会议服务流程PPT课件.ppt

长兴国际大酒店课程 会议服务流程范围 会议服务员主讲 柳宁 1 培训提纲 了解来宾接待单及会前的准备工作 会议台型的分类及图形了解 会议前的检查和迎宾服务 会议位具及摆台标准 会议中的服务 会议茶歇服务 会议收市服务 会议接待服务标准 2 会议前的准备 3 如何了解会议通知单 4 会前准备工作 1 根据会议的要求 摆好会议台型 工程人员检查照明 音响 视频 空调等设备 根据会议要求增添新的设备 冬夏季要调整好室温 注意通风 2 会场指示牌 在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌 在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌 3 有主席台的话 根据客人要求布置鲜花及其他装饰物 各个位置根据客人要求可以摆放名片 4 主席台上方或根据客人要求 在合适的位置 由工程部协助挂好横幅 5 会前准备工作 5 签到台 会场门口或大堂门口摆放签到台并有指示牌 签到本 方便参会客人签到 6 休息安排 熟悉本次会议的休息时间表 可以提前与销售或客人沟通 安排合适的休息区域 并根据客人要求准备茶歇 7 有茶歇的时候提前根据会议人数 搭设好茶歇台 准备好充足餐具 饮品 食品 根据主办方的要求按时提供 8 服务员配备 人员安排到位 告知其负责的区域和服务内容 让其准备好所需的物品 适时提共服务 6 会前准备工作 9 会场清洁 会场布置结束后清理好会场卫生 等待会议开始 10 接受纪念品 礼品 发放 如遇到一些公司年会等 需要帮助客人保管 发放礼品的 在收获时要做好登记 11 礼仪演戏彩排 如果会议当中需要专门的礼仪小姐协助服务 提前与客人沟通好服务内容 对专人进行培训 保证服务质量 7 口字型 U字型 将桌摆放成口字的形状 前后各留一个缺口 椅子摆在桌子外围 中间放置绿色植物以增加装饰效果 此种类型的摆桌通常用于研讨会一类的会议 将桌子连接着摆放成长方形 中间空 在长方形的一端不摆放桌子 开口 椅子摆在桌子外围 开口处会摆放桌子放置投影仪 中间用绿色植物以增加装饰效果 此种类型的摆桌通常用于PPT讲课时候使用 会议台型的分类 常见的会议台型 口字型 U字型 董事会 回字型 剧院式 课桌式 鱼骨型等 也可以根据客人的要求摆台 8 回字型 由于人数较多 在口字型的基础上外围在加一排桌子 前后各留一个缺口 椅子摆在桌子外围 中间放置绿色植物以增加装饰效果 此种类型的摆桌通常用于研讨会一类的会议 桌子一般情况是固定式的 台型分为长方形或土圆形 周围摆放椅子 按照主次落座 董事会 剧院式 在会场内面向舞台或讲台方向摆放成排座椅 中间留有过道 此种摆台形式是在有限地场地内使容纳达到最多 会议也不用做太多笔录的情况下用到的会议形式 9 课桌式 在会场内面向舞台或讲台方向 像教室一样摆放成排的桌椅 中间留有过道 桌椅间距可根据会场情况调整 参会者可在课桌上放置资料或记录笔记 鱼骨型 将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开 在桌子的周围摆放座椅 组与组之间留出走路的间隔 使整体样式显现出一种鱼骨的形状 此类型会议摆台较适合研讨和小组讨论结合的会议内容 增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持发言 10 做好 七知 工作 1 知会议类型 目的是进行会场布置和提供相应的会议服务设施设备 2 知会议人数 目的是为了准备相应的座位 会议物品 茶具等 3 知会议时间 目的是安排好服务人员的上下班时间及会前准备工作 4 知会议提供何种饮品 目的是根据会议要求准备好茶水 饮料 水果 点心 茶歇等 5 知会议性质 特别是一些保密性会议 会间无关人员应回避 因此会前准备工作更加充分 在减少进入会场服务的次数 6 知会务组房号 目的是便于查询 沟通 及时获得服务信息 7 知特殊要求 目的是做好特殊服务的准备工作 11 会前检查和迎宾服务 1 会议开始前 根据会议内容列项检查 如设施设备 会议物品 室内卫生 人员准备情况等 2 根据会务组的需求及要求 提前安排好迎宾员 3 迎宾员须提前15分钟到达指定地点做好迎领工作 12 会议位具及摆台标准 茶水 纸笔茶水 纸笔 毛巾水果 茶水 纸笔 毛巾矿泉水 茶水 纸笔 毛巾水果 矿泉水 茶水 纸笔 毛巾如要烟缸 3人一个 13 口字型 图1 14 U字型 图2 15 董事会 图3 16 回型 图4 17 鱼骨型 图5 18 剧院式 图6 19 课桌式 图7 20 会议摆台标准 图一 21 会议摆台标准 图二 22 会议摆台标准 图三 23 会议摆台标准 图四 24 会中服务 1 主席台上毛巾 倒茶水服务 其他会议区域根据情况而定 客人就位后斟倒茶水或矿泉水 2 会场秩序维持服务 不要让与会无关的人员进入会场 保持会场周围的安静 不要有噪音或异味影响会议进行 3 加水清洁服务 会议进行当中适时的为客人添加饮品 清理桌面垃圾 4 委托代办服务 可以为了方便客人 帮助客人做符合规章范围内的服务 如帮助客人打印复印文件 递送物品等 5 出会场的引领服务 客人出会场时 上前主动问候 先生 小姐 请问需要帮助吗 引领客人去洗手间等地方 25 会议茶歇服务 1 根据会议主办单位要求 提前准备好茶歇台型 2 会议进行中可能会有短暂的休息时间 要提前与主办单位沟通熟悉会中休息时间 3 根据主办单位提供会中休息时间 提前15分钟准备好茶歇的食品 饮品 4 待茶歇开始后 为客人提供咖啡 饮品 茶水 食品等服务 5 及时清理台面卫生 保证会场清洁 26 会议收尾工作 1 会议结束后 服务员应礼貌送客人离开 并提醒客人带好随身物品 2 主动巡查会场是否有客人遗留物品 如发现客人遗留物品 应及时上交部门负责人 尽快转交与客人 3 结账 将账单呈上 告知金额 请客人签字确认 感谢客人 4 待客人全部离开后 立即关闭灯光 空调 音响等设备 5 收撤会场物品 如记录本 笔 茶杯 烟缸 果碟及果皮纸屑等 6 清洁会场 所有物品撤好后 台面要清理干净 地毯吸尘工作 27 7 把收撤的杯具 骨盘 烟缸放在开水间清洗干净 并整齐摆放在杯具仓库货架上 8 全部清洁工作结束后 整理好仓库 衣帽间等 所有清洁用具清洗干净 并归类摆放整齐 9 在当天工作汇报本上真实记录会议单位 人数 会议金额 10 所有工作结束后 关闭工作间灯光 锁好各场所门 清理好垃圾带走 11 根据本次会议接待服务情况进行总结 12 上交会议中心钥匙 准备下班 会议收尾工作 28 会议接待服务标准 1 服务员上岗前要按规定化妆 修饰 认真整理工装 工牌 仪容仪表端庄 整洁 精神饱满 提前到达会场 2 会议客人需要酒店提供水果 需提前半小时准备好 需使用保鲜膜封好 3 会场内卫生整洁 会场所需物品摆放整齐 美观 4 迎宾站立保持正确站姿 真诚微笑 来宾到达时要热情迎候 依次接待 5 给来宾提供服务要主动 热情 耐心 周到 回答来宾问题要得体 明确