《实验四 总账管理系统日常业务处理》指导(4).doc

实验四 总账管理系统日常业务处理一实验目的和要求：1、掌握用友软件中总账系统日常业务处理的相关内容。2、熟悉总账系统日常业务处理的各种操作。3、掌握凭证管理、出纳管理和账簿管理具体内容和操作方法。二实验原理和主要内容：1、凭证管理：填制凭证、审核凭证、凭证记账2、出纳管理3、账簿管理：总账、科目余额表、明细账、辅助账三实验步骤：以“李四”操作员身份进入企业平台。注册进入总账系统。操作员02；密码：无；会计年度：2010；操作日期：2010-02-28。提示： 因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册总账系统时把操作日期设置为2010-02-28。这样，可以只注册一次，在填制凭证时就可输入不同的凭证日期。执行“业务”“财务会计”“总账”“凭证”“填制凭证”命令，打开“填制凭证”窗口，填制下列凭证。1. 2月5日,开出现金支票，提取现金18,000元（现金支票号XJ001）借：库存现金 18,000.00贷：银行存款/招商银行 18,000.00增加凭证_输入一张完整的凭证(1) 单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。(2) 输入制单日期“2010-02-05”。(3) 输入摘要“提现”；输入科目名称“1001”，借方金额“18000”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“100201”，贷方金额“18000”（可以将光标移到贷方金额处，按“=”键）。(4) 单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。(5) 单击“确定”按钮。 图1 输入一张完整的凭证提示： 因为只有一种凭证类型（记账凭证），所以，不用选择凭证类型。 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。 金额不能为“零”; 红字以“”号表示。 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。22月7日，李强向北京百货售出台式电脑25台，单价6,500元，货税款尚未收到（适用税率17%），票号“123456”，发生日期“2010-02-07”。借：应收账款（北京百货公司） 190,125.00贷：主营业务收入/台式电脑 162,500.00 应交税费/应交增值税/销项税 27,625.00辅助核算科目_客户往来（见图2）(1) 在填制凭证过程中，输入应收账款“1122”，弹出“辅助项”对话框。(2) 选择输入客户“北京百货公司”，业务员“李强”，输入票号“123456”，发生日期“2010-02-07”，单击“确认”按钮。见图2。(3) 在会计科目中只有2221 应交税金科目，没有下级科目。可以在科目名称中单击按钮，打开“科目参照”窗口。在“科目参照”窗口中，单击“编辑”按钮，打开“会计科目”窗口。见图3。(4) 在“会计科目”窗口中，单击“增加”按钮，打开“新增会计科目”窗口。输入新增科目222101应交增值税、22210101销项税后，单击退出按钮，返回“科目参照”窗口。(5) 在“科目参照”窗口中，选择会计科目22210101，继续录入。图2 输入客户往来辅助项资料图3 在“科目参照”窗口中，单击“编辑”按钮，可以打开“会计科目”窗口3. 2月8日销售台式电脑10台，单价1000美元，收到货款10000美元（转账支票号ZZW001）,本题不考虑增值税。借：银行存款/中行 75,000.00（USD 10000）贷：主营业务收入/台式电脑 75,00.000外币科目（见图4）(1) 在填制凭证过程中，输入外币科目“100202”。(2) 输入外币金额“10000”，根据自动显示的外币汇率“7.5”，自动算出并显示本币金额“75000”。(3) 全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。图4 外币科目的输入提示： 汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。4. 2月11日销售一部李强报销差旅费5400元，交还现金100元借：库存现金 100.00 管理费用/差旅费(销售一部) 5,400.00贷：其他应收款（李强，票号245679） 5,500.00辅助核算科目_部门核算、个人往来（见图5、图6）(1) 在填制凭证过程中，输入部门核算科目“660202”，弹出“辅助项”对话框。(2) 选择输入部门“销售一部”。(3) 单击“确认”按钮。(4) 输入个人往来科目“1221”，弹出“辅助项”对话框。(5) 选择输入部门“销售一部”，个人“李强”，发生日期“2010-02-11”。(6) 单击“确认”按钮。图5 输入部门核算辅助项资料图6 输入个人往来辅助项资料5. 2月13日，从新华科技公司购入硬盘100个，单价115.71元，货税款暂欠，商品已验收库（适用税率17%）。借：库存商品/硬盘 11,571.00应交税费/应交增值税/进项税 1967.07货：应付账款（新华科技，票号343652） 13538.07数量科目（见图7）、辅助核算科目_供应商往来（见图8）(1) 在填制凭证过程中，输入数量科目“222101”。(2) 输入数量“100”，单价“115.71”（见图7）。(3) 输入应交税费/应交增值税/进项税 1967.07(4) 输入供应商往来科目“2202”，弹出“辅助项”对话框。(5) 选择输入供应商“新华科技”。(6) 单击“确认”按钮（见图8）。(7) 全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。图7 数量科目的输入图8 输入供应商往来辅助项资料提示： 系统根据数量单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。6. 2月16日购小汽车一辆，价值91000元(转账支票号ZZR001，转账日期2月16日) 借：固定资产/办公设备 91,000.00 贷：银行存款/招商银行 91,000.00银行科目（见图9）(1) 在填制凭证过程中，输入银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。(2) 输入结算方式“22”，票号“ZZR001”，发生日期“2010-02-16”。(3) 单击“确认”按钮。(4) 凭证输完后，单击“保存”按钮。图9 银行科目的输入7. 2月22日,公司非生产部门报销电话费用，统一报销凭证中都为管理费用邮电费,但明细分属不同部门，以辅助项快速录入方式填制该凭证。财务部：1,506元，人事部：1,240元，销售一部：3,473元，销售二部:2,872元. 贷方为库存现金：9，091元。辅助项快速录入（见图10）(1) 在填制凭证过程中，输入科目“660204”，弹出“辅助项”对话框。(2) 在“辅助项”对话框中，单击“辅助明细”按钮（见图10），打开分录合并录入窗口。(3) 单击“增加”按钮，逐一输入各部门的电话费用，输入完毕后，单击“确认”按钮（见图11）。(4) 凭证输完后，单击“保存”按钮。图10 辅助明细快速输入图11 输入各部门的电话费用8. 2月26日计提折旧借： 制造费用/折旧费 一 一车间 1,234.00 制造费用/折旧费 一 二车间 1,234.00 管理费用/折旧费 一 人事部 850.00 管理费用/折旧费 一 财务部 700.00 管理费用/折旧费 一 销售一部 635.00管理费用/折旧费 一销售二部 635.00 贷：累计折旧 5,288.00参考凭证7的操作。 9. 2月26日各个部门报销费用借：管理费用/办公费财务部 865.00 管理费用/招待费销售二部 1300.00管理费用/差旅费销售一部 500.00管理费用/办公费财务部 605.00贷：库存现金 3,270.00参考凭证7的操作。10.2月26日接到银行通知，收到某投资者投入的资本(转账支票号ZZR002，转账日期2月26日)。借：银行存款/招商银行 300,000.00贷：实收资本（或股本） 300,000.00参考凭证6的操作。11. 2月26日收到北京百货公司支票(转账支票号ZZR003，转账日期2月22日), 付应收账款 借：银行存款/招商银行 200,000.00贷：应收账款/北京百货 200,000.00参考凭证6的操作。12. 2月26日收到银行账单,银行存款利息收入,6250元入账借：银行存款/招商银行 6,250.00贷：财务费用/利息收入 6,250.00（用借方红字）参考凭证6的操作13、修改凭证（1） 修改第6号凭证,将金额改为91,100元，将支票号码改为ZZR007（2） 修改第9号凭证,将 管理费用 / 办公费财务部605元 改为人事部。 凭证录入后，不正确、无效的凭证可以进行修改及删除操作 执行“凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。找到需修改凭证，修改相应内容。 对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形为笔头时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。 单击“保存”按钮，保存相关信息。提示： 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。 若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改和作废。（3） 先将第8号凭证生成为常用凭证后，作废并删除第8号凭证，不整理凭证断号，将凭证编号方式改为手工编号后，再调用常用凭证功能生成第8号凭证。凭证删除操作，应先作“作废”处理，账务不会对其进行处理。作废的凭证，可以恢复。如果不想保留作废凭证，可通过“凭证整理”将这些凭证彻底删除，并对未记账的凭证重新编号。 执行“凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口，找到第8号凭证。 执行“制单生成常用凭证”命令，进入“常用凭证生成”窗口。输入代号“01”，说明“计提折旧”（见图12）。 单击“确认”按钮，保存相关信息。 执行“制单作废/恢复”命令，将该凭证作废（见图13）。 执行“制单整理凭证”命令，打开“凭证期间选择”窗口（见图14）。单击“确认”按钮，打开“作废凭证表”窗口（见图14）。 在“作废凭证表”窗口中。先单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮，系统提示整理凭证断号（见图15）。单击“否”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，但不整理凭证断号。 退出“填制凭证”窗口，执行“总账设置选项”命令，打开“选项”窗口。将凭证编号方式，从“系统编号”改为“手工编号”（见图17）。 执行“凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。执行“制单调用常用凭证”命令，输入常用凭证代号“01”，生成第8号凭证的内容。 手工填入凭证号0008，单击“保存”按钮，保存凭证。 退出“填制凭证”窗口，执行“总账设置选项”命令，打开“选项”窗口。将凭证编号方式，从“手工编号”改为“系统编号”。图12 “常用凭证生成”窗口图13 “作废凭证”窗口图14 “凭证期间选择”窗口图15 “作废凭证表”窗口 图16 “整理凭证断号”窗口图17“选项”窗口14、出纳签字，以操作员“王五”的身份重新注册，对所有现金凭证进行出纳签字。 执行“凭证出纳签字”命令，进入“出纳签字”窗口一，单击“确定”按钮（见图18（一），打开 “出纳签字”窗口二，单击“确定”按钮（见图19）。打开 “出纳签字”窗口三，（见图20）。 在“出纳签字”窗口三中，执行“出纳成批出纳签字”命令，对所有现金凭证进行出纳签字。图18“出纳签字”窗口（一）图19“出纳签字”窗口（二）图20“出纳签字”窗口（三）15、审核凭证:以操作员“张三”的身份重新注册，对所有凭证进行审核签字 执行“凭证审核凭证”命令，进入“凭证审核”窗口一，单击“确定”按钮（见图21（一），打开 “凭证审核”窗口二，单击“确定”按钮（与图19类似）。打开 “凭证审核”窗口三，（与图20类似）。 在“凭证审核”窗口三中，执行“审核成批审核签字”命令，对所有凭证进行审核签字。图21“凭证审核”窗口（一）提示： 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。 在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。 审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。16、记账: 以操作员“张三”的身份对所有凭证进行记账 执行“凭证记账”命令，进入“记账”窗口一，单击“全选”按钮（见图22），再单击“下一步”按钮，打开 “记账”窗口二，显示科目汇总表，继续单击“下一步”按钮（见图23）直到记账完成。图22“记账”窗口（一）图23“记账”窗口（二）记账后发生额试算平衡：911，412.07元；期初余额试算平衡：2,483,300.00元提示： 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 上月未记账，本月不能记账。 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 作废凭证不需审核可直接记账。 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。17、将已记账凭证恢复至记账前状态，取消第4号凭证的审核及出纳签字，然后对第4号凭证进行修改后，以操作员“张三”的身份对所有凭证进行审核并记账。借：库存现金 800.00 管理费用差旅费(销售一部) 5200.00贷：其他应收款（李强） 6000.00已结账或已记账凭证的修改 如本月已结账，则需要反结账：执行“总账期末结账”命令，选择反结账月份，按组合键“CtrlShiftF6”，输入管理员口令，单击“确认”； 如本月已记账，则需要反记账：执行“总账期末对账”命令，进入“对账”窗口。选择反记账月份，按组合键Ctrl+H，单击“确定”，激活“恢复记账前状态”。执行“凭证恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框（见图24）。单击“2010年2月初始状态”单选按钮。单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框，单击“确定”按钮。 如修改凭证已审核，则需要依次取消审核：执行“凭证审核凭证”命令，进入“凭证审核”窗口一，单击“确定”按钮（见图21（一），打开 “凭证审核”窗口二，单击“确定”按钮（与图19类似）。打开 “凭证审核”窗口三，（与图20类似）。在“凭证审核”窗口三中，执行“审核成批取消审核”命令，对所有凭证进行取消审核。 如修改凭证已出纳签字，则需要依次取消出纳签字：以操作员“王五”的身份重新注册。执行“凭证出纳签字”命令，进入“出纳签字”窗口一，单击“确定”按钮（见图18（一），打开 “出纳签字”窗口二，单击“确定”按钮（见图19）。打开 “出纳签字”窗口三，（见图20）。在“出纳签字”窗口三中，执行“出纳成批取消签字”命令，对所有现金凭证进行取消出纳签字。 修改凭证：以操作员“李四”的身份重新注册。打开菜单“凭证填制凭证”，找到需修改凭证，修改相应内容，单击“保存”。 以操作员“王五”的身份重新注册，将修改后的凭证依次签字。 以操作员“张三”的身份重新注册，将修改后的凭证依次审核，将本月凭证依次记账、对账、结账。提示： 如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。 己结账月份的数据不能取消记账。 取消记账后，一定要重新记账。图24 “恢复记账前状态”窗口18、查账： （1）查询库存现金日记账日期：2010年2月（只需前三条），结果填入下表。2010年 02月日凭证号数借方贷方余额当前合计当前累计以操作员“王五”的身份重新注册，查询库存现金日记账。 执行系统菜单“总账出纳现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框（见图25）。 选择科目“1001库存现金”，默认月份“2010.02”。单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口（见图26）。 双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。 单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账。 单击“退出”按钮。图25 “现金日记账查询条件”窗口图26 “现金日记账”窗口以操作员“张三”的身份重新注册，查询账簿。查询基本会计核算账簿 执行“总账账表科目账总账”命令，查询总账。 执行“总账账表科目账余额表”命令，查询发生额及余额表。 执行“总账账表科目账明细账”命令，查询月份综合明细账。（2）查询下列科目的明细账，并且联查凭证，将结果填入下表结果。科目名称2月份共有几笔分录第一笔分录的凭证借方科目名称应付账款主营业务收入管理费用/办公费查询月份综合明细账。 执行系统菜单“总账账表科目账明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框（见图27）。 选择科目“2201应付账款”，默认月份“2010.02”。单击“确认”按钮，进入“应付账款明细账”窗口（见图28）。 双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。 单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账。 单击“退出”按钮。图27 “明细账查询条件”窗口图28 “应付账款明细账”窗口（3）查询部门总账：指定部门查科目总账，“销售一部”，结果填入下表。（只要前二条）科目名称期初余额借方合计贷方合计期末余额执行“总账帐表部门辅助账部门总账部门总账”命令，进入“部门总账条件”窗口（见图29）。输入查询条件：部门“销售一部”。单击“确定”按钮，显示查询结果（见图30）。 将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。图29 “部门总账条件”窗口图30 “部门总账”窗口（4）查询“李强”个人明细账，将结果填入下表。（只要第一条记录）日期凭证号数科目余额科目小计个人小计 执行“总账帐表个人往来账个人往来明细账个人明细账查询”命令，进入“个人往来 个人明细账”窗口（见图31）。 输入查询条件：部门“销售一部”，个人“李强”。 单击“确定”按钮，显示查询结果（见图32）。 将光标定在某笔分录上，单击“总账”按钮，可以联查个人往来余额表；单击“凭证”按钮，可以联查该分录的凭证。图31 “个人往来 个人明细账”窗口图32 “个人往来明细账”窗口（5）查询发生额及余额表 查询所有余额范围在10005000元之间所有资产类科目的余额表，查看资产小计。 执行“账表科目账余额表”命令，进入“发生额及余额查询条件”窗口（见图31）。 输入查询条件：余额 10005000元。 单击“确定”按钮，显示查询结果（见图34）。 图33 “发生额及余额查询条件”窗口图33 “发生额及余额表”窗口（6）查询管理费用多栏账。（用户自定义管理费用多栏账）多栏账定义： 执行“账表科目账多栏账”命