外贸家纺跟单的流程PPT课件.ppt

1 跟单的流程 跟单的流程为 制作订购单 订单跟踪 原料检验与原料进仓 制作订购单 清单 生产跟单员在接到需用部门的请购单 或接到订购员的请购单之后 应立即制作成订购单传真或发电子邮件给供应商订购原料 生产跟单员在制作订购单时应注意以下要点 审查请购单 请购单的发出是原料订购跟单的起点 它通常是由需用部门所制作的单据 请购单的内容通常有请购原料的名称 规格 料号 请购数量 需要日期等 2 生产跟单员在审查请购单时应着重于以下内容 适当的请购人 请购所需的内容 只有使用部门 原料管理部门 最为清楚 由这些部门提出请购 最能正确表达各项原料需求的内容与附属条件 以书面的方式提出 原料的订购 有时牵涉到相当复杂的内容 若仅以口头方式提出要求的条件 不但容易发生沟通上的错误 将来的验收时若与实际的需求发生差距时 因 口说无凭 买卖双方徒增纷争 因此 若能以 请购单 详载所需原料的名称 规格 料号 数量 需要日期等内容 可使请购的诉求趋于明确与周全 确定原料需求的内容 即确实表明原料在质量上的一些条件 包括原料的成分 尺寸 形状 强度 精密度 耗损率 不良率 色泽 操作方式 维护等各种特性 以及售后服务的速度 次数 地点 态度等 以规格表明需求的水准 预算的限制 需求的内容及水准 与预算有密切关系 因此 在提出请购之前 必须先就代价的上下限加以盘算 3 熟悉原料及加工流程 生产跟单员首先应熟悉订购单內容 有时可能从来没有进行订购过的原料项目 其订购环境不一定熟悉 要花时间去了解原料项目技术资料等 订单的难度也應注意 有些可能需要特別去订购 值得注意 但大大增加了订单环节的操作难度 手续复杂 货期长 监控操作困难 4 价格确认 由于订购环境的变化 作为生产跟单员应对订购最终的价格负责 不能认为价格的确定完全是订购员的责任 生产跟单员有責任维护最大利益 确认质量标准生产跟单员日常与供應商的接触大于订购员 由于供應商的变化 前一订单的质量标准是否要调整 跟单操作应发挥应有的作用 5 确认原料需求量 订单的需求量应与订购订单相匹配 或者小于订购环境订单容量 经验丰富的生产跟单员不查询系统也能知道 如果不對则提醒订购员 另外 对计划人员的错误操作 生产跟单员应及时提出来 制定订单说明书订单说明书 主要内容有 原料名称 确认的价格 确认的质量标准 需求量 是否需要特別要求 等方面 另附有必要的图纸 技术规范 检验标准等 6 发出订购单 订购单是原料订购跟单的重要依据之一 是双方作为交货 验收 付款的依据 订购单的内容特别侧重交易条件 交货日期 运输方式 单价 付款方式等 另外在订购单的背面 多会有附加条款的规定 亦构成订购条件的一部分 其主要内容包括 交货方式 新品交货附带確認時間 交货时间等规定 验收方式 检验方式 检验設備 不合格品的退换等规定 超交或短交数量的規定 罚则 迟延交货或品质不符的扣款 赔偿处分或取消合约的规定 履约保证 按合约总价百分之几 退还或没收的规定 品质保证 保用或保固期限 无偿或有偿换修等规定 仲裁和诉讼 买卖双方的纷争 仲裁的地点或诉讼的法院 其他 例如卖方保证买方不受专利权分割的控诉 7 订单跟踪 订单跟踪是生产跟单员花费精力最多的环节 对信誉良好的供应商 可以不費力进行订单跟踪 但对一些重要或紧急的原料 生产跟单员则应全力跟踪 跟踪加工工艺加工工艺是进行加工生产的第一步 对任何外协件 需要供应商加工的原料 的跟单 生产跟单员都应对供应商的加工工艺进行跟踪 如果发现供应商没有相关加工工艺能力 或者加工工艺能力不足 应及时提醒供应商修改 并提醒供应商如果不能保质 保量 准时到货 则要按照订单条款进行赔偿 甚至採取對策 取消订单 8 跟踪原材料 备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步 有经验的生产跟单员经常会发现 供应商有时会撒谎 如有可能 生产跟单员必须实地考察 看个究竟 必须提醒供应商及时准备原材料 不要存在马虎心理 特别是对一些信誉差的供应商要提高警惕 跟踪加工过程不同訂單 或原料 的加工过程不同 为了保证货期 质量 生产跟单员需要对加工过程进行监控 有些原料订购 其加工过程的监工小组要有生产跟单员参加 例如 大數目项目订购 關鍵材料订购等 9 跟踪包装入库 跟踪成品檢驗 成品檢驗是产品生产的最重要环节 这一环节的完成表明生产跟单员对货期有一个结论性答案 生产跟单员需要有较好的专业背景和行为工作经验 否则 即使跟踪也达不到效果 跟踪包装入库 此环节是整个跟踪环节结束点 生产跟单员可能向供应商打个电话 完成包装入库信息 如果时间允许 最好跟着车子到仓库 确保订单完整性 10 原料订购跟单的方法策略 订单发放给供应商后 生产跟单员并不是只等供应商把所订购的原料按质按量的送到企业的仓库 相反 生产跟单员及采购员在预定的交期数天前提醒供应商 一方面给供应商适当的压力 另一方面亦可及时掌握供应商不能按期交货或不能交够所需数量等情况的第一手资料 从而采取相应措施来处理 11 催单的方法 催单的方法主要有 按订单跟催 按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催 统计法 将订购单统计成报表 提前一定时间进行跟催 跟催箱 制作一个30个格子的跟催箱 将订购单依照日期顺序放入跟催箱 每天跟催相应订单 定期跟催 于每周固定时间 将要跟催的订单整理好 打印成报表定期统一跟催 12 催单的规划 一般的监视 生产跟单员在下订单或签订合约时 就应决定监视的方法 倘若订购的原料为常態 则仅作一般的监视便已足够 通常仅需注意是否确能按规定时间收到检验报表 可用电话查询实际进度 生产跟单员要了解实际进度 可从各项来源获知供应商的进度资料 如供应商的制程管制的资料 生产简报中所得资料 直接访问供应商工厂所见 或供应商依规定送交的定期进行报表等 13 预定进度进程 生产跟单员可在订单或合约中明确规定 供应商应编制预定时程表 此项规定 可在报价说明中 所谓预定时程进度表 应包括全部筹划供应作业的里程 例如企划作业 设计作业 订购作业 工厂能量扩充 工具准备 组件制造 分装配作业 完工试验及装箱交运等全部过程 此外 应明确规定供应商必须编制实际进度表 将预估进度并列对照 并说明延误原因及改进措施 工厂实地查证 对于重要原料的订购 除要求供应商按期递送进度表外 生产跟单员还應实地前往供应商工厂查证 此项查证 应在合约或订单内明确约定 必要时专人驻厂监督 特案的处理 有些特殊性的订购案 如重大订购案等 可用日程計劃表来进行催单管理 14 具体如下 事前规划 确定交货日期及数量 了解供应商生产设备利用率 要求供应商提供生产计划表或交货日程表 確認供应商的原料及生产管