采购与协力厂商管理方案分析(ppt 57页).ppt

1 采購與協力廠商管理 2 前言 一个企业无法百分百的材料都自己生产 因而必须通过交易行为 使企业达到目的与需求 因此采购与供应商的相互关系 即形成不可分割的亲密关系 然而每个公司多少都会抱怨供应商配合度 质量 成本从不检讨自己 只怪供应商 而供应商做不到也不会反应 也是怪他人 所以一个企业就在你抱怨我抱怨中 有人成长 有人关门 因此今天我们一起来探讨 采购与供应商的管理 如何才能达到双赢 3 采购的天职 满足生产单位的需求 降低成本制造业采购最大的压力 断料 缺货 使生产单位产能停摆 当 采购 这份工作要把断料 缺货当作是奇耻大辱 并要有舍我其为的精神 4 采购三大流程 请购 订单 验收采购工作是技术也是艺术 采购者的敌人是 供应商 但对供应商不可怀有敌意 但要有敌情 要给供应商 一线生机 机会无穷 不要让供应商有 陪标 的感觉 5 采购的三把刷子 说 理 的技巧 劝之于情 争取人家的同情 并取得信任 绳之于法 6 一 身為采購人員 您知道下列這三個數字嗎 A 910B 955C 982二 在企业里 采购部门的重要 有那些因素呢 1 物料成本最少占总成本的50 以上 而这些费用金额都由采购部门负责购入 所以物料或设备无法以合理的价格购入时 那么会影响公司的经营 如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润 进而影响到市场 反之购的单价偏低其材料品质过差 会影响到市场的竟争 甚至造成公司关门倒闭 7 2 采购的周转率高 那么资金的使用效率也可以提高 所以合理的采购数量及适当的采购时机 可避免生产车间停工待料 且又能降低库存并减少资金的积压 周轉率計算 ppt周轉率例子 doc3 采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息 随时掌控物料单价 免除材料升或降都不知 而造成公司的损失 4 采购在收集市场信息不是只有单价 也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代 来降低成本 并提升品质与确保交期 8 5 采购部门所得到和任何信息 都应资源共享 让公司的成本可以随时降低 促使公司业绩成长 6 采购部门在与供應商谈判单价或任何条件 都必须站在公司的立场谈判 并要知彼知已才能百战百胜 所以要谈判时要沙盘推演 做好准备才能满载而归 7 在交期 成本 质量上的运用 须用任何技巧与智慧才能达到目的 并使双方面共识进而达到双赢 才是上上策 9 三 采购的含义 狭义的采购 purchase 系指限于以 购买 buying 的方式 由买方支付对等的代价 向卖方换取物品的行为过程 亦即所谓的 一手交钱 一手交货 或 银货两讫 换句话说 在狭义的解释之下 买方交 银钱 转让给 卖方 而卖方将 货品 转移给 买方 在买卖双方的交易过程中 一定会发生 所有权 ownership 的转移及占有 10 广义的采购 租赁 即一方以支付租金的方式 取得他人物品的使用权 借贷 即一方以无需支付任何代价的方式 取得他人物品的使用权 交换 在货币经济尚未兴起之前 人类之间的交易行为 多以 交换 barer 方式来进行 所以交换应该是最古老的采购途径 征收 這是政府以有償或無償的方式 取得民間物品的使用權或所有權 11 四 采購的范圍 所謂采購的范圍 指采購的對象或標的 含蓋了所有的物品及勞務 物品指原料 物料 機具及設備 模具 事務用品等 勞務是指技朮 服務 售前 售后 專業服務 工程發包 12 五 采购的组织结构与职能 1 采购的组织要明确 并要把职能规范说明清楚 2 采购主管 主办 助理等工作内容要明确规范 3 采购部门所有人员应具备采購相关知識 以及要反應快與成本的概念等 所以不是每位人员都可以当采购 故要规范该部门人员的基本条件 才不会造成部门与公司的伤害 13 4 采購組織 參考 圖 采購經理 原材類 經理助理 五金類 包材類 塑膠類 采購課長 14 六 采購作業流程 采购作业内容是从收到 请购案件 开始进行分发采购案件 由采购经办人员先就采购内容 查阅 厂商资料 采购记录 及其他有关资料后 开始办理询价 于报价后 拟定议价方式及各种有利条件 进行议价 办妥后 依核决权限 呈核订购 15 采购程序 一 接件分发 请购单各栏填写是否清楚接分配原则分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用 交货期联络单 通知请购部门撤销请购单应先送办理 16 二 询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门 充分了解请购材料的品名 规格 急件或需用日期接近者应优先办理 向厂商详细说明品名 规格 质量要求 数量 扣款规定 交货期 地点 付款办法 同规格产品有几家供应宜均询价 有否其他较有利的代用品或对抗品 17 三 比价与议价 厂商的供应能力是否能按期交货 质量确认 是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商 其他经销商价格是否较低 经成本分析后 没定议价目标 是否有必要向厂商索取型录比较 价格上涨下跌有何因素 是否有必要开发其它厂商或转外购 规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 18 四 呈核 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 买卖惯例需超交者应注明 现场选用较贵材料时 联络请购部门述明原因 按核决权限呈核 19 五 订购 开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立 要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先 开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或 mail给相关供应商 所开立的订购单依规定送给相关部门做收料 付款等依据 20 六 催交 约交日期前应确认交货期 无法于约交日期交货时 联络请购部门列入交货期异常控制表内催办 已逾约交货日期尚未到货者催交 21 七 整理付款 发票抬头及内容是否相符 发票金额与请购单价格是相符 有否预付款或暂借款应处理 是否需要扣款 需要办退税的请购单转告退税部门 需要请购单 采购单 要第一联的 检收单 送货单 发票等 22 七 采购预算与数量管理 一 采购预算 PurchasingBudget 预算 系将计划或活动以金额来表示之 传统上对采购预算之编制 系将 本期应购数量 订购数量 乘以各该物料的购人单价 或按照物料需求计划 的请购数量乘以标准成本 即可获得采购金额 预算 23 物料预算可分为三类 1 以时间分类 年度预算月份预算专案预算2 以用料性质分类 资本用料预算营业用料预算3 以功能分类 用料预算购料预算 采购数量的预算采购财务的预算 24 二 数量管理 采购数量的确定 是由企业生产计划 库存计划 财务计划等综合决定的 25 八 供应商管理 1 采购部门的组织结构职能都完成后 接着要找寻供應商 而好的供應商是公司的好伙伴 不好的供應商是公司的要害 所以要如何要选对供應商是重要的工作 2 我们选择供應商有什么重要的意义 供應商对公司 对采购 工作者是一项非常重要的工作 它有如 女人嫁错郎 男人入錯行 一但嫁错 一輩子叫苦連天 一但入错行一生事業暗淡無光 相同的供應商选对平步青云可以大展鸿图 选择错供應商即叫苦连天 所以我们选择供應商的重要意义 26 供應商供应物料的顺畅 才不會造成停工待料进料品质的稳定 才可以提高成品的品質與交期以及市場的競爭力 交货数量的符合 才不會造成公司尾數與短裝交期的准确 可以保障公司對客戶的承諾合理的成本 可提高產品的竟爭力各项工作的协调 可使雙方配合工作順利 27 3 一个好的供应商应包括哪几项主体 好的供应商 应有下列几项主体 优秀的企业领导人 企业才能稳定成长高素质的管理干部 企业才会有效率与活力稳定的员工群体 才有良好的品质良好的机器设备 品质更可以保正良好技朮 才能使产品品质更有保障与成本降低良好的管理制度 才会激励员工士气良好的互动 可以使双方更紧密的配合 28 4 寻找和评估供应商4 1 为提升公司生产效率和减少停工待料 采购部必须以实际需要寻求供應商 4 2 采购部在寻找供應商中 必须要了解该公司的设备 制造能力 配合度 等 4 3 当采购确定新的供應商可以与公司配合后 必须会同品质部 技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴 29 4 4 该厂商评鉴中必须依据公司进行考核 经相关主管判定合格或不合格 供应商工厂评审考查表 案例 4 5 供應商判定不合格者 给予通知限期改善不合格项目 改善后通知重新评审要求 收到评审要求后另行约定时间重审 4 6 判定合格的供應商 采购部列入合格供應商名录 下单开始列入供應商管理办法 4 7 采购部必须随时寻求新的供應商 以利于公司的运作以降低公司的成本 供应商问卷调查 30 4 8 供应商评估主要有哪些控制要点 a 供应商的选擇条件b 供应商的品质保证能力C 供应商的样品品质鉴定d 供应商评估内容及步骤的确定e 供应商评估结论的审核与批准f 合格供应商的批准g 合格供应商档案的建立h 合格供应商的供货情况 并要定期監督與考核i 根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导j 监督以及发现问题的处置 31 4 9 供应商的控制方法主要有哪些 a 驻厂b 定期或不定期到工廠進行檢查c 設監督點對特殊的工序進行檢查d 要求供應商及時報告生產狀況f 組織管理技朮人員對供應商進行輔導g 進料檢查h 要供應商提供生產日報表與檢驗日報表 在5分鐘內傳真到采購部 32 5 供應商管理办法 5 1 供應商必须依公司下达的采购任务 保质 保量 准时的送货 5 2 供應商的绩效考核评分 5 3 供應商每满一年必须重新评审一次 不合格者经限期修改合格后依然可与配合 重审不合格者终止合作 5 4 经评审合格的供應商 必须先行打样确认合格后才能正式成为供應商 33 5 5 供應商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考 5 6 供應商的考核 交期占30 品质占40 成本占15 配合度占15 5 7 供應商每月的考核由品质部负责评估 成本由采购部评估 34 6 报价 比价 议价6 1 新品 旧品 材料 配件都须经过供應商的报价后 再议价 6 2 任何报价都须三家供應商以上 才不会吃亏 6 3 每家供應商报价单上 应要求成本分析 未能分析者 我们必须给予说明 尔后可依照我们的思路完成 那么应给予单价与质量 双方都能有保障与共识 6 4 当各供應商报价 采购部必须进行比价 议价 35 6 5 要比价 议价除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确 否则要议价谈判成功是有困难的 6 6 所以在议价中 采购人员无法达到指定目标 或者已达标 但还有空间 可以用緩兵之计 请示上级再确定 或先把信息带回给主管 老板请示后再给信息 相信对我们较有保障 6 7 但有些供应的材料 必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的 才不会夜长梦多 这种状况的事项 必须要胸有成竹与高度的自信才会成功 36 6 8 在议价谈判中的技巧有那些 以下提供參考 6 8 1 带一点疯狂酌量情势 6 8 2 高目标达成要求 6 8 3 装得小气一点让步要慢 6 8 4 不以 大权在握 的口吻进行谈判 6 8 5 不要轻易亮出底牌 6 8 6 运用竞争的力量 37 6 8 7 伺机喊 暂停 6 8 8 当心快速成交谈判进行太快 6 8 9 出奇不意在过程中改变方法 论点或步骤 6 8 10 兵临城下的大胆做法 进行相逼 6 8 11 柔性哀情战略 6 8 12 积砂成塔 小利也是利 38 6 8 13 要有耐心 耐性 不要期望对方立刻接受你的新构想 6 8 14 不要逼对方走投无路 总要留点余地 6 8 15 到供應商要降價 不要立即說降價的事 6 8 16 大幅的降價最好到供應商公司去 不要請他到自己公司 才是上上策 除非不得已 6 8 17 要降價時男老板由女采購員先上陣 老板娘由男采購員上陣 6 8 18 不能王見王 6 8 19 要有退一步進二步的談判技巧 39 7 供應商確認為合格后 還要那些事項 7 1 應給予圖紙或現階樣品做打樣確認 7 2 再確認評估是否真正有實力 有能力 可承做公司質量要求 7 3 確認打樣答應的時間是否准時 7 4 打樣送來的物件 必須經技朮部 質量部確認合格后 即為是合格的供應商 40 四 采購控制 1 采購要求有那些原則 1 1 適價 大量使用與少量使用 長期使用與短期的價格往往有差別 所以一個合適的價格有下列步驟 a 多方面詢價b 比價c 自行估價d 議價1 2 適時 在訂購與采購計划中要恰到好處 采購過早會增加資金積壓與場地的浪費 過慢造成停工待料 所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢 又可以提高市場竞爭力與節約成本 41 1 3 適質 采購材料的成本是直接的 一般老板都非常重視 而品質成本是間接的 這是一般老板所忽略的 俗話說 價廉物美 才是最佳的選擇 所以偏重任何一方都會增加成本 1 4 適量 采購量多價格便宜 但不是量大就好 必須考慮資金 場地以及周轉率及成本 所以物料需求計划采購必須以最經濟的采購量 1 5 適地 供應商要在公司附近 因為這樣降低運費與配合度高 如果無法在公司附近必須與5公里划圓以此類推 才是上上策 42 2 采購有哪些方法 2 1 采購地區分類 a 國內采購b 國外采購2 2 按采購方式可分為 a 直接采購 直接向物料生產廠商進行采購b 委托采購 由代理商或貿易商采購c 調撥采購 由几個分廠將過剩物料進行調撥或支援采購2 3 按采購政策可分為a 集中采購 由供應部統一采購b 分散采購 由各分廠自行采購 43 2 4 按采購性質可分為 a 公開采購b 秘密采購c 大量采購d 零星采購e 特殊采購f 普通采購g 正常性采購h 投機性采購i 計划性采購j 市場性采購 44 2 5按采購時間分為 a 長期固定性采購b 非固定性采購c 計划性采購d 緊急采購e 預定采購f 現金采購2 6 按采購訂約方式可分為 a 訂約采購b 口頭電話采購c E mail采購d 試控性訂單采購 45 2 7 按采購價格方式采購 a 招標采購b 詢價現購c 比價采購d 議價采購e 訂價收購f 公開市場采購 46 3 采購交易條件有哪些 3 1 交期地點3 2 包裝及運輸方法3 3 付款方式3 4 品質標准3 5 不可抗力的天災異常處理3 6 違約責任3 7 訴訟地點3 8 其它 47 4 什么是經濟訂購量 經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量 存貨總成本包括哪些 4 1 訂購成本 隨訂購量的增加而減少a 請購手續成本b 采購成本c 驗收成本d 入庫成本e 其它成本 48 4 2 存貨儲備成本 隨訂購量的增加而增加 a 存貨的品質維持需要資金的投入b 搬運成本c 倉儲成本d 折舊與呆滯成本e 其它 保險費 4 3 物料訂購價格 在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來决定 49 5 采購品質5 1 采購對任何供應商與下單前須說明清楚材質 功能 規格等要求 不可任意與隨便 差不多的心態 而處理采購作業 5 2 當供應商接到訂單后 要求買方提供說明品質要求條件時 買方應提供相關資料或樣品給予依據 5 3 采購對供應商過去交貨品質狀況要清楚 上一次出狀況的品質與再下單時必須注明 加強提醒供應商 不可再犯同樣的錯誤 50 5 4 采購對供應商可要求 自已無法檢驗的配件 材料供應商要提供檢驗報告或品質保証書 以確保品質與生產的順暢 5 5 供應商所交材料配件 無法達到公司的標准 但退已來不及出貨時 供應商必須派人前來處理 及最迅速的補貨 來達到出貨准時的目的 5 6供應商與買家應不定期的檢討質量 成本等問題 以迎合雙贏的走勢 51 6 采購時間6 1 采購對供應商的交期 應嘹若指掌 才不會造成停工待料 6 2 采購對供應商的備貨時間要詳知 才知如何下單以及插單是否可行 6 3 采購下單后 對交期的跟催與掌控 必須到位6 4 采購購料時間 在計划生產的狀況下 必須依據采購方式來決定之 52 7 采購價格7