工作流程改善建议PPT课件.pptx

点滴 流程优化建议 以供应链思维提升流程效率 仅涉及我所接触的工作 2020 3 22 1 现有合同流程的弊端 2 钉钉合同审批组对合同提出一系列修改建议后 经流程发起人更新提交 审批流程中断 3 钉钉合同审批通过后 乙方合同审批组提出修改建议 经流程发起人更新提交 审批流程中断 4 合同审批通过并由公司打印 传递给项目部人员或直接 交乙方盖章 乙方盖章完 传递给项目部人员或直接 交公司盖章 公司盖章完再 传递给项目部人员或直接 交乙方开发票 1 微信合同审批群 无法清晰确认所有审批人都审批通过 一旦手机或电脑清理内存 会找不到以往的记录 难以追朔 低效 2020 3 22 2 内部结算凭证签字流程弊端 1 项目人员到公司找凭证专员开具凭证 如资料不齐或书写错误 则需返回项目部重新准备资料后再跑一趟 2 凭证专员开具凭证后 项目人员需要再找项目经理 蒋总 刘经理 何经理以及乙方领款人 这又涉及到提前通知乙方到公司 否则就只能把凭证带回项目部 签字 再到中鼎交给财务 如其中任何一个人临时不在 项目人员可能还需要再来成都一趟 金额较大时 往往不适合交给他人代找领导签字 也担心凭证丢失 如将凭证直接交给供应商 特别是外地供应商 让他们自己找人签字 供应商可能连门都找不到 给人失礼的负面口碑 且易诱发其它风险 高昂的时间成本 2020 3 22 3 合同流程改进建议 1 由公司总经理牵头 法务部主导 各部门配合 对现有材设采购合同模板进行精简 或针对不同类型的合同编制专门的合同模板 减少可变因素 从而降低在合同审批中出现异议的几率 同时也缩短了审批时间 2 并行审批 有效利用电子邮件的 抄送 和 回复全部 功能 除建议个人设工作邮箱外 也建议每个部门设专用邮箱 合同审批发起人通过电子邮件将合同发往项目部负责人 或部门负责人 并抄送至审批组 如经审批无异议 则将乙方合同审批人和我司印章管理员加入抄送 乙方则通过 回复全部 表达异议 我方的审批组成员就可同时与乙方磋商 而不是仅仅由流程发起人来 撮合 经流程发起人根据甲乙方建议修改合同并以附件形式全部回复后 甲乙方审批人终审合同 如均回复同意 则印章管理员直接打印合同并快递至乙方盖章 其中涉及的中科 鼎晨 元鼎之间的合同则直接盖章快递至审批流程发起人 乙方盖章完毕直接快递回印章管理员盖章 甲方盖章完毕 留原件并直接快递剩余合同至乙方和甲方流程发起人 并回复邮件附运单号结束流程 流程发起人可根据需要将邮件备份至部门邮箱或项目部邮箱 电子邮件可永久保存 同时也有来往时间记录 2020 3 22 4 简化便捷的盖章传递 2020 3 22 5 内部结算凭证签字流程建议 1 公司领导们不是已经通过钉钉流程 审批同意采购申请了吗 既然有采购申请审批单 附上凭证人员开具的凭证及其报销资料 只需领款人和报销人签字 再交财务审批 如有盖章合同的则必定走完了合同审批流程 就应该给予报销 2 凭证专员和财务人员 每周先后 或同一天 到项目部办理凭证和报销事宜 对于已开具凭证且领款人已签字的 第1点已经提出了不再找公司领导签字而是附采购申请审批单 财务人员应主动将相关单证带回公司给予报销 2020 3 22 6 好处 1 由于公司项目的一个特点是 项目部不设专职财务 项目部不设资金账号 无月度资金申请 所有帐走公司流程 项目部备用金只能短期应急 通过精简合同 凭证报销流程 可以提高项目部人机料协同运转效率 2 流程效率提高 项目成本统计更及时 精确 2 项目上节约半个人力 2020 3 22 7 其他建议 1 既然公司有食堂 就应该利用起来 不仅是提供午餐 还可以有条件的提供早餐 比如 早上8 00至8 30提供早餐 短时间内聚集人员 早食关门时间可以至8 45但这15分钟不提供食物 早餐是午餐以外难得的同事间社交的机会 可以交