实施档案统一管理工作方案.doc

实施档案统一管理工作方案档案管理在现代企业的可持续发展中起着不可替代的作用，但企业档案的价值并不经常以货币量化的形式直接体现出来，更多的是渗透、凝结在企业日常的各项活动中。的档案统一管理是在坚持和发展可持续发展理念的前提下，吸收了档案管理的前端控制和全程管理思想，实现文档一体化、科档一体化，最终形成集团档案管理的规范化、系统化，在集团范围内优化配置档案资源为目标，形成集团档案管理的规模化、集约化优势，使集团档案信息资源随着企业利益共同体的建立真正成为一个系统的整体。档案馆经过多年来的档案数字化建设，已建立起60多万条数据的档案资源库，同时对主要生产单位的档案资源进行了整合，完全实现了各单位通过网络查询档案，充分满足各方面的档案利用需求。档案统一管理工作，牵涉到每一个单位，需根据统管单位工作特点，重建管理流程，优化和规范管理。为进一步推动和实现档案的统一管理，积极有效推进档案管理现代化工作和数字化档案馆建设，尽快完成各单位的档案移交接收工作，特制定本实施工作方案。一、 统管后实现的目标(一) 实现整个档案业务流程的全面自动化，实行专业化管理，提供专业化的优质服务；(二) 建成各类数字档案信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务；(三) 提供先进的档案利用手段，让企业内部档案利用者通过企业局域网或者互联网在任何时刻、任何地点较好地享有档案信息利用服务；(四) 档案实体集中管理，节省库房面积，降低管理成本；(五) 实现档案归档率100%，同时有效地促进企业整体管理水平提高。二、 管理模式档案实现一级管理，使档案机构集中、人员集中、业务（档案实体）集中，全方位提供档案利用服务。档案管理全方位采用计算机管理，档案的检索、全文浏览和业务管理全部通过计算机完成。届时，档案馆将建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。(一) 档案实体管理模式新的档案实体管理模式是在集团公司范围内只保管纸质档案一套，不再重复、多份保管，同时纳入统管范围内的各单位均不再保存档案。纸质档案的收集、整理、立卷和归档工作全部由档案馆组织完成。建档、档案实体均采取专业化管理，各门类档案均配置相关专业的人员进行管理。(二) 数字档案馆运行模式档案馆已建立的企业数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的档案信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。其运行模式主要包括数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。1、数字加工与服务管理模式建立档案数字化加工管理生产流程，配备充足、符合要求的人员，对原有和即将产生的档案进行数字化，同时，对分散于各处的档案信息资源进行收集、整理、数字化后录入到现行电子档案管理系统。2、档案信息服务模式档案工作统管后，提供档案信息的利用服务就显得特别突出，将根据具体情况灵活采取以下形式来满足利用者的需求： 网上提供档案查询、打印。目前档案馆已加快馆存档案的数字化以及档案馆与各二级单位的档案整合工作，已完全实现档案的互联网络查询； 建立一个快速服务通道，提供“快餐式”的档案利用服务。利用者提出需求后，档案馆应快速反应，最迟在半个工作日之内或更短时间内把档案复制件或电子文件送到利用者手中； 制作档案复制件，同时制作数据光盘，存放在工作现场，提供给技术人员使用。档案复制件仅限于设备图，光盘数据仅限于设备随机资料。 充分利用计算机和网络技术，继续完善档案馆网上主页(192.168.3.236)内容、现行文件中心，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询等；开展档案信息咨询服务，定向、定题为用户进行交互式信息咨询，并运用跟踪反馈、搜索代理、代查代译等方式代用户查询、传递信息；运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展档案馆的服务功能，提高档案服务质量。四、 管理机构设置(一) 在集团公司设立综合性的档案管理机构-档案馆(国家档案局注册编号为：XXXXX)，坚持档案的综合管理思想，把分散的档案信息集中起来，建立起现代化的档案信息数据库，并把其管理纳入到整个企业管理中加以完善；(二) 除设计档案分库(设于设计院)、人事档案分库(由人事部管理)机构和档案管理岗位保留外，其它各单位档案资料室和档案员岗位取消。设计档案分库由本单位改建成档案资料室，按要求自行管理。人事档案管理逐步过渡，最终由档案馆统一管理；(三) 股份公司及各子公司档案均委托集团公司档案馆进行数字化管理，网络提供利用，档案实体定期移交档案馆管理；(四) 档案馆内部组织机构按建档管理、档案实体管理、数字化档案馆三个模块组成，具体如下图：五、 统管范围除设计院外，其它各单位均纳入本次档案统管范围；特别说明：(一) 原设立的各二级单位综合档案资料室和机关部室的资料室不再当作档案保管场所；(二) 基建技改工程前期资料、施工资料、工程预结算资料、设计院设计档案(不含对外设计档案)、人事部的劳资档案、培训档案、综合部、法律部的有关档案、审计档案、纪检档案等也纳入本次统管范围；(三) 施工过程的工程档案管理直接纳入档案馆的统一管理范围。 六、档案统管工作的组织和实施(一) 人员编制的核定和人员招聘、培训(已完成)；(二) 工作分工：1) 纳入统管范围内单位必须完成的工作1、 提交本单位固定资产清单和设备清单的电子版文件，便于建立设备档案，组织档案数据。该项工作要求在接到档案馆发出的开展档案整合通知后10个工作日内完成；2、 全面督促本单位管理人员和专业技术人员清理自己保留的图纸和技术资料，并移交档案馆归档保存，该项工作要求在接到档案馆发出的开展档案整合通知后15个工作日内完成；3、 对归档入库(是指本单位的档案资料室)的档案由档案馆全面接收，各单位应指定专人配合，并创造相应的档案整合、移交接收条件；4、 安排技术人员配合档案馆人员做好本单位档案资源的配置工作；5、 安排人员配合档案馆做好备件图的清理归档、标识等工作。2) 档案馆必须完成的工作1、 编制档案统管工作计划(请见附件一)，认真组织实施；2、 编制各单位档案整合(数字化整合工作流程请见附件二)及接收档案的工作计划，认真组织实施；3、 组织充足人员完成统管范围内单位的档案数字化及档案整合工作；4、 对统管范围内单位的管理人员和技术人员进行全员性培训和考核，使其达到能快速查找档案和利用档案的上年目地；5、 全面接收统管范围内的档案；6、 履行统管后各单位档案收集、整理、提供利用以及档案咨询等职责；7、 针对档案统管后的工作情况，及时编制各项管理办法或细则，便于指导和开展工作。(三) 档案资源整合，全面接收进馆目前已全面完成档案统管的单位有一钢厂、高线厂、宽板厂，其它单位按档案馆提出的要求按期完成。对在整合过程中档案原件和复制件的管理，按以下方案进行：1、原件（纸质档案）管理纸质档案由原来的两套制管理改为一套制管理。已保存的经档案馆整合后的这套纸质档案，包括图纸和技术资料，称之为“原件”，由档案馆全面接收进馆管理，一般不作借出使用。2、复制件（纸质档案）管理这里所指的“复制件”是相对于“原件”而言，“复制件”主要是指用于日常生产维护的工艺设备档案资料。复制件由档案馆作出标识，由使用单位直接配置到各专业岗位技术人员手中，供专业人员日常使用，不纳入档案管理范畴，不作集中管理要求。复制件的制作由需求单位提出制作内容，经档案馆审定后配合完成复制件制作的具体工作。复制件的制作费用由使用单位承担，列入各单位的生产成本。七、统管工作要求(一)统管工作是否完成以单位双方负责人在档案交接文据签字同意后为准，在没有与档案馆完成档案交接工作前(以双方负责人签字为准)，各单位必须指定专人仍然要履行档案管理职责，确保档案保管安全，及时提供档案利用，并配合档案统管工作的实施；(二)在没有新的档案管理制度或办法、细则颁发前，的档案管理仍执行现有的管理制度或办法、细则；(三)档案统管工作的实施，是集团公司一件大事，任何单位和个人不得将应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案馆归档，或者将应当向档案馆移交的档案据为单位所有，拒绝向档案馆移交，或者拒绝配合档案统管工作的实施；(四)档案统管工作纳入经济责任制，对配合完成较好的单位给予表扬和奖励，对不配合档案统管工作实施的影响统管进度的，进行经济责任制考核。档案统管工作实施进度考核方案另行制定。附件一：档案统管工作实施计划附件二：档案数字化整合工作流程附件三：档案馆档案利用服务管理区域划分和人员配置图附件四：档案馆人员通讯录附件一：档案统管工作实施计划档案统管工作实施计划序号实施内容完成时间相关说明1编制方案提交论证，报公司审批一个月时间（2006年2月至3月）已完成2继续进行基建档案、设备档案的整合2017年12月1、设备随机资料光盘提供(表现形式：光盘实物)；2、实体完成设计院、档案馆、各二级单位的整合、合并一套完整的档案(表现形式：实体和目录、电子文件、网络查询)；3、构建新的管理流程，解决设备档案的动态管理(表现形式：制度和实际运作)3声像档案的整合2017年6月1、刻录DVD光盘(表现形式：光盘实物)；2、信息、声像文件录入到系统，提供网络查询(表现形式：目录、电子文件、网络查询)3、 构建新的管理流程4文书档案整合2007年12月1、信息扫描录入到系统，提供网络查询(表现形式：目录、电子文件、网络查询)2、构建新的管理流程5合同、协议档案整合2007年6月1、信息扫描录入到系统，提供网络查询(表现形式：目录、电子文件、网络查询)2、构建新的管理流程6工程预结算档案整合2006年12月1、信息扫描录入到系统，提供网络查询(表现形式：目录、电子文件、网络查询)2、构建新的管理流程7产品科研档案整合2007年6月构建新的管理流程8人事档案资源整合2007年12月已有资源全部整合完毕9档案资源归纳、汇总2007年12月形成新的增值服务10实体统管2007年12月形成新的实体管理模式11知识资源管理研究2006年12月前期理念导入、研究，相关人员培训附件二：档案数字化整合工作流程数字化加工修改整合档案馆、整合单位及设计院的资料实体为一套原件，要求目录、备考表齐全，并用封条封口保存，存放地点另定明确整合对象下达任务制订计划联系对方主管根据需求下达工作任务单了解情况，根据任务制订详细的工作计划，经批准后实施工作计划提前一星期通知对方，由主管或分管负责，同时双方作好准备除质量检验资料外，其它档案资料均要求扫描，提前报送计划，检查挂接效果录入清 点分工明确规范录入审核结果录入资料多，内部分好工，同时对所录资料进行初步整理按操作指南规范录入，填写好案卷质量跟踪表对录入完的数据进行检查，反映在案卷质量跟踪表上现场清点设计院清点国根据录入记录，清点档案馆或室存档案，清点内容：题名、图号、变更单、案卷目录、卷内目录、备考表、背脊是否正确、齐全根据院存目录，检索已录入记录，查漏补缺鉴定实物鉴定由整合小组提出要求，单位组织相关人员，提出鉴定意见补录信息根据清点结果对录入的错误信息进行修改，如题名、图号等补录对清点过程中的漏录、补充的图纸等进行补录，要求按规范录入实物处理原件整理整理复制件根据需求制作复制件扫描挂接备件图标识了解备件信息录入按备件图审核归档操作流程进行操作电子图标识从备件计划员处取到备件号与图号对应的一览表底图整合信息合并鉴定报销毁与原有蓝图数据进行核对，如相符，进行合并，反之保存经确认，记录相符，图纸相符，提出销毁清单，办理销毁手续整合报告办理移交编制报告列出原件与复制件目录并填写移交文据，办理移交手续针对整合过程的工作并按式样编制工作报告，按时提交附件三：档案馆档案利用服务管理区域划分和人员配置图档案馆档案利用服务管理区域划分和人员配置图档案馆区域