高校食堂管理信息系统战略规划

引言高校作为教书育人之地，相对而言更专注于如何提高教学质量，以及如何满足研究部门的需求，而忽略了像食堂这种服务性场所的信息化建设，但食堂是为作为学校主体的学生、教职工服务的，它的服务质量直接对高校人员造成影响。因此，我们设计高校食堂信息管理系统，提高食堂的服务速度与质量，提升客户满意度与忠诚度。1背景11高校食堂的现状 技术和现代通信技术的发展，人类已经步入数字化和网络化为特征的知识经济时代，人们对各种信息量的需求也逐渐增大。现在，各大学校的规模不断扩大，学生数量不断增加，学校后勤管理工作也日趋繁杂，食堂管理工作成为学校各项管理工作中一个越来越重要的部分。由于学校食堂管理复杂性给学校食堂的人工管理带来了相当大的难度，不管是在菜价的制定还是库存的控制方面都是现有的人工所处理不过来的数据，或者是处理起来难度非常大。庞大的信息量，如何高效地完成这些工作是学校急需解决的问题。人工记录是相当麻烦的。而且当查找某条记录时，由于数据量庞大，还只能靠人工去一条条的查找，这样不但麻烦还浪费了许多时间，效率也比较低。当今社会是飞速进步的世界，原始的记录方式已经被社会所淘汰了，计算机化管理正是适应时代的产物。信息世界永远不会是一个平静的世界，当一种技术不能满足需求时，就会有新的技术诞生并取代旧技术。21世纪的今天,信息社会占着主流地位，计算机在各行各业中的运用已经得到普及，自动化、信息化的管理越来越广泛应用于各个领域。采用适当的管理信息系统，人性化的系统，使用者会感到操作非常方便，相关人员需要做的就是将数据输入到系统的数据库中去。由于数据库存储容量相当大，而且比较稳定，适合较长时间的保存，也不容易丢失。这无疑是为信息存储量比较大的学校提供了一个方便、快捷的操作方式。同时利用食堂信息管理系统也可以做到信息的规范管理、科学统计和快速查询，从而减少管理工作方面的工作量。大大降低食堂管理人员在信息管理精力上的投入，使企业获得更大的利润空间。与此同时给广大学生用户带来方便。在实用性上达到了双赢。12高校食堂存在的主要问题目前我国很多大学采用的是学生刷餐卡支付餐费，但是其余的所有部分全部为手工作业。学校食堂管理复杂性给学校食堂的人工管理带来了相当大的难度。主要有以下几大问题：1.学生信息方面。学生信息的准确性和安全性很难保证。比如学生充卡，余额查询，丢失之后如何减少损失等等都是需要完善的地方。2.成本核算方面。成本方面主要是人工登记核算，既容易出错，也不好控制，特别是成本内容太多，比如人员工资，水电，税，菜、酒、米之类的采购费用等等。如果没有准确的成本核算，就不好分析利润和之后更好地控制成本。3.库存管理方面。库存方面大多是采取少了则补的策略，不仅容易有失误，在需要的时候没有库存；而且不能很好地选择价格低质量高的物品和采购物品之后的质量检验。4.许多大学拥有多个校区，有好几个学生和教工食堂，这些食堂的地理位置分散，很难实现统一的协调管理。2食堂管理信息系统战略分析2.1食堂管理信息系统的目标食堂管理信息系统是针对学校食堂的具体业务而开发和设计的，为食堂经营者提供各类有效的管理决策信息的同时，也为学生们提供消费查询和饮食统计分析服务。其目的在于改善过去出现的成本浪费等问题，促进学校食堂的高效、便捷、快速的管理；同时吸引更多学生消费者回归学校食堂，保证学生的饮食安全。具体目标可总结为以下几点：1、用统一标准处理和提供信息，完整、及时提供在管理及决策中需要的数据，以便排除使用前后矛盾的不完整的数据并向各级管理机构提供不同详细程度的报告，缩短分析和解释的时间。2、用最低的费用最短的时间提供尽可能精确、可靠的信息，以便使决策者选择最佳的实施方案，以提高企业的经济效益。3、降低生产成本，提高经济效益，降低资源浪费率。4、提高湖南大学食堂服务质量，在学生心中树立校方良好形象。5、以信息技术部分代替人工决策，提高食堂员工工作效率。6、实行学生消费者反馈制度，根据反馈意见对不足之处进行更正，提高学生的就餐满意度，使更多学生自愿回归学校食堂就餐，帮助解决学校一直担心的食品安全问题。2.2食堂管理信息系统的约束条件食堂信息管理系统的使用，无疑将在基础设施的信息化与自动化方面，成为高校的领头羊，但该项目的实施也面临着诸多约束条件。主要从技术、资金、系统营运、政策支持和未来发展五个方面进行分析：1、从技术方面来说，对现有技术进行评价，此系统运用PHP、MySQL等技术便可快速高效的生成一个完整的操作系统。计算机网络技术的发展和计算机硬件性价比的不断提升，使计算机全面应用于医院管理的各个环节成为可能。C/S开发模式、COM、DCOM技术在国内各行各业的信息管理系统开发中已经被广泛采用，实践证明这些技术都非常适合食堂管理系统的开发。但对于后期的数据统计与分析部分，想要保证分析结果的准确性，还需要制定更加完善细化的考核标准。2、从资金方面来说，综合考虑大学食堂的经济状况和投资能力，对系统建设、运行和维护费用，对系统建成后可能取得的社会及经济效益等因素，湖南大学食堂在学校和政府以及其他支持者的支持下虽然能够保证一定的盈利，但无法补足对于食堂管理信息系统的前期投入。这是由于大学开放性极高，校园周边已存在较完善的基础设施和服务，其中包括大型超市、各类日用品店、各类餐饮服务等。这就为餐饮行业形成公平竞争提供了良好的环境，但对于大学食堂来说却面临着巨大的竞争压力。在市场份额极其分散的情况下，仅依靠管理信息系统的建设通过降低成本来增加竞争力不足以吸引消费者获得更多收益。3、从系统营运的方面来说，要保证系统正常运行，除了要规范学生和食堂工作人员的日常操作以外，还需配备专门的技术人员对系统进行定期检查和护理，并对突发情况进行紧急维修。同时，还需对系统收集的学生信息进行严格保密，以免不法商家盗取学生个人信息，损害学生利益，对湖南大学造成负面影响。4、从政策的方面来说，政府为出台相关政策帮助高校食堂发展信息管理系统。5、从未来发展的方面来说，随着电子商务的迅猛发展，湖南大学食堂对信息管理系统的使用只是踏上了自动化时代的第一步，为了保证未来收益和前期投入的利用效率，后期仍需进行大量投资完善服务功能，若持续发展信息化，湖南大学将面临较大的财政压力；若不持续发展信息化，则将前期对管理信息系统的使用流于形式，资金收益率不能提高。3战略规划的方法应用3.1战略规划的方法选择方法选择：企业规划法（BSP法）BSP法它摆脱了管理信息系统对原组织结构的依从性，从企业最基本的活动过程出发，进行数据分析，分析决策所需数据，然后自下而上设计系统，以支持系统目标的实现。我们决定采用企业规划方法(BSP)对食堂系统进行信息规划分析。3.2调研3.3U/C矩阵3.3.1U/C矩阵简介U/C矩阵主要用来对系统功能划分进行分析和优化。其基本原理与系统思想关于子系统的划分相一致，即在系统之间尽可能保持相对独立性。U/C矩阵是一个进行内容分析的二维表，纵坐标和横坐标表示要分析的两个变量，二维表中的U，C表示两个变量之间的关系。U/C矩阵中，U(Use)表示该功能为数据的使用者，即某个功能使用某类数据，C(Create)表示该功能为数据的生产者或创建者。建立U/C矩阵首先要进行系统化，自顶向下的划分，具体确定每一个功能和数据，最后把功能和数据之间的关系填到二维表中，就建立了U/C矩阵。U/C矩阵建立之后，还要进行完备性、一致性检验。完备性检验是指每个数据项必须有一个生产者和至少一个使用者，而每个功能都必须有数据的生产和使用活动。一致性检验则要求一个数据只能有一个生产者，避免数据有多个源头，产生不一致现象。U/C矩阵不仅适用于功能/数据分析，也适用于其他方面的管理分析。3.3.2U/C矩阵划分子系统步骤1在矩阵顶行填入“数据类”；2在矩阵最左列填入“功能”；3标以“U”或“C”；要进行数据正确性分析：（1）每列只能有一个C；（2）每列至少有一个U；（3 ）不能出现空行或空列4按逻辑关系及发生的顺序，重排各功能；5重排数据类，使所有“C”尽可能靠近对角线；6分组。3.3.3划分客户关系管理系统具体操作采用U/C矩阵的方法对学校教务管理信息系统进行功能设计，通过对教务工作数据流的分析得到图1(乱序)所示的U/C矩阵及图2（最后版）所述子系统划分。首先定义客户关系管理业务功能，包括：消费者信息添加饭卡补办采购报账消费者信息修改入库管理预定管理消费者信息查询库存查询售后信息反馈消费者信息删除出库管理员工信息操作消费信息查询生产管理出勤信息统计饭卡充值销售管理员工表现统计饭卡挂失采购计划生成工资表订单查询反馈查询工资查询查询成本查询效益 其次定义客户关系管理数据类，包括：消费者信息饭卡信息库存信息菜单信息销售信息采购信息财务信息订单信息反馈信息员工信息出勤信息员工表现信息工资信息成本信息数据类 功能 消费者信息饭卡信息库存食材信息菜单信息销售信息采购信息财务信息订单信息反馈信息员工信息出勤信息员工表现信息工资信息成本信息消费者信息添加CC消费者信息修改U消费者信息查询U消费者信息删除U消费信息查询UU饭卡充值U饭卡挂失UU饭卡补办UC入库管理CU库存查询U出库管理UU生产管理UC销售管理UC采购计划UUUCU采购报账UC预定管理C订单查询U售后信息反馈UCU反馈查询U员工信息操作C出勤信息统计UC员工表现统计UC生成工资表UUUC工资查询U查询成本UUC查询效益UU数据类 功能 消费者信息饭卡信息库存食材信息菜单信息销售信息采购信息财务信息订单信息反馈信息员工信息出勤信息员工表现信息工资信息成本信息消费者信息管理消费者信息添加CC消费者信息修改U消费者信息查询U消费者信息删除U饭卡管理消费信息查询UU饭卡充值U饭卡挂失UU饭卡补办UC库存管理入库管理CU库存查询U出库管理UU生产与销售生产管理UC销售管理UC采购管理采购计划UUUCU采购报账UC预定与售后预定管理C订单查询U售后信息反馈UCU反馈查询U员工管理员工信息操作C出勤信息统计UC员工表现统计UC生成工资表UUUC工资查询U成本核算查询成本UUC查询效益UU3.4食堂管理信息系统的结构 3.5食堂管理信息系统的功能阐述1. 消费者信息管理对来自客户端的不同用户进行权限审查，限定对数据库的访问级别；管理员对消费者的信息进行添加、修改、查询和删除操作；此处消费者仅限于在校本科生、研究生、留学生、教职工及职工家属。2. 饭卡管理对饭卡进行管理，办理相关的充值、挂失和补办业务；查询并输出消费者的消费信息。3. 库存管理管理各种用品的使用情况，确定用货来源和送达目的;对商品的入库、出库，结算的管理.要有明细账，记载出入库的详细情况；供食堂负责人员和采购人员还有审查工作，实现对于每天各部门、各食堂中所有使用的货物进行审查和查看现有库存情况。4. 生产与销售 对食堂的生产过程与销售情况进行管理，编制菜单，记录相应菜品的销售情况，并记录不同时间的人流量。5. 采购管理根据库存食材情况及菜单情况，生成建议采购计划，并且可以根据实际情况调整采购计划；进行采购报账。6. 预定与售后预订管理：订餐、订餐信息修改、订餐信息取消、定金处理、订餐统计、订餐查询、 订餐报表。收集消费者对食堂的建议与评价，及时改进不足。7. 员工管理对工作人员的信息进行添加、修改、查询、删除等各种操作；统计员工的出勤情况及工作表现；根据员工的出勤情况及工作表现，计算并发放工资。8. 成本核算对成本利润的综合分析。成本包括固定成本（人员工资、水电、税等）变动成本（菜、面、米等的采购成本），收入指每天的销售收入；能核算每天、每月、每年、以及任何一段时间的成本，利润；核计每天各窗口的收益情况并将结果送入数据库供管理层查询； 4影响规划的信息技术发展的预测在硬件方面，由于我国信息产业的产业链尚不完善，信息系统技术落后于国外水平，部分企业和政府机构选择使用外国厂商的信息设备和系统，进行收集、储存和分析数据，安全性能不可保障。在未来的时间里，我国信息技术得到发展的话，学校会考虑使用国内性价比更高的硬件设备。在软件方面，我们已经添加了信息自动推送功能以及多平台手持客户端功能，这些都可以通过编写软件来完成。但是随着时间的推移，更多的新功能会浮出水面，需要增加到规划中。同时，有些现在不能通过编程实现的功能，随着信息技术的发展，实现的可能性递增。我们的领导小组要时刻关心这些变化，不断完善教务管理信息系统，使其时刻保持前瞻性。5开发方案5.1开发策略一般认为，开发管理信息系统有两种策略（1）“自下而上”的开发策略基本思想：从业务系统开始，先实现每个基本功能（即数据处理功能），然后逐步向高级建设（即增加管理/控制功能）（2）“自上而下”的开发策略基本思想：从整体上协调和规划，由全面到局部、由长远到近期，从探索合理的信息流出发来设计信息系统（3）本系统的策略选择采用综合开发策略，自上而下地做好战略规划，再自下而上地逐步实现各系统的应用开发。5.2开发方法高校食堂管理信息系统开发方法选择结构性系统开发结合原型法开发方法，具体实施过程如图所示：结构化系统开发方法框架设计可行性研究初步设计详细设计维护与评价实施确定基本要求构造原型评审满意否修改NY原型法运用此种方法，很好的结合了结构化系统开发方法与原型法的优势。对于高校食堂管理信息系统，加强了开发过程中用户参与程度，增加了用户满意度。5.3开发顺序通过U/C矩阵，我们将高校食堂管理信息系统划分为消费者信息管理、饭卡管理、库存管理、生产与销售、采购管理、预定与售后、员工管理、成本核算八大子系统。根据使用情况，首先开发消费者信息管理系统、饭卡管理系统，其次为库存管理系统、生产与销售系统、采购管理系统，然后为员工管理系统，最后为预定与售后系统、成本核算系统。6开发计划6.1 前期准备 信景网络开发人员对系统开发前期进行充分的用户调研、需求分析和系统体系结构的设计准备工作。 信景网络软件开发人员以及业务需求人员共同组建项目组，一名项目经理负责监控项目的整体实施，共同参与系统的全面设计、开发，并针对业务提出进一步开发需求，开展软件用户化工作，制定二次开发方案，参与设计业务系统与其它软件的接口。 6.2 实施过程 整个开发过程将经历获取需求、需求分析、系统结构建立、设计、编码、测试等阶段。 6.2.1 获取需求 软件在进入正式开发之前供准确的书面软件设计详细需求书响待开发系统的主要因素。 6.2.2 需求分析 信景网络开发人员构思、确立系统目标、划分业务领域、现行业务分析、建立业务模型、信息需求分析、用户视图规范化、数据元素标准化与一致性控制等。 在项目组和用户充分交互、理解的基础上，提出系统的技术构架，对系统功能、性能等主要指标作描述，对实现方法项目实施人员应有一个比较清晰的轮廓及整体设计思路，对有疑问的地方及时与业务需求人员进行沟通交流，最终达成共识。 综合对该用户群体现有硬件配置，软件配置，网络使用情况，数据库使用情况，计算机熟悉程度做一定的调研，根据调查的统计结果决定即将开发的一些软件适用指标。 6.2.3 系统结构建立 确定软件服务器的硬件配置及用户硬件资源配置。 确定用户软件平台的统一协调。 6.2.4 设计 软件设计阶段的工作包括对模块进行必要的修改，同时可能需要对某些结构做一些修改，确定界面定义、用户服务层、业务逻辑层、数据库服务层和具体数据库，确定软件开发工具。这一阶段还将完成更详细的功能和业务需求调研，制作