Excel_Manual使用.doc

Excel使用培训Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel 2000还可以制作网页呢！Excel界面的介绍启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。如何显示多行文本 一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。 这时界面就变成了下面的样子。 如果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。换行后的效果如下图，在编辑区文字是换行的。 如何改变回车键的功能？一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。如果要转到右边的单元格，能不能实现呢？ 打开“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“编辑”选项卡，多后从“方向”下拉列表框中选择“向右”，单击“确定”。这时再按下回车键，活动单元格就转到右边了。 同样，我们可以将回车键设置为其它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。 注意：按Tab 键也可以实现活动单元格向右跳转。如何给单元格加斜线？在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，如下图所示。 制作方法如下：先在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键，再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。 将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。巧用转置功能粘贴数据我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的各科成绩。 如果我们想得到一个以行表示各科成绩，以列表示学生姓名的数据表，应该怎样做呢？其实很简单，EXCEL为我们提供了转置功能。 先选中要进行转换的数据区A1：D10，按下Ctrl+C将其复制，再将光标定位在另一个工作表的A1单元格中，然后选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。 在“选择性粘贴”对话框中，选中“转置”复选框，单击“确定”看，数据已经符合我们的要求了。 筛选 菜单: 数据/筛选/自动筛选，一般即可满足我们的要求。分列 选择好要分列的数据区域后，进入菜单: 数据/分列，根据提示进行。 有“分隔符号”和“固定宽度”两种。注意，一般默认的分列后的列格式为“常规”，如果想设为其他格式如“文本”等，应在设置完成后点出“完成”相对引用和绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。Concatenate函数的语法形式为： CONCATENATE(text1,text2,)功能:将若干个文字项合并到一个方字项中.其中:text1,:1到30个要合并的文字项，可以是字符串、数字或对单个单元格的引用。Vlookup函数的语法形式为:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)功能:搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的内容。默认情况下，表是以升序排序的。其中: lookup_value:需要在数据表首列进行搜索的值，可以是数值、引用或字符串table_array:需要在其中搜索数据的信息表，可以是对区域或是区域名称的引用col_index_num:满足条件的单元格在数组区域中的序列号，首列序号为1range_lookup:False在查找时大致匹配；True或忽略为精确匹配Sum:返回单元格区域中所有数值的和AVERAGE：计算参数的算术平均数；参数可以是数值或包含数值的名称、数组或引用Sumif函数的语法形式为：SUMIF(range,criteria,sum_range)功能:根据指定条件对若干单元格求和其中：Range用于条件判断的单元格区域 Criteria数字、表达式或文字形式的判定条件 Sum_range用于求和计算的实际单元格。如果省略，将用区域中的单元格Countif函数的语法形式为：COUNTIF(range,criteria)功能：计算某个区域中满足给定条件单元格的数目If函数的语法形式为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果,最多可嵌套7层其中:logical_test:任何一个可评价为TRUE或FALSE的数值表达式 value_if_true:逻辑判断为真时的返回值，忽略时返回TRUE value_if_false:逻辑判断为假时的返回值，忽略时返回FALSEValue函数的语法形式为：VALUE(text)功能:将代表数值的文本字符串转换成数值Mid函数的语法形式为：MID(text,start_num,num_chars) 功能：从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符Left函数的语法形式为： LEFT(text,num_chars)其中：Text：是包含要提取字符的文本串。 Num_chars：要提取的字符数量，这个值必须大于或等于 0；如果 num_chars 大于文本长度，则返回所有文本；如果忽略 num_chars，则假定其值为 1。某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号 ()。如果导入的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的，则 Microsoft Excel 会将这些数值作为文本导入。要将此文本串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本串字符，然后乘以 1。对于 num_chars 参数，可使用 LEN函数计算文本串中字符的个数，然后减去 1。例如，如果单元格 A1 中的值为“234”，我们可以在B1中输入“LEFT(A1,LEN(A1)1)*1”。按回车后B1中就显示为“234”。同样，我们可以利用自动填充的功能完成其余数据的转换。REPLACE函数的语法形式为：REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)功能：用一个字符串来取代另一字符串中指定长度的部分字符串其中：old_text:要进行字符替换的文字 start_num:旧字符串中要替换成新字符串的起始位置 num_chars:旧字符串中要对其进行替换的字符的个数 new_text:用来对旧字符串中指定字符串进行替换的新字符串SUBSTITUTE函数的语法形式为：SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,Instance_num) 功能：将字符串中的部分字符串以新字符串替换 其中：text:字符串或涉及字符串的单元格引用，该字符串的指定字符串将被替换 old_text:父字符串将被替换的字符串 new_text:用于替换的新字符串 Instance_num:若指定的字符串old_text在父字符串中出现多次，则用本参数说明是全部替换还是替换其中的第几个。省略时全部替换。TRIM函数的语法形式为：TRIM(text) 功能：删除字符串中的空格如何避免错误信息 在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。 ）错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。 ）错误值：DIV/0! 含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 ）错误值：VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值VALUE!。 ）错误值：REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。 ）错误值：N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。 ）错误值：NAME? 含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。 ）错误值：NUM! 含义：