4、行政部工作总结.doc

J-420-012-V1.0 金龙联合汽车工业（苏州）有限公司金龙联合汽车工业（苏州）有限公司2012年度行政部/审计与风险管理部总结报告 第一部分 2012年度回顾（包括工作总结、点评及不足之处） 行政管理： 执行力核查工作(汇总数据为2012年1月1日至2012年12月31日期间)： 项 目年 度检查项目(项)调查项目(项)发布行政通报(个)扣款金额(万元)奖励金额(万元)辞退(名)降级(名)绩效系数为0（名）2011年度167196233.566513.3800105/2012年度414256934.86000.9520514备注说明:2012年的执行力核查工作亮点如下：1、不断优化调整，使执行力核查模式完全固化。2012年执行力核查中，行政部多方听取意见，并对核查模式进行充分审视优化，目前执行力核查项目、方式及考核标准得到充分优化验证，可操作性强；2、以调查为契机，积极宣贯“以顾客为关注焦点”的核心品质、服务理念。2012年品质问题反馈调查情况看，主要问题大都出现在对顾客要求确认不明确上，显示公司在如何“以顾客为关注焦点”上需要进一步加强深入，同时部门之间的信息互通及主动沟通及主动服务意识急待加强。在此类问题调查过程中，核查人员与每个环节相关人员进行充分沟通，以问题为典型事例，宣贯强调如何建立顺畅的沟通机制，更好得服务于顾客（包括内部客户）；3、创新核查方式，以问题点为导火索，线面结合拉网式立体核查。2012年行政部立足于配合公司重点工作的基础上，以问题问触发点，采用与各业务模块相关联文件组成专题的形式进行线面结合拉网式滚动检查，系统地发现了物流、采购、招投标、订单评审等业务环节中出现的问题，极大地有利于系统优化、改善、提高各业务流程的过程能力；4、坚守合理的激励惩戒标准和方式不动摇。2012年的核查结果考核中依然保留了正向激励政策，普遍受到欢迎，惩戒措施有部分人员表示不满。针对核查中核查人员提出的很多痼疾问题，少数部门业务负责人或对其不以为然，或以问题以前也提过，没能解决，再提有什么意思，或以文件挂在名下不错，但相关环节不是部门所能控制，或以长期存在，目前无法解决等予以抵制，对惩戒考核方式说东道西。在此，应该指出，业务负责人负有不可推卸的领导协调组织职能，公司各业务互有交叉，各人名下业务文件都会包含其他部门负责的环节，正所谓你中有我、我中有你，故从制度总体安排上看，当前的激励惩戒措施仍然是公平公正的。. 公司级会议决议落实情况100%检查： 项 目年 度总经办会议决议订单履行周例会豪华车事业部大型车事业部生产例会品质例会2011年度84842692012年度9037299备注说明：2012年，行政部对总办会议决议采取100%追踪核查落实情况；综合计划部、品管部负责对对生产例会、品质例会决议进行跟踪，行政部予以严格抽查。从检查结果看：1、 总办决议100%跟踪、100%落实。各部门均能认真落实总办会议决议，系统制定具体有效的改进措施，并加以落实；2、 生产例会，综合计划部追踪落实较好，对每项决议都有比较完整、详细的落实追踪记录，行政部抽查发现项目整改均能按期完成；3、 品质例会，品质管理部追踪落实工作较好，对每项决议都有比较完整、详细的落实追踪记录，但12年全年有23项任务未能按期完成，表明整改跟踪工作需进一步加强；4、 各事业部例会决议数量较11年有大幅较少，总办决议略有增加，而品质例会决议数量增加较多，显示全年产品品质在生产环节控制减弱，后端暴露问题增多。. 指标统计工作检查: 项 目年 度抽查指标数（个）存在问题的指标(个)问题点（个）存在问题的指标所占比例2011年度98366136.73%2012年度140386527.14%备注说明: 指标统计检查力度持续加大。2012年度在2011年基础上加强了对指标统计工作的检查力度,指标检查数量相较2011年增加幅度达到50%。从检查结果看，问题指标所占比例比2011年有近10个百分点下降,总体表明，在指标检查力度加大的情况下，各部门统计工作有了较大改进。但指标统计工作暴露出的问题绝对数量仍然较高，显示指标检查工作依然需要重点落实：1、 指标统计规则的制定及审核把关工作还需要进一步加强。今年查到的问题指标占比下降原因之一，是因为行政部增加了对新指标统计规则审核（从源头抓）。今年4月份对18个部门共计203个指标的统计规则进行审核，重点关注统计规则模糊、弹性大及以往核查问题点较多的指标。我们提出调整建议的共计149个指标，整改情况4、5月均在时时跟踪，整改完成率较高；2、 指标的统计数据通过系统实现IT化抓取的，明显质量较高，更为准确，以手工统计数据的各指标统计数据相较统计规则有或多或少缺失，有些给统计人统计作弊留下了一定空间；3、 少数统计部门仍然不够严肃认真，统计工作仅是停留在抓取数据，或者当二传手的层面，没有实地调查收集数据，确认数据的真实情况，即使明知数据有部分缺失，或者指标本身流于形式，既不深究也不提出改善建议；4、 2012年一共设定425个指标（结果指标45个，过程指标380个），以领导或者（几个部门）打分作为评价尺度的指标有7个，占1.65%，于2011年度相比已有下降，对这类指标也应尽量明确评分细则，尽量以数据说话，使其统计评价科学合理。. 各类投诉、举报事件调查（不包括后勤服务类的投诉）: 项 目年 度投诉、举报事件（起）调查报告2012年度3416份调查报告 + 10份责任考核通报备注说明:1、行政部一直负责受理公司内外的问题反馈及举报事件调查，2012年开通举报热线后，受理事件明显增多。2012年共收到内外反馈、举报34例，涉及安全事故瞒报、提车纠纷、考勤作弊、利用职务之便谋取私利、内外勾结偷盗公司物品、内部品质问题、内部管理漏洞等，行政部进行一一调查并核实（目前尚有3例还在调查处理中，其余均结案），对于实名反馈、举报的，均将调查情况回复给反馈举报人员，比较大的事件已形成专题调查报告16份，存在内部责任的，已进行通报考核（10例）；2、2012年受理的问题反馈主要源自公司高层所转管理漏洞引发的事件及营销系统转来的客户提车纠纷，涉及面广、影响大、损失重的主要有：物料多（重复）结算问题、招标车无法满足交付期问题、投产后批量改风道问题、招标车风道价格超标问题、深圳巴士公交踏步过高台阶过窄问题 等，行政部一一进行重点调查，找出诱发原因，分析是否存在管理漏洞及内部缺陷，判定内部责任，并提出改善建议。所有调查报告均已提交对应高层领导，审核确认后发所有涉及部门，并要求落实整改措施，对明显因主观导致的对应责任人则进行通报考核；3、2012年发生的客户提车纠纷共154次,涉及555台次,造成赔偿共计77.74万元。附表：2012年提车纠纷汇总表:月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计频次872225129181798514154台数414950805339558637172820555晚交车414048712412532520162714391品质缺陷092829224917115125合同纠纷000102501200139产生费用（万元）1.92.73.38.5630.35.82.78.32.41.34.677.74 制度建设工作： 项 目年 度制度优化（个）制度培训(个)2011年度1451452012年度310299备注说明:2012年由于在5-6月份国军标贯标，需要对国军标的标准增加到我公司的管理文件体系中，因此有133个文件进行了修订、增加。总体上看文件品质较以往有较大改善，很多文件细化了操作标准和要求，对责任人也更为明确，提高了文件的适宜性和可操作性。 行政费用控制： 总目标：2012年行政费用支出项目预算5803.3111万元。 实际完成情况：2012年行政总支出费用为 万。.同比费用增加分析: 2012年支出费用与2011年支出费用相比较，总体增加 万元，对增加较多项目的增加原因分析如下： 福利（项目）增加： 新建项目： 价格上涨： 人员增加：附表：2012年支出费用与2011年支出费用对比表及原因分析：项 目2012年预算2012年支出2011年支出增长额比2011年同期增长(%)增长原因分析一、职工福利费用1、工作服租赁、洗衣服务；2、员工大礼包费用；3、宿舍租赁费用二、劳动保护费1、 防暑降温费2、 工作服增订费用三、班车租赁费四、餐费1、 工作餐费2、 加班员工夜宵费用3、 水果费用总计：.2012年费用管控成效： 劳保用品费用(2010年接手工作，进行大幅度降价后，后期每年根据量的增长都有降价)行政部对相关的劳保用品进行价格摸底、比较，在保证劳保用品品质、品牌不变的前提下，对劳保用品的采购单价进行全面调整（降价幅度在3% 5%），部分项目如下：名称劳保鞋（换品牌）半面具电焊玻璃片斯博瑞安眼镜电焊眼镜安全帽帆布手套防尘帽1070透明面罩皮袖套工业手套花皮手套国产电焊面罩布袖套牛仔布袖套电焊眼镜（侧翼）3M耳塞代尔塔针织袖套纱手套11年单价11633.01.513.83.424.52.74.026.511.66.56.06.33.23.03.50.95501.0512年单价8010532.01.013.03.224.02.63.824.511.06.25.85.83.02.83.20.9481.0 内控审计管理：. 管理文件执行符合性审计： 项 目年 度部门自查文件（个）发现问题点（个）部门互查文件（个）发现问题点（个）行政部核查文件（个）发现问题点（个）2011年度407854305493922532012年度377702/108283自查验证评分饼图：备注说明：2012年度文件核查依然采取自查 + 抽查验证方式。从自查质量（验证评分在90分的均超过60%）及数量都较2011年有明显提升。但从数据及实际检查情况分析，核查工作中还暴露出如下问题：1、 部分人员对于部门自查工作还是浮于表面、流于形式，自我要求太低。评分在90分以上分数段均比行政部核查结果高8到10个百分点， 70到89分数段均低于行政核查数量一半还多，显示部门自查力度较行政审计力度明显轻，这是危险信号，显示部门对自身要求比公司要求还低，这种思想动态及行为结果急需进行改善。2、 在检查中很多部门不够重视纠正措施的落实：2012年核查中，仍有一种重检查，轻整改的倾向；在指出问题后，对部门纠正措施的落实及纠正措施是否有效关注不够，有些纠正措施直到年底才去集中进行有效性验证，对今后部门问题点的整改带来一定的负面影响；因此行政部需要在下年度加大问题整改验证的检查力度，督促各部门进行整改。3、 文件执行符合性审计方面，已实现IT信息化的，执行情况普遍比较好，而其他的文件执行明显要差一个档次。这种现象也从侧面反映加强信息化建设工作有利于公司效率提高和管理水品大幅提升。4、 2012年的文件执行符合性审计，行政部重点加大了与物流、供应链、销售、计划模块密切相关流程的审计力度，在4-8月份的检查中，发现物流、供应链模块存在问题较多，相对得分较低，这凸显物流、供应链模块需要认真优化流程，改善管理，也与实际情况相呼应。在审计过程中发现公司现有流程存在很多流程设计方面的缺陷，这也是为什么在以往核查时，会出现执行力核查分数高，但实际工作开展效果很糟糕的主要原因，因此在近几个月的核查结果汇报时，我们都会分成设计缺陷和执行缺陷两类问题的阐述。5、 部分业务负责人对符合性审计工作有抵触情绪，对发现的问题不予正视，采取搪塞、回避、拒绝有效整改的隐形抵制，对此行政部将更多地宣贯执行力核查的重要意义，使相关人员认识到，核查工作其实是帮助业务负责人寻找问题，解决问题。6、 总体上2012年度文件执行符合性审计工作基本实现了年初计划的初衷，有效促进管理问题的暴露和改进。.专项流程审计工作 项 目审计纬度物料价格获取与认证流程采购招标流程审计评分缺陷改进建议审计评分缺陷改进建议流程系统性完整性审计52分5933415流程绩效审计51分61150810流程设计质量审计38.5分72840.151025流程执行符合性审计流程设计质量差，暂缓此纬度审计。备注说明:从两个专项流程审计项目审计结果看1、 流程设计本身缺陷非常多，不能充分指导、支持实际工作；2、 流程绩效指标没有真正运行起来，对流程运行过程不能起到实际监控作用；3、 在流程履行职责方面，存在人力资源未配置到位，职责模糊不清晰等诸多问题，也制约了流程的正常运行；4、 前期业务部门虽然针对两个流程分别列为变革项目，但在对变革产生的新流程比对审计问题时，发现还是有部分环节及标准未能在新流程中明确，后期参与变革项目组研讨，协助项目组做进一步完善工作。.专项审计工作：物料价格审计项目(初步分析2月初出来,后续补资料) 后勤管理： 主要工作情况后勤服务满意度指标完成情况年、月指标值（分）实际完成（分）2012年1-2月77.577.632012年3月77.577.252012年4月7877.32012年5月7878.542012年6月7878.492012年7月7878.412012年8月7878.52012年9月7878.022012年10月7878.502012年11月7879.332012年12月. 宿舍服务：2012年公司宿舍区域未有变化（创苑代建楼、青年公舍租赁、北园宿舍和青青家园）。2010年1月16日由苏州天然物业公司进驻服务3年，在这3年时间的工作与现场的实际情况，管理处对安全、防盗、保洁、维修等服务方面较2011年有明显改观， 工作亮点.组建公司伙管会，“今天我当班“活动初见成效：2012年9月底，由公司各部门16位员工组成的伙食管理委员会应运而生。伙食管理委员会成立伊始，就设定了自己的管理职责和目标：宣贯、维护食堂就餐秩序，杜绝浪费，协调员工与餐饮供应方的关系，提高餐饮服务管理水平，改善员工吃喝质量成了伙管会成员们义不容辞的责任。“今天我当班“活动是伙管会实施的第一个活动，短短两个月运行，已经初见成效： 插队现象少了，食堂就餐秩序有了很大改善。 服务商服务有改善了，餐饮服务商的服务质量也有了较大改进，尽量满足员工不同的口味和需要，米饭没了及时添加米饭、菜冷了及时予以加热。 浪费少了。以往白米饭掉地上，菜直接倾倒在桌上，餐巾纸洒在桌上，整盘饭菜倒在垃圾桶中的情况比比皆是，但在伙管会成员的持续监督下总体比以前少了，从新食堂工作人员的说词就可以看出，“以前一个中餐下来，浪费的饭菜两个大垃圾桶都装不下。自从你们来值勤后，只需要一个垃圾桶就可以了”。 部门管理： 调整部门组织架构，建立主管梯队。 顺畅沟通机制，发扬团队合作精神。 a. 建立工作例会制度； b. 建立上下级沟通面谈机制； c. 充分调动员工积极性，参与部门重大活动、事项的商议、决策； d. 部门激励政策引导及系列合作活动组织，营造团结互助氛围（打破小组墙）。 规范团队工作计划运行机制。 a. 建立工作计划提报制度； b. 建立工作成效考核制度； 部门工作流程及管理制度的动态管理。行政合计4个程序文件，16个流程，42个制度。2012年涉及文件优化（30个）占比48%。如：行政部内部奖惩制度行政部内部绩效补充规定，将部门管理人员实际工作绩效、完工状态及个人表现通过行政部内部绩效补充规定的实施与薪资挂钩，使部门绩效系数评定更明确，考核更有说服力，更具透明化。a. 明确部门通用 岗位指标 评分规则 合理化建议贡献绩效指标； 业务工作成效绩效指标； 管理工作成效绩效指标。b. 明确部门绩效系数升降原则 工作职责履行； 团结互助、积极进取奖惩规则。c. 明确绩效系数补贴原则 加、值班管理 总结不足或问题，进行自我批评。.后勤服务：在后勤服务，特别是关系到员工生活福利方面还有进一步提升的空间，尤其是员工食堂就餐环境、卫生及饭菜质量、服务等问题很多，员工投诉也较多；.部门管理：主管梯队已经建立起来，应该说主管个人素质及工作能力都不错，但团队管理能力较欠缺，因此对部门技能人员（保安、驾驶员）的管理相对较弱，后续要重点加强此方面的锻炼；运输组内部矛盾及问题长期存在，一直没能彻底解决，人心相对较散。 .综合服务态度：后勤服务岗位还需要提升整体服务态度及沟通能力，个别岗位尚缺乏耐心、细致、周全考虑、换位思考的脾性，容易激化矛盾； .内控审计：内控、审计专业知识缺乏，人员也不足，内控、审计工作尚处于起步阶段。第二部分 下一年度工作展望（部分）及所需资源支持2012年的部门工作，在整体上还是比较顺利的，并取得了一定成效，2013年将在12年基础上进一步扩大亮点，同时对上述各管理模块的点出的不足之处，要进行重点关注、整改、提升。 行政管理：.执行力核查： 坚持核查模式，引入审计审视理念,并全面推广。 2013年将执行公司规定的“部门内部自查，部门与部门之间对口互查(自我审视)，行政部针对性审计相结合”的文件执行符合性审计方式；2013年行政部将立足于配合公司重点工作的基础上，继续以问题点为触发点，采用与各业务模块相关联文件组成专题的形式进行线面结合拉网式滚动审计，避免点式文件检查支离破碎、不能够系统排查管理漏洞的缺点，使各项业务流程的执行力能在各大程度上得到系统提升； 重视纠正措施的落实，加强跟踪促改力度。每次审计发现的问题都是我们管理工作改进提升的机会，实在的改善有利于业务部门提高业务管理的绩效，审计双方都应给予充分重视。所谓“扫帚不到，灰尘不会照例跑掉”，问题不处理解决，改善提升，将原封不动，形成顽疾。我们既然发现了问题，就必须一追到底，想方设法解决，扫除之。因此为确保核查效果，达到公司既定的核查目的，行政组13年将多行沟通，加强督促各部门纠正措施落实的力度和有效性核查验证，对坚决不整改、久拖不决借故拖延整改的，按执行力核查制度予以严格通报考核，必要时予以专项检查。 维持执行力核查力度不放松。户枢不蠹、流水不腐，逾用逾新，历久弥坚，执行力核查工作只有维持高强度执行态势才能保持效用，保证状态。作为公司管理的重要制度安排，为保证其持续的效用，给各业务环节以持续改进的动力，同时保持核查人员的持续良好状态和工作水准，在2013年行政部将维持当前较高数量和频次的执行力核查力度，不能有半点松懈。 加强制度建设活动，提升制度建设效率。针对行政组2012年制度建设出现迟滞不能及时交付的问题，行政组应自我批评，寻求改善。制度建设虽存在行政组人员有限来不及做的事实，但更多的应在提升工作效率和培养人才资源方面下功夫。一方面通过面谈、帮扶指导等形式加强制度建设人员工作协调能力提升，另一方面加强制度建设人才培养和工作分配调节，使部门能更从容合理地安排制度建设工作，确保制度及时制定发布。.进一步做好降本增效工作，严格控制各类行政开支。布置各分管责任人列出2013年降本计划（从降价和管理两个层面考虑），将公司的每一分钱都用在刀刃上。行政费用管控可提升点： 推行劳保用品定额管理：车间各工种需配备的劳保用品品种及数量，目前还没有一个明确的标准，因此今年在审核各部申请时，对劳保用品的数量及申请频次没有过多限制，各部门也是按照以往惯例进行申请，而实际其中还是有很大的节省空间，明年此项工作将由公司精益办安全专员牵头，对同一个岗位人员配备的劳保品种及数量进行确认，审核，以确保一线员工能穿戴正确的劳保用品上岗，同时有效控制劳保用品的无谓浪费。 推行以坏换新方式：对于非消耗且不易损坏的劳保用品（如：眼镜、电焊面罩、透明面罩），各制造部门每月还是按人数提交申请。12月份精益办与行政部共同起草了一个文件“关于加强眼面部防护用品定额管理