公司收发文管理制度.doc

精品文档收发文管理制度第一章 总则第一条 为了规范000物业管理有限我司（以下简称“我司”）对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高我司工作质量和工作效率，特制定本规定。第二条 我司文件是传达方针政策，发布我司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为我司服务。第三条 我司所收发文件由人事行政课统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。人事行政课行政专员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。人事行政课必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好我司的收发文管理工作。第二章 发文办理第四条 发文，发文办理是指我司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：一、 拟稿：拟稿是指把领导人或我司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。我司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。二、 核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。三、 会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送人事行政课行政专员对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式、语句是否规范等。四、 签发：重要请示、报告、制度及办法等一律送物业经理签发。五、 发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。六、 缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。七、 用印：用印是指人事行政课对已缮印号的公文进行盖章。八、 发文登记：发文登记是指由行政专员对待发公文登记造册，以备存查。九、 分发：分发是指由行政专员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位（各部门对接的单位由各部门派专人送达）。十、 注发：注发是指由行政专员对发文办理结果予以注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。十一、 存档：在发文办理流程结束后，行政专员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。第三章 收文办理第六条 收文是指外部机关送达我司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来自我司外部的文件所实施的处置与管理。工程管理类收文暂按工程部有关规定办理。收文办理主要包括以下几个程序：一、 签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方方可签字、盖章、注时。二、 收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。三、 拟办：在收文登记后，由行政专员送物业负责人审核，符合有关规定的，人事行政课应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。四、 批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。五、 分办：需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。六、 传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向。七、 承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。八、 催办：催办是指根据领导人的批办意见，由人事行政课督促承办部门尽快上报办理结果。九、 注结：文件办理完毕,应在收文登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。第四章 公文管理（立卷归档）第七条 无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。公文管理主要包括以下几个程序：一、 制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合我司的实际情况制定我司立卷类目表。二、 归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。三、 调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为我司工作服务。四、 4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。五、 归档：把已经立好且经过验收的案卷向档案部门移交。六、 销毁：把一些没有保存价值的公文按规定程序进行销毁。第五章 附则第八条 发文登记