现货采购与远期合同采购概述(ppt 254页).ppt

采购模式 本章主要内容采购模式的概念集中采购与分散采购现货采购与远期合同采购直接采购与间接采购国内采购与全球采购询价采购及时制采购招标采购网上采购 引导案例 联想集团基于供应链的采购管理优化是企业采购模式优化的成功案例 作为IT行业的龙头企业 该集团每年的采购金额大约在110亿美元左右 联想集团在采购流程中面临的主要问题是原材料价格波动性较大 客户需求个性化日益强烈 供应商寡头垄断等 针对这些主要问题 联想在供应链和采购方面采取了一体化的运作体系以加强企业内部的协同 首先 在协同作业上 将采购 生产 分销以及物流整合成统一的系统 整个集团形成统一的采购策略 其次 科学地推进与供应商的协同管理 集团有约300家供应商 物料的采购面向国际和国内 拥有非常复杂的供应链体系 联想采取了全程紧跟的策略 在供应商端设立了相应的采购平台 加强日常管理 在与供应商合作关系管理上 确定供应商的总体策略 例如价格成本以及采购比例的控制等 引入淘汰机制 签署框架协议 对于重要零部件的上游供应商进行管控 定期对供应商工厂生产线进行审核 对供应商财务状况进行分析等 在采购绩效评价方面 坚持对采购管理和绩效进行定期评估 评估主要是从质量 服务 成本等方面来进行 然后根据评估的结果对日常采购进行管理 通过采购模式的优化 联想逐渐由传统的采购管理转变为供应链采购管理 降低了供应链运作成本 4 1集中采购与分散采购 采购方式是采购主体获取资源或物品 工程 服务的途径 形式与方法 采购方式的选择决定企业能否有效地组织 控制物品资源 以保证其正常地生产和经营以及较大利润空间的实现 企业内部依采购权限的划分不同 可分为集中采购与分散采购 这是企业从资源 环境 制度角度出发 根据自身管理幅度 成本 效率 采购数量 组织状况所做出的采购方式决策 一 集中采购 一 集中采购的含义集中采购 CentralizedPurchasing 是相对于分散采购而言的 它是指企业在核心管理层建立专门的采购机构 统一组织企业所需物品的采购业务 跨国公司的全球采购部门的建设是集中采购的典型应用 以组建内部采购部门的方式 来统一其分布于世界各地分支机构的采购业务 减少采购渠道 通过批量采购获得价格优惠 随着连锁店 特许经营和OEM厂商的出现 集中采购更是体现了经营主体的权力 利益 意志 品质和制度 是经营主体赢得市场 控制节奏 保护产权 技术和商业秘密 提高效率 取得最大利益的战略和制度安排 因此 集中采购将成为未来企业采购的主要方式 具有很好的发展前景 例如IBM 恒基伟业 麦当劳都通过集中采购实现了自身的利益 二 实施集中采购的优势1 有利于获得采购规模效益 降低进货成本和物流成本 争取主动权 2 易于稳定本企业与供应商之间的关系 得到供应商在技术开发 货款结算 售后服务支持等诸多方面的支持与合作 3 集中采购责任重大 采取公开招标 集体决策的方式 可以有效地制止腐败 4 有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展 同时也有利于提高工作效率 5 如果采购决策都集中控制 那么所购物料就比较容易达到标准化 6 减少了管理上的重复设置 这样就不必让每一个部门的负责人都去填采购订单 只需要采购部门针对公司的全部需求填一张订单就可以了 7 可以节省运费和获得供应商折扣 由于合并了多个部门的需求 采购部门找到供应商时 其订单数量就足以引起供应商的兴趣 采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣 除此之外 还可以节省运费 因为集中了所有的需求后货物可以整车地进行装运 8 在物资短缺的时候 不同的部门之间不会为了得到物资而相互竞争 从而引起价格的上涨 9 对于供应商而言 这也可以推动其有效管理 他们不必同时与公司内的几个人打交道 而只需和采购经理联系 三 集中采购所适用的采购主体和客体1 集中采购所适用的采购主体 1 集团范围实施的采购活动 2 跨国公司的采购 3 连锁经营 OEM厂商 特许经营企业的采购 2 集中采购所适用的采购客体 1 大宗或批量物品 价值高或总价多的物品 2 关键零部件 原材料或其他战略资源 保密程度高 产权约束多的物品 3 容易出问题或已出问题的物品 4 最好是定期采购的物品 以免影响决策者的正常工作 四 集中采购的实施步骤集中采购的程序如图4 1所示 具体步骤如下 1 根据企业所处的国内外政治 经济 社会 文化等环境及竞争状况 制定本企业采购战略 2 根据本企业产品销售状况 市场开发情况 生产能力 确定采购计划 3 定期或根据大宗物品采购要求做出集中采购决策 决策时要考虑市场反馈意见 同时需要结合生产过程中工艺情况和质量情况 4 当决策做出后 由采购管理部门实施信息分析 市场调查及询价 并根据库存情况进行战术安排 5 由采购部门根据货源供给状况 自身采购规模和采购进度安排 结合最有利的采购方式实施采购 并办理检验送货手续 及时保障生产需要 6 对于符合适时 适量 适质 适价 适地的物品 经检验合格后要及时办理资金转账手续 保证信誉 争取下次合作 案例 集中采购降低成本的有效途径 近年来 费用支出的上升已成爲银行经营效益下降的直接原因之一 银行费用支出的增加与其财産物资及日常用品的采购成本有直接关系 采用集中招标采购的方式 不失爲降低银行经营成本的有效途径 集中招标采购 是指银行爲了日常经营活动的需要 以管辖行 总行或省行 爲单位 以招标 谈判 询价等方式 从国内外市场上集中购买商品的行爲 银行集中招标采购对其经营活动具有重要意义 主要表现在以下几个方面 引进竞争机制 降低采购成本 在分散采购中 由於采购时间和采购渠道的不同 同一种商品的价格可能有很大差异 集中招标采购克服了分散采购中地域的局限性 使银行能够在厂家或商家的竞争中 选择价格更低 质量更好 服务更优的商品 此外 由於集中采购大批量商品可以享受批发价 因此比分散采购更能节约资金 增加透明度 减少腐败现象的发生 在分散采购中 资金往往掌握在银行少数审批人或采购人手中 由於缺乏透明度 容易给不正当竞争的厂家或商家创造投机的机会 加上有些采购人员的思想觉悟不高 很可能産生行贿 受贿等腐败现象 另外在分散采购中 由於采购单位各自爲政 对采购物资的品牌 价格等管辖行没有统一规定 容易出现攀比现象 造成另一种意义上的腐败 有利於创造企业文化 企业文化直接反映企业的形象 也是吸引客户的重要手段 采用管辖行集中招标采购的方式 对於营业用机具的配套使用 特别是微机联网提供很多方便 同一家商业银行 如果采用统一标识 款式的设备 更能体现这个机构的文化品位 创造独特的企业文化 有利於管辖行统一计划 统一调节费用开支 据统计 集中采购比分散采购的节支率在10 以上 在分散采购中 由於管辖行的费用开支计划只具有指令性 缺乏指导性 有些行本来可以节约一些开支 但爲了不浪费指定的费用开支指标 就有可能购买本不需要的商品而造成浪费 另外一些银行由於有突发事件发生 却因事先估计不足 可能突破费用指标 这样又会使管辖行的计划流於形式 费用指标年年增长 年年突破 使银行系统达到资源分享 在分散采购中 由於各行的资讯不能及时沟通 形成了银行办社会 即每个银行都要成爲大而全 小而全的机构 有些大型的或具有专门用途的车辆 机具等每个行都要配套 有些行因爲业务量小造成资産的大量闲置或浪费 集中采购 可以使管辖行及时掌握人 财 物资讯 及时调剂馀缺 达到资源分享 具体来说 集中采购可以采取集中招标采购 询价采购 谈判采购等方式 虽然形式看起来简单 但却涉及多个部门的利益调整 需要银行制定一系列切实可行的制度加以规范 如确定采购范围 确定采购方式等健全的管理制度和操作程式 以推动集中采购的制度化 规范化 由於银行工作专业性很强 而物资采购是一项辅助性工作 爲了提高办事效率 规范程式 也可以考虑将这项工作交由社会仲介机构叁与完成 由其从更加专业 科学 客观 公正的角度去制定相应的采购程式及办法 二 分散采购 一 分散采购的含义与集中采购相对应 分散采购 DecentralizedPurchasing 是由企业下属各单位 如子公司 分厂 车间或分店 实施的满足自身生产经营需要的采购 分散采购是集中采购的完善和补充 有利于采购环节与存货 供料等环节的协调配合 有利于增强基层工作责任心 使基层工作富有弹性和成效 二 分散采购的优势与劣势分散采购的优势 劣势如表4 1所示 三 分散采购适用的采购主体和客体1 分散采购适用的采购主体二级法人单位 子公司 分厂 车间 离主厂区或集团供应基地较远 其供应成本低于集中采购时的成本 异国 异地供应的情况 2 分散采购适用的采购客体小批量 单件 价值低 总支出在产品经营费用中所占比重小的物品 各厂情况不同 自己确定 分散采购优于集中采购的物品 包括费用 时间 效率 质量等因素均有利 而不影响正常的生产与经营的情况 市场资源有保证 易于送达 较少的物流费用 分散后 各基层有这方面的采购与检测能力 产品开发研制 试验所需要的物品 四 分散采购的程序和方法分散采购的程序与集中采购大致相同 只是取消了集中决策环节 实施其他步骤 企业下属单位的生产研发人员根据生产 科研 维护 办公的需要 填写请购单 由基层主管审核 签字 到指定财务部门领取支票或汇票或现金 然后到市场或厂家购买 进货 检验 领取或核销 结算即可 采购时一般借助于现货采购方式 三 选择集中采购或分散采购时应该考虑的标准一方面 集中采购相对于分散采购规模大 效益好 易取得主动权 易保证进货质量 有利于统筹安排各种物品的采购业务 有利于物品的配套安排 有利于整体物流的规划和采购成本的降低 有利于得到供应商的支持和保障 有利于物品单价的降低 有利于集体决策 另外 集中采购也有利于增加采购过程的透明度 减少腐败的滋生和蔓延 另一方面 集中采购相对于分散采购又具有量大 过程长 手续多 容易造成库存成本增加 占用资金 采购与需要脱节 保管损失增加 保管水准要求增高的弊端 且容易挫伤基层的积极性 使命感和创新精神 在实际采购中 要趋利避害 扬长避短 根据企业自身的条件 资源状况 市场需要 灵活地做出制度安排 在决定集中采购或分散采购时 应该考虑下面的因素或标准 1 采购需求的通用性 经营单位对购买产品所要求的通用性越高 从集中或协作的方法中得到的好处就越多 这就是为什么大型公司中的原材料和包装材料的购买通常集中在一个地点 公司 的原因 2 地理位置 当经营单位位于不同的国家或地区时 这可能会极大地阻碍协作的努力 实际上 在欧洲和美国之间的贸易和管理实践中存在较大的差异 甚至在欧洲范围内也存在着重大的文化差异 一些大型公司已经从全球的协作战略转为地区的协作战略 3 供应市场结构 有时 公司会在它的一些供应市场上选择一个或数量有限的几个大型供应商组织 在这种情况下 力量的均衡肯定对供应商有利 采用一种协同的采购方法以在面对这些强有力的贸易伙伴时获得一个更好的谈判地位是有意义的 4 潜在的节约 一些类型的原材料的价格对采购数量非常敏感 在这种情况下 购买更多的数量会立刻导致成本的节约 对于标准商品和高技术部件都是如此 5 所需的专门技术 有时 有效的采购需要非常高的专业技术 例如在高技术半导体和微芯片的采购中 因此 大多数电子产品制造商已经将这些产品的购买集中化 在购买软件和硬件时也是如此 6 价格波动 如果物资 如小麦 咖啡 的价格对政治和经济气候的敏感程度很高 集中的采购方法就会受到偏爱 7 客户需求 有时 客户会向制造商指定他必须购买哪些产品 这种现象在飞机工业中非常普遍 这些条件是与负责产品制造的经营单位商定的 这种做法将明显阻碍任何以采购协作为目标的努力 当然 集中采购和分散采购并不是完全对立的 客观情况是复杂的 仅一种采购方式是不能满足生产需要的 大多数公司在两个极端之间进行平衡 在某个时候他们会采用集中的采购组织 而在几年以后也许他们选择更加分散的采购组织 有时候根据企业采购特点及要求 采用两种方式相结合的形式 四 联合采购联合采购是指多个企业之间的联盟采购行为 而集中采购是指企业或集团企业内部的集中化采购管理 因此可以认为联合采购是集中采购在外延上的进一步拓展 一 实施联合采购的必要性如果从企业外部去分析我国企业的现行采购机制 其外部特征是各企业 无论是国内还是国外 的采购基本上仍是各自为战 各企业之间缺乏在采购及相关环节的联合和沟通 或采购政策不统一 重复采购 采购效率低下等现象十分突出 很难实现经济有效的采购目标 由此导致的主要问题有以下几方面 1 多头对外 分散采购 对于通用和相似器材无法统一归口和合并采购 无法获得大批量采购带来的价格优惠 使各企业的采购成本居高不下 采购管理政策完全由企业自行制定 其依据为企业自身的采购需求和采购环境条件 与其他企业基本没有横向的联系 不了解其他企业的采购状况和需求 2 各企业自备库存 又缺乏企业间的库存资源 信息交流和统一协调 使通用材料的储备重复 造成各企业的库存量增大 沉淀和积压的物资日益增多 3 采购环节的质量控制和技术管理工作重复进行 管理费用居高不下 以转包生产行业为例 各企业在质量保证系统的建立和控制 供应商审核和管理 器材技术标准和验收规范等各类相关文件的编制和管理上未实现一致化和标准化 4 采购应变能力差 以飞机生产行业为例 由于设计 制造方法的改进等原因造成的器材紧急需求不可避免 但是由于从国外采购周期比较长 器材的紧急需求难以满足 二 联合采购的优点引入企业群体规模采购成本 即两个以上的企业采用某种方式进行联合采购时的总成本 企业在采购环节上实施联合可极大地减少采购及相关环节的成本 为企业创造可观的效益 1 采购环节 如同批发和零售的价格差距一样 器材采购的单价与采购的数量成反比 即采购的数量越大 采购的价格越低 企业间联合采购 可合并同类器材的采购数量 通过统一采购使采购单价大幅度降低 使各企业的采购费用相应降低 2 仓储环节 通过实施各企业库存资源的共享和器材的统一调拨 可以大幅度减少备用物资的积压和资金占用 提高各企业的紧急需求满足率 减少因器材供应短缺造成的生产停顿损失 3 运输环节 器材的单位重量运费率与单次运输总量成反比 特别是在国际运输中更为明显 企业在运输环节的联合 可通过合并小重量的货物运输 使单次运量加大 从而可以较低的运费率计费 减少运输费用支出 三 联合采购的方式国际上一些跨国公司为降低采购成本 发展了一些联合采购的具体形式 1 采购战略联盟采购战略联盟是指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目标和企业自身总体经营目标的考虑 采取的一种长期联合与合作的采购方式 这种联合是自发的 非强制性的 联合各方仍保持各个公司采购的独立性和自主权 彼此依靠相互间达成的协议及经济利益的考虑联结成松散的整体 国际上一些跨国公司为充分利用规模效益 降低采购成本 提高企业的经济效益 正在向采购战略联盟发展 2 通用材料的合并采购这种方式主要是在存在互相竞争关系的企业之间 通过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采购带来的低价优惠 在这种联合方式下 每一项采购业务都交给采购成本最低的一方去完成 使联合体的整体采购成本低于各方原来进行单独采购的成本之和 这是这些企业的联合准则 联合采购已超越了企业界限 行业界限 甚至国界 不同国家 不同行业的企业间的联合正悄然兴起 目前 我国一些企业为解决采购环节存在的问题 正在探讨企业间联合采购的可能性 案例窗口 2004年 我国武钢 唐钢等大型钢铁企业联手和全球最大的多种资源矿业公司达成合作意向 成立合营企业并通过该公司在25年内每年向这几家钢铁企业提供约1200万吨铁矿砂 据估计 协议采购价格约25美元 吨 到岸价约为59美元 吨 这同当时120美元 吨的澳矿到岸价相比 采购成本降低逾五成以上 极大地降低了企业的生产成本 联合采购通过全面掌握多个企业的需求情况 与供应商签订统一合同 实现大批量订购 利用规模优势 提高议价能力 从而大大降低采购成本 4 2现货采购与远期合同采购 以商业交易的时间序列差异为标志 采购方式可以划分为现货采购 远期合同采购 现货采购 一 现货采购的概念现货采购是指买卖双方出自对实物商品的需求与销售实物商品的目的 根据商定的支付方式与交货方式 采取即时或在较短的时间内进行实物商品交收的一种交易方式 现货采购方式银货两清 当时或近期成交 方便 灵活 易于组织管理 能较好地适应需要的变化和物品资源市场行情的变动 现货市场在保证国家生产建设 稳定物价 合理组织物品流通等方面起到了积极推动作用 二 现货采购的特点1 存在的时间最长 从最初的物物交换 发展到后来普遍采用的零售 批发 代理交易 现金 信用 票据 信托交易等 大多都是现货交易的具体应用形式 2 覆盖的范围最广 现货交易不受交易对象 交易时间 交易空间等方面限制 是一种运用最广泛的交易方式 任何商品都可以通过现货交易来完成 人们在任何时候 任何地点都可以通过现货交易获得自己所需要的商品 3 交易的随机性最大 由于现货交易没有其他特殊的限制 交易又较灵活方便 因此 交易的随机性大 4 交收的时间最短 这是现货交易区别于远期合同交易与期货交易的根本所在 现货交易通常是即时成交 货款两清 或在较短的时间内实行商品的交收活动 应当指出 某些交易方式 例如信用交易中的赊销方式虽然实物交割与货款交付在时间上有一定的间隔 但仍属于现货交易的范畴 5 成交的价格信号短促 由于现货交易是一种即时的或在很短的时间内就完成的商品交收的交易方式 因此 买卖双方成交的价格只能反映当时的市场行情 不能代表未来市场变动情况 因而现货价格不具有指导生产与经营的导向作用 如果生产者或经营者以现货价格安排未来的生产与经营活动 要承担很大的价格波动风险 6 责任明确 此方式体现了一个企业或经济组织实物所有权与另一企业或经济组织资金所有权对等转移 这样一来 企业或经济组织对资源或物品的占有以及管理能做到界限分明 7 灵活 方便 手续简单 只要供方有货 需方拿钱就能买到 供需双方当面看货 当下或近期成交 可以减少包装或搬运次数 节省流通费用 8 对市场的依赖性大 一是市场的资源充足时方能有效 二是随行就市 价格波动 这样的供货条件不利于企业均衡生产 三 现货采购适用的条件其一 企业所需资源或物品充足 其二 所需资源或物品能及时送达 其三 需方有充足的现金流用于支付货款 其四 现货质量有保证 且采购人员有识货的手段和经验 其五 一般情况下 在所需资源或物品已形成市场时 才具备交易条件 四 现货采购适用的范围其一 企业生产和经营临时需要 其二 企业新产品开发或研制需要 其三 设备维护 保养或修理需要 其四 设备更新改造需要 其五 企业生产用辅料 工具 卡具 低值易耗品 其六 通用件 标准件 易损件 普通原材料及其他常备资源 五 现货采购的实施过程现货采购的实施过程如表4 2所示 全新采购型 全新采购是指企业为了满足生产新产品 增添新的服务项目或更新设备的需要 首次采购从未购买过的物品 更新重购型 更新重购是指企业由于改进生产或更新部分设备 需要更改某些采购物品的规格 型号 价格或采购某些新的设备或零部件 或考虑改变供应商 直接重购型 直接重购是指企业为了生产需要继续购买已经买过的物品 这是例行的常规购买行为 六 现货采购应注意的问题注意验货 由于供销双方未签定正式合同 提货时应注意当面验货 发现品种 规格 质量 数量 包装以及厂家不符时及时交涉 搞好市场调查 现货采购的物品如果是急用品 供货单位可能乘机提价 企业必须搞好市场调查 谨慎行事 严防供方擅自抬高物价 检查手续 查验票证是否齐全 包括发票 货单 合格证 说明书 磅码单 装箱单等必要单据 结算手续要清楚 不拖欠货款 也不预付定金 其他不合理的费用也应拒付 二 远期合同采购 一 远期合同采购的内涵为了避免现货市场价格风险 保证商品生产和商品经营的相对稳定和连续进行 在现货交易的基础上 产生了期货交易的初级形式 远期合同交易方式 远期合同采购是供需双方为稳定供需关系 实现物品均衡供应而签订的远期合同采购方式 它通过合同约定 实现物品的供应和资金的结算 并通过法律和供需双方信誉与能力来保证约定交割的实现 这一方式只有在商品经济社会 具有良好的经济关系 法律保障和企业具有一定信誉和能力清况下才能实施 远期合同采购属实物采购 供需双方以合同为依据实现交割 合同不能转让 它不同于以倒卖标准和约 化解风险 营利投机为目的的期货交易 二 远期合同采购的意义1 稳定供需关系 保持物价稳定 使需方能够按计划生产与经营 2 物品质量与数量有保证 减轻商检负担与责任 3 双方容易磨合 手续齐备 有利于形成战略伙伴关系 三 远期合同采购的特点与现货采购相比 远期合同采购的特点主要表现在以下几个方面 1 远期合同采购买卖双方必须签订远期合同 而现货采购则无此必要 2 远期合同采购买卖双方进行商品交收或交割的时间与达成交易的时间 通常有较长的间隔 相差的时间达几个月是经常的事情有时甚至达一年或一年以上 而现货采购通常是现买现卖 即时交收或交割 即便有一定的时间间隔 也比较短 3 远期合同采购往往要通过正式的磋商 谈判 双方达成一致意见签订合同之后才算成立 现货采购则随机性较大 方便灵活 没有严格的交易程序 4 远期合同采购通常要求在规定的场所进行 双方交易要受到第三方的监控 以便交易处于公开 公平 公正的状况 因而能有效地防止不正当行为 以维护市场交易秩序 而现货采购不受过多的限制 因此也易产生一些非法行为 远期合同采购适用的条件和范围1 远期合同采购适用的条件具有法律保障且经济秩序良好的社会环境 适用大宗或批量采购 供需双方具有交易信誉和能力 具有双方认可的质量标准 验收方法和其他认同的履约条件 2 远期合同采购适用的范围 1 企业生产和经营长期的需要 以主料和关键件为主 2 科研开发与产品开发进入稳定成长期以后 3 国家战略收购 大宗农副产品收购 国防需要及其储备等 五 远期合同采购存在的不足1 远期合同的规范程度差 不确定因素很多 2 在远期合同采购中未形成一个集中统一的市场 3 违约 毁约的现象经常发生 4 事先固定价格的方式不能完全转移价格风险 也降低了价格的灵活性 六 远期合同采购应注意的问题1 要掌握双方资信情况和能力 以免上当 造成损失 2 在经济环境恶化时慎用 如果确实要用 一定摸清对方底细 3 注意价格风险和履约能力 4 期限一般在1年以内 隔年交割以签约为准 5 合同有效期限要订在下游产品保修期以上 6 遵循 适时 适量 适质 适价 适地 的签约原则 7 合约条款要清楚 准确 双方无歧义 8 技术标准要尽量采用国际 国家标准 便于验收 9 签约人员具有专业和经济法知识 4 3直接采购与间接采购 从采购主体完成采购任务的途径来区分 采购方式可分为直接采购和间接采购 这种划分便于企业了解与把握采购行为 为企业提供最有利 最便捷的采购方式 使企业始终掌握竞争的主动权 一 直接采购 一 直接采购的内涵直接采购指采购主体自己直接向物品制造厂家采购的方式 一般指企业从物品源头实施采购 满足生产所需 目前 绝大多数企业均使用此类采购方式 实现自身生产需要 二 直接采购的优点直接采购由生产企业直接向物品供应单位实施采购任务 优点是环节少 时间短 手续简便 意图表达准确 信息反馈快 易于供需双方交流 支持 合作及售后服务与改进 三 直接采购的适用条件与范围1 直接采购的适用条件需方的采购量足够大且供方能够接受 在没有制度限制及各种特权影响的情况 需方自身有相应的采购 储运 渠道 机构与设施等 采购行为费用低于间接采购费用 2 直接采购的实施范围一般仅限于国内采购 用于生产性原材料 元器件等主要物品的采购及其他辅料 低值易耗品的采购 如果选择直接采购方式 应注意 做好采购前的准备工作 做好采购计划与决策 正确签约与控制交易主动权 把好验收检测关 四 直接采购的实施过程直接采购的实施过程如表4 2 图4 1所示 为了搞好直接采购 还要注意以下问题 1 作好采购前准备 了解资源渠道 竞争状况 市场行情 分析企业自身供销存动态信息 学习与把握当前有关采购的法律 政策 总结已有资料 做好实时信息分析 选择有能力和信誉且能提供最佳性能价格比和售后服务的供应商 2 搞好采购计划与决策 企业应从内容和过程上解决订购什么物品 订购多少 向谁订购 何时订购等问题 3 正确签约与控制交易主动权 企业应与供应商达成明确的质量保证协议 以明确规定供应商负责的质量保证责任 还应与供应商就检验项目及方法 达成明确的协议 并明确争端的解决办法和渠道 二 间接采购 一 间接采购的内涵间接采购指通过中间商实施采购行为的方式 也称委托采购或中介采购 主要包括 委托流通企业采购 即向分销商采购 和通过中介组织采购 委托流通企业采购是目前经营活动中最常用的间接采购方式 一般依靠有资源渠道的贸易公司 物资公司等流通企业实施 二 间接采购的优点 1 充分发挥工商企业各自的核心能力 2 减少流动资金占用 增加资金周转率 3 分散采购风险 减少物品非正常损失 4 减少交易费用和时间 从而降低采购成本 三 间接采购的适用条件与范围1 间接采购的适用条件 1 当地或较近的区域有能够承担采购任务的流通企业或中介组织 2 直接采购的费用和时间大于间接采购的费用和时间 2 间接采购的适用范围适合于核心业务规模大 盈利水平高的企业 需方规模过小 缺乏能力 资格和渠道进行直接采购 没有适合采购需要的机构 人员 仓储设施的企业 四 间接采购的过程间接采购的过程包括认证准备 选择中间商 签订合约 监督 接收检验 付款以及采购评估等步骤 如图4 2所示 项目采购与批量采购及其它采购项目采购 一次性 金额较大的采购行为 批量采购 频繁的 批量大的采购行为 其它采购 没有严格规范 生产方式根据生产的特点可分为 按库存生产按订单生产按订单设计生产 由生产方式决定的采购方式 按库存生产一般是生产标准化的产品 一般采取流水作业 产品按一定的计划生产完成后存放在仓库里 专业化 规模化是该行业的特点 按库存生产的特点 批量的标准化采购 1 批量采购 标准化程度高 采购功能相对简单 2 采购的重点是比较各家的价格 质量 交货时间和交货方式 按库存生产的采购方式 根据客户的订单将原材料 部件 及半成品等立即进行加工 组装 包装 生产组织要求灵活迅速 按订单生产的特点 按订单生产的采购方式 分类采购 分类管理此时的采购 针对原材料 零部件等采取不同的采购和供应商管理方式 对采购的要求 如及时性等要求比较高 厂家首先接到订单 然后按照订单进行设计和制造 按订单设计生产的特点 按订单设计和生产 技术性采购此时的采购特点 企业一般是接到订单后再去采购原材料和零部件 对采购人员的技术水平要求比较高 企业不同生产环境对应的不同采购方式 从为库存而采购到为订单而采购的转变在传统的采购模式中 采购的目的很简单 就是为了补充库存即为库存而采购 采购部门并不关心企业的生产过程 不了解生产的进度和产品需求的变化 因此采购过程缺乏主动性 在供应链管理方式下 采购活动是以订单驱动方式进行的 制造订单的产生是用户需求订单的驱动下产生的 然后 制造订单驱动采购订单 采购订单再驱动供应商 举例 供应链管理下采购方式的转变 1 供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系 签订供应合同的手续大大简化 不再需要双方的询盘和报盘的反复协商 交易成本也因此大为降低 2 在同步化供应链计划的协调下 制造计划 采购计划 供应计划能够并行进行 缩短用户响应时间 实现了供应链的同步化运作 采购与供应的重点在于协调各种计划的执行 订单驱动的采购方式有如下特点 3 采购物资直接进入制造部门 减少采购部门的工作压力和不增加价值的活动过程 实现供应链精细化运作 4 信息传递方式发生了变化 在传统采购方式中 供应商对制造过程的信息不了解 也无需关心制造商的生产活动 但在供应链管理环境下 供应商能共享制造部门的信息 提高了供应商应变能力 减少信息失真 同时在订货过程中不断进行信息反馈 修正订货计划 使订货与需求保持同步 5 实现了面向过程的作业管理模式的转变 订单驱动的采购方式简化了采购工作流程 采购部门的作用主要是沟通供应与制造部门之间的联系 协调供应与制造的关系 为实现精细采购提供基础保障 6 协调供应商的计划 一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动 在资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面 在这种情况下 下游企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划 在资源共享的前提下 保证供应商不至于因为资源分配不公或出现供应商抬杠的矛盾 保证供应链的正常供应关系 维护企业的利益 订单驱动的采购业务原理 没有订单不采购 没有订单就不采购 如果顾客不下订单 戴尔就不会去采购原材料和零部件 库存的只是信息 库存的只是信息 什幺时候需要什么货 什么时候会断货 什么时候能够入库 把这些信息库存起来而不是具体的东西 案例 戴尔采购订单而不采购库存 装配时邻居供货 你可以拨打800免费电话 戴尔就会送货上门 戴尔的装配不需要很多加工厂 因为现在是用OEM的方式来做 就是接到订单以后 去采购一些零部件 然后进行组装 它的加工厂的任务就是组装 戴尔的供应商与戴尔可以说是 隔壁邻居 距离很近 这叫就近采购 第二方物流节省运费30美元 单 增利6 第二方物流就是供应商送货上门 利用第二方物流戴尔节省了30美元 单的运费 通过采购订单而不采购库存的模式的改进 降低运费 1999年戴尔利润净增加 通过就近采购和自己不备库存两种模式 戴尔从一个名不见经传的小公司 一跃成为举世瞩目的大公司 戴尔本人排名世界富豪前列 戴尔的零库存的模式也成为现在管理界探讨较多的模式 4 4国内采购与全球采购 按采购范围不同 可将采购分为国内采购和全球采购 国际采购 国外采购 一 国内采购 一 国内采购的内涵国内采购指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为 主要是指在国内市场采购 并不是指采购的物品都是国内生产的 也可以向国外企业设在国内的代理商采购所需物品 只是以本币支付货款 不需要以外汇结算 通常情况下 采购人员应该先考虑在本地市场采购 这样可以减少运输费用 节省采购成本 节约时间 同时保障供应 二 国内采购的优势 1 国内采购不会遇到商业沟通的困难 2 国内采购不存在国际贸易运输 定价的问题 省却了在国际贸易中洽商运费 保险 交货付款条件等问题 3 国内采购一般用时较短 面临的不确定性和风险较小 二 全球采购 一 全球采购的内涵全球采购又称国际采购 国外采购 指国内采购企业直接向国外厂商采购所需要的物资的一种行为 经济的全球化使企业在一个快速变化的新世界和新经济秩序中生存与发展 越来越多的企业利用全球的资源 在全世界范围内去寻找供应商 寻找质量最好 价格合理的产品 货物与服务 二 全球采购的优势1 企业尤其是大型跨国公司 对采购产品质量有严格的要求 国外采购扩大了供应商的范围 购买商有很大的选择余地 就有可能获得高质量的产品 2 每个采购企业都希望降低采购成本 而国外的一些有竞争力的供应商可以提供具有更低价格的产品 3 参与国际采购可以锻炼自己适应经济全球化的能力 有利于企业的长远发展 4 通过国际采购还可以获取一些在国内无法得到的商品 尤其是高科技产品 如电脑的CPU等 因此 虽然国际采购有流程麻烦 风险较高等弱点 仍然为一种重要的采购途径 三 全球采购的运作模式 1 贸易代理 这是一种第三方的服务提供商 贸易代理可以帮助筛选当地的供应商 谈判价格并负责打理其后的订单履行以及物流 贸易代理可以使其客户免于应付复杂琐碎的日常操作 甚至可以替客户进行一些较小规模的投资 2 当地合资和独资的外商投资企业 一般情况下 如果投入了更多的精力和资金 公司往往可以对其供应商更为充分的了解 并可以对质量进行更紧密的控制 同时 公司也便于和供应商开展更为长期和直接的合作 3 在全球范围内建立采购办公室来专门评估 选择和发展当地供应商 这种方式基本上是一种共享服务的模式 利用一批专业的采购团队来专门负责打理从订单到物流管理的相关事宜 国内禁止进口的商品危害国家安全和公共利益的为保护人民的生命或者健康禁止进口的破坏生态环境的条约 协定规定的 案例窗口 戴尔公司全球采购的实施是通过建立全球采购中心 设立众多国际采购网点以提高采购效率 在全球范围内采购5000多种零部件 这种全球化采购模式充分发挥了现代物流 信息流的功用 使戴尔的采购成本降到了最低 4 5询价采购 一 询价采购的内涵询价采购指向若干个供货商 通常至少三家 的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式 询价采购是国际上通用的一种采购方法 二 询价采购的特点1 筛选供应商 不是面向整个社会的所有供应商 而是充分调查的基础上 筛选一些比较有实力的供应商 所选择的供应商不是很多 至少为三个 但是其质量好 价格低 企业实力强 服务好 信用度高 2 只允许供应商提供一个报价 每一供应商或承包商只许提出一个报价 而且不许改变其报价 不得同某一供应商或承包商就其报价进行谈判 报价的提交形式 可以采用电传或传真形式 3 报价和质量比较客观 真实 询价采购通常是分别向各个供应商发出询价函 供应商并不面对面竞争 因此各自的产品价格和质量能比较客观 正常地反映出来 避免了面对面竞争时常常发生的价格扭曲 质量走样的事情 4 采购过程比较简单 工作量小 因为备选供应商的数量少 范围窄 所以无论是通信联系 常规进货都比较方便 灵活 常规程序比较简单 工作量小 采购成本低 效率高 5 报价的评审应按照买方公共或私营部门的良好惯例进行 采购合同一般授予符合采购实体需求的最低报价的供应商或承包商 三 询价采购的实施步骤 一 供应商的调查和选择为发挥询价采购的特点和优越性 克服其局限性 最关键的一条就是要对资源市场进行充分调查 掌握供应商的基本情况 只有这一步作好了 才能保证询价采购的供应商都是优秀的供应商 二 编制及发出询价函询价采购不同于招标等采购方式 为充分发挥其特点 尽量简化手续 提高办事效率 应编制简单明了的询价函 应包括以下几项内容 项目名称 数量 技术参数要求 履约期限及交货地点 供应商应携带的资质证明材料 递交报价单地点 截止时间 报价单位法人代表或委托人签字盖章 三 报价单的递交及评审供应商在报价截止日期前 将报价单密封并封口处加盖公章 递交到采购机关 采购机关在规定时间内组成评审小组 对供应商的报价进行详细分析 比较 为了确保商品质量 性能达到需方单位要求 对于一些专业性较强或非常规的商品 可以由需方单位及供应商共同磋商 或到供需双方现场考察商品的质量和运行环境 为了更加有效地利用资金 可在原有报价的基础上与供应商进行谈判 争取少花钱 多办事 办好事 四 合同的签订及验收 付款程序选中供应商后 供应商与需方单位按询价采购的程序签订采购合同 合同中应明确采购项目名称 数量 金额 交货方式 履约期限 双方权利与义务 保修期 验收方法 付款方式及违约责任等条款 合同履行完毕 由采购机关会同需方单位对商品进行验收 对技术性要求高的商品 可邀请专业人士协助验收 验收合格后 由需方单位填制验收单 交采购机关审验 办理有关付款手续 五 履约保证金为了约束供应商切实履行合同 中标的供应商应在签订合同时向采购机关交纳一定数额的履约保证金 在合同履行完毕 质量无问题时 予以结清 如果在采购活动中 邀请到的供应商不足三家 或三家均高于控制价格 应该根据实际情况采取二次询价或者改变采购方式来确定供应商 四 询价采购的适用情况1 采购现成的 并非按采购实体的特定规格特别制造或提供的货物或服务 2 采购合同的估计价值低于采购条例规定的数额 4 6即时制采购 即时制采购 JIT采购 也称准时化采购 是在20世纪90年代 受即时化生产 JIT生产 管理思想的启发而出现的 即时制生产方式最初是由日本丰田汽车公司在20世纪60年代率先使用的 在1973年爆发的危机中 这种生产方式使丰田公司渡过了难关 因此受到了日本和其他国家生产企业的重视 并逐渐引起了欧洲和美国的企业的重视 近年来 JIT模式不仅作为一种生产方式 也作为一种采购模式开始流行起来 一 即时制采购的原理即时制 JIT 生产的基本思想是 彻底杜绝浪费 只在需要的时间 按需要的量生产所需要的产品 这种生产方式的核心是追求一种无库存生产系统 或是库存量达到最小的生产系统 即时制的管理思想目前已经被运用到采购 运输 储存及预测等领域 这种特性能够大大减少在制品库存 即时制采购是一种先进的采购模式 它的基本思想是在恰当的时间 恰当的地点 以恰当的数量 恰当的质量采购恰当的物品 是为了消除库存和不必要的浪费而进行的持续性改进 要进行即时化生产必须要有即时的供应 因此即时制采购是即时化生产管理模式的必然要求 其中关于供应商的选择 质量控制是其核心内容 即时制采购与供应商签订在需要的时候提供需要数量的原材料的协议 其核心要素包括减小批量 频繁而可靠的交货 提前期压缩并且高度可靠 保持一贯的采购物资的高质量 二 即时制采购与传统采购的比较供应链环境下的即时制采购模式与传统的采购模式的不同之处在于采用订单驱动的方式 这种订单驱动的方式使供应与需求双方都围绕订单运作 也就是实现了供需双方同步化运作 传统的采购模式下 采购的目的就是为了补充库存 而即时制采购模式追求的是零库存 即时制采购与传统采购的不同主要表现在以下几个方面 见表4 3 1 对供应商数量的选择不同 传统采购通常采用多头采购 供应商的数目较多 企业与供应商的关系是通过价格竞争而选择供应商的短期合作关系 即时制采购采用的是较少的供应商 甚至只选择一个供应商 且与供应商的关系是长期合作关系 2 对交货即时性的要求不同 即时制采购的一个重要特点是要求即时交货 即时交货取决于供应商的生产与运输条件 供应商要实现使交货即时性 一方面应不断改进企业的生产条件 提高生产的可靠性和稳定性 减少由于生产过程的不稳定导致延迟交货或误点现象 作为即时化供应链管理的一部分 供应商同样应该采用即时化的生产管理模式 以提高生产过程的即时性 同时运输问题决定即时交货的可能性 3 对供应商进行选择的标准不同 在传统的采购模式中 供应商是通过价格竞争而选择 供应商与用户的关系是短期的合作关系 当发现供应商不合适时 可以通过市场竞标的方式重新选择供应商 但在JIT采购模式中 由于供应商和用户是长期的合作关系 供应商的合作能力将影响企业的长期经济利益 因此对供应商的要求就比较高 这些要求包括产品质量 交货期 价格 技术能力 应变能力 批量柔性 交货期与价格的均衡 价格与批量的均衡 地理位置等 而不像传统采购那样主要依靠价格标准 4 对信息交流的需求不同 即时制采购要求供应与需求双方信息高度共享 保证供应与需求信息的准确性和实时性 由于双方的战略合作关系 企业在生产计划 库存 质量等各方面的信息都可以即时进行交流 以便出现问题时能够即时处理 同时 充分的信息交换可以增强供应商的应变能力 信息交换的内容包括生产作业计划 产品设计 工程数据 质量 成本 交货期等 信息交换的手段包括电报 电传 电话 信函 卫星通信等 现代信息技术的发展为有效的信息交换提供了有力的支持 5 制定采购批量的策略不同 小批量采购是即时制采购的一个基本特征 由于企业生产对原材料和外购件的需求是不确定的 而JIT采购又旨在消除原材料和外购件库存 为了保证即时 按质按量供应所需要的原材料和外购件 因此即时制采购必然采取小批量的方式 三 即时制采购的优点JIT采购在以下几个方面已经取得了令人满意的成果 1 大幅度减少原材料和外购件的库存美国著名的惠普公司在实施JIT采购模式1年后其库存降低了40 生产企业库存的降低有利于减少流动资金的占用 加速流动资金的周转 同时也有利于节省原材料等库存物资占用的空间 从而降低库存成本 从成本的角度上看 采取单源供应比多头供应好 一方面 对供应商的管理比较方便 而且可以使供应商获得内部规模效益和长期订货 从而可使购买的原材料和外购件的价格降低 有利于降低采购成本 另一方面 单源供应可以使制造商成为供应商的一个非常重要的客户 因而加强制造商与供应商之间的相互依赖关系 有利于供需之间建立长期稳定的合作关系 质量上比较容易保证 2 提高采购物品的质量JIT采购可以使购买的原材料和外购件的质量提高2 3倍 原材料和外购件质量的提高 又会引致质量成本的降低 3 降低原材料和外购件的采购价格由于供应商和制造商的密切合作及内部规模效益与长期订货 消除了采购过程中的一些浪费 购买的原材料和外购件的价格得以降低 此外 推行JIT采购策略 不仅缩短了交货时间 节约了采购过程所需要的资源 包括人力 资金 设备等 而且提高了企业的劳动生产率 增强了企业的适应能力 四 即时制采购带来的问题及其解决办法1 小批量采购带来的问题及其解决办法小批量采购必然增加运输次数和运输成本 特别是供应商在国外远距离的情形 在这种情况下实施JIT采购的难度就很大 解决这一问题的方法有四种 一是使供应商在地理位置上靠近制造商 二是供应商在制造商附近建立临时仓库 实质上 这只是将负担转嫁给了供应商 而未从根本上解决问题 三是由一个专门的承包运输商或第三方物流企业负责送货 按照事先达成的协议 搜集分布在不同地方的供应商的小批量物料 即时按量送到制造商的生产线上 四是让一个供应商负责供应多种原材料和外购件 2 采用单源供应带来的风险比如供应商有可能因意外原因中断交货 另外 单源供应使企业不能得到竞争性的采购价格 产生对供应商的依赖性过大等现象 因此 必须与供应商建立长期互利合作的新型伙伴关系 在日本 98 的JIT企业采取单源供应 但实际上 一些企业常采用同一原材料或外购件由两个供应商供货的方法 其中一个供应商为主 另一个供应商为辅 许多企业也不是很愿意成为单一供应商 原因很简单 一方面 供应商是具有独立性较强的商业竞争者 不愿意把自己的成本数据披露给用户 另一方面 供应商不愿意成为用户的一个产品库存点 五 即时制采购的实施条件即时制采购的成功实施需要具备一定的前提条件 实施即时制采购的最基本的条件如下 1 距离越近越好 供应商和用户企业的空间距离小 越近越好 太远了 操作不方便 发挥不了即时制采购的优越性 很难实现零库存 2 制造商和供应商建立互利合作的战略伙伴关系 即时制采购策略的推行 有赖于制造商和供应商之间建立起长期的 互利合作的新型关系 相互信任 相互支持 共同获益 3 注重基础设施的建设 良好的交通运输和通信条件是实施即时制采购策略的重要保证 企业间通用标准的基础设施建设 对即时制采购的推行也至关重要 4 强调供应商的参与 供应商的参与 不仅体现在准时 按质按量供应制造商所需要的原材料和外购件上 而且体现在供应商积极参与制造商的产品开发设计过程中 与此同时 制造商有义务帮助供应商改善产品质量 提高劳动生产率 降低供货成本 5 建立实施即时制采购策略的组织 企业领导必须从战略高度认识即时制采购的意义 并建立相应的企业组织来保证该采购策略的成功实施 这一组织不仅应有企业的物资采购部门 还应包括产品设计部门 生产部门 质量部门 财务部门等 其任务是 提出实施方案 具体组织实施 对实施效果进行评价 并进行连续不断地改进 6 制造商向供应商提供综合