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ISO TS16949 2002制造过程审核供应商审核 审核技巧 基本方法和策略面谈的技巧提问的技巧笔记的技巧观察的技巧验证的技巧处理受审核方的反应的技巧 审核技巧 审核的基本方法 抽样审核策略顺向审核策略逆向审核策略按部门审核策略按条款或过程审核的策略审核策略的优缺点 审核技巧一 审核方法 审核的基本方法 抽样 抽样有代表性抽样有随机性由审核员亲自选取样本 顺向审核策略 从过程的始端查到过程的终端 例 从合同查到产品出厂 从文件管理部门查到具体文件的有效性 从不合格产生 查到纠正措施 逆向审核策略 从过程的终端查到过程的始端 例 从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理 从几种原材料的标识查到进货检验与试验及采购控制 从设计输出查到设计输入 按部门审核策略 按部门安排审核计划 针对部门职能所涉及到的活动进行审核 按部门审核时 应审核部门职能涉及的各要素 过程的要求 按体系条款或过程审核的策略 以条款或过程为中心 按条款或过程安排审核计划 针对条款或过程要求展开审核 一个过程要涉及多个部门 负责部门必查 配合部门选查 审核策略的优缺点 顺向审核逻辑性 系统性强 可查证接口 但费时 逆向审核针对性强 切实具体 问题复杂时不易理清 条款 过程审核目标明确 易与标准及体系文件对照 审核路线复杂 费时 部门审核审核效率高 但易疏漏要求 要求审核员思路清楚 审核组内沟通要求高 审查策略的灵活应用 实际的审核往往是 1 顺向 和 逆向 相结合 2 按部门和按条款 过程审核相结合 制定审核计划时 应按部门或按条款 过程展开审核的策略 确定抽样方式时 应用 顺向 或 逆向 的审核策略 审核技巧之二 面谈 面谈的目的面谈的对象面谈的要点审核员注意 面谈的目的 1 2 当面进行一项面谈时审核员应该牢记如下审核目的 有关的控制是否符合相关标准的要求 有无符合标准的客观证据 当有问题发生时 有关活动能否保持处于受控状态 面谈的目的 2 2 为证实有关质量活动处于受控状态 审核员应该验证 接受面谈者明白他的工作需满足的要求 接受面谈者能够获取完成他的工作所必需的文件 有关的计划和程序是否适宜于形成符合行为 并预防不符合发生 规定的要求已被遵循 接受面谈者的工作在放行产品 或发布文件 之前必须事前被验证 或被审查 如果要求没有被满足 接受面谈者有能力改变有关过程 预防误用不符合工作的机制已建立 面谈的对象 选择合适的人节省时间 l明确面谈的目的找对象 l找相对较为新的员工面谈培训程度 l找老员工面谈适应程度 l避免受部门的引导来确定面谈对象 面谈的要点 解释面谈的目的 用开放式提问获取询问主题的基本情况 对回答用探索式提问作出进一步的反应 寻找事实的客观证据 用标准及程序检查审核的结果 用封闭式提问确认事实 记录审核发现 感谢对方的帮助与合作 谈话目标明确 避免情绪化提问 欺骗性提问 诱导性提问及复合型提问 审核员还应注意 集中精力倾听 要少说多听 展示正确的形态语言 营造亲切 放松的谈话气氛 善于观察和追根究底 明确产品缺陷的根源 要求查阅有关客观证据 保持沉着 冷静 客观和礼貌友善的态度 审核技巧之三 提问 提问的类型及目的开放型提问封闭型提问情绪性提问引导型提问假想型提问系统型提问复合型提问 提问的目的和注意事项 目的 解释你的需求 引导受审核方目的要明确 表达要准确讲明提问的原因不要命令对方不采取投机取巧的方法获得信息引导受审核方给你想要的信息应考虑被问者的背景注意被问者的神态表情 适时地表达好意 减轻对方的思想压力努力理解被问者的回答 不能讲有情绪的话 体会这三个句子 您是怎样处理不合格材料 对那些不能满足要求的物料您是怎样处理的 让我们从您发现分供方提供的是不可接收的产品开始吧 比较两个句子 我可以看几份最近完成的设计评审记录吗 把设计评审的记录给我看 开放型提问 得到广泛的回答为目的单词引导 5W1H WHOWHATWHEREWHYWHENHOW 例如 为什么你仅做一次设计评审 这些评审都是什么时候进行的 怎样控制评审过程 谁参加设计评审 这些评审的记录保存在哪里 封闭型提问 1 2 得到肯定或否定的回答为目的单词引导 是或不是例如 你们有一个不合格品控制程序吗 是的 这个程序是经过批准的吗 是的 这个程序包括软件吗 不包括 封闭型提问 2 2 一般情况下不用 确认理解时有用例如 那个唯一被记录的顾客投诉是顾客写信寄来的 对吗 是 那件服务工程师直接受理的顾客口头投诉尚未根据顾客投诉程序进行处理 对吗 对 你们的顾客投诉程序没有将口头投诉与书面投诉区别开 对吗 是的 我也认为它规定得不清楚 情绪性提问 对某一方法正在表现一种偏见不建议使用例如 你不使用红色返工标签吗 你必须使用一个记录索引表吗 为什么不在这份文件上盖 非受控 章呢 欺骗性提问 让人钻入给定答案的提问 如果进一步阐明则不会答错不建议使用例如 你们什么时候才不再放行不合格品 不正确地暗示他们有放行不合格品的习惯 你们的程序里规定所有文件都需经理签字 那么为什么这些国际标准上没有经理的签字呢 不正确暗示程序适用于外来文件 我注意到在试验室墙上你们挂有一个时钟 它的校正标签在哪里 不正确暗示时钟是用于测试产品的测量设备 引导性提问 包含假设的引导性提问不建议使用例如 我想你在这些文件被发放前审查过它们 我猜想你在管理评审会议之前发出过一份管理评审的日程表 我想所有的采购订单中都包含了要增加预选资格的内容 假设性问题 包含假设的提问在所检查的资料中没有证据显示活动处于受控状态时使用例如 如果设计评审的结果表明设计必须更改 那么这种更改是怎样进的 如果客户打电话来修改合同并要求你立即执行 怎么办 如果供应商没有随货发来装箱文件 怎么办 系统性提问 问很多共同的提问跟踪审核线索时用例如 下一步怎么做啦 好的 你发出了设计评审计划 哪么下一步怎么做呢 复合型提问 很多问题集中在一起的提问避免使用例如 哪些产品是返工的 检查的记录在哪里 对于哪些通过检验的产品又怎么办呢 请解释一下这种资格的意义 并让我看一下这名员工的培训记录 他的工作职责范围及能力要求是什么 哪些不该问 例如 你有什么资格做这项工作 应说 做这一项工作的人需要什么样的资格 做这个工作之前你进行了哪些培训 应说 你怎样学做这项工作的 什么是质量方针 应说 质量方针怎样影响你的工作 为什么这台设备没有校正呢 应说 这台设备用来做什么的 审核技巧之四 记笔记 要求 准确 清楚 全面 易懂 便于查询内容 l表明符合的事实或可能是不符合的事实l有效运作或无效运作的观察l印象深刻的现象 产品 文件 运作 条件 态度等案例细节的记录l产品标识l文件设备l区域及位置 审核技巧之五 观察 观察什么 文件 产品 工具和设备 区域 数据资料 材料 文件 1 2 所用文件的状态 现行的还是过期的 整洁的还是肮脏的 完整的还是缺章少页的 合法更改的还是非法更改的 图表 表格或者是贴在办公室墙上机器上的体系文件摘录的有效性 现行的还是过期的 整洁的还是肮脏的等 文件 2 2 操作人员是否可以拿到有关文件 文件是否离使用地点最近 工作时间是否可以拿到 是否被锁起来等 他们对需要使用的文件是否理解 有无证据说明文件正在使用的 而不是工人天天清理文件封面上的灰尘 有无证据文明文件正确地描述了具体的操作 产品 1 5 产品状况 清洁的还是肮脏的 有无损坏 泄漏等 不干净的产品未必意味着控制不良 它取决于控制过程的特性 例如 生锈的铸件不一定是不合格品 它可能是老化工序的一部分 铁锈会在喷涂工序中被除去 产品 2 5 产品标识 零件标记 修理状态 检验状态 生产工序号等 产品没有自带标识时 也可用他们的位置或者形态来识别 所以不能立即得出结论说这是不合格 产品 3 5 产品的搬运和隔离 容器 保护措施 起重设施等 生产车间的产品是如何贮存的 操作人员是怎样搬运的 观察具体的表现可以发现员工是否关心产品 对质量是否有承诺 产品 4 5 产品包装 组件 半成品和最终产品 结合有关工业知识 例如 一些电子元器件零件防静电 但并非全部电子元器件都要求 产品 5 5 对产品和人类产品危害的警示 易碎产品有无保护措施 包装窗口摆放正确吗 工具和设备 用途 先弄清这些工具 设备的用途 因为它们可能会影响如产品或服务的交付质量 工具 设备的状况 是否清洁 是否完好等 肮脏的设备可能表明被频繁的使用或者管理差 留意废物可能遮蔽了作业指导书或者是工装夹具 标识 型号 生产序列号 版号等 状态 校准状态 验收状态和修理状态等 并非所有的测量设备都需要被校准确无误 这取决于它们的用途 区域 1 2 通常情况下的后勤管理水平差劲的后勤管理可能给产品带来危害或者导致文件的丢失或变质 但也要记住一个不整洁的办公室并不一定预示着失控 正如一个整洁的办公室也不一定预示着什么都受控 车间布局和生产流程及信息传递的关系优化的工艺可以减少停顿 缩短工人移动距离 而活动越多 搬运也就越多 从而会产品潜在的危害 产品或者信息流通中处于等侯状态的 瓶颈 这可能表明资源配置不当 过程能力不足等 瓶颈 可能对那些正在进行生产的人造成压力 甚至使他们以不适当的方法放行产品 贴出的告示它们和操作人员有关吗 员工们遵守它吗 安放在设备机动器上或在其附近放置的设备操作批示书 是否被批准 是否是现行版本 是否处于受控状态 若可能对产品或人员产生危害 有无相应的警示 区域 1 2 数据资料 用途 先确认数据资料的用途 明确它是否会影响最终产品或服务的质量 有效性 有无批准 状态如何 完整性 应注意是否限止数据的修改 准确性 应确认最近一次批准有关数据的精度 留意数据和结论是否准确 材料 用途先确认材料的用途 明确它是否会影响最终产品或服务质量 状况 是否清洁 有无损坏等 具有有效期的材料有无过期 有无材料暴露于阳光之下从而引致脱色和老化 标识 型号 批号等 注意如果只有一种类型的钢材 那么就没必要对每一件钢板进行标识 警示若对产品和人有危害 则应有警示 审核技巧之六 验证方法 寻找客观证据验证跟踪审核线索追根求源分组协作 客观证据 建立在通过观察 测量 试验或其他手段所获事实的基础上 证明是起初的信息 客观证据的形式 存在的客观事实 被访问人员 当事人 的口述 现存的文件记录等 非客观证据的形式 主观 推测 臆断要发生的事 传闻 陪同及无关人员谈话 作废文件的规定 擅自更改的记录 验证 验证 揭示过程运作现状 活动是否符合要求 样本 记录 文件 方法 产品 原材料或人员 看其代表性看其符合性 关于代表性 同一部门中抽出的样本不能代表其它的部门 同一合同中抽出的样本不能代表其它的合同 同一产品中抽出的样本不能代表其它的产品 同一项目中抽出的样本不能代表其它的项目 验证的流程 样本 符合性检查 证实代表性 在别的区域 过程 项目 合同或产品里抽样 Y N Y OK N 如果所有样本都是不合格 根据其对质量的影响确定严重性 如果不是所有的样本都有类似的问题1 多抽2 3个样本2 证实是不是孤立的 如果一个样本不符合 依靠已经审查过的活动或程序 核对是否所有样本都是不符合的 注意 记下文件和产品标识位置的详细情况及其它可追溯的信息 跟踪审核线索 跟踪审核线索步骤 从信息或产品起源处展开 依次询问接下来的步骤直到最终阶段 再问有关的产出的流向和附代产生的文件记录 跟踪审核线索方式 通过一系列 如果 怎么 开放型的提问 跟踪审核线索 例如 产品和信息的不同流程 文件更改需求确定后 采取了什么措施 检查文件更改控制 作业指示不全面 不合法 有关人员怎么办 一名员工接到其他主管的指令要求其放行未完成的产品 他将怎么做 检查工作纪律和对质量的承诺 追根求源 不应该对一些问题的根本原因所显露出的征兆视而不见 征兆 就是由于不合格而产生出来可的观察到的现象 如 未被批准的文件 不合格产品 未执行的操作 不合格存在的理由中会有一个主要的原因 消除它以防止不合格再次发生 连续七次提问 为什么 通常就可以揭示出问题的根源 审核线索的深入探究甚至能揭示出几个不合格 分组协作 分组审核的好处 扩大观察视野分组审核的好处 相互佐证分组审核的好处 调整状态分组审核的好处 时间提醒分组审核的好处 专业互补 3 过程分析和过程审核的 乌龟图 输出 填写详细的实际输出 这可能是产品 文件 而