秘书的协调工作.ppt

秘书的协调工作 10涉外一班秘书七组许爱珍唐松潘香杨帆唐云 辩论赛 秘书门 事件 秘书门 事件中秘书的做法 对还是不对 秘书队 秘书的定义 秘书协调工作的特点 秘书协调工作的原则 老板队 秘书协调工作的作用秘书协调工作的内容秘书协调工作的原则 立论环节 什么是 秘书 秘书的定义 秘书是一种工作职位 秘书是领导的参谋 助手一样的辅助人员 秘书是专门从事办公室程序工作 掌管文书并协助有关部门处理日常工作的人员 秘书是主管人员的一位特殊助手 秘书是熟练掌握办公室工作技巧 在给予权利的范围内做出正确决定的经理助手 秘书协调工作的特点 附属性 服务性 人际性 附属性 秘书的协调往往是领导授权去处理工作上的事 或是为领导协调去做辅助性的事情 服务性 在围绕公司政策及规定下 根据领导的旨意去协调工作 以为基层服务 人际性 协调工作实际上是协调指人与人的关系 进而人与物 人与事的关系 协调工作的作用 协调是秘书的首要工作 协调是领导工作的延伸 协调是秘书人员的基本功 协调是促进组织系统正常运转 提高工作效率的重要手段 协调工作的内容 关系协调 管理协调 政策协调 临时性工作协调 一 关系协调同级关系的协调 即本部门与平级相关部门的关系协调 领导关系的协调 指同一领导层领导间的关系协调 秘书部门内部的协调 指秘书部门内部的秘书人员之间 秘书与秘书部门负责人之间的关系协调 秘书机构与职能机构的关系协调 指秘书部门与本单位各职能管理部门之间的关系协调 二 政策协调政策协调 即运用政策来协调本系统各平行部门之间的不协调问题 避免各行矛盾的现象发生 力求达到各平行部门的动作和谐统一形成整体的目的 三 管理协调管理协调是指运用各种管理手段 对本公司各部门间进行协调 管理本身就具有基本的协调职能 它运用计划 组织 指挥等管理手段与人 财 物 信息等管理要素结合成一个整体 以达到实现有效管理目标的目的 四 临时性工作协调主要是协调领导临时交办的工作 或对突发性工作中出现的问题进行协调处理 驳论环节 协调工作的原则 要严谨细致 要注重时效 要讲究策略 有全局观念 一 全局观秘书尤其要有大局意识 中心意识 一言一行都要为中心服务 只有把握全局 才能协调各方面利益 为共同的目标而奋斗 二 讲究策略从本质上讲 秘书部门的协调是一种非权力性的 软 协调 是一种说服式 商量式的协调 要求秘书人员在协调中谦虚谨慎 摆正位置 讲究语言艺术 三 注重时效当秘书要学的第一件事就是有效管理时间 要善于捕捉时机 把握火候 在适当的时间做适当的事情 四 严谨细致在协调工作中 既要想宏观也要抓具体 要抓大不忘小 要主动不盲动 保持清醒的头脑 要严谨细致 沉着应付 防止忙中出错 要到位不越位 自觉按程序搞好协调工作 横向协调 纵向协调 协调的范围 一 横向协调 横向协调 也称内部协调 这是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调 即同一系统内子系统之间关系的协调 如图 横向协调 职能部门6 二 纵向协调纵向协调 又称上下级协调 就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调 即本单位与上级领导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系