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打造高效时间管理 主训导师 黄蕊 黄蕊 中国企业培训师联合会培训总监北京职协培训师专业委员会委员中国教育战略发展协会理事北京博跃兴华文化传播公司咨询顾问北京川石圣管理咨询公司总经理才博客户管理研究院高级讲师中国注册高级企业培训师 能做什么 核心课程 高品质沟通 打造职业规划金钥匙 时间管理 情绪管理 赢在大学 团队建设 感恩父母与爱同行 职场礼仪 做自己的主人就要先学会做时间的主人 忙 茫 盲 亡 以下是一个正常人的时间帐目表正常人1 20岁和60 80岁都无法工作 人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间 项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13 3年26 7年一日三餐2 5小时4 2年22 5年交通1 5小时2 5年20年电话1小时1 7年18 3年看电视上网3小时5年13 3年看报 聊天3小时5年8 3年刷牙 洗脸 洗澡1小时1 7年6 6年休假 白日梦 闹2小时3 3年3 3年情绪 身体不适 真正工作的时间只有3 3年 你了解时间吗 时间是什么 医生说 时间就是生命商人说 时间就是金钱教师说 时间就是知识农民说 时间就是丰收科学家说 时间就是创新运动员说 时间就是记录改革家说 时间就是速度 时间就是效率 时间就是金钱 时间就是生命 一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 时间是由过去 现在 未来组成的 时间就是过去 现在及未来的连续不断的连续线 韦氏大词典 无法取代 供给毫无弹性 供给最公平 无法蓄积 无法失而复得 时间的5大特征 什么是 时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 由于时间所具备的四个独特性 所以时间管理的对象不是 时间 它是指面对时间而进行的 自管理者的管理 时间管理的历史演进 第一代时间管理 备忘录型 优点 应变能力很强且没有压力缺点 较随意 忽略整体规划 时间管理的历史演进 第二代时间管理 记事簿规划与准备 优点 追踪约会 事件达成率比较高缺点 产生凡事安排的习惯 时间管理的历史演进 第三代时间管理 强调价值规划 制定优先顺序 优点 以价值为导向 提高生产率缺点 忽略了自然法则 缺乏远见 时间管理的历史演进 第四代时间管理 自然法则和罗盘理论 优点 以原则为中心 以人生方向为目标缺点 一生的时间管理 72岁人的一生 吃饭 六年 工作 十四年 娱乐 六年 走路 五年 开会 三年 打电话 两年 学习 四年 睡觉 二十一年 个人卫生 七年 找东西 一年 其他 三年 善用时间 就是善用生命 时间安排测试表 测测你的时间安排是否合理 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 YES 或 NO 1 你通常工作很长时间吗 2 你通常把工作带回家吗 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗 4 如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件吗 7 你经常在做重要工作时被打断吗 8 你经常占用用餐时间工作吗 9 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10 你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力地去做完它们吗 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 总结你的时间掌控 12 16个 YES 救命 你在时间管理上需要改进8 12个 YES 当心 你需要重新审视你的时间行动指南4 8个 YES 可以 方向正确 但需要提高冲劲0 4个 YES 恭喜 坚持并保留你的方法 时间杀手分类 有形 自觉地 接打电话 会议 打扰 沟通不足 信息不畅 阅读文件及邮件 交通堵塞 QQ 偷菜 植物大战僵尸 时间杀手分类 无形的 不自觉的 1 无目标 欠缺周详的计划2 拖延3 不懂分辨缓急先后4 善忘5 过分注重细节6 不懂授权7 犹豫不决8 欠缺组织9 不懂得说不10 健康欠缺 有效时间管理的策略 时间管理的第一策略 目标管理与计划 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境都差不多的年轻人 调查发现 27 的人没有目标60 目标模糊10 有清晰但较短期的目标3 有清晰且长期的目标 目标是前进的罗盘 25年后调查发现 社会最底层 抱怨整个社会社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士 27 的人没有目标 60 目标模糊 10 有清晰但较短期目标 3 有清晰且长期的目标 目标更明确 时间更有序 思考更全面 工作更有效 抉择更正确 行动更积极 潜能更发挥 成就更卓越 目标在时间管理中的作用 目标体系的SMART原则 Specific 具体的Measurable 可量度的Achievable 可达成的Realistic 现实性TimeBound 有时限 如何有效的分解目标 剥洋葱法 即时目标 大目标 中期目标 长期目标 大目标 小目标 更小目标 即时目标 实现目标 设定目标 如何有效的分解目标 多杈树法 目标 子目标 子目标 子目标 如何由目标到计划 工作方法的三段论 目标 方法 行动 计划 计划是从目标到方法的桥梁 如何由目标到计划 计划工作的一般程序 描述组织 个人的使命和宗旨 评估当前情况 制定计划目标 估量现状和目标间的差距 实施结果评估 实施计划方案 制定计划方案 预测未来情况 制定应急计划 5W2H法 我有八位好朋友 肯把万事指导我 你若想问其姓名 名字不同都姓何 何事 何故 何人 何时 何地 何去 何如 好像弟弟和哥哥 还有一个西洋派 姓名颠倒叫几何 若向八贤常请教 虽是笨人不会错 制定计划是实现一切目标的起点 时间管理的第二策略 分清工作的轻重缓急 四大类型工作原则 A 碎石型的事务 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 B 石块型事务 准备事项 发掘新机会 规划 改进产能 预防工作 C 细沙型的事务 不速之客的接待 某些电话 文件的处理 某些凑热闹的活动 某些必要而不重要的会议 D 水型的事务 细琐 忙碌的工作 一些可做不可做的杂事 一些不必要的应酬 浪费时间的事 重要 不重要 紧急 不紧急 1急 2重 3轻 4缓 缩小 扩大 减少 避免 重要 紧急 不重要 不紧急 快刀斩乱麻 做好计划 交代他人办理 不做或拒绝 重要 不重要 紧急 不紧急 20 65 15 1 案例分析 一天下午 天马行空公司的生产部经理马大哈正在参加公司召开的企业发展战略研讨会 由于晚上要陪女朋友过生日 他心里盘算着这件事 突然收到手机短信 有两个同学从外地出差来此 约马大哈晚上参加同学聚会 这时主持人宣布 由于会议时间紧 请全体与会人员晚上要参加分组讨论 刚一散会 另一车间的一名班长满头大汗跑进会场 拉着马大哈就往外跑 原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷 现在打起来了 车间主任和在场保安制止不了 只要请班长来找马经理 假如你是马大哈 此时此刻你该怎么办 80 20原则 时间管理的第三策略 养成良好的习惯 如何养成良好的习惯 1 随时记录 及时存盘 及时丢弃2 一日之计在于昨夜3 系统化工作4 马上行动5 避开高峰期6 避免争论7 学会速读 时间管理的第四策略 敢于说 NO 拒绝的基本原则 快速反应 马上决断注意国人的 讲面子 婉言谢绝 而非强力拒绝动之以情 晓之于理提供良好的建议提供替代的办法 时间管理的第五大策略 简洁美化办公环境 让办公室变整洁的9大技巧 1 打扫 清洗和整理你的办公桌 不同的文件夹使用不同的颜色 2 列出每天要做的事3 使用一种日历4 在事情发生一周前 就要在你的日历上记下标记 写上这个事件要准备的东西5 列出你的目标清单6 选择一个或两个想今年完成的目标7 丢掉几年来都未曾使用过的办公用品8 更新记录卡9 整理桌子和周围的共组环境 混乱不堪的办公桌 整洁有序的办公桌 时间管理的第六策略 有效授权 有效授权的好处 赢得时间增强员工的责任感增强团队的凝聚力在工作中 员工才能获得能力 经验和信心提高员工的工作满意度和自我价值感可以使员工积极参与经营管理中 得其人方授权 选择合适人员 增其能后授权 辅导培训人员 察其行稳授权 试行观察人员 授权三原则 时间管理的第七策略 高效会议 有效会议八戒条 1 不开没有明确议题的会2 不开有许多议题的会3 不开没有准备的会4 不开可开可不开的会5 不要无关的人参加6 不要做离题的发言7 不要做重复性的发言8 不要马拉松式会议 议而不决 时间管理的第八策略 善于应对打扰 打扰时间的5P People 人 同事 上级Phone 电话 煲电话粥Paper 文件 信件 文件 邮件Peripheralvision 视力所及的环境干扰 杂乱的办公司 办公桌周围堆放的杂物Personal 自我打扰 开小差 与别人聊天 应对打扰的方式 婉转拒绝 适当推迟 尽量减少 事先阻止 时间管理的第九策略 改善拖延 改善