某某某公司机要文件管理办法.doc

某某某公司机要文件管理办法1 目的为进一步加强某某某公司（以下简称“某公司”）机要文件的管理，落实国家保密法规等有关规定，防止机要文件丢失、泄密，特制定本办法。2 定义本办法中的机要文件是指中共中央、国务院，国务院各部门，各级政府机关，国家军事机关，总公司集团公司，分公司公司印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。3 适用范围本办法适用于某某某公司所属各单位对机要文件的接收、发送、传阅、保管、销毁等管理工作。4 管理职责4.1 机要文件管理部门职责4.1.1机要文件执行统一管理，分级负责的制度。办公室是机要文件的管理部门，负责外部机要文件的接收、处理和某公司机要文件的审查和制发。4.1.2办公室负责某公司机要文件的接收、制发和管理。4.2 机要文件管理人员职责4.2.1要选派政治可靠、立场坚定、坚持原则、认真负责的同志担任机要文件管理人员，并保持机要文件管理人员的相对稳定。4.2.2 机要文件管理人员因公外出或请长假时，应由主管领导指定专人代理工作并通知办公室备案，不得擅自找人代理。机要文件管理人员因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。4.2.3 机要文件管理人员要认真遵守保密纪律，严守国家秘密和企业商业机密，认真执行某某某公司保密工作管理制度的有关规定。5 管理要求机要文件管理包括外部接收机要文件管理和内部制发机要文件管理。5.1外部接收机要文件管理外部接收机要文件管理主要包括机要文件的接收、传阅、保管、销毁等程序。5.1.1 外部机要文件的接收各级党委、政府，总公司集团公司、分公司公司发至某公司的机要文件，由办公室根据文件发放范围负责向厂领导、所属各单位发送；所属单位派专人直接到办公室领取机要文件，经认真核对后在机要文件领取登记簿上履行签收手续。5.1.2 外部机要文件的传阅5.1.2.1 机要文件传阅要严格按照文件规定的范围和厂领导的批示进行，不得拖延积压。5.1.2.2县、团级的机要文件，由办公室负责组织厂领导成员传阅，不得自行扩大机要文件的传阅范围。5.1.2.3严禁使用普通电话机、手机或其他通讯工具交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在办公区外口述。5.1.2.4不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。5.1.3 外部机要文件保管5.1.3.1要设立机要文件管理人员和机要室，配备专用保险柜。机要文件要存放在保密柜内严格保管，不得遗失，不得带回家或带到公共场所。5.1.3.2 需传阅的绝密文件应当天阅后当天归还，特殊情况需要留用时，需经办公室同意并存放在保险柜内，严加管理，及时归还，不得携带绝密文件离开办公区。5.1.4 外部机要文件的销毁5.1.4.1 机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。5.1.4.2每年月份对上一年度不需要归档保存的秘密级、机密级文件，按照传阅范围组织清理、核对，核对无误后填写机要文件清退目录（一式二份，一份留本单位备查，一份交公司文件管理部门备案），连同文件一起交办公室。5.1.4.3 需要集中销毁的机要文件，经保密工作委员会审核批准后，由办公室按有关规定销毁，并指定专人负责监销。5.1.4.4 接收的绝密级文件，由办公室负责按照有关部门的要求清退、销毁，并将有关清退、销毁记录留存备查。5.2 内部制发机要文件的管理内部制发机要文件的管理包括机要文件的起草、印制、发送、销毁等程序的管理。5.2.1 内部机要文件的制发5.2.1.1 某某某公司制发机要文件要严格执行某某某公司保密工作制度和某某某公司行政公文处理办法进行起草和制发，由机要文件管理人员按照机要文件制发流程采取走签的方式逐级审批，尽量减少涉及人员范围。5.2.1.2 机要文件保密程度按照某某某公司保密工作制度的有关规定确定秘密、机密等级。5.2.2 内部机要文件的发送5.2.2.1 机要文件发送要严格履行登记、签收手续。严格控制在指定范围内，不得自行扩大机要文件的传达范围。5.2.2.2 分公司公司制发的机要文件由某公司机要文秘到机要室领取；某公司上报的机要文件由机要文件管理人员送达分公司公司机要室。5.2.2.3 机要文件严禁翻印、复制。因工作需要确需复印的，须请示发文单位同意或按照文件制发单位的规定办理；复印件按正式文件管理。5.2.3 内部机要文件的销毁 5.2.3.1办公室负责对制发的机要文件进行跟踪管理，于每年3月份按照登记册认真清点、核对后进行清退、销毁。5.2.3.2 清退工作根据机要文件保密期限，经保密委员会同意，由办公室对需要清退的机要文件按照发放范围组织进行，并填写机要文件清退目录（一式二份，一份留本单位备查，一份交文件管理部门备案），连同文件一起交制发单位办公室。5.2.3.3 销毁工作由办公室经保密委员会批准，按有关规定进行。要指定专人负责监销，同时填写机要文件销毁目录和机要文件销毁清单存档备查。6罚则6.1 发现机要文件丢失，当事人和有关部门要迅速查明情况，同时向厂领导和保密