货权管理制度.doc

某某生物科技有限公司 货权管理制度汇编 讨论稿 二 0 一 0 年十月 目录 业务单据 单证管理办法业务单据 单证管理办法 4 第一章第一章 总总 则则 4 第二章第二章 组织机构和职责组织机构和职责 5 第三章第三章 业务单据 单证的制作依据业务单据 单证的制作依据 5 第四章第四章 业务单据 单证的制作 审核标准业务单据 单证的制作 审核标准 5 第五章第五章 业务单据 单证的传递标准业务单据 单证的传递标准 6 第六章第六章 业务单据 单证存档标准业务单据 单证存档标准 6 第七章第七章 附附 则则 6 存货管理办法存货管理办法 7 第一章第一章 总则总则 7 第二章第二章 存货预算管理办法存货预算管理办法 7 第三章第三章 总部出入库管理办法总部出入库管理办法 8 第四章第四章 库存盘点管理办法库存盘点管理办法 10 第五章第五章 库存预警管理办法库存预警管理办法 11 第六章第六章 附附 则则 13 物物流流服务商资质考核管理办法服务商资质考核管理办法 14 第一章第一章 总则总则 14 第二章第二章 物流服务商资质考核的具体办法物流服务商资质考核的具体办法 14 第三章第三章 附则附则 15 放货专用章管理办法放货专用章管理办法 16 货物损耗管理办法货物损耗管理办法 17 第一章第一章 目的目的 17 第二章第二章 相关定义相关定义 17 第三章第三章 损耗管理原则损耗管理原则 18 第四章第四章 损耗考核比率的标准制定及考核损耗考核比率的标准制定及考核 18 第五章第五章 损耗货物的处理流程损耗货物的处理流程 18 第六章第六章 损耗货物报批流程损耗货物报批流程 21 第七章第七章 会计处理会计处理 22 第八章第八章 损耗情况公示损耗情况公示 23 第九章第九章 其他规定其他规定 24 宣传促销宣传促销品品管理办法管理办法 25 第一章第一章 总总 则则 25 第二章第二章 宣传促销品制作管理宣传促销品制作管理 25 第三章第三章 宣传促销品发放管理宣传促销品发放管理 26 第四章第四章 宣传促销品组织实施流程宣传促销品组织实施流程 26 第五章第五章 附附 则则 27 业务单据 单证管理办法业务单据 单证管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范业务单据 单证管理 确保业务顺利执行和最大限度降低单证风险 特制定本管理办法 第二条 本规定适用于某某公司所有业务类型相关的业务单据 单证 第三条 各业务流程的编制要依据本办法明确业务单据 单证的具体内容 第二章第二章 组织机构和职责组织机构和职责 第四条 某某公司货权主管部门负责本单位业务单据 单证的管理工作 对各类业务 单据 单证的操作与管理情况进行检查 第三章第三章 业务单据 单证的制作依据业务单据 单证的制作依据 第五条 业务单据 单证的制作要符合法律 行业惯例和公司相关规定 第六条 业务单据 单证的制作要以合同情况为依据 第七条 业务单据 单证的制作要应满足业务特点而产生的特殊要求 业务单据 单证管理办法业务单据 单证管理办法业务单据 单证管理办法业务执行管理业务执行管理业务执行管理 制度编号制度编号制度编号 ZXZXZX 020202 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期 2010 12 152010 12 152010 12 15 第四章第四章 业务单据 单证的制作 审核标准业务单据 单证的制作 审核标准 第八条 业务单据 单证要单单一致 单单一致的意思是同一类的单据 单证的格式 要一致 同一单合同项下的各项单据的共同信息内容要一致 第九条 业务单据 单证的制作要正确 准确 正确是所有业务单据 单证工作的前 提 制作的业务单据 单证应首先满足单单一致 其次应符合各业务流程及规定的要求 第十条 业务单据 单证的制作 审核要完整 主要指一笔业务所涉及全部单据 单 证的完整性 可从以下几方面理解 第一 内容完整 第二 份数上完整 第三 种类的 完整 第四 审核人签字完整 第十一条 业务单据 单证的制作 审核要及时 指业务单据 单证制作不迟延 具 体可以这样理解 及时制单 及时审单 及时交单 制作业务单据 单证是个复杂的工程 多数需要相关部门配合完成 审核应齐抓共管 这样就可以保证在规定的时间内把全部合 格单据向有关部门提交 第十二条 简明 指业务单据 单证的制作要简单 明了 单据中避免出现与单据本 身无关的内容 第十三条 整洁 指业务单据 单证应清楚 干净 美观 大方 单据的格式设计合 理 内容排列主次分明 重点内容醒目突出 不应出现涂抹现象 应尽量避免或减少手工 修改 第五章第五章 业务单据 单证的传递标准业务单据 单证的传递标准 第十四条 各类业务单据 单证的传递要及时 即 按照各业务流程规定 在要求时 间内将业务单据 单证及时传递到下一流程环节中 第十五条 各类业务单据 单证的传递要准确 即 按照各业务流程制度规定 将有 效准确的业务单据 单证传递到下一流程环节中 第十六条 各类业务单据 单证的传递要完整 即 按照各业务流程制度规定 将完 整的业务单据 单证传递到下一流程环节中 第六章第六章 业务单据 单证存档标准业务单据 单证存档标准 第十七条 明确各类业务单据 单证的保管人及职责 即 货权管理部门相关业务执 行负责对各项业务单据单证保管 并保证所管业务单据 单证的齐全完整 安全保密和使用 方便 第十八条 各类业务单据 单证要分类归档 主要是按照每笔业务进行归档 第十九条 各类业务单据 单证的归档要及时 第二十条 归档后的业务单据 单证 公司任何个人或部门非经允许不得销毁 第七章第七章 附附 则则 第二十一条 本规定中的业务单据 单证是指 各业务流程中规定经业务执行流转办理 的业务单据 单证 第二十二条 本规定由某某公司货权主管部门负责解释 第二十三条 本规定自公布之日起实施 存货管理办法存货管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为了建立有效的存货风险监控机制 规范某某公司库存预算 出入库 盘点 存量预警等方面的管理 加强库存安全和质量管理 切实做到存货风险可知 可控和可承 受 保障公司业务的健康发展 结合各品种的经营及运作特点 特制定本办法 本办法适用范围是某某公司及附属子公司或分公司 第二条 存货管理范围 1 预付款货物 进口肥 农药 自开立信用证日或对供应商付款日起至装船提单日期间的货物 国产肥 农药 种子 已付款给工厂或代理商 但尚未发货即预付款占用时的货物 2 在途货物 进口肥 农药 自装船提单日起至船抵港日期间的货物 国产肥 农药 种子 已接到车号通知但尚未进入指定仓库的货物 3 港口库存 自船抵港日起至港口存货货权转移至客户或子公司或分公司移库之日期 间的存货 4 指定库存 自港口或供货厂商移出至指定仓库 含门店仓库 的移库日起至销售放货 日期间的存货 第二章第二章 存货预算管理办法存货预算管理办法 第一节 存货预算的范围 存货管理办法存货管理办法存货管理办法存货与储运管理存货与储运管理 存货与储运管理 制度编号制度编号制度编号 CCCCCC 010101 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期 2010 12 152010 12 152010 12 15 第三条 本存货预算的范围是指某某总部的主营品种存货 包括进口及国产氮肥 磷肥 钾肥 复合肥 硫磺 农药 种子和出口产品及其他品种 第四条 本预算的存货是指预付款库存 在途库存 港口库存及指定仓库库存的合计数 量 第二节 存货预算的责任 第五条 北京总部各产品部门负责编制所负责产品的存货预算 并对最终批复的预算负 责 各子公司或分公司负责编制本公司存货预算 对最终批复的子公司或分公司存货预算 负责 各产品部门存货预算中包含子公司或分公司存货 第六条 某某公司货权主管部门负责组织编制 汇总整理存货预算 负责跟踪存货预算 执行情况 会同财务部门实施库存预警管理 第七条 某某公司货权主管部门 财务部门负责根据库存预警管理办法 在资金及信用 政策上实施监控 在时点库存超出库存预警线时 采取相应的控制手段 第三节 存货预算的内容 第八条 存货预算的内容包括预算内各品种的月度进销存数量及金额 其中库存数量为 当月时点最高库存预算数量及月度平均占用库存 第四节 存货预算的编制 批复与调整 第九条 存货预算编制单位于年度规划及经营计划期间 依据规划和经营预算编制下一 年度存货预算 年度存货预算须与年度损益预算在进销存关系上保持一致 第十条 某某公司货权主管部门汇总整理存货预算 报公司领导批复 第十一条 存货预算一经批复 原则上不予调整 如遇经营环境发生重大变化时可以 调整 一般在下半年进行 但是必须向某某公司货权主管部门提出书面申请 报公司领导 批准后 方可调整预算 第三章第三章 总部出入库管理办法总部出入库管理办法 第一节 职责分工 第十二条 所有品种的出入库执行工作由某某公司货权主管部门统一管理 第二节 进口化肥 国产钾肥 农药的出入库办法 第十三条 入库办法 进口化肥及农药 自开立信用证日或对供应商付款日起入库存 国产钾肥依据供应商提供的发车车号入库存 货物记入库存的凭证 必须是与我司签有货物保管协议的物流服务商提供的入库凭证 买入的货物 须取得客户 保管方双方对货权交接的书面确认 方可入库存 第十四条 出库办法 根据 正常放货申请流程 或 预放货申请流程 填报放货申 请表 经财务到款审核或信用管理审核后 由某某公司货权主管部门发放货通知 1 申请放货需符合下列条件之一 我司已收到货款的客户 我司已收到电汇底 单 银行汇票 银行承兑汇票 同城支票或以上票据复印件 并且在 凭底单放货客户名 单 之中的客户 经客户信用管理审批得到批准的可授信客户 以易货方式与我司成交的 客户 经过产品部门货源审批 得到货源分配的子公司或分公司 2 放货申请上的收货人原则上应与结算单位一致 如二者不一致 业务部门应 在销售合同中事先约定或取得结算单位加盖公章的书面确认 3 凭电汇底单 银行汇票 银行承兑汇票 支票放货的客户应事先经货权主管部门 审核备案 否则视为无效放货申请 4 凭商业承兑汇票放货 按照授信放货业务处理 5 对于易货交易方式放货 如果我司先于对方单位发货 按照预放货程序办理 对方单位向我司发货视为授信收回 如果对方单位先于我司发货 按照款到放货程序办理 由货权管理部门向业务人员取得对方单位的发货证明 连同合同一并作为公司放货审批的 依据交财务部门 财务部门进行确认 第十五条 对于客户自行委托报关或委托港口灌包的 有关业务部门应与客户 港口代 理公司签订三方协议 要求客户必须凭我司的 放货通知单 提货 港口代理公司必须凭 我司 放货通知单 发货 以确保我司货权 三方协议复印件应抄送某某公司货权主管部 门备案 第十六条 对于代理进口业务 原则上不予垫支进口费用 如果发生垫支费用的情况 在申请放货时 应首先付清所有垫支费用后再放货 第十七条 代洽业务 国内收货人自带货源 自行销售 仅委托我司代办进口手续或代 为对外付款的业务 对于代洽业务 在国内客户付清全部款项前 业务部门不得向客户交 付任何报关所需资料 财务部门不得对外付汇 代洽业务不记入我司库存 第三节 国产化肥 农药 种子出入库办法 第十八条 发货入库办法 根据被审核批准的子公司 分公司 某某控股公司货源申请 或称发货流向 启动通知供应商发货及收货入库程序 1 对于直接销售给客户 收货人非我司的货源申请 或称发货流向 必须由相 应子公司或分公司财务总监确认收款并签字盖章 2 对于向我司分支机构存货仓库发货的货源申请 或称发货流向 必须由子公 司或分公司执行经理确认收货仓库为已经网络管理部门与某某公司货权主管部门审批备案 的仓库 3 子公司或分公司货源申请 或称发货流向 内容应严格依照标准格式填写 并审批完整 任何有修改或审批不全的 货源申请 或发货流向 均视为无效单证 第十九条 收货出库办法 执行 内贸采购收货及放货管理流程 北京总部执行人员 应及时通知有关子公司或分公司现场收货 铁路运输类发运在取得发车通知一个工作日内 基于 SAP 系统 完成总部销售放货及子公司或分公司采购工作 汽运或船运类 在得到子公 司或分公司书面收货确认的一个工作日内 基于 SAP 系统 完成总部销售放货及子公司或 分公司采购工作 第四节 节假日期间放货办法 第二十条 节假日期间放货采取短信方式 依照有关流程确认放货与否 并以短信方式 放货 节后 3 个工作日内补齐相应单据 第二十一条 节假日期间 出入库执行人员应保证手机 24 小时开通 根据手机通话清 单 可对对公业务话费予以报销 第五节 出入库凭证的有效印章 第二十二条 某某生物科技有限公司放货专用章专用于放货及向供应商提报流向 通 知发货 任何单位或个人所发出的口头和其他书面放货指令均是无效指令 第二十三条 库存入库与出库必须严格依照有关操作流程执行 业务人员有责任提供 完整的 审批齐全的出入库凭证 出入库执行人有责任认真审核出入库凭证 对于凭证不 完整 审批不全的出入库申请 有权拒绝执行 第二十四条 凡违反本办法规定内容或程序 造成操作失误 甚至给公司造成经济损失 的 将视情节轻重依照我司有关规章制度对当事人和有关责任人进行处罚 第四章第四章 库存盘点管理办法库存盘点管理办法 第一节 盘点的范围和计划 第二十五条 盘点旨在加强库存管理工作 保证货物的安全性 其适用范围为某某总部 某某分子公司 某某控股公司 包括进口及国产化肥 农药和出口产品及其他品种 本规 定为常规库存盘点管理制度 根据公司经营管理需要特定的库存盘点 另行制定盘点计划 并执行 第二节 库存盘点周期与盘点方式 第二十六条 库存盘点周期为一个月 库存盘点时点为每月月末系统结账时点 第二十七条 盘点方式 原则上采取函证盘点的方式 子公司或分公司对营销网络货物 月度盘点时 必须进行实地盘点 港口 边贸分支机构月度盘点时 必须对所在港口 边 贸口岸货物进行实地盘点 其它港口货物 至少每年年终盘点时进行实地盘点 此外 视 情况组织实地盘点 第三节 库存盘点流程 第二十八条 具体盘点流程及方法 参见 某某存货月度盘点规定 和 某某分销网 络月度盘点管理办法 未见此规定和办法 第四节 子公司或分公司盘点管理制度的制订 第二十九条 子公司或分公司应参照本办法 某某存货月度盘点规定 和 某某分销 网络盘点制度 制定本单位库存盘点管理办法 第五章第五章 库存预警管理办法库存预警管理办法 第一节 库存预警管理原则 第三十条 依据各品种年度存货预算 实行库存存量的上下限控制 通过建立红色预警 线 当月平均预算库存 合理 量和全年最低预算库存 安全 量 对库存存量预警 实 施相应的库存存量控制办法 对高龄库存进行跟踪 预警和控制 第二节 库存存量预警线指标与库存预警范围 第三十一条 结合某某自有产品 控股产品 贴牌产品 代理产品的特点 分品种制 定库存存量 含预付款货量 分淡旺季制定红色 合理和安全三级库存上中下限预警指标 第三十二条 库存预警品种分类 大类氮肥种子农药出口 品种尿素 进口复合 肥 国产复合 肥 出口 磷肥钾肥复合肥 第三节 库存预警管理办法 第三十三条 某某公司中心库存预警办法 一 库存提示 某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况 一旦某一品种达到红色预警线和全年 最低预算库存量的 90 时 即向相关产品部门 财务部门发送提示邮件 二 红色预警线 1 某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况 一旦某一品种达到或超过红色预 警线时 即向相关产品部门 财务部门 公司领导发送预警邮件 2 被预警品种新的采购或赊销业务审批流程暂时冻结 暂停预付款授信采购和预放 货 由责任产品部门向公司领导提报书面的营销计划和库存改进方案 抄送某某公司货权主 管部门 3 当被预警品种回落到当月平均预算库存量附近时 或依据公司领导对责任产品部 门营销方案的批复 重新启动授信采购和预放货 三 全年最低预算库存量 12 个月中库存预算的低点为存货量下限 某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况 一旦某一品种低于全年最低预算库存量 时 即向相关产品部门 财务部门 公司领导发送预警邮件 第三十四条 子公司或分公司存货预警办法 一 红色预警线 1 某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况 一旦某一品种达到或超过红色预 警线时 即向相关产品部门 财务部门 公司领导发送预警邮件 2 被预警品种新的采购或赊销业务审批流程暂时冻结 暂停预付款授信采购 由责 任产品部门向公司领导提报书面的营销计划和库存改进方案 抄送某某公司货权主管部门 3 当被预警品种回落到当月平均预算库存量附近时 或依据公司领导对责任产品部 门营销方案的批复 重新启动授信采购 第三十五条 库存预警指标的确定和淡旺季分类方法 1 库存预警指标的确定 1 红色预警线 淡季和旺季库存预算峰值 2 全年最低预算库存量 12 个月中库存预算的低点为存货量下限 2 淡旺季分类 肥种大类淡储季节 月份 旺销季节 月份 氮肥1 2 8 9 10 11 123 4 5 6 7 磷肥1 5 6 10 11 122 3 4 7 8 9 钾肥1 5 9 10 11 122 3 4 6 7 8 复合肥1 4 5 6 10 11 122 3 7 8 9 第三十六条 高龄库存的定义及管理办法 库龄达到一年以上的库存为高龄库存 原则上不允许高龄库存的存在 一旦出现高龄库存 业务部门应及时清理 对库龄半年以上的库存 货权主管部门应时时跟踪并发布预警 业务部门需制订销售 计划并严格执行 以防止其演变成高龄库存 第三十七条 其它请见 库存存量预警管理流程 第六章第六章 附附 则则 第三十八条 本办法自发布之日起开始实施 第三十九条 本办法解释权归属某某公司货权管理部门 物流服务商资质考核管理办法物流服务商资质考核管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为统一 规范物流商管理 确保货物安全 降低操作风险及物流费用 保证物流工 作的顺利进行 支持公司业务发展 特制定本管理办法 第二条 某某公司货权主管部门统一负责物流服务商的管理工作 对于业务需要的物流服务 商 可由相关业务部门 子公司或分公司 办事处 推荐 某某公司货权主管部门进行评 定 物流服务商包括港口及边贸进 出 口报关 报验代理 车 船 发运代理 汽车 船舶运输单位等 某某出口物流服务商由某某公司货权主管部门和相关业务部共同考评 经考评合格后使用 第三条 某某公司货权主管部门分事前 事中会同相关业务部 子公司或分公司 办事处 对物流服务商进行服务考评 合格的予以使用 对于服务中出现的不足将及时予以通报 敦促其改进 对于不合格的服务商 及时予以更换 第二章第二章 物流服务商资质考核的具体办法物流服务商资质考核的具体办法 第四条 实地考察 物流服务商资质考核管理办法物流服务商资质考核管理办法物流服务商资质考核管理办法存货与储运管理存货与储运管理存货与储运管理 制度编号制度编号制度编号 CCCCCC 060606 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期 2010 12 152010 12 152010 12 15 某某公司货权主管部门定期 一年一次 派员赴物流服务商经营所在地进行实地考察 通过各方了解有关物流服务商的业务能力 经营情况 收费标准 资金情况 人员情况等 进行综合评定 甄选 取得物流服务商的有关资质证明手续 定期 一年一次 取得物流服务商的有关资质证明 手续 包括 有效期内的法人营 业执照 复印件 税务登记证 复印件 从业资质证明 法人身份证复印件等 如报关 企业海关登记证书 水运单位的水路运输 服务 许可证等 对于资 证不齐全的单位 停止业务合作 第二条第二条物流服务商考评 事前考评 业务部门 子公司或分公司 港口办事处可向某某公司货权主管部门推荐 物流服务商 某某公司货权主管部门负责考评 符合条件的物流服务商 签订协议 事中考评 定期 分半年 年终两次 对签约服务商考评 作为评价其服务质量 决 定继续使用的依据 具体考评办法 填制 物流服务商评估登记表 见附件 此表分为 基本情况评估 占权重 40 和 服务水平评估 占权重 60 两部分对服务商的工作做出综合评定 其中第二部分根据服务类型的不同将服务商分为货代 出口货代 报关和发运四类 分类 予以测评 测评的满分为 10 分 对于得分不足 6 分的服务商 某某公司货权主管部门将建 议立即停止合作 对于得分在 6 7 分的服务商某某公司货权主管部门将及时予以通报 监 督其整改 7 分以上的服务商继续使用 第三章第三章 附则附则 第六条 本制度于公司批准公布之日起生效 放货专用章管理办法放货专用章管理办法 为规范和严格 某某公司放货专用章 印章 以下简称印章 的使用和管理 特制定 本办法 第一条 印章的使用范围 专用于对外放货及向供应商提报流向 通知发货 第二条 印章的管理和审批权限 1 由某某公司货权主管部门指定专人负责保管 保管责任人因外出或其他原因不能履 行职责时 应由本部门的主管领导指定其他人员保管 原保管责任人未经批准不得私自委 托第三人管理印章 2 印章使用应严格执行某某公司放货申请审批程序 获得相关部门有效审批人的书面 签字同意方可盖章 保管责任人应严格审核审批程序 审核相关部门有效审批人签字后予 以加盖印鉴 对于审批程序不符 审核签字无效的盖章申请 保管责任人有权拒绝盖章 第三条 附则 本规定适用于某某总部及某某分子 控股公司 自发布之日起执行 其他未尽事项参照 某某印章管理规定 执行 放货专用章管理办法放货专用章管理办法放货专用章管理办法业务执行管理业务执行管理业务执行管理 制度编号制度编号制度编号 ZXZXZX 030303 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期 2010 12 152010 12 152010 12 15 货物损耗管理办法货物损耗管理办法 第一章 目的 第一条 为控制某某分销 运输及仓储损耗 明确货物损耗处理原则 规范货物损耗 报批程序 保障公司货权安全 制订本办法 第二章 相关定义 第一节 损耗定义 第二条 运输及仓储货物损耗 某某总部及分子 控股公司所销售的产品在国内运输或 仓储过程中发生的损失 第三条 损耗率 某某总部及分子 控股公司所销售的产品损耗货值与同一周期内总业 务成本之比率 计算公式 损耗货值 损耗率 100 总业务成本 公式说明 总业务成本 当期销售成本 期末库存金额 当期损耗货值 第二节 损耗分类 第四条 按照损耗性质划分 短件 实际收货件数或存货件数与应收货物件数或账面库存件数相比发生短少的情况 破包 由于包装袋破损造成部分货物流失 使单件包装货物重量不足的情况 残损 在运输及存储过程中发生的水湿 结块等货物质量问题 经处理后发生货物短 少或贬值的情况 货物损耗管理办法货物损耗管理办法货物损耗管理办法存货与储运管理存货与储运管理 存货与储运管理 制度编号制度编号制度编号 CCCCCC 101010 受控文件受控文件受控文件版本号版本号版本号 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期 2010 12 152010 12 152010 12 15 第五条 按照损耗责任划分 可赔付损耗 在某某运输和存储过程中 由于承运方或仓储方责任造成的 或由于自 然灾害 意外事故等造成的 能够向责任方或保险公司取得赔偿的损耗 自然损耗 在货物存储过程中 由于存储时间过长 由产品自身自然特性变化导致的 损耗以及在铁路运输 下站短倒运输过程中发生的 由于无法取得有效凭证不能获取保险 赔付的损耗 赔付金额小于损耗金额导致的损耗差异按自然损耗处理 过失损耗 由于员工未按规定工作流程有效履行工作职责 致使收发货物或保管货物 过程中发生的损耗以及出现账面差异无证可查需报损的损耗 第三节 盈余 第六条 盈余指在收货及盘点过程中发生的实际收货件数或盘点后件数比应收货件数或 帐面库存相比较多的情况 在实际工作中报损时 发生盈余时 则损耗性质记为 盘盈 即可 第三章 损耗管理原则 第七条 制定损耗考核比率标准 规范损耗货物处理流程 明确损耗责任 强化在运营 过程中有效控制损耗的发生并及时处理 第四章 损耗考核比率的标准制定及考核 第八条 损耗考核比率标准的制定 由货权主管部门根据常规损耗情况制定并调整 第九条 采用双重指标考核原则 即同时采用 1 不可赔付损耗率 自然损耗 过失损耗 2 总损耗率 可赔付损耗 自然损耗 过失损耗 两项指标与子公司或分公司绩效及子公司或分公司执行经理个人绩效考核挂钩 具体规定见相关制度 第五章 损耗货物的处理流程 第一节 损耗的记录与确认 第十条 损耗的记录 子公司或分公司各级执行人员应严格按照 分销网络内陆仓库管 理制度 要求的工作流程交接货物 填制 接货记录单 入库验收单 货物换包损耗单 并根据 SAP 和 DMS 系统操作手册 的要求录入 DMS 系统 对于可赔损耗 分销中心拿到 相关记录就可以录入系统 不可赔的需要子公司或分公司审批后再录入 第十一条 可赔付的短件 破包 残损损耗确认 依据如下凭证 铁路部门出具的货运 记录 或普通记录 汽车 船运运输中 与承运人共同确认损耗情况的承运单据 与仓库 管理方共同确认的发生在仓储过程中的损耗的记录 第十二条 自然损耗的确认 1 对于在铁路运输 下站短倒运输过程中发生的 由于无法取得有效凭证不能获取保 险赔付的短件 破包 残损等自然损耗 由子公司或分公司执行经理依据 接货记录单 入库验收单 货物换包损耗单 予以认定 其中 因发运方 工厂 港口或边贸口岸 原因造成的损耗 分销中心执行应 24 小时 内上报子公司或分公司执行部 子公司或分公司执行部应于 48 小时内上报总公司相关部门 取得书面批复材料 及时认定损耗责任 各产品部业务人员收到子公司或分公司上报发运 方损耗汇报材料后 应及时与子公司或分公司和发运方联系核实 由各部门负责人签属意 见并及时回复子公司或分公司 回复时间不超过 48 小时 2 对于由于产品自身自然特性导致的自然损耗 由分销中心向子公司或分公司上报自 然损耗情况报告 经子公司或分公司执行经理根据巡查结果进行审核 报 子公司或分公司 总经理签批后予以确认 第十三条 过失损耗的确认 过失损耗由子公司或分公司执行经理依据各类交接货物及 损耗记录单结合巡查情况予以认定 经财务人员审核后 由 子公司或分公司总经理审批确 认 重新排版 第二节 短件损耗的处理 第十四条 铁路运输短件损耗的处理 铁路运输过程中发生短件 子公司或分公司应于一个月内取得铁路货运记录或普 通记录 按照保险工作相关规定 办理保险索赔事宜 第十五条 公路 水路运输短件损耗的处理 公路 水路运输过程中发生短件 子公司或分公司接货人应于货物交接完毕后 在汽车车主 船东的运输单据上与承运人共同确认短件数量 并要求其按价赔偿 第十六条 入库运输 搬运 短件损耗的处理 仓库入库搬运中发生短少 子公司或分公司接货人根据实际情况 应由承运人或 仓库管理承担责任的 由其赔偿 第十七条 仓储短件损耗的处理 仓库仓储过程中 子公司或分公司应每月组织人员对仓储货物进行盘点 发现货 物短件 应立即与仓库管理方核实情况 并依法要求相关责任方按实际损失金额予以 赔偿 由我司派驻库管人员的仓库 追究库管人员过失损耗责任 关于实际损失金额 中立仓库以双方仓储合同中约定的赔偿标准计算 自管库以 当日销售单价计算 第三节 破包损耗的处理 第十八条 铁路运输破包损耗的处理 铁路运输过程中发生货物破损 子公司或分公司应于一个月内取得铁路货运记录 或普通记录 按照保险工作相关规定 办理保险索赔事宜 第十九条 公路 水路运输破包损耗的处理 公路 水路运输过程中发生货物破损 子公司或分公司接货人员根据现场勘察情 况估计破损数量 并在汽车车主 船东的运输单据上与承运人共同确认破损数量 按 照计算得出的损失金额 要求其赔偿 第二十条 货物入库破包损耗的处理 仓库入库过程中发生的破损 应根据承运责任追究仓库管理方或承运方的责任 要求 其赔偿 我司接货人员应在货物入库当日 清点破损件数 如实向分销中心报告 否则 不能获得赔付的损耗按照过失损耗处理 仓库入库后发生破损造成货物损失的 应向仓库管理方提出赔偿 由我司派驻库管人 员管理的 从库管人员工资中扣除 关于实际损失金额 中立仓库以双方仓储合同中约定 的赔偿标准计算 自管库以当日销售单价计算 重新排版 第二十一条 破损处理措施 破损货物应确保单独存放 严禁将破损货物与正常货物混合码放 同时 必须在发现 破损当时采取临时性措施 如缝扎破口 用其他袋皮包装等 防止货物潮解或散失 破包货物入库没有备用袋皮换包时 必须称重后在袋皮上注明实际数量并以实际数量 登记入库 对破损严重的货物 子公司或分公司要及时通知仓库保管方或组织相关人员重新换包 灌装 并指定专人现场勘查监督 确定损耗数量 完成勘察报告 勘察报告内容应包括 时间 地点 参与人 货损情况及原因 灌包情况及数量 过程评价及结论等 换包完成后 分销中心执行及仓库方 或库管员 共同签署 货物换包损耗单 确定 货损数量 作为报损的原始依据 并将货损数量填入 库存台账 中 重新排版 货物破损应一批一清 在取得换包用袋皮后 1 周之内必须处理完毕 若仓库管理方超 过 2 周仍不组织货物换包 发生的货损原则上由仓储方承担 第四节 残损货物的处理 第二十二条 铁路运输残损货物的处理 铁路运输过程中发生货物受潮水湿等货物残损 子公司或分公司应于一个月内取 得铁路货运记录或普通记录 按照保险工作相关规定 办理保险索赔事宜 如新到货 物发生大面积水湿等残损情况 接货人员应立即通知暂停卸货 将情况上报子公司或 分公司 等待处理意见 第二十三条 公路 水路运输残损货物的处理 公路 水路运输过程中发生货物残损 子公司或分公司接货人员根据现场勘察情 况估计残损货物数量 在汽车车主 船东的运输单据上与承运人共同确认残损数量 要求其赔偿 第二十四条 残损货物处理措施 仓库入库过程中 应确保将残损货物单独存放 严禁与正常货物混合码放 同时 采取必要措施 避免残损程度进一步恶化 换包完成后 分销中心执行及仓库方 或库管员 共同签署 货物换包损耗单 确定货损数量 作为报损的原始依据 并将货损数量填入当期 库存台帐 中 残损货物原则上应一批一清 货物入库 2 周之内必须处理完毕 子公司或分公司 接货人员现场勘察 若仓库管理方超过 2 周仍不组织货物换包 发生的货物损失原则 上由仓储方承担 子公司或分公司应督促仓库采用先入先出方式 杜绝后期损耗 入库后发生残损 造成货物损失的 由仓库管理方赔偿 由我司派驻库管人员的 从其当月工资中扣除 关于实际损失金额 中立仓库以双方仓储合同中约定的赔偿标准计算 自管库以当日 销售单价计算 第六章 损耗货物报批流程 第二十五条 分销中心应实时向子公司或分公司报告货物损耗情况 并每月定期进 行库存盘点 编制 分销中心货物损耗情况表 经分销中心经理签字认可后 连同 接货记录单 入库验收单 货物换包损耗单 和铁路货运记录 或普通记录 等单据原件 于每月 5 日前一并上报子公司或分公司 分销中心存留以上单据的复印 件 第二十六条 子公司或分公司执行人员负责整理 分销中心货物损耗情况表 及原 始单据 确认自然损耗和过失损耗数量后 交子公司或分公司财务人员负责审核原始 单据 编制 子公司或分公司损耗报损申请表 及 子公司或分公司存货报损财务汇 总表 子公司或分公司存货报损财务汇总表 经子公司或分公司执行经理 财务总监 子公司或分公司总经理签字确认 于每月 10 日前上报货权主管部门 由货权主管部门 财务部门共同审核签字后 货权主管部门编制 内陆运输及仓储货物损耗情况汇总 上报公司领导签署意见 公司领导批准后 货权主管部门将 子公司或分公司存货报损财务汇总表 回传 子公司或分公司 子公司或分公司得到依据本办法第七章会计处理要求进行帐务调整 第二十七条 原始单据 如接货记录单 货物换包损耗单等 原件由子公司或分公 司留存 铁路记录按保险工作相关规定处理 第二十八条 发生下列情况之一的 一律不得由我司承担损失 按照损失数量和盘 点日销售单价确定损失金额 由仓库管理方或库管人员承担 从仓储费用或相关人员 等工资中扣除或按公司处罚条例执行 货物入库后发生短少 破损 水湿等情况造成损失的 未在规定时间内清理破损 水湿货物造成损失的 仓库管理方或库管人员入库时发现的破损 水湿货物不采取补救措施 造成损失扩大 的 第七章 会计处理 第一节 概述 第二十九条 所有损耗情况记录凭证及确认单据均应在发生当时同时抄送子公司或 分公司财务人员一份 并根据第六条之损耗报批流程 向子公司或分公司财务提交正 本单据 子公司或分公司按规定定期上报报损申请 经北京总部相关部门批复后进行 会计处理 子公司或分公司会计处理应于得到北京批复后 2 个工作日内处理完毕 未 完成的应视情况追究直接责任人的责任 第三十条 因自然灾害 战争等政治事件等不可抗力或者人为管理责任导致的非正 常存货损失需经税务局批准方可税前扣除 第二节 损耗实际发生时的会计处理 第三十一条 在损耗实际发生时 按实际库存数量与账面库存数量之差做如下会计处理 确保库存账实相符 借 待处理财产损益 待处理流动资产损益 贷 库存商品 凭证附件 确认损耗发生的原始单据的原件 原件用于索赔的 可附复印件 原始单据指 铁路货运记录或普通记录 入库验收单 接货记录单 货物换包损耗单 等 第三节 损耗批复后的会计处理 第三十二条 依据某某公司的批复 根据损耗性质从待处理中转出 会计处理如下 1 存货盘盈 会计分录 借 待处理损溢 流动资产 借 管理费用 商品损耗 红字 依据 收货记录 盘点报告 货管部门联系单等 帐务处理时间 在取得依据时及时处理 2 存货盘亏 可赔付 会计分录 借 其他应收款 单位或个人 其他应收款 索赔款项 保险公司赔款 贷 待处理损溢 流动资产 依据 确认赔付的文件 货管部门联系单等 帐务处理时间 在取得依据时及时处理 3 实际赔付金额大于原记帐金额时 会计分录 借 现金或银行存款 子公司或分公司收款时 其他应收款 某某控股有限公司 某某及某某控股公司代收款时 贷 其他应收款 单位或个人 其他应收款 索赔款项 保险公司赔款 营业外收入 索赔收入 4 实际赔付金额小于原记帐金额时 会计分录 借 现金或银行存款 子公司或分公司收款时 其他应收款 某某公司 某某公司代收款时 管理费用 商品损耗 贷 其他应收款 单位或个人 其他应收款 索赔款项 保险公司赔款 5 存货盘亏 报损 会计分录 借 管理费用 商品损耗 贷 待处理损溢 流动资产 依据 经公司领导批复的 子公司或分公司存货报损财务汇总表 等 帐务处理时间 在取得批复的 2 个工作日内处理完毕 6 已按报损处理的存货盘亏 后期又收到索赔款时 会计分录 借 银行存款或其他应收款 某某公司 借 管理费用 商品损耗 红字 依据 证明对应关系的文件单据 货管部门联系单等 第八章 损耗情况公示 第三十三条 货权主管部门将在每季度初 将上一季度损耗率较高的子公司或分公司的 损耗情况报送公司领导及相关部门 第九章 其他规定 第三十四条 子公司或分公司应依据本办法的管理规定 结合本区域营运特点 制定操 作细则 第三十五条 对本管理规定未涉及到的损耗情况 子公司或分公司应以书面形式上报主 管部门申请特事特批 宣传促销品管理办法宣传促销品管理办法 第一章 总 则 第一条 宣传促销品是公司的宝贵资源 作为促进产品销售的重要手段之一 用于分销网 络的农化活动和促销宣传 并通过农化讲座 集市宣传或示范村活动 由某某公司分销中 心面向核心经销商及农民发放 第二条 为提高宣传促销品的使用效率 加强相关负责人的责任意识 建立健全宣传促