TimeManagement时间管理

时间管理,主讲：黄潮云,2007年7月10日,日月谷温泉渡假村,复 习,何为领导。确认并开始培养领导素质。区分个人权力与职位权力的不同。懂得不同的领导方式和使用每一种方式的最佳场合知道何为果断的表现和如何果断地行事。,时间 =,时间=生命 李嘉诚,电话时间值多少钱？,一寸光阴一寸金人的平均寿命80岁，120岁、6080岁忽略不计，余40年，一年为一寸！项目每天耗时40年耗时结余（小时）（年）（年）,睡眠813.326.7一日三餐2.54.222.5交通1.52.520电话11.718.3看电视、上网3513.3看报、聊天358.3刷牙、洗脸、洗脚11.76.6休假、白日梦、闹情绪、身体不适23.33.3,我们只有三年的时间去创造价值，我们如何管理它？,时间计算的启示每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的浪费了多少时间等于浪费了多少金钱,多少价值时间需要规划,“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的” 鲁迅,关于时间的名言,“凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。” 华罗庚,“放弃时间的人，时间也会放弃他。” 莎士比亚,“时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。” 彼得杜拉克,时间的4个独特性,供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得,时间概念客人与时间时间与职业,发现和消灭阻碍工作的“时间强盗”。如何管理时间,对工作分清轻重缓急。如何防止时间被盗,课 程 目 标,练习,结合自身工作测试自己的时间管理水平,时间上哪去了,冯小云几个月以前被提拔为酒店繁忙的洗衣房的领班。让我们听听她向同事诉说对新工作的担心：“我真的疲惫不堪了！我每天上午七点到班，连坐下休息的机会都没有。我应该有半个小时的午餐时间，但从来都只能守着办公桌吃一块三明治，匆匆喝一杯咖啡。”“我没完没了地接电话，检查手下人的工作是否对头，或是跟上司谈话。有时有人打电话请病假，我还得替别人上班。这样一来，许多文书工作我都要带回家做，象处理考评表和起草每周汇报。我最恨文书工作！我的脾气变得很坏，孩子一打断我的事，家里任何时候都是乱糟糟的。”“如果我的上司以前知道的管理能耐是这个样子，我绝不会得到提拔。”,案例,每项活动旁注写说明。注明这一天的业务是否正常、忙、还是轻松。汇总活动总时间。,日/周时间记录表,现场练习,时间强盗,阻止您优先处理最重要的任务。它们白白吃掉时间，从无补偿。工作被打断接电话和打电话拖延任务不下放危机压力,现场练习时间是怎么被盗的?,你有什么启示,现在我知道了时间管理不善会引发其他问题。坚持做每日时间记录评估自己的时间使用。如何发现时间强盗。,明确目标,领班工作目标及计划分清工作的轻重缓急,工作任务清单,填写方法首先，列出计划中今天要完成的工作餐“任务清单”其次，把这些事情按紧迫程度分成三类类:必须要在两个小时间内完成；类:必须在当天完成；类:三天之内要完成,分清工作轻重缓急的秘诀,二八定律ABCD法该任务必须完成吗？我不做会怎么样？如果我现在不做，以后我会后悔吗？我应该自己完成，还是交给下面的人去做？,如何做好时间计划第二象限工作法,尽量避免扩大（快做）,尽量减少（授权做）,尽量避免（不做）,多投资时间（做）,普通人与成功人士的时间安排比较,注：中间阴影部 成功人士的时间安排，外圈代表普通人士,举 例 说 明,有效使用精力旺盛时间注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事细心研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题该休息的时候一定要休息。在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何做好时间计划生理节奏法,现在我知道了如何决定哪些我必须完成的任务，哪些事情完成了则更好了，不完成也行。哪些工作任务优先于其他任务。如何确定哪些任务最重要。,如何防止时间被盗,每日“应办事”清单和日历工作被打断接电话和打电话拖延任务不下放危机压力,每日“应办事”清单和日历,冯小云刚刚竿到上级的通知，本月15日将举行全体客房领班的会议。她的上司对她说，“你把危险品问题整理成册，干的不错。我想让你给其他领班看看你的成绩。”那一天晚些时候，冯小云拿出她的日历，在本月15日处记下这个会议。然后她问自己，“会议之前我需要做什么准备，这些准备需要多长时间？”冯小云决定，她需要在会议的前几天温习危险品笔记，并准备一个简短的演讲。因此，她在12日的地方标出“复习危险品笔记，写提纲”。她估计这项工作要用一个小时的时间，所以圈出了午饭后的一个小时。她还要复印在笔记中填写危险品情况时所使用的空白表格，因为她觉得这可能对其他领班有所帮助。于是，她在本月13日处用铅笔记下“复印危险品表格10份”，并为该项工作留出了15分钟的时间。最后，冯小云在14日给自己留出15分钟的时间用于复习她的发言提纲和整理将散发的材料，因为她在集体场合讲话时容易紧张。这样，15走进会场时，她将一切就绪，有条不紊。,案例,现在我知道了如何编写一份每日“应办事”清单。为什么要使用日历。如何不忘记提前做活动计划,工作被打断,洗衣机漏水与员工请假,想不被打搅时这样说：“让我把它记在应办事清单里。我会在你下班前告诉你。”“我知道我们应该谈谈这件事，但是的的确必须先完成这项工作。你下一次休息是什么时候？我们到那时候再谈怎么样？午饭的时候谈如何？”“我很乐意为你解决这个问题。你什么时候需要答复？”,对付工作被打断的秘诀,不要被须立即处理打断您的工作陷住。抓紧解决问题或答复请求，然后趁记忆犹新继续您刚才的工作。告诉员工哪些工作是除了发生紧急情况外不得打扰。开班前班后会,雇员有问题可在那时提出。挂起业务联络本，雇员有不急的要求或问题可在上面注明。 您务必要在当天表示已注意到他们请求或问题，并让他们知道您何时能够处理这些事情。,态度要随和，不能漫无边际。有所准备。电话前，招集通话时全部信息用定时器控制通话时间。告诉那些说话没完没了的人您有约会紧急情况。站着打电话。安装自动拨号器，以节约拨电话的时间。经常记录和分析您的通话。,打电话,拖延,奖励自己按时完成任务。关于反拖延的秘诀马上行动。限制时间不找借口。把工作化整为零。,任务下放, 1. 如果您希望某一件事不出差错，您就亲自动手做。 2. 任务下放给他人意味着，一旦完成出色，成绩归属他人一旦出了问题，您背黑锅。 3. 自己动手比浪费时间教别人如何做更容易。,冯小云每个月需要用一个下午进行雇员培训。为了省出这段时间，她决定每个月的订购任务交给她最能干的雇员之一马雅去做。在向马雅谈任务之前，冯小云针对订购任务的各方面列了一份清单。 列出清单之后，冯小云把马雅叫到她的办公室，她说：“马雅，我对你的工作很满意。若不是你，上个月我们就会发生停工待料的事故。你是洗衣房里唯一想到必须添购客房用品以应付经营管理顾问工程师协会会议的。” “我发现，我需要更多的时间培训新雇员。不晓得是不是能把每月的订货任务交给你。我认为你会出色地完成这项任务的。我把应该做的事和什么时候做等都列成了清单。你觉得这件事你能不能承担？”,案例,马雅看过清单后说：“可以，看上去不很困难，而且一个月只有一次。我担心的是耽误自己的日常工作，每一次要花费多少时间？” “咱们先一起订货，直到你心中有数，”冯小云继续说，“正象你刚才说的，这任务并不很难，我相信你会很快入门。等你可以独立应付之后，由你负责填写订货单，并在下班之前交给我。我的责任是检查订货的内容和发出定单。你认为这样行吗？” 马雅接受了任务。冯小云说，“马雅，谢谢。你帮了很大的忙。我知道我可以信任你。”,案例,任务下放,任务下意味着“放手不管”？冯小云遵循下列步骤：事先计划任务的下放。决定正确的人选对选中的人表示信任说明您将如何介入这项工作。说明这种安排对大家都有好处表示谢意,尽量及时明确分配工作必须了解下属能能力水平授予权利说明目标与期望评估检查注重结果不重复授权循序渐进的授权出现困难提供帮助不能姑息倒授权行为承担责任,任务下放秘诀,平庸无奇与不同凡响的领班之区别，就在于控制和处理危机的能力不同。,危机,冯小云和她的洗衣房班组迎来繁忙的一周。上班后，冯小云在办公桌发现了上个班次的领班留给她的便条，上面说：“坏了两台烘干机，没有时间通知维修部门检查。对不起。” “真不像话！”冯小云气上心头。这样一来，不仅今天上午的工作将被拖延，而且她还不得不替别人完成任务。 她刚要抓起电话叫维修工，一名雇员进来对她说，有人打电话来请病假，今天上午人手不够。冯小云心里想：“我真应该也请病假。” 如果您是冯小云，会有什么反应？,案例,对付危机的秘诀,给危机分类。发现谁手中掌握着防止危机的控制权。您几乎无能为 力，所能做的只是试图影响他人去改进作风。力求从危机中学习。有时危机为您提供推动工作改进的机会。,压力,课堂练习,避免压力的秘诀,诉说您的问题，或写在纸上花费那些时间、经受那些压力是否值得。离开您的工作区休息一下，清醒一下头脑保持运动。改变您的心境。问自己“如果会怎么样？”“在这个项目上出错会怎么样？”“忘了某件事，会怎么样？”客观实际往往比您想象的好得多。,时间是下午2：30，冯小云还有半个小时下班。她正在复查她的日历，那上面记载着下周末将来人安装新的折叠桌和物品架。因此，暂时不用的被单等将移到储藏室，还需要把转移的物品专门记录在册，以防丢失。此外，要重新布置工作区，使装修不会影响到日常的工作。 重新装修意味着压力，因为它将打乱洗衣房的正常动作。 冯小云说，“这下子我有事情做了，但愿不出错。”,案例,使用您的日历来安排时间，避免时间安排的冲突。学会对付干扰，使自己有时间作计划和与您的职工谈话。克服拖沓。从长远来说，拖延只会把事情弄得更糟。把任务下放给他人，使您有更多的时间作自己的工作练习有效的危机管理，防患于未然。,压 力,您管理的水平如何,我们向您提出挑战,在本课程中讨论的时间管理技能，您实践得越多，领班水平越高。回避那些降低工作效率、制造压力的时间强盗。学会对任务分清轻重缓急，使用“应办事”清单和日历。学会如何对付干扰，如何打电话，怎样应付危机。避免办事拖拉。学会任务下放。,重点整理,什么是最重要的预先规划设定明确目标分清轻重缓急，抓住重点马上行动拒绝拖延珍惜今天，当日事当日毕第一次做好，追求零缺