行政常用制度流程.doc

XXXXXX公司 行政常用制度流程 XXX年X月拟定 行政服务手册目录第一部分 行政人事部行政条线岗位分工简介第二部分 行政文件流转时限第三部分 印章管理流程一印章使用的程序：二印章变更和废止的程序：第四部分 办公物资管理流程一办公物资申请程序二办公物资领用程序三办公物资调拨程序四办公物资报修程序五办公物资报废程序六名片申请程序七贵重物资借用程序第五部分 行政奖惩流程第六部分 合同档案借阅流程第一部 行政人事部行政条线岗位分工简介姓名职位主要工作职责XX行政人事部经理承担公司行政各模块条线日常管理工作XX行政文员/专员承担办公物资采购管理、公司物资及固定资的管理、办公设备维护、车辆调度、档案管理、用印管理、证照管理及年检工作、总经理室文件流转，贵重物资借用管理、公司电脑、软件、网络系统维护、公司邮箱管理等第二部分 行政文件流转时限1、 各部门在递交文件时填写文件/信息收发记录，记录上的签收时间（填写在备注栏内）为文件处理的起始日期，如是传真，由公司文员立即转交，并填写文件/信息收发记录。2、人事行政部行政条线收到各类文件在2个工作日内处理完毕并反馈（另有时限约定的除外），因故不能处理完毕的，也在2个工作日内回复经办人。3、 如文件还需其他职能部门流转的，时限不超过3个工作日（另有时限约定的除外），各职能部门负责人如遇出差等情况，将请代理人负责征询并签署意见。4、 凡需总经理室流转审批的文件（含其他部门文件），由人事行政部负责，填写文件流转登记表，以签收时间为起始日期，原则上在4个工作日内予以回复。如遇出差，非紧急情况的，以上班后4个工作日内回复；紧急情况的，由人事行政部致电请示公司负责人并回复经办人。第三部分 印章管理流程一、 印章使用的程序：1、公司对外使用的公司公章、法定代表人印鉴用印人填写用印审批单部门负责人签字根据审批权限由总经理室审核批准人事行政部用印并留存用印审批单2、 合同 （1）市场业务合同用印人填写合同评审单由市场部报公司负责人流转合同内容，待审核批准后的用印审批单经办人至人事行政用章专管员用印合同对方已盖章，原件人力资源中心专管员留存（对方未盖章，5个工作日内将对方盖章后的文件交人事行政专管留存归档）（2）其他合同用印人填写合同评审单部门负责人审核批准如需职能部门流转，由部门经办人负责流转人事行政专管员负责总经理室审批并将文件交责任部门经办人至人力资源中心专管员盖印合同对方已盖章，原件由人事行政部行政条线留存归档（对方未盖章，5个工作日内将对方盖章后的文件交人事行政部留存）（3）合同复印件分发人事行政部行政条线负责在3个工作日内将复印件及时分发至合同各相关部门，无法在规定时限内发放的，先扫描邮件至相关部门，并在文件领用、回收登记表上登记说明。3、 部门章4、 用印人填写用印登记表部门负责人审核签字用印二、 印章变更和废止的程序：报人事行政部行政条线专人审核总经理室批准人事行政部行政条线履行相关手续第四部分 办公物资管理流程一、 办公物资申请程序1、办公用固定资产【金额在2000元以上（含）的办公设备设施】的申请程序：申请部门填写固定资产申请单分管部门负责人核准汇总至行政人事部行政条线行政人事经理审核总经理室批准行政人事部行政条线负责按先调拨后购置原则配置2、办公用低值易耗品的申请程序：申请部门填写物资申领（购）单分管部门负责人在预算范围内批准，预算范围外核准汇总至行政人事部行政条线总经理室分管负责人批准预算范围外的申请行政人事部行政条线负责配置3、常用办公物资采购期限为5个工作日内，订制办公物资采购期限为15个工作日内（批量订制办公物资除外，如服装、印刷品等）。二、 办公物资领用程序办公物资请至行政人事部行政条线领用；如属固定资产和低值易耗品，由行政人事部行政条线进行统一编号，详见办公物资分类编号规定，并建立办公设备、设施清单，实行电脑记录和管理，制作标识，并实时更新，凡有人员离职，须将此清单内所属物资移交完毕方可离职，此移交清单编入当月领料单内，并附在离职/异动程序单后。办公物资负责人负责物资的出入库管理，并在公司财务部门的指导下进行仓库物资的收、发、存管理，严格规范操作流程，领料单按月编号、装订。三办公物资调拨程序1、办公用固定资产的调拨程序：（如确属工作需要）填写办公设备调拨申请单分管部门经理核准汇总至行政人事部行政条线行政人事核准总经理室批准反馈给调入部门和调出部门并变更部门的办公设备、设施清单财务部凭“单”作账务处理2、办公用低值易耗品的调拨程序：（如确属工作需要）填写办公设备调拨申请单公司内调拨由分管部部门负责人核准，跨部门调拨由行政人事部行政条线核准实施并变更部门的办公设备、设施清单公司内调拨的，将调拨单交行政人事部行政条线备案四办公物资报修程序使用部门填写办公设备报修单交行政人事部行政条线登记行政人事部行政条线在1个工作日内给报修部门一个初步处理意见行政人事部行政条线5个工作日内组织维修（外送修理的以维修单位约定时间为准）维修完毕维修人员和报修人员填写好办公设备报修单中的相关内容交行政人事部行政条线汇总备案五办公物资报废程序1、办公用固定资产报废的程序：使用部门填写办公设备报废申请单分管部门经理核准汇总至行政人事部行政条线行政人事经理、财务主办审核总经理室批准财务部凭“单”销账使用部门变更办公设备、设施清单2、办公用低值易耗品报废的程序：使用部门填写办公设备报废申请单分管部门经理核准行政人事部行政条线汇总、审核使用部门根据审核后的办公设备报废申请单变更部门的办公设备、设施清单六名片申请程序1.申请人提出申请，填写名片印制申请单2. 如是新印名片，由部门负责人审核，汇总至行政人事部行政条线，经总经理室批准后印制；如是原名片增印，由部门负责人审核，汇总至行政人事部行政条线。3. 行政人事部行政条线根据审批好的名片印制申请单发包制作，5个工作日内印制完毕并通知申请人领用。七贵重物资借用程序1.借用人提出申请，填写贵重物品借用申请单，借用部门负责人审核。2.根据先到先借原则由物资管理员登记、借出。3.逾期归还的需办理续借手续； 4.归还时由行政人事部行政条线查验，物品完好的及时入库；物品损坏时需查明原因并进行维修，如是使用不当造成损坏，由使用人承担维修费用，如是正常损坏，由公司承担维修费用，维修完毕后及时入库。第五部分 行政奖惩流程1、 由部门根据员工手册奖惩条例填报行政奖惩申报表，填写奖惩事由及依据，部门经理审核后汇总至行政人事部。2、 每月1