第三章办公自动化软件应用ExcelXP.ppt

2020 3 22 1 第三章办公自动化软件应用 二 电子表格软件ExcelXP 2020 3 22 2 ExcelXP主要内容 一 ExcelXP基本知识二 工作表的基本操作三 工作表的编辑和格式化四 数据的计算五 数据管理和分析六 数据的图表化七 页面设置和打印 2020 3 22 3 一 ExcelXP基本知识 2020 3 22 4 电子表格的基本概念 电子表格 SpreadSheet 主要是以二维规则表格作为表现形式 以表中的数值关系作为处理对象的这样一种表格 电子表格的表现形式主要是二维规则表电子表格主要不是处理表格中文字内容之间的相互说明关系 而主要是处理表格中数值内容之间所蕴藏的数值关系表格单元格之间的相互引用及运算关系即为公式 公式是电子表格中的核心内容 2020 3 22 5 表Table与电子表格SpreadSheet 以文字为主要内容表格可以是二维规则表 也可以是非规则表格强调形式上的格式问题主要使用文字处理软件来进行处理 以数值为主要内容表格通常必须是二维规则表 非规则表少见强调内容上的数值关系主要使用电子表格处理软件来进行处理 2020 3 22 6 MSExcel是Microsoft公司出品的一个电子表格软件 也是目前全球拥有用户最多的电子表格软件之一 它具有以下特点 直观易用性强大的公式处理能力和丰富的函数运算具有解决多种复杂问题的内置模型与微软其他软件的无缝协作性可编程能力与可升级性与Internet配合进行协同工作 2020 3 22 7 MSExcel的主要版本 MSExcel历史较长 发行过许多版本 目前在市面上仍可以见到的包括 Excel6 0 MSOffice4 3套件的组件之一或单独发售Excel95 MSOffice95套件的组件之一Excel97 MSOffice97套件的组件之一Excel2000 MSOffice2000套件的组件之一ExcelXP MSOfficeXP套件的组件之一Excel2003 MSOffice2003套件的组件之一未来的新版本是OFFICE2007套件的组件 2020 3 22 8 ExcelXP的启动 1 在 开始 中选择 程序 MicrosoftExcel 2 单击已存在的电子表格文件启动Excel 同时也打开了该文件 3 如果桌面有ExcelXP快捷方式图标 在桌面上双击ExcelXP中文版的快捷图标 2020 3 22 9 ExcelXP的窗口 2020 3 22 10 1 在菜单栏上选择 文件 退出 选项 2 在窗口左上角双击窗口控制菜单按钮 3 在窗口左上角单击窗口控制菜单按钮 在弹出的控制菜单中选择 关闭 选项 4 按Alt F4键 或单击ExcelXP中文版窗口右上角的关闭按钮 5 右键单击任务栏中的图标 选择其中的 关闭 选项 ExcelXP的退出 2020 3 22 11 Excel工作界面 列号 名字框 行号 活动单元格 工作表标签 工作表 工作簿 标题栏 工具栏 菜单栏 格式栏 标签滚动按钮 工作表拆分框 工作表拆分框 表标签拆分框 任务窗格 2020 3 22 12 ExcelXP的工作簿窗口 1 标题栏 当前编辑的工作簿 2 工作簿 一般由3张表格组成 最多255张工作表 3 工作表 主要的工作对象 由行 列组成的表格行 1 2 3 65536列 A B C IV 256 4 单元格 行和列的交叉 表格的最小单位 5 活动单元格 当前正在操作的单元格 被黑线框住 6 工作表标签 Sheet1 Sheet3 当前活动的为白色 其余为浅灰色 7 工作表拆分框 分割工作表 8 标签滚动按钮 切换显示工作表 2020 3 22 13 常用工具栏按钮功能说明 格式工具栏按钮功能说明 2020 3 22 14 二 工作表的基本操作 2020 3 22 15 1 创建EXCEL文件首次进人Excel时 自动创建 book1 文件 新建选择所需创建的工作簿新建 A 创建或打开Excel电子表格文件 新建任务窗格 2020 3 22 16 2 打开文档 资源管理器双击EXCEL文档打开 最近使用的文档文件 打开选择盘符 文件夹 文件名 2020 3 22 17 打开EXCEL文档对话窗 上一级文件夹 网页中查找 删除文档 显示文件方式 新建文件夹 2020 3 22 18 打开 对话框中的 工具 按钮进行查找条件的设置 3 查找文件 2020 3 22 19 1 新文件 未命名 文件 保存或另存为输入文件名2 保存已命名的文件保存文件 保存文件 另存为 B 保存文件 2020 3 22 20 3 保存为不同格式文档文件 另存为4 自动保存文档工具 选项 保存指定自动保存时间间隔 2020 3 22 21 C 单元格的选取 单个单元格 单击所需的单元格 连续多个单元格 单击首单元格 Shift 单击末单元格 多个不连续单元格 Ctrl 单击单元格 整行或整列 单击行头或列头 全部单元格 单击行头 列头相交的全选按钮清除选定的单元格 工作表任意处单击 2020 3 22 22 D 数据的输入 1 单元格数据的输入单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在单元格编辑输人数据注意 数值数字右对齐 字符左对齐 数字字符输入 数字 数值输入超长 以科学记数法显示 字符输入超长 扩展到右边列 若右边有内容 截断显示按Tab键在单元格之间向后移动 Shift Tab键向前移动 上一行 下一行 右单元格 左单元格 F2激活单元格 2020 3 22 23 2 数据自动输入 1 自动填充 指一批有规律的数据 例如等差数列A 输入前2个数选中该2个单元格指向第2个单元格右下角的自动填充柄 拖动填充柄到结束 2020 3 22 24 B 在填充第一个单元格输入第1个数选择填充区域编辑 填充选择要填充的类型 2020 3 22 25 2 系统提供的序列数据例 甲 乙 丙 星期一 星期二 一方法 输人一个数据 利用自动填充柄拖放到结束填充 2020 3 22 26 3 用户自定义序列数据工具 选项在输入系列框一次输入 自定义序列系列 之间用逗号分割 2020 3 22 27 3 输入有效数据 1 设置有效数据设置输入数据的数据类型 范围 输入提示和错误输入提示选取要定义有效数据的区域数据 有效数据设置标签 数据类型 范围 输入信息标签 输入时提示 错误警告标签 出错时提示 2020 3 22 28 2 有效数据的检查设置好有效数据后 当输入的数据有错误时 系统会根据错误警告标签设置 自动显示出错提示 2020 3 22 29 E 数据编辑 1 修改单击单元格 在单元格输入新数据双击单元格 在单元格编辑修改 2 清除选取清除区域编辑 清除选择全部 格式 内容 批注 3 删除选取清除区域编辑 删除 4 移动剪切 粘贴或直接拖动 2020 3 22 30 5 复制复制 粘贴或Ctrl 拖动 6 选择性粘贴即属性的复制 不但可以复制值 公式 还可以复制格式 在对话框进行下列选择 注意 若复制或移动的内容出现单元格相对引用 则在复制或移动后的目标单元格自动修改单元格引用 2020 3 22 31 F 单元格 行 列的插入和删除 1 插入选定插入位置插入 单元格 行 列 2 删除选定删除的对象编辑 删除 单元格 整行或整列 2020 3 22 32 三 工作表的编辑和格式化 2020 3 22 33 A 工作表的删除 插入和重命名 1 选取工作表单个连续多个 Shift 不连续多个 Ctrl 2 删除工作表选择要删除编辑 删除工作表确认的工作表单击右键 选择快捷菜单中的 删除 命令 2020 3 22 34 3 插入工作表选取插入工作表的位置插入 工作表 4 重命名工作表双击要重命名的工作表输入新名字 2020 3 22 35 5 隐藏工作表选择要隐藏的工作表格式 工作表隐藏6 取消隐藏工作表格式 工作表取消隐藏选择要取消隐藏的工作表 2020 3 22 36 B 工作表的复制或移动 1 工作簿之间的复制或移动打开源工作簿选取源编辑 复制或和目标工作簿工作簿移动工作簿其中 建立副本 复选框为复制 否则为移动 2 工作簿内的复制或移动复制 CTRL 拖动移动 拖动 2020 3 22 37 C 工作表窗口的拆分与冻结 1 窗口的拆分工作表拆分为几个窗口 每个窗口可显示工作表水平拆分 选取拆分线的行窗口 拆分窗口垂直拆分 选取拆分线的列窗口 拆分窗口水平与垂直拆分 选取拆分线的单元格窗口 拆分窗口撤消拆分 窗口 撤销拆分窗口 2 窗口的冻结固定窗口的上部或左部 不随滚动条的移动而动同样有水平 垂直 水平与垂直冻结 方法同拆分 2020 3 22 38 D 工作表格式化 作用 突出部分数据的重要性 使版面美观且可读性好格式化 数据格式 对齐方式 字体 边框线 图案 列宽 行高格式化方法 自定义格式化或自动格式化 1 自定义格式化选定需格式化的格式 单元格5种格式标签单元格或区域右键设置单元格格式 2020 3 22 39 设置数字格式和对齐格式示例 2020 3 22 40 设置字体格式示例 设置字体 字体大小 粗体 斜体 下画线 对齐格式 2020 3 22 41 清除所有框线 预览效果 画对角线 清除或添加左边线 选择边框线的颜色 选择边框线的线型和粗细 所选区域加外框线 内部加表格线 边框对话框 设置边框线示例 2020 3 22 42 设置图案对话框 设置单元格或单元格区域图案和颜色 2020 3 22 43 设置工作表背景图案 工作表背景图案示例 格式工作表背景 2020 3 22 44 格式菜单中行高 列宽命令 设置列宽 行高示例选择要调格式 列 行选择所需要的调整整的区域注意 当调整列宽后内容显示不下时 文字截断 数字以 表示 2020 3 22 45 条件格式示例 条件运算符 条件值 单击打开格式对话框 添加条件 删除条件 预览效果 2020 3 22 46 2 自动格式化 使用系统预定义好的17种格式选定需要格式化的区域格式 自动套用格式选择需要的格式 格式使用的3个层次自动套用格式工具栏格式 单元格一般要求进一步要求特殊要求 2020 3 22 47 3 格式的复制 删除 1 格式复制方法一 单击 编辑 菜单中的 复制 命令 选择目标区域 单击 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 在打开的选择性粘贴对话框中选中 格式 按钮 方法二 选用 格式刷 按钮 2 格式删除选择要删除格式的区域 选择 编辑 菜单中的 清除 命令 在弹出的子菜单中选择 格式 子命令 2020 3 22 48 四 数据的计算 2020 3 22 49 使用公式与函数进行数据的计算 1 使用公式Excel中的公式通常都是以 开头的一个运算式或函数式 可以将 引导符看成是Excel公式的标志 Excel公式的形式 操作数和运算符 2020 3 22 50 操作数 数字 字符 单元格 区域名 区域 函数运算符 算术运算符 关系运算符 字符运算符 将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值例 North wind 产生 Northwind 2020 3 22 51 引用运算符 空格 将单元格区域合并计算 冒号 区域运算符 对两个引用之间 包括两个引用在内的所有单元格进行引用如 B5 B15 逗号 联合操作符 将多个引用合并为一个引用如 SUM B5 B15 D5 D15 空格 交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用 B7 D7C6 C8 2020 3 22 52 例如 某单元格中有如下公式内容 G1 G3 G4 2或 SUM A9 M9 或 C5 1 15 D3或 C5 sheet2 C5 C6 单击编辑栏中的 fx 即可显示插入函数选项窗 输入简单说明 可快速查找到所需函数 其中显示函数的名称 参数和计算结果 以及整个公式的计算结果和该函数的简单说明 2020 3 22 53 1 自动求和按钮A 对最接近单元格的数据区域求和单击求和 看到计算公式选取存放结果的单元格双击求和 看到计算结果 2 使用函数 改变计算类型 2020 3 22 54 B 对任何所选取的区域求总计 区域中需包含有一个空行或空列 选取区域单击求和 2 自动计算在状态栏单击右选取计算区域键 用快捷菜单状态栏显示选择计算功能计算结果 2020 3 22 55 3 函数的输入系统提供了九类函数 财务 日期与时间 数学与三角 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑和信息函数函数的形式 函数名 参数1 参数2 2020 3 22 56 函数的输入有两种方法A 直接输入单击存放函数在单元格或编如 AVERAGE C5 C8 结果的单元格辑框直接输入函数被用作参数时 不需要前置 号 B 粘贴函数法单击存放函数结果的单元格单击插入函数选取函数类型和函数名输入参数 2020 3 22 57 获得更多的有关函数的信息 选择函数类型 选择具体函数 查看函数说明 寻求更多的函数帮助 选择 插入函数 2020 3 22 58 3 单元格或区域命名 区域表示 不易阅读 例如A1 C5存放数学成绩区域名 对区域进行文字性命名便于记忆与阅读 1 创建区域名选取单击名称框输入区域名区域插入 名称 定义输入区域名插入 名称 指定选名称所在的位置 2020 3 22 59 2 改变区域插入 名称 定义选择名字在引用位置框修改区域 3 区域名的引用在公式或函数的参数中直接引用区域名例如 sum 总分 对 运算 的进一步理解 运算 实质上就是用运算符号 如 等 将特定的运算对象连接起来 这被称为一个公式 从而得到一个新的结果的过程 4 单元格的引用 运算对象 实际上 可以作为运算对象的有两类 直接输入在公式中的数值 这被称为 常量 其它单元格的名称 这被称为 引用 被引用单元格的名称有时也称为这个单元格的 地址 当公式被复制时 当公式被从一个单元复制到另一个单元时 当公式被复制到新的位置后 通常Excel会自动对构成公式内容中的特定部分进行调整 如果复制 源位置 到复制 目标位置 的行发生变动时 Excel会根据变动的距离 调整复制目标位置所在处的公式 调整的对象为公式中所引用的其它单元格的行号 如果复制 源位置 到复制 目标位置 的列发生变动时 Excel会根据变动的距离 调整复制目标位置所在处的公式 调整的对象为公式中所引用的其它单元格的列号 2020 3 22 63 公式 B2 C2 调整后的公式 B3 C3 说明 当Excel发现目标位置比源位置的行号增加了1 所以它自动将公式内容中所有单元格名字的行号都加上了1 2020 3 22 64 sum B2 B4 调整后的公式 sum C2 C4 说明 当Excel发现目标位置比源位置的列号增加了1 所以它自动将公式内容中所有单元格名字的列号都加上了1 对公式自动调整的评价 公式的自动调整是一个非常好的特性 它可以让用户在进行类似被计算时 只需要构造第一个公式 而其它公式只需要从第一个公式复制 这简化了我们进行大量计算时的操作 但公式的自动调整有时也会给我们带来麻烦 如果用户不能透彻地了解Excel对公式调整地规则 那么有时会产生意想不到的错误 行调整错误 B3 B3 B1 调整后的公式 B4 B4 B2 B3 C1 复制公式 调整后的公式 C3 D1 列调整错误 相对引用与绝对引用 为了避免我们前面所出现的错误 引入 相对引用 在进行公式复制时 允许进行单元格地址自动调整的引用方式 表示 列坐标行坐标例 B6 C5 F8绝对引用 在进行公式复制时 不允许进行单元格地址自动调整的引用方式 表示 列坐标 行坐标例 B 6 C 5 F 8绝对引用与相对引用的区别 一个美元符号 混合引用 列坐标 行坐标 列坐标行坐标例 B 6C 5 F 8 B6 C5 F8 水平复制时允许列调整 垂直复制时允许行调整 复制中行列变化时允许行列同时调整 完全相对引用 完全绝对引用 混合引用 C5列绝对行相对 D 6列相对行绝对 如果在对一个单元格引用时 行和列只有其中之一是绝对的 而另一部分引用是相对的 这称为混合引用 混合引用 混合引用方式下 在公式复制中 只有相对引用部分会发生调整 而绝对引用部分不发生调整 B3 B3 B1 修正后的公式 B3 B3 B 1 修正行调整错误 B3 C1 调整后的公式 C3 D1 修正列调整错误 修正后的公式 C3 C1 引用方式实例 公式 B 2 A3 A3 10 B 2 I 1 各种引用方式的相互转换 为了更方便我们输入各种引用方式 Excel中采用了一个在各种引用方式间循环切换的快捷键 F4 A1 A 1 A1 A 1 按F4 按F4 按F4 按F4 2020 3 22 78 其它工作表 工作簿中数据的引用 跨工作表的引用 需要引用同一工作簿中不同工作表的数据表示 工作表名 单元格地址例 Sheet2 C5 F8跨工作簿的引用 需要引用其它工作簿的某一工作表中的数据表示 工作簿文件名 工作表名 单元格地址例 在当前工作表中的单元格要引用LX3中表S1中单元格E4的数据 则引用地址表示为 LX3 S1 E4 需要打开LX3更新引用的数据 2020 3 22 79 公式函数中的数值转换示例 2020 3 22 80 公式返回的错误值及其产生的原因 2020 3 22 81 五 数据管理和分析 2020 3 22 82 A 数据清单及建立和编辑 数据清单由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表 局部二维表 数据清单可以象数据库一样使用 其中行表示记录 列表示字段 建立和编辑同工作表一样 也可以用 数据 记录单 建立和编辑 2020 3 22 83 建立和使用数据清单时应注意以下问题 1 避免在一张工作表中建立多个数据清单 2 数据清单的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列 3 避免在数据清单的各条记录或各个字段之间放置空行和空列 4 数据清单的第一行为列标题 称字段名 一般把它作为字段的名称 5 字段名的字体 对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别 2020 3 22 84 B 数据的排序 排序的字段称关键字段 最多允许3个子段 以主和次区分1 简单排序选定要排序的区域升序或降序注意 当选定的区域是某个字段列时 只对该字段排序 其他字段不相应跟着变化2 复杂字段排序选定清单数据 排序选择主和次关键字段名排序 2020 3 22 85 C 筛选数据 快速选出所需要的数据1 自动筛选单击清单数据 筛选 自动筛选选择所需要的字段 选取值 选取自定义 选取前N项或百分比 全部 2020 3 22 86 2 高级筛选先建立一个数据 筛选 选择方式 数据区条件区域高级筛选与条件区条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件 条件区域 空一行或一列以上 2020 3 22 87 3 关闭筛选数据 筛选 全部显示数据 筛选 单击 2020 3 22 88 D 分类汇总 将数据清单以分类汇总的形式反映各类数据的情况在分类汇总前必须按某关键字段排序才可按该关键字段进行分类汇总 1 基本分类汇总选定清单数据 分类汇总 2020 3 22 89 2 清除分类汇总数据 分类汇总全部删除3 嵌套多级分类汇总单个字段分类 多个汇总方式操作方法同基本分类汇总 对多个汇总方式要多次重复基本分类汇总操作 第二次以后 不选中替换现有分类汇总 2020 3 22 90 4 分级显示建立摘要报告显示不同级的数据1级 只显示清单中的总计数2级 显示清单中的总计数和各分类中的合计数3级 显示下一级数据 展开该级的数据 折叠该级的数据 5 清除或建立分级显示数据 分级显示 清除分级显示数据 分级显示 自动建立分级显示 2020 3 22 91 E 数据透视表 分类汇总一般按一个字段进行分类 若要按多个字段分类 则可利用数据透视表实现1 创建透视表数据 数据透视表确定数据源类型和报表类型 三步骤之一 确定数据源区域 三步骤之二 确定数据透视表位置 三步骤之三 分类字段拖到到行 列 页 汇总字段拖动到数据区注意 对汇总方式系统默认对非N型字段计数 N型字段求和 2020 3 22 92 创建透视表示例 2020 3 22 93 2 修改数据透视表 1 修改布局 右键单击透视表向导数据透视表工具栏工具 2 更改汇总方式 右键单击透视表字段设置双击某字段名 2020 3 22 94 六 数据的图表化 2020 3 22 95 A 图表的概念 图表使数据更直观 形象 2020 3 22 96 1 图表类型 14类图表 有三维 二维 每一类还有子类型2 数据源 做图的数据区域 可以包含说明性文字3 图表选项 图表中各个对象 有图表区 图形区 分类坐标 图例 背景 标题等4 图表位置 嵌入在工作表内 称为嵌入式图表一张独立的图表 称为独立图表 2020 3 22 97 B 创建图表 选择A1 D9 单击 图表向导 1 利用图表向导创建 选定类型后单击 下一步 确认数据后单击 下一步 输入相关说明 单击 下一步 1 嵌入式图表 2 独立图表 确定图表摆放位置 单击 完成 2020 3 22 98 2 用 图表