公务接待礼仪及办会流程

公司接待标准及办会流程 2018年8月17日 公务接待流程及标准 CONTENTS 03 1 推介会流程及标准 36 2 3 准备工作迎客待客送客 4 接待的程序 突然来访 了解来宾信息情况 1来宾公司名称 4来访人员及相关职位 2来宾公司地点 3来宾公司经营性质 5来访人数和时间 一 5 2是否需赠送礼品 1来访目的 3是否需安排就餐 4来宾预期参观的地方 5是否需安排接机 接船 了解来宾来访情况及需求 6是否需安排酒店 二 三 对接部门确定接待规格 接待地点 陪同人员 6 接待地点 接待室接待人数 8 10人适合场合 常规性的商务和政府接待 公务接待流程 准备工作 7 接待地点 北侧会议室 常用 接待人数 20 30人适合场合 大规模的的商务和政府接待 公务接待流程 准备工作 8 司机泊车后 陪同人员为客人拉开车门 请客人下车接待人员提前10分钟到达办公楼门口恭候客人接待室及会议室在客人到达前半小时布置完毕 公务接待流程 准备工作 9 会议室物品准备1 水果 纸巾 茶 瓶装水 咖啡 2 烟灰缸 集团领导 3 鲜花 台面花 现一般不允许 4 座位牌 会议室座位安排 是否需要双语 5 音响 投影仪 激光笔 电脑 相机 摄像机 6 铅笔 白纸 视情况准备 7 公司宣传册 企业PPT 企业宣传片 ppt欢迎词 公务接待流程 准备工作 10 环境检查 椅子数量及摆放位置 窗帘是否整齐 室内采光 温度 物品准备 所有物品摆成一条直线资料 笔 本 瓶装水 茶 杯 果盘 纸巾等 安排参会人员坐席及名牌 相应提前放好资料 记录工具 相机 摄像机 录音笔等 瓶装矿泉水 标签统一朝向与会人员 距离桌边的距离相同 并且水与水间距相同 与对面水瓶刚好相对 果盘 水果新鲜并洗净 不得有水迹 种类不宜少于三种 注意颜色搭配 需配有果叉或牙签 茶杯 杯柄水平向右 1 2 3 4 5 公务接待流程 准备工作 6 11 11 公务接待流程 准备工作 12 对于如约而来的客人 要表示热情 友好 对贵客或远道而来的客人 要指派专人出面 提前到达办公楼门口 恭候客人的到来 如需接站 接待人员要提前到达机场或车站 以示对客人的尊重 要确定接待规格 分为高格 对等 低格三种客人抵达后 若宾主双方早就认识 双方直接行见面礼 若是初次见面 一般是由礼宾人员或我方迎接人员中身份最高的 率先将己方迎接人员一一介绍给客人 再由客人中身份最高者将客人按照一定顺序介绍给主人 13 见面时的礼节 握手礼 握手是沟通思想 交流感情 增进友谊的一种方式 握手时应注意不用湿手或脏手 不戴手套和墨镜 不交叉握手 不摇晃或推拉 不坐着与人握手握手口诀大方伸手 虎口相对目视对方 面带微笑力度七分 男女平等三秒结束 14 握手的顺序一般讲究 尊者决定 即待女士 长辈 已婚者 职位高者伸出手之后 男士 晚辈 未婚者 职位低者方可伸手去呼应 平辈之间 应主动握手 若一个人要与许多人握手 顺序是 先长辈后晚辈 先主人后客人 先上级后下级 先女士后男士 握手时要用右手 目视对方 表示尊重 男士同女士握手时 一般只轻握对方的手指部分 不宜握得太紧太久 右手握住后 左手又搭在其手上 是我国常用的礼节 表示更为亲切 更加尊重对方 公务接待流程及标准 迎客 15 1 动作 面带微笑 目视对方 双手奉上 接收者也要双手接过 2 眼神 递送名片时 眼睛先看着自己的名片 递出去之后应看着对方的眼睛 接受者在接到名片后应立即认真阅读 3 表情 在阅读名片时 最好依此程序 看名片 看对方 再看名片 把名片与人对应起来 表达对对方的重视和尊重 4 动作 接到别人的名片时 如果有不会读的字 应当场请教 5 语言 递出自己的名片后要给对方留足读名片的时间 之后再向对方求取名片 我能拥有一张您的名片吗 6 摆放 收到名片后 最好放在名片夹里或西服里怀兜内 如果要与对方继续交谈 把名片放在桌子10分钟左右再收好是符合礼仪的 7 收藏 名片分类 如东北地区的放在一起 华东地区的放在一起即可 8 联络 应在24 28小时之内 与互换名片的朋友发短信或通电话 如 李先生 今天很高兴认识您 公务接待流程及标准 迎客 名片礼仪 16 位次安排 所谓行进中的位次排列 指的是人们在步行的时候位次排列的次序 在陪同 接待来宾或领导时 行进的位次引人关注 并行时 中央高于两侧 内侧高于外侧 一般让客人走在中央或内侧 单行行进时 前方高于后方 如没有特殊情况的话 应让客人在前面走 公务接待流程及标准 迎客 17 引导 接待组人员在客人左前二三步 侧转130度向着客人的角度走 用左手示意方向 要配合客人的行走速度 保持职业性的微笑和认真倾听的姿态 如来访者带有物品 可以礼貌的为其服务 途中注意引导提醒 拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势 并提醒客人 这边请 或 注意楼梯 有台阶 请走好 等 公务接待流程及标准 迎客 18 电梯礼仪 由接待组人员操作按键 左手按电梯 右手挡门并指引客人进入电梯 以免电梯夹住客人 进出电梯时 客人先进先出 愈靠内侧 是愈最尊贵的位置 较靠电梯门口处 则为第二顺位 进出不站在近门处 面朝门的方向站立 依序进出 尽量避免交谈 避免过度使用香水 到达目标楼层时 接待组人员右手按住 开 的按钮 左手挡门并指引请客人先出电梯 口头提示客人往哪边走 待所有人都出电梯后 接待组人员快步走到客人左前方 继续引领 公务接待流程及标准 迎客 19 上下楼梯 一般而言 上下楼梯要单行行进 没有特殊情况要靠右侧单行行进 上楼梯时 客人走前面 陪同者紧跟后面 下楼梯时 陪同者走前面 并将身体转向客人 男女同行时 上下楼宜令女士居后 公务接待流程及标准 迎客 20 随着市场经济的蓬勃发展 彼此往来的商务活动日益频繁 接待工作也应越来越规范 要文明待客 礼貌待客 热情待客 接待工作在礼仪方面应做到严谨 热情 周到 细致 文明待客主要以主人的语言 举止和态度来体现 来有迎声 问有答声 去有送声 21 礼貌待客注意礼貌用语的使用 问候语请求语感谢语道歉语道别语 22 热情待客注意三个操作环节 眼到 眼睛注视对方 且要平视 表示尊重 口到 讲话内容要切合对方实际情况 明确表达心中所思 且须做到接待三声 准确把握对方的话题倾向 作出合理反应 意到 讲话时意思明确 态度平和 友善 意会他人言中之意 反应迅速 准确 23 以茶待客 一杯香茶动人心 我国自古就有客来敬茶的传统礼仪 中国人在办公室 家里接待客人时 茶水是必备的 根据季节以及客人的特殊喜好 提前备好相应茶叶 24 茶不要太满 以七八分满为宜 绝对不允许杯湿漉漉的 水温不宜太烫 以免客人不小心被烫伤 同时有两位以上的访客时 端出的茶色要均匀 为来访的客户上茶时 应将茶杯放在托盘上端出去 双手端茶杯 从客人的右方奉上 面带微笑 注视对方 说 这是您的茶 请慢用 说话时稍微扭头 以避免口水渐入茶杯中 25 手指不要搭在茶杯边上 不要让茶杯撞在客人手上 不要把水洒在客人身上 不要妨碍客人的工作或交谈 斟茶顺序 客人优先 自己公司的成员 则按职位高低先后斟茶 如果大家座得比较分散则从上座开始摆放茶杯 双手拿起茶壶在客人右侧斟茶 正确的奉茶步骤 左手托底 右手拿着茶杯的中部 杯耳朝向客人 双手将茶从客人的右后侧轻轻奉上 同时说 请您用茶 续杯以30分钟为标准 30分钟后客人还未离去 就可以续杯了 26 长条桌会议 桌椅摆设 无论奇数或者偶数 2号始终在1号的左手 27 桌椅摆设 会议要求每隔15分钟续水一次 续水时应左手拿开水瓶 从客人右侧 微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖 用拇指 食指 中指握住杯把 在客人身后加水 再轻轻的将茶杯放在桌上 盖上杯盖 杯把朝向客人的右边 注意续水时不要倒得太满 八分为宜 续水时应慢 以免开水溅到客人身上 如会议时间长中途应更换香巾 会中服务 1 2 4 3 5 1 2 4 3 5 5 4 常规谈判 无翻译 主方 客方 1 3 2 4 2 3 5 1 28 国际谈判 有翻译 客方 主方 3 5 5 4 1 2 4 3 1 2 翻译 29 如客人提出告辞时 主人要等客人起身后再站起来相送 出迎三步 身送七步 是迎送宾客最基本的礼仪 通常当客人起身告辞时 接待组人员应马上站起来 主动为客人取下衣帽 帮他穿上 与客人握手告别时 选择最合适的言词送别 尤其对初次来访的客人更应热情 周到 细致 当客人带有较多或较重的物品 送客时应帮客人代提重物 与客人在门口 电梯口或汽车旁告别时 要与客人握手 目送客人上车或离开 不要急于返回 应鞠躬挥手致意 待客人移出视线后 才可结束告别仪式 30 一般情况下让客人先上车 后下车 具体分为三种情况 公务社交重要客人 31 32 1 小轿车1号座位在司机的右后边 2号座位在司机的正后边 3号座位在司机的旁边 如果后排乘坐三人 则3号座位在后排的中间 中轿主座在司机后边的第一排 1号座位在临窗的位置 2 如果由主人亲自驾驶 以驾驶座右侧为首位 后排右侧次之 左侧再次之 而后排中间座为末席 前排中间座则不宜再安排客人 3 主人夫妇驾车时 则主人夫妇坐前座 客人夫妇坐后座 如果主人夫妇搭载友人夫妇的车 则应邀友人坐前座 友人之妇坐后座 或让友人夫妇都坐前座 4 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 若同坐多人 中途坐前座的客人下车后 在后面坐的客人应改坐前座 此项礼节最易疏忽 5 旅行车接送客人 旅行车以司机座后第一排 即前排为尊 后排依次为小 其座位的尊卑 依每排右侧往左侧递减 坐车时的座位安排 公务接待流程及标准 送客 33 公务接待流程及标准 送客 公务 社交 34 公务接待流程及标准 送客 接待重要客人 接待高级领导 高级将领 重要企业家时 轿车的上座是司机后面的座位 司机 35 主席台会议 桌椅摆设 排序原则 以远为上 面门为上 以右为上 以中为上 观景为上 靠墙为上 领导为单数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 可参见下图的座次排列图 领导为偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导依然在1号领导左手位置 3号领导依然在1号领导右手位置 可参见下图的座次排列图 36 邀请函 客户 政府部门 主持词领导发言稿 邀请来宾发言稿桌牌 会议 晚餐 会议指南Ppt 中英 中韩 公司宣传视频 易拉宝等公司宣传册 会议礼品 领导的口味审查宴会菜单 酒水清单 桌签审查宴会菜单 酒水清单 桌签 横幅 可以带去 是否需要联系当地报纸报道是否需要合照 37 与外宾会谈 38 与上级领导会谈 39 拍照站位 主席台座次排列 领导为单数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 可参见下图的座次排列 主席台座次安排 领导为偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导依然在1号领导左手位置 3号领导依然在1号领导右手位置 可参见下图的座次排列 40 宴席座次 宴请客人 一般主陪在面对房门的位置 副主陪在主陪的对面 1号客人在主陪的右手 2号客人在主陪的左手 3号客人在副主陪的右手 4号客人在副主陪的左手 其他可以随意 可参见右图的座次排列 41 西餐如果是西餐 餐桌不同 因此 座次也有所改变 可参见下图的座次排列 1 刀叉使用顺