加强催办人员的责任感，健全各项责任制，明确分工，责任到人，及时解决催办过程中出现的问题。 、健全检查登记制度，建立催办登记