三体系内审技巧培训.pptx

体系内审技巧培训 赵辉2015年5月 板块人才育成组2020年3月22日 目录 1 审核基础知识 2 审核流程 3 审核技巧 4 不符合项判断及描述 审核基础知识 审核相关定义 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核证据 是与审核准则有关的并且能够证实的记录 实施陈述或其他信息 审核准则 是用作依据的一组方针 程序或要求 审核基础知识 体系审核类型 审核基础知识 内审目的 对照管理体系审核准则 判断受审核部门管理体系的符合性判断受审核部门的管理体系是否得到了正确的实施与保持发现受审核部门的管理体系可加以改进的领域 采取相应的改进措施评估管理体系持续适宜性和有效性为外部审核做准备 审核基础知识 审核范围 基于组织的管理体系要求基于组织的管理权限基于组织的活动 产品和服务范围基于组织的现场区域 审核基础知识 审核准则 标准 准则 ISO9001 2008标准 ISO14001 2004标准 OHSAS18001 2007标准适用于受审核方有关的法律 法规及其他要求受审核方的管理体系文件 包括手册 程序文件及作业文件 审核基础知识 内部审核的特点 正规性系统性独立性审核是一个抽样的过程 审核基础知识 审核的人员 接受正式的专业培训具备参加审核的经历不应审核自己的工作经资格确认 内审员 审核基础知识 审核的系统性 按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果全部审核部分审核 审核基础知识 全部审核 必须对所有相关部门进行定期审核至少每年一次包括标准所有适用的要求 审核基础知识 部分审核 例行审核之外 下列因素也可能导致进行内部审核 组织变化 产品结构变化市场反馈重大质量事故 环境事故 职业健康安全事故 投诉 审核基础知识 年度审核的频次和形式 每年 12个月内 至少一次 覆盖标准所有要求集中式 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核分散式 分部门在不同时间进行审核 板块人才育成组2020年3月22日 目录 1 审核基础知识 2 审核流程 3 审核技巧 4 不符合项判断及描述 审核流程 审核的程序 审核准备 定人员 定范围 定计划 定分工 制作检查表 与受审方沟通 召开审核首次会议审核实施 文件审核 现场审核 审核记录 审核报告 审核报告 不符合项报告 末次会议审核的跟踪 审核流程 审核表的作用 指导审核过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的覆盖面减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案 审核流程 审核表编制 了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 审核流程 内部审核实施 召开审核前首次会议说明审核之目的及范围说明审核时程确定受审核单位陪同人员暂定总结会议时间 审核流程 二 进行文件审查文件审查可分为两大部份进行 文件部份针对各类使用文件的保管 使用情形 进行全面性查核 并记录针对审核要项之相关文件进行浏览 并请相关人员说明 以验证文件的适当性记录部份依据文件规定 查核是否按规定执行相关记录是否符合规定要求 以验证 说 写 做 一致 审核流程 三 现场审核活动执行现场审核时 一方面验证文件审查时所发现的疑点 一方面查证是否按规定执行 并将观查到的现象 详细登录于检查表上凡未依程序 管理办法 指导书等文件执行者 均可判定为不符合事项搜集相关佐证资料不符合事项必须加以记录 记录时 内容应包含 相关文件的编号 名称不符合及违反文件的现况 做详细描述 审核流程 四 整理审核发现 形成审核结论对照审核准则评价审核证据以确定审核发现 与受审核方一起评审不符合 以获得承认 并确认审核证据的准确性 使受审核方理解不符合 努力解决审核发现有分歧的问题 并记录尚未解决的问题 审核组依据审核发现 对照审核准则 审核目标 判定受审核方体系的有效性 提出改进的建议或今后审核活动的建议 审核流程 五 不符合现象之判定不符合事项一经确认后 审核员得依据不符合事项之客观凭证 填写不符合报告 并描述不符合事项之状况 不符合现象判定之基本准则无法符合标准的要求公司的手册 程序 管理办法或其它书面要求未被执行没有执行法规或合约的规定违背 说 写 做一致 的原则做你所说的说你所做的记录你所做的 审核流程 六 不符合事项的等级 严重不符合A 系统性失效B 区域性失效C 运行后仍造成严重的后果 如环境污染 职业病等 一般不符合偶然的 孤立的 个别的 轻微的观察项偶然的 轻微的或可能会因此造成缺陷 或需要时间去追踪 审核流程 内部审核实施 七 末次会议 1 向管理者和受审部门负责人介绍审核情况 2 宣布审核结果和审核结论 3 提出不符合纠正措施要求审核结果包括A 文件与标准的符合情况 B 体系的实施情况 C 守法评价 D 体系有效性评价 E 不符合项性质 F 纠正要求 审核流程 内部审核完成 审核流程 内部审核完成 一 采取纠正 预防措施被审核单位的管理阶层应 了解不符合的状况调查并确定问题的原因所在依据原因决定再发防止的方法及对策依所定之对策确实执行将过程及结果详细记录 审核流程 内部审核完成 二 跟催及效果确认审核组确认结果 不符合事项已经改正 并能确实有效防范不符合事项之再发 则不符合事项可经由审核组长签署后结案如追查结果发现受审核单位之纠正 预防行动 仍无法有彻底改善时 则审核组将对策确认情形详实记录后 回报受审核单位及管理阶层 并要求继续改正纠正 预防行动后 再行回复详细记载纠正 预防措施查验结果 并签认 板块人才育成组2020年3月22日 目录 1 审核基础知识 2 审核流程 3 审核技巧 4 不符合项判断及描述 审核技巧 审核技巧 一 主要的审核技巧有效的询问 口到 事实的观察 眼到 仔细的聆听 耳到 随手笔记 加注 手到 记录 文件 说词 动作等之连贯性判定 心到 时间的掌控与管理 审核技巧 审核技巧 审核技巧 面谈请各被审核单位先简单轭要说明其部门组织职能 业务流程 人员职责分工等 并评估是否与事前之书面 文件 审查一致与高阶主管讨论 或抽问基层人员 讨论其环境 职业健康安全方面政策是否全员了解 判断法律法规识别和宣贯落实情况 抽问基层操作人员 请其描述作业流程方法 作业中存在的环境影响 作业环境的危险源及其管理方法 出现紧急情况时如何处置等 了解管理体系是否落实 审核技巧 审核技巧 仔细的聆听应专注 认真地听 仔细聆听受审核人员的说明 往往是获取信息的最佳途径 多鼓励讲话者 审核员可从所听到的信息中 得到宝贵的情报 有利于后续的审核 应有耐性 当受审核人员进行说明时 非必要时 不要打断他的回答 应及时反馈 尽可能不要做不成熟的反应 保持善意的态度 审核技巧 记录抽样没有时间检查所有运行记录挑选代表性样本随机抽样适当数量 抽样数量不应少于3个 也不必多于12个 覆盖相关日期 一般挑选近一年内的运行记录 视审核频次而定 审核员亲自抽样征得被审核人员同意 审核技巧 审核技巧 观察的技巧 要注意下列过程的观察 生产 检测设备的配备和生产环境 生产 检测设备的管理状态及检测环境 生产过程是否符合工艺要求 是否符合安全操作规程的要求 操作人员的现场技能 产品标识 状态标识 危险化学品的警示标识及贮存环境是否满足要求 审核技巧 观察的技巧文件 记录的保管条件是否满足要求 废弃物的排放点及处理现场的管理情况 危险化学品仓库的管理状况 特种设备的使用与维护情况 紧急情况下的应急救援物资的配备和管理状况 生产作业场所废水 废气 粉尘 噪声 危险源的管理状况 观察与管理方案有关的场所 验证管理方案的实施情况 审核技巧 读数失效了怎么办 询问应急 审核技巧 随手笔记 加注审核员于审核过程中 应养成随手加注笔记的习惯 不可依赖记忆或反复要求提供文件查阅而浪费时间 审核技巧 记录的注意事项遵循5W1H的方式进行记录 应包括时间 地点 人物 事实描述 这些信息应字迹清楚 准确具体 易于再查 必要时照相 复印等方式保留证据 对可能出现的不符合和有待继续观察的内容应详细记录 记录不是只对发现问题进行记录 也要对符合要求的内容做记录 审核中易存在的问题 审核技巧 板块人才育成组2020年3月22日 目录 1 审核基础知识 2 审核流程 3 审核技巧 4 不符合项判断及描述 不符合项判断 不合格 不符合的确定 什么是不合格 不符合 没有满足要求A 合同要求B ISO9001 ISO14001 OHSAS18001标准C 公司质量 环境 职业健康安全体系文件和有关规定D 法律 法规及其他要求 不合格 不符合的确定 体系性不合格 不符合质量 环境 职业健康安全体系文件与选定的标准 合同要求或有关法律法规不符实施性不合格 不符合实际操作与体系文件描述不符有效性不合格 不符合按规定要求进行实施 但效果未能达到规定要求 不符合项判断 不符合事项的形成 必须以客观事实为基础以审核准则为依据对产生不符合原因进行分析 找出体系上存在的问题审核组要充分讨论 互通情况 统一意见与受审核方共同确认审核发现的事实 不符合项判断 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 注意事项 描述文件的标识 名称 描述记录的标识 名称 描述相关职位 工位 不要指出姓名 描述设备的编号 名称 描述相关的区域 描述不符合的原因 描述不符合标准条款和文件 不合格 不符合的描述 示例1 不完整的描述 A 工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期 不符合ISO9001之7 6a条 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 示例1 完整的描述 放在A车间的设备编号为B168上的一部电压表已超过校准日期 表上标签注明校准有效期为6个月 现已超出2个月 不符合ISO9001之7 6a条 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 示例2 不完整的描述 企管部从来没有组织过消防演习 违反了文件和标准的要求 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 示例2 完整的描述 公司程序文件 应急准备和响应控制程序 4 4 7条规定 公司各部门每年应组织或参加一次消防演习并记录 但查2014年体系运行的记录资料 没有发现有关的记录 企管部安全员证实部门从来没有参加过消防演习 不符合ISO14001 2004标准4 4 7条款和OHSAS18001 2007标准4 4 7条款的要求 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 示例3 不完整的描述 车间焊接工位的焊接未按操作指导书进行操作 不符合ISO9001 2008标准7 5 1条款的要求 不合格 不符合的描述 不合格 不符合的描述 示例3 完整的描述 A车间