十管理信息系统的管理PPT课件.ppt

管理信息系统MANAGEMENTINFORMATIONSYSTEM 河海大学 1 第十章管理信息系统的管理 10 1MIS战略规划10 2MIS开发的项目管理10 3MIS的运行管理10 4MIS的全面管理 什么是MIS的项目管理 什么是MIS运行工作内容与组织 人员管理 数据管理等 2 第十章管理信息系统的管理 本章要点MIS战略规划的概念 意义 内容 步骤和主要方法 MIS项目管理的概念 内容 质量控制 MIS运行的工作内容 并了解MIS运行的组织 MIS维护的重要性 并了解MIS维护的类型 MIS全面管理 人员管理 数据管理 文档管理和安全管理 3 10 1MIS战略规划 一 MIS战略规划概述 一 MIS战略规划的概念和意义MIS的战略规划是关于MIS的长远发展的计划 它是企业战略规划的一个重要部分 也可以说是企业战略规划下的一个专门性规划 MIS战略规划是根据组织的目标和发展战略 信息系统建设的客观规律以及组织的内外环境 科学地制定信息系统的发展战略 实施策略和总体方案 随着信息技术在组织中的应用层次的提升 信息系统对组织也具有更高的价值和贡献 信息系统战略规划的意义也就更为重大 见图10 1 信息系统的规划是信息系统生命周期的第一个阶段 也是系统开发过程的第一步 其质量直接影响着系统开发的成败 4 10 1MIS战略规划 一 MIS战略规划概述 二 MIS战略规划的目标和内容信息系统战略规划的主要目的是定义和确定信息系统投资的优先级别 在资源有限和系统互相约束的前提下 达到最佳的应用组合 获得期望收益 并实现最终期望的组织变革 制定信息系统战略要确定的是 为了实现组织整体战略目标 企业到底需要什么样的信息支持其业务需求 到底需要建设什么样的信息系统帮助其获得和保持竞争优势 企业的战略目标是系统规划的出发点 系统规划应从企业目标出发 分析企业管理的信息需求 逐步导出信息系统的战略目标和总体结构 5 案例 背景企业的商业运作模式如图所示 1 企业内部设有研发 制造 销售等各个环节 2 企业在全国各地有分支机构负责当地的产品销售 分支机构通过内部网络和总部的信息系统进行数据交换 3 供应商通过网络和企业开展网上销售和供应工作 4 客户通过网络可以订购产品 6 案例 信息系统总体规划信息系统规划包括网络和硬件主机系统规划 信息系统的体系结构规划 安全体系结构规划等等 网络规划包括数据流量及约束条件分析 网络选型 拓扑结构设计 网络安全方案 网络建设方案等 信息系统体体系结构的规划包括软件系统体系架构 采用C S B S结构等 操作系统 中间件系统 数据库系统等 安全体系结构规划包括 网络和应用系统的安全性 数据库系统的安全性 安全备份系统 容灾和灾难恢复系统安全规章和策略保障等等 7 案例 网络和主机系统总体规划 根据企业的商业模式 该企业需要建立企业内部Intranet和外部Internet网络 建立一定的安全体系保证网络数据传递和数据库数据的安全性 企业的网络和主机拓扑图可设计如下 8 案例 信息系统的体系结构根据目前企业的组织架构和运营模式 为了减轻维护工作量 并使系统具有较好的灵活性 减少网络数据压力 整个信息系统可采用B S体系架构 采用主流中间件产品等等 9 10 1MIS战略规划 一 MIS战略规划概述 二 MIS战略规划的目标和内容一般来说 整个信息系统战略规划包含如下内容 确定信息系统的总目标和发展战略规划对组织目前的业务流程与信息系统的功能 应用环境和应用现状进行评价对信息技术发展作出预测作出具体的实施方案 10 10 1MIS战略规划 一 MIS战略规划概述 三 制定MIS战略规划的步骤明确MIS战略规划的年限和具体的方法 收集相关信息 进行战略分析 定义约束条件 确定MIS的开发目标 明确MIS应具有的功能 服务范围和质量等 提出未来的略图 选择开发方案 提出实施进度 通过战略规划 11 10 1MIS战略规划 一 MIS战略规划概述 四 MIS战略规划的组织工作为了实现规划目标 首先必须组织一支在最高层领导的倡导 支持下的强有力的规划队伍 通常称为信息系统规划领导小组 规划工作一般是由企业中的一位高级执行官或主要决策者之一发起组织中信息系统战略规划更需要团队 该团队的人员是从用户和信息系统部门中选取的制定战略规划需要掌握一套科学的方法 为此应组织对高层管理人员 分析员和规划团队成员进行培训 使他们掌握制订MIS战略规划的方法 12 10 1MIS战略规划 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法企业系统规划 BSP BusinessSystemPlanning 方法是由IBM公司提出的 主要是基于信息支持企业运行的思想 目前 该方法的应用帮助有关企业改善了对信息和数据资源的使用 满足了企业近期和长期的信息需求 从而成为开发企业信息系统的有效方法之一 从企业目标入手 逐步将企业目标转化为管理信息系统的目标和结构 从而更好地支持企业目标的实现 13 10 1MIS战略规划 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法BSP法是一种能够帮助规划人员根据企业目标制定出MIS战略规划的结构化方法 通过这种方法可以做到 1 确定出未来信息系统的总体结构 明确系统的子系统组成和开发子系统的先后顺序 2 对数据进行统一规划 管理和控制 明确各子系统之间的数据交换关系 保证信息的一致性 BSP法的优点在于利用它能保证信息系统独立于企业的组织机构 使信息系统具有对环境变更的适应性 即使将来企业的组织机构或管理体制发生变化 信息系统的结构体系不会受到太大的冲击 14 10 1MIS战略规划 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法BSP方法的基本原则如下 信息系统必须支持企业的战略目标 信息系统的战略应当表达出企业各个管理层次的需求 信息系统应该向整个企业提供一致信息 信息系统应是先 自上而下 识别 再 自下而上 设计 信息系统应该经得起组织机构和管理体制变化 15 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法右图为详细步骤 10 1MIS战略规划 16 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法1 研究的准备工作成立由最高领导牵头的委员会 下设一个规划研究组 并提出工作计划 具体地说 企业的最高层领导亲自参与 企业各主要业务部门的负责人能正确解释他们所在部门得到的资料 由经验丰富的系统分析师全面负责 在整个工作中 需要各业务部门的具体管理人员积极配合 提供详细真实的材料 BSP的经验也说明 除非得到了最高领导者和某些最高管理部门参与研究的承诺 否则不要贸然开始BSP的研究 10 1MIS战略规划 17 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法2 研究的开始阶段规划组成员通过查阅资料 深入各级管理层 了解企业有关问题 具体地说 企业规划方法研究的首项活动是企业情况介绍 全体研究组成员都要参加 介绍内容包括三个方面 首先 由企业的最高领导介绍研究的目标 期望的成果和研究的远景 以及与企业的活动和目标的关系 其次 由系统分析员介绍收集的有关资料 使成员熟悉有关资料 再次 由各主要业务部门的负责人介绍本部门数据处理的历史和现状 主要活动 目前存在的问题 以及与相关处室的数据联系 10 1MIS战略规划 18 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法3 定义企业过程定义企业过程是该方法的核心 企业过程被定义为逻辑上相关的一组决策和过程的集合 整个企业的管理活动由许多企业过程所组成 识别企业过程要依靠已有材料进行分析研究 但更重要的是要和有经验的管理人员讨论商讨 一般来说 可以根据企业目标和系统总体需求分析 从战略计划与控制 产品生产与服务以及辅助资源这三方面来识别业务处理过程 对确定的过程要进行比较详细的定义 命名 此外 还需要画出过程组合图和完成过程说明 在此基础上 业务流程重组是在业务过程定义的基础上 找出哪些过程是正确的 哪些过程是低效的 需要在信息技术支持下进行优化处理 哪些过程不适合计算机信息处理的特点 应当另外处理 10 1MIS战略规划 19 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法4 定义数据类企业过程被识别后 下一步就要对由这些过程所产生 控制和使用的数据进行识别和分类 数据类是指支持企业所必要的逻辑上相关的数据 为了识别和这些企业资源有关的数据类 可以通过企业资源 数据类矩阵进行分析 行表示主要的数据类型 列表示企业资源 为了建立数据类和企业过程两者之间的内在联系 可采用过程 数据类矩阵工具 其中行表示数据类 列表示过程 并以字母C和U表示过程对数据类的产生和使用 10 1MIS战略规划 20 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法5 分析当前业务与系统的关系当对企业过程和实现它们所必须的数据类有清晰的了解后 还必须对当前的数据处理工作是如何支持企业的有必要的了解 分析企业与系统的关系主要是通过几个矩阵 可以画出系统过程矩阵 用以表示某系统支持某过程 采用同样的方法还可以画出系统和数据类的关系 通过对机构职责和相对于每一过程的信息需求的深入分析 使研究人员能够对问题会有进一步的理解 建立起问题和过程间的关系 识别出对应于过程的信息需求 并把它们包括在前面定义的数据类中 10 1MIS战略规划 21 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法6 定义信息结构当企业过程和数据类确定后 应研究如何组织管理这些数据 为了识别要开发的信息系统及其子系统 要用表达数据对系统和系统对所支持的过程之间的关系图来定义出信息结构 信息结构确定出分系统和子系统 根据它们产生 控制和使用的数据类以及它们支持的企业过程 提供了企业将来信息支持的概貌 信息结构图是企业长期数据资源规划的图形表示 是现在和将来企业信息系统开发和运行的蓝图 10 1MIS战略规划 22 二 MIS战略规划的主要方法 一 企业系统规划方法7 完成BSP研究报告确定总体结构中子系统开发的优先顺序 提出建议书和开发计划 通过这种方法可以做到 1 确定出未来信息系统的总体结构 明确系统的子系统组成和开发子系统的先后顺序 2 对数据进行统一规划 管理和控制 明确各子系统之间的数据交换关系 保证信息的一致性 10 1MIS战略规划 23 假想现在给你一个企业信息化的案子 你从何入手 怎样分析 怎样划分信息系统 怎样使得这些子系统间的信息交换能最少 通常为什么财务计划与经营计划会放在一起作为一个子系统 为什么库存 调度 生产能力计划 材料需求 工艺路线会放在生产制造子系统 为什么销售分析 市场分析 定货服务与发运会放在一起作为销售子系统 24 在定义信息结构的时候有一种方法就是用U C图 具体的步骤如下 如果某过程产生某数据 就在某行某列矩阵元中写C 如果某过程使用某数据 就在某行某列矩阵元中写U 25 调换表中的行或列 尽量使UC集中到对角线上排列 使得 C 尽量地朝对角线靠近 然后再以 C 元素为标准 划分子系统 26 子系统划定之后 留在小方块 子系统 外还有若干个 U 元素 这就是今后子系统之间的数据联系 即共享的数据资源 将这些联系用箭头表示 27 二 MIS战略规划的主要方法 二 关键成功因素分析方法关键成功因素 CSF CriticalSuccessFactors 是指对组织能否成功地实现其目标起决定作用的因素 CSF能够使高层经理和决策者明确企业的战略优先级 针对关键的信息需求来确定信息系统的建设和实施目标 并避免脱离企业目标而进行建设的困境 CSF方法的意义在于 管理者可以根据组织目标确定关键成功因素 制定描述相应关键成功因素的关键性能指标 紧紧围绕关键成功因素开展工作并凭借关键性能指标评价管理工作成效 10 1MIS战略规划 28 二 MIS战略规划的主要方法 二 关键成功因素分析方法 10 1MIS战略规划 了解企业或MIS的战略目标 识别所有的成功因素 主要是分析影响战略目标的各种因素和影响这些因素的子因素 不同行业的关键成功因素个不相同 即使是同一个行业的组织 由于各自所处的外部环境的差异和内部条件的不同 其关键成功因素也不尽相同 明确关键成功因素的性能指标和评估标准 29 二 MIS战略规划的主要方法 二 关键成功因素分析方法CSF的具体实施步骤如下 组织目标的确定和分解 确定关键成功因素确定关键性能指标 10 1MIS战略规划 30 二 MIS战略规划的主要方法 二 关键成功因素分析方法要想有效地使用CSF方法需要满足很多要求 这些要求包括 在信息系统战略制定过程中需要高层管理者的参与 并且这些高层管理者要对战略制定过程尽心尽力 要形成企业信息系统应用的统一观点 将信息系统同企业战略联系在一起 对信息需求的定义给予指导 除此之外 CSF的工作最好在团体工作的环境下完成 而不是单独与许多个人进行交流然后再汇总结果 CSF过程必须在进行前就要有一致的目标方向 而不是在分析的过程中再进行一致化 因为在后面的综合化工作中是很难实现这种一致性的 10 1MIS战略规划 31 二 MIS战略规划的主要方法 二 关键成功因素分析方法CFS方法的不足之处 先在于分析和处理过程类似于艺术创作 没有一个特定的严格规则用于决定如何把个人的CSF集中上升为一个组织的CSF 其次 个人CSF和组织CSF产生混乱 这两者不一定相同 另外 这种方法明显倾向于高层管理者的意见 因为他们往往是唯一被访问的人 最后 需要明确的是这种方法不一定能够应付环境变化的冲击 或者管理者的变动 当这些变化时 信息系统必须相应地进行调整 10 1MIS战略规划 32 一 MIS项目管理的概念项目管理是保证整个项目顺利 高效地完成的一种过程管理技术 项目管理的目的就是要在指定时间和有限资源的条件下 按质保量地完成给定的任务 具体地讲 项目管理就是为实现项目目标 有效地组织和利用各种资源 严格地控制项目进度 以满足用户及有关方面需求的管理工作的总称 这里的资源包括时间资源 经费资源 人力资源和物质资源 项目管理具体包括任务划分 计划安排 经费管理 审计与控制 风险管理等内容 总体来看 项目管理可以分为两个阶段或两个部分 项目规划和项目监控 10 2MIS开发的项目管理 33 一 MIS项目管理的概念信息系统建设项目除具备一般项目的特点之外 还有其独特之处 将项目管理的思想 原理和方法应用于信息系统建设项目会提高信息系统的成功率 这里需要指出的是 并非有了项目管理措施 信息系统项目就一定能成功 但是 项目管理是使信息系统项目能得以成功的有效途径 10 2MIS开发的项目管理 34 一 MIS项目管理的概念信息系统建设项目管理划分为立项与可行性论证阶段和项目实施阶段 可行性研究是在项目开发前期对拟议中的项目进行全面的 综合的调查研究 其目的是要判断项目可行与否 从项目前期的管理决策角度看 项目的可行性研究是最重要的工作 项目实施管理的目的通过计划 检查 控制等一系列措施 使开发人员能够按项目的目标有计划地进行工作 以便成功地完成项目 项目实施管理的主要内容包括开发管理 测试管理 运行管理和项目后的评价管理 10 2MIS开发的项目管理 35 二 MIS项目管理的组织首先要建立一个项目管理组这样的组织机构 一般来说 可以根据项目经费的多少和系统的大小来确定相应的项目管理组 项目管理组由项目经理来领导 项管理目组的负责人应该由专职人员担任 项目组根据工作需要可设若干小组 小组的数目和每个小组的任务可根据项目规模 复杂程度和周期长短来确定 组建项目管理组后 要对项目的成员 成本 进度和质量进行管理 包括 协调各类开发人员和各级用户之间的关系做好文档的管理工作控制系统的开发进度负责项目的经费管理等 10 2MIS开发的项目管理 36 二 MIS项目管理的组织信息系统项目中通常需要用户方与开发方的共同协作 他们在系统开发过程中各自扮演着不同的角色 项目管理者信息系统项目的组织者 负有信息系统项目的计划 系统的阶段验收及对系统整体进度的监控 经费的使用 与开发方的项目管理人员工作的协调 用户方的使用人员的组织与培训等职责 用户方的业务人员信息系统需求的提出者 也是信息系统的最终用户 用户方的决策层 信息系统开发的最终决策机构 开发方的项目管理人员 开发方的软件编程人员 10 2MIS开发的项目管理 37 三 MIS项目管理的具体内容项目划分是实现项目管理科学化的基础 按系统的观点进行项目的分解对项目管理是十分有效的 将项目工作分解为更小 更易管理的工作包也叫活动或任务 进行任务划分是实施项目管理的第一步 项目进度计划和控制是一个复杂的工作 网络分析中的计划评审技术 PERT 为项目管理提供了一种先进有效的方法 另外 一些项目管理软件 例如常用的MS PROJECT2000等 已提供了很好的项目管理工具和实现技术 它们将帮助项目经理 项目团队成员进行有效的项目管理控制和良好的沟通 10 2MIS开发的项目管理 38 三 MIS项目管理的具体内容经费管理是信息系统开发项目管理的关键因素 项目经理可以运用经济杠杆来控制整个开发工作 项目执行状况的跟踪也是整个项目管理的重要部分 它对于整个系统开发能否在资源预算的范围内按照任务时间表来完成相应的任务起着关键的作用 风险管理也是项目管理的重要内容 10 2MIS开发的项目管理 39 四 MIS的质量管理问题信息系统项目建设的目的是在一定的时间和一定的费用下完成一定的任务 并且这些任务必须达到一定的质量要求 信息系统的质量管理是信息系统管理的重要内容 项目开发的质量控制是整个信息系统质量保证的关键 从项目开发的生命周期来看 信息系统项目的质量控制包括系统的开发质量与系统运行过程中的质量管理两个方面 因此对于质量的控制管理贯穿于信息系统生命周期的全过程 10 2MIS开发的项目管理 40 四 MIS的质量管理问题从质量管理的角度来说 错误发现得越早 就越易修改 所花代价就越小 无论是信息系统本身 还是信息系统的开发过程 都应该遵循和保存相应的标准 建立标准来保持信息系统的开发和使用处于一个稳定的状态 不至于因为某一个人员的变化 影响到整个信息系统的开发和使用 另外 在项目管理中 采用第三方审计不失为进行质量控制的一个良策 10 2MIS开发的项目管理 41 一 运行管理 一 运行管理的概念和工作内容信息系统的运行管理工作是对信息系统的运行进行控制 记录其运行状态 进行必要的修改与扩充 以便使信息系统真正符合管理决策的需要 为管理决策者服务 信息系统的运行管理工作主要包括日常运行的管理运行情况的记录对系统的运行情况进行检查与评价 10 3MIS的运行与维护管理 42 一 运行管理 一 运行管理的概念和工作内容 10 3MIS的运行与维护管理 信息系统的管理不只是对机器的管理 更重要的是对人员 数据及软件的管理 在完成各项日常管理工作的同时 应该对系统的工作情况进行详细的记录 信息系统运行过程中还要定期对系统的运行情况进行审核与评价 43 一 运行管理 二 运行管理的组织从信息系统在企业中的地位来看 目前信息系统的运行机构有以下两种形式 与其他职能部门平行或在各职能部门之上 前者在系统运行中有关的协调和决策等工作将受到影响后者在系统运行过程中便于和各有关职能部门相互协调和支持决策最好是将上述两种方式结合在一起 各尽其职 10 3MIS的运行与维护管理 44 一 运行管理 二 运行管理的组织在信息系统的运行管理工作中 首先是人员的管理 其次才是设备 软件 数据的管理 对人员的管理要明确地规定其任务及职责 对于每个岗位的工作要有定期的检查及评价 要在工作中对工作人员进行培训 另外 为保证系统运行期正常工作 还要建立健全信息系统管理体制 10 3MIS的运行与维护管理 45 二 维护管理 一 系统维护的重要性系统维护是系统生存的重要条件 在系统的整个使用寿命中 都将伴随着系统维护工作的进行 任何一个管理信息系统 在它存在的整个生命周期中 应当不断地改进 没有一成不变的系统 没有一成不变的程序 也没有一成不变的数据 系统维护的目的是要保证管理信息系统正常而可靠地运行 并能使系统不断得到改善和提高 以充分发挥作用 10 3MIS的运行与维护管理 系统维护的任务就是要有计划 有组织地对系统进行必要的改动 以保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最新的 正确的工作状态 46 二 维护管理 二 系统维护的类型系统维护工作可以分为四种类型 改正性维护这是指由于发现系统中的错误而引起的维护 其工作内容包括诊断问题与改正错误 适应性维护这是指为了适应外界环境的变化或管理需求的变化而增加或修改系统部分功能的维护工作 10 3MIS的运行与维护管理 完善性维护这是为扩充功能和改善性能而进行的修改 主要是指对已有的系统增加一些在系统分析和设计阶段中没有规定的功能与性能特征 预防性维护这是为未来的修改与调整奠定更好的基础的主动性的维护 47 二 维护管理 三 系统维护的内容和人员系统维护是面向系统中的各种构成因素的 系统维护具体包括 硬件设备的维护 应用软件的维护和数据的维护 相应地 信息管理部门内部人员大致可以分为 硬件网络维护与管理人员 应用软件开发与维护人员 数据库管理与维护人员 10 3MIS的运行与维护管理 48 一 MIS全面管理的概念概括为以下五点 人员的管理确定各类专业人员需求计划 对人员进行合理组织和使用 包括培训 数据的管理规范化 标准化和统一化 软件资源的管理明确软件需求和软件来源 合理使用软件 重视软件的日常维护 10 4MIS的全面管理 硬件资源的管理熟悉系统运行环境和硬件设备配置 制定硬件使用制度 重视硬件维护保养 资金的管理严格执行投资概算 做到资金使用平衡 定期编制资金使用报表 49 二 MIS全面管理的具体内容 一 人员管理系统主管人员的责任是组织各方面人员协调一致地完成系统所担负的信息处理任务 掌握系统的全局数据收集人员的责任是及时地 准确地 完整地收集各类数据 数据校验人员的责任是保证到录入员手中的数据从逻辑上讲是正确的 10 4MIS的全面管理 数据录入人员任务是把数据迅速与准确地送入计算机 硬件和软件操作人员的任务是按照系统规定的工作规程进行日常的运行与维护管理 程序员的任务是在系统主管人员的组织之下 完成系统的修改和扩充 50 二 MIS全面管理的具体内容 一 人员管理需要进行培训的人员主要有以下三类 业务管理人员 大量的事实说明 许多管理信息系统不能正常发挥预期作用 其原因之一就是没有注意对有关业务管理人员的培训 因而没有得到他们的理解和支持 系统操作人员 统计资料表明 管理信息系统在运行期间发生的故障 大多数是由于使用方法错误而造成的 系统维护人员 对于系统维护人员来说 要求具有一定的计算机硬件软件知识 并对新系统的